6．防错技术在流程设计中的应用

●背景

防错技术是指通过对工作中易发生错误的关键环节进行识别与汇总，进而有针对性地采用制动作用、报警、标识等手段，以减少失误发生的一种规则体系或方法，其目的是减少错误发生，提高工作效率。

防错技术在工业生产岗位中得到了广泛的应用，极大地提高了生产效率，减少了生产事故的发生。目前，在管理岗位中防错技术尚没有完全应用，仍处于缺位状态。在公司流程文件设计过程中，如何将防错技术应用于审核流程文件，提高各部门流程专员审核文件的质量与效率，便成为我们需要思考的一个问题。

●现状与核心问题

关于流程文件及流程图的编写规范，公司总部针对各部门流程专员曾开展了一系列培训赋能，旨在提高各部门流程专员的流程文件审核能力。但实际流程文件编制中，各部门反馈回来的文件仍存在一些重要信息遗漏、不规范及低级错误等，导致文件来回反复修改，增加了流程管理部门与各部门流程专员沟通的成本。

●优化思路与方案

（1）优化思路

将防错技术应用到流程文件编制与审核过程中，通过流程文件Checklist（检查清单）的“傻瓜”式设计，让各部门流程专员“一看就懂，一学就会”，其主要运用了精益求精思想与持续改进理念。

精益思想：可视化、标准化、消除浪费；

持续改进：“出错保护”的思想、减少返工现象。

（2）优化方案

根据公司对流程文件的规范性要求，及各部门流程专员在文件审核中反复发生的易出错点，公司总部流程管理部门设计了流程文件审核Checklist供各部门流程专员使用。后续各部门在提交流程文件时，首先逐条比对Checklist，检查文件是否符合规范性要求，这样就可以节省大量沟通成本。表2-2为案例。

●优化效果

（1）提高效率：通过流程文件Checklist的建立，极大减少了各部门来回反复修改的沟通成本，流程文件规范性错误率降至0。

（2）减少犯错概率：Checklist从防呆角度减少了流程专员犯错的机会。

（3）流程文件审核能力的迅速提升：该方法起到了承上启下的作用，使各级流程专员尽快提高工作质量，促进了流程专员的快速成长。

对其他企业的启发点/亮点：

（1）通过借鉴其他岗位中的思想，解决流程工作中遇到的难题，提高了文件审核的效率与质量。

（2）Checklist不仅可以应用在流程文件审核中，同样可以应用在新员工培养、系统开发上线等各岗位中，具有广泛的推广和应用价值。最后，推荐阿图·葛文德的《清单革命》一书。