1.1 采购相关概念

企业采购是企业供应链系统的重要组成部分，是企业提高质量、节约成本的关键。建立企业采购供应链系统，首先需要将涉及企业采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。同时通过信息共享，合理地利用和分配资源，为企业带来最大的效益。

1.1.1 采购的定义与功能

1.采购的概念

一般来讲，采购是指个人或者组织为生产、消费等目的购买商品或劳务的行为。根据人们取得商品方式与途径的不同，采购可以从广义与狭义两方面来理解。

广义的采购（Purchasing）是指以购买、租赁、借贷和交换等途径取得商品的使用权，以达到满足需求的目的。包括工业品采购、个人消费品采购等。

狭义的采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

世界银行贷款项目中将采购定义为以不同方式通过努力从系统外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。

2.采购的主体与客体

从以上定义可以看出，采购的主体可以有以下4种：政府、事业单位、企业和个人消费者。采购的客体可以是有形商品，包括生产资料与生活资料；也可以是无形商品，如软件、技术、服务，以及项目采购，如土建工程等。

3.采购的功能

（1）采购是提高企业产品质量的重要途径

据统计，产品中60％的价值是经过采购由供应商提供的，产品“生命”的60％应在采购质量控制中得到确保。也就是说，企业产品质量不仅要在企业内部控制好，更多的应控制在供应商的质量管理过程中，这也是上游质量控制的体现。供应商上游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，也可以降低质量成本，减少企业进货检验费等。经验表明，一个企业要是能将1/4～1/3的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量水平可以提高50％以上。

（2）采购是降低企业管理成本的重要手段

成本一直是企业关注的焦点问题，成本的高低决定企业的利润和利润率，而采购成本在整个企业成本中起着举足轻重的作用。尤其是现在市场环境的变化，过去企业借助技术领先、市场垄断等所塑造的超额制造或销售利润正在快速消失，加上保护消费者权益的呼声日益高涨，偏高的产品销售价格逐步失去市场竞争力，最终导致企业必须以降低成本的途径来代替提高售价，从而达到增加利润的目的。

（3）采购对加快流动资金的周转速度有重要作用

采购是供应的基础，没有采购做保证，供应是不可能实现的。因此，良好的采购决策，可以保证原材料按质、按量、按比例供应，避免因缺货而影响生产。如果采购不当，任何一种物料的缺乏都会导致生产中断，企业投入的流动资金的周转就会推迟。所以，优化采购流程，使各种物料的采购时间和数量与生产进度相协调，对于缩短生产周期、加速资金周转、提高企业效益有非常重要的作用。

（4）采购能为企业提供改进产品的信息或支持

一方面，采购部门每天与原材料、零部件等打交道，可在新材料、新产品和新技术方面获得有益的信息，能推动设计部门对产品的改良与改进；另一方面在供应商的管理工作中，通过鼓励供应商的早期参与，可以利用供应商的专业技术能力，改进产品质量、节约制造费用，从而提高产品的市场竞争力。

（5）采购是树立企业形象的窗口

企业还需要通过采购工作建立和维护企业的良好形象。因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业的形象，因此采购部门必须以公正良好的态度发展企业同供应商的关系，树立企业的优秀形象。

1.1.2 采购的类型

采购活动多种多样，可以从采购政策、采购对象、采购价格确定方式和采购地区等方面进行归类。

1.按采购政策分类

（1）集中采购

集中采购是相对于分散采购而言的，它是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。跨国公司的全球采购部门的建设是集中采购的典型应用。它以组建内部采购部门的方式，来统一管理其分布于世界各地分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格优惠。

（2）分散采购

与集中采购相对应，分散采购是由企业下属各单位，如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。这是集团将权力分散的采购活动。分散采购是集中采购的完善和补充，有利于采购环节与存货、供料等环节的协调配合，有利于增强基层工作责任心，使基层工作富有弹性和成效。

2.按采购对象分类

（1）原物料采购

原材料是产品实体的基本构成部分，在生产过程中要改变物理和化学特性，有较大消耗。企业原材料采购的比重大、频率高，采购过程较复杂。

（2）零配件采购

零配件是加工装配产业最基本的生产资料。零配件种类繁多，规格、型号复杂，技术性强，生产过程中需频繁供应，其采购具有较强的专业性。

（3）MRO（Maintenance，Repair and Operating items，MRO）采购

MRO采购即原物料、零部件以外的，用于维护、修理及运营的杂项物件和设备的采购。MRO物料通常都是低值物品，品种繁多，不同行业的MRO物料需求差异极大，单项商品采购规模较小。

（4）机器设备采购

机器设备采购是企业生产经营过程中对长期、反复使用而基本保持原本实物形态的劳动工具的购买，具有金额大、技术性和专业性强的特点，往往需要采用招标、租赁、委托与调拨等方式进行采购。

（5）无形服务采购

无形服务采购包括技术采购、服务采购和工程发包3项。技术采购一般包括专利、商标、版权和专业技术诀窍的获取。技术采购的最主要特点是大多采用许可贸易的方式进行，卖方转让的是使用权而不是所有权。服务采购包括售前服务的提供，即卖方在交易前提供的诸如产品说明、操作示范和制作规范等产品信息，这些产品信息可增加采购人员的知识，利于采购决策；售后服务的提供，即卖方提供的关于设备或产品的安装、维护、操作，以及使用方法的培训、运送及退换货等服务；专业服务的提供，即由律师、管理顾问、会计师、建筑师、电气技师、广告设计师和程序设计人员等所提供的特殊服务；物流和勤务服务的提供，主要涉及物流、信息、通信、餐饮及清洁等方面的服务。工程发包包括厂房、办公楼等的建设与修缮，以及配管工程、机械储槽架设工程、空调或保温工程、动力或网络的综合配线和仪表安装等。

3.按采购价格确定方式分类

（1）招标采购

招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标企业可以最大程度地吸引和扩大投标方之间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物资或服务，更充分地获得市场利益。招标采购方式通常用于比较重大的建设工程项目、新企业寻找长期物资供应商、政府采购或采购批量比较大等场合。

（2）询价采购

所谓询价采购，就是采购者向选定的若干个供应商发出询价函，让供应商报价，然后根据各个供应商的报价而选定供应商的方法。询价采购是国际上通用的一种采购方法。询价采购不是面向整个社会所有的供应商，而是在充分调查的基础上，筛选一些比较有实力的供应商。询价采购方式适用于数量少、价值低的商品或急需采购商品的采购。

（3）比价采购

比价采购是指采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价之后，决定厂商进行采购的方式。

（4）议价采购

议价采购是指采购人员与供应商就价格进行商议后，决定进行的采购。询价、比价和议价往往是结合使用，很少单独采用一种。

（5）订价采购

订价采购是指采购物料数量较大、持续性的采购，往往预先签订合同，商议好价格。特别是像甘蔗、棉花这样的农产品采购，可能种植之初就订好价格，后面直接收购。

4.按采购地区分类

（1）国内采购

国内采购机动性强，手续简单方便，因为语言、环境等基本相同，采购风险性更低。

（2）国际采购

当国外材料价格更低、质量更好时，如果综合采购成本低于国内采购，则可考虑国外采购。当然，在考虑鼓励民族企业长远发展、事关国家产业发展的一些特定采购中，也不能单纯比较眼前利益，要着眼长远利益，支持国内有能力的供应商发展。

1.1.3 采购的5R原则

在企业采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？采购专家提出应用5R原则指导企业的采购实践活动。

1.适时（Right Time）

“适时”是指在需要的时候，能及时地供应物料，不会发生停工待料，也不会过早送货，挤占货仓及积压资金。因此何时订购、何时进料都需要事先进行详细分析计算，如处理订购单的时间要多长、供应商生产能力有多大、供应商的运输及交货时间要多长、检验收货时间要多长，以及出现各种异常大致需多长时间处理等都需要事先详细分析，才能做到适时。

2.适质（Right Quality）

“适质”是指将厂商送来的物料和货仓发出去生产的物料，品质应是适当的，都是符合规定要求的。若进来的物料品质不符合标准，生产的产品同样难以达到客户的标准，就会降低公司声誉，影响公司销售业绩。

3.适量（Right Quantity）

“适量”是指采购的数量应是适当的，不会发生缺料，也不发生呆料。采购数量若不足，会引起停工待料，影响交货期；采购数量若过量，会导致资金积压，甚至浪费。因此应有一个经济的订购量。

4.适价（Right Price）

“适价”是指材料的采购价格应适当，即用相对合理的成本获取所需的物料。采购价格要求若过低，可能会降低材料的品质、延误交货期或影响到其他交易条件；采购的价格若过高，成本难以负担，公司产品利润少，竞争力减弱，容易失去市场。

5.适地（Right Place）

“适地”是指物料供应源的地点应适当，供应物料的厂商与使用的地方距离应越近越好。距离若太远，运输成本加大，就会影响价格；并且距离太远，沟通协调、处理事情很不方便，所需的时间长，容易延误交货期。

1.1.4 工业品采购与个人消费品采购的比较

从采购对象的大范围来讲，采购可以分为工业品采购和个人消费品采购。个人消费品采购几乎每个社会人都需要进行，那么个人消费品采购的经验与知识是否能直接移植到工业品采购中去？表面看来似乎雷同，其实两者差异较大，如表1-1所示。由于这种差异的存在，在进行工业品采购时不能简单地套用个人消费品采购的办法与经验。

表1-1 工业品采购与个人消费品采购的差异

1.1.5 采购的利润杠杆效应

采购的利润杠杆效应是指当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。正是因为这个效应的存在，使得越来越多的企业开始重视采购工作，采购部门也在这个微利时代越来越受到企业高层的重视。

采购的利润杠杆效应产生的原因是因为采购成本在总成本中占据很大比例。通过对比分析表明，降低采购成本的方法用来提高企业利润率比其他方法要更为有效，采购部门已经被越来越多的专家视为企业最后一个尚待开发的利润创造源。

为了更好地理解采购利润的杠杆效应，下面来举个例子。假设某企业总的销售额为1亿元，利润为500万元。其中原材料采购的成本占60％，生产加工劳务费、工资等人工成本占10％，销售及相关的管理费用占25％，纯利润占5％。假设现在的目标是将利润提高1倍，销售量、产品售价、人工成本、管理费用或采购成本要增加或减少多少，才能使利润从目前的500万元提高到1000万元？

表1-2列出了为使利润翻番，每个项目应变化的幅度。可以看出，除了产品售价和采购成本外，其余各项都必须经历大幅度变动才能使利润增加1倍。而即使是产品售价一项，市场上的激烈竞争也会使价格的上涨很难实现。在采购成本方面，虽然无法控制购入产品成本的主要部分，但是往往可以通过一些简单的手段来大幅度降低采购成本，比如，让两个供应商对同一产品报价、与供应商紧密协作来控制成本、利用供应商的数量折扣，以及仔细选择货源、运输路线和运输方式等。这些方面成本下降的百分比不需要很多就可以实现绝对成本的大幅下降与利润的大幅提高。

表1-2 影响利润的因素比较表 单位：百万元