1.2 采购流程及其设计

1.2.1 采购流程

一般情况下，企业采购活动都遵循一套规范的流程。在物料采购活动中，大体流程首先是采购部门要按照采购计划，进行合格供应商筛选，将采购资料内容传递给相关合格供应商并要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后采购人员进行比价和议价，并最终确定物料供应商，传递采购订单合同。采购人员根据既定的合同要求对供应商进行跟踪，保证保质、保量、按时地将物料供应到位。供应商按指定地点将物料运送至物料部后，物料部要取出部分物料样送至品管部进行进料检验（小公司由采购人员进行检验）。品管部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至采购人员，采购人员根据物料质量情况对物料进行进仓、退货等处理决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交货期及相关合作事项进行评价，并将各供应商档案留档，以备查验及对供应商的定期评审筛选。

图1-1所示是某企业的总体采购作业流程。一般还会对每一阶段的工作流程再进行详细设计，规范工作步骤，防范问题发生。具体详细的工作流程将在本书的第2篇“物流采购业务流程篇”中分阶段进行详细介绍。

图1-1 某企业的采购作业总体流程

1.2.2 设计采购作业流程的注意事项

每个企业具体详细的采购作业流程应适应企业要求，在设计采购作业流程时，应注意以下要点。

1.采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配

一方面，过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率；另一方面，流程过于简单、监控点设置不够等，将导致采购过程操作失去控制，使物资质量、供应和价格等出现问题。

2.注意先后顺序及实效控制

应注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。例如，避免同一主管对同一采购文件做多次的签核；避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购文件会签部门太多，影响作业实效。

3.设置关键点

为了便于控制，使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理，应设置关键点的管理要领或办理时限。例如，国外采购、询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关和提货等均有管理要领或办理时限。

4.清晰划分权责或任务

各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收和付款等权责应予区分，并指定主办单位。

5.采购作业流程配合作业方式的改善

例如，手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后，其流程与表格需做相应的调整或重新设计。

6.采购流程应反映集体决策的思想

由计划、设计、工艺、认证、订单和质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程序应合时宜，应注意采购程序的及时改进。早期设计的办理程序或流程经过实践检验后应加以检查，并不断改进与完善，以回应组织的变更或作业上的实际需要。

7.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或弹性范围及偶发事件的处理规则。例如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。

8.价值与程序相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微放宽，以求提高工作效率。

9.处理程序应适合现实环境

应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时间段以后，应加以审查，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。