第四节 会计账簿的设置与登记
一、会计账簿的概念
会计账簿简称账簿，是指由具有一定格式而又互相联系的账页组成的，以会计凭证为依据，用来全面、连续、系统地记录和反映各项经济业务的簿籍。
在会计核算中，对每一笔经济业务都必须取得或填制原始凭证，并根据原始凭证填制记账凭证，将经济业务以会计分录的形式记录在记账凭证中。但是每张凭证上记载的只是个别的经济业务，提供的核算资料是分散的和零星的。为了全面、系统地反映企业的经营活动情况，需要按照一定的程序，把分散在会计凭证中的资料加以归类和整理，登记到账簿中去。
账簿是由账页组成的会计簿籍，簿籍是账簿的外表形式，账户记录才是账簿的内容。通常所说的记账，就是根据记账凭证所确定的会计分录，在账簿中按账户进行登记，也称为过账。
二、会计账簿的种类
（一）账簿按用途分类
账簿按用途不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
1．序时账簿
序时账簿通常称为日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。在实际工作中，通常设置的日记账是“库存现金日记账”和“银行存款日记账”，以序时反映库存现金和银行存款的收支情况。
2．分类账簿
分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映经济业务内容的详细程度不同，又可以分为总分类账簿和明细分类账簿。
总分类账簿简称总账，是根据总分类科目开设的账簿，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料的账簿。
明细分类账簿简称明细账，是根据总分类账户所属明的二级账户或明细账户开设的账簿，以分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的账簿。
3．备查账簿
备查账簿也称辅助账簿，是指对某些未能在序时账和分类账中记载的事项进行补充登记的账簿。备查账簿的设置应视实际需要而定，并非一定要设置，而且没有固定格式，如租入固定资产登记簿、受托加工处理登记簿等。
（二）账簿按外表形式分类
账簿按外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
1．订本式账簿
订本式账簿又称订本账，是在未启用前就把具有一定格式的账页加以编号并订成固定本册的账簿。日记账和总分类账一般采用订本式账簿。
2．活页式账簿
活页式账簿，是把零散的账页装在账夹内，可以随时增添账页的账簿。它可以根据需要灵活添页或排列，但账页容易散乱丢失。一般明细账都采用活页式账簿。
3．卡片式账簿
卡片式账簿是在使用时将许多具有一定格式的、零散的卡片存放在卡片箱中保管的账簿，如固定资产明细账常采用卡片式账簿。
活页账和卡片账在使用完毕或换新账时，应装订成册，妥善保管。这两种账簿便于会计人员分工记账，但其账页容易散失和被抽换。明细分类账一般采用这两种形式。
三、账簿的格式和登记方法
（一）日记账的格式与登记方法
企业一般只设置库存现金和银行存款日记账。日记账一般采用三栏式订本账，设“收入”“支出”“结余”三个金额栏。其格式如表3-8所示。
表3-8 库存现金（或银行存款）日记账
库存现金日记账由出纳员根据现金收款凭证和付款凭证，以及从银行提取库存现金业务的银行存款付款凭证，逐日逐笔顺序登记。每日登记完毕后，应计算当日收入、支出的合计数，结出账面余额，并将账面余额与库存现金实存数核对，以做到账实相符。
银行存款日记账由出纳员根据银行存款收款凭证和付款凭证，以及将库存现金存入银行业务的库存现金付款凭证，逐日逐笔顺序登记。每日登记完毕后，应计算当日收入、支出的合计数，结出账面余额，并定期与银行对账单逐笔核对。
（二）总分类账的格式与登记方法
总分类账是根据总分类科目开设的账簿，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料。它能够全面、总括地反映企业的经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因此，每个单位都必须设置总分类账。总分类账一般采用三栏式订本账，设“借方”“贷方”“余额”三个金额栏。其格式如表3-9所示。
表3-9 总分类账
总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以先按一定方式将记账凭证汇总后登记。具体方法取决于各单位所采用的账务处理程序。采用的账务处理程序不同，登记总账的方法和依据也不相同。
（三）明细分类账的格式与登记方法
明细分类账是根据某个总账科目所属的二级科目或明细科目开设的账户，用来分类登记某一类经济业务，提供某一方面的详细情况。它是编制会计报表的依据。
明细分类账的格式，应根据所反映的经济业务的特点，以及管理的不同要求进行设计。一般有三栏式明细账、数量金额式明细账和多栏式明细账三种格式。
1．三栏式明细账
三栏式明细分类账的格式和三栏式总分类账的格式相同，即账页内只设置“借方”“贷方”和“余额”三个金额栏。这种格式的明细账适用于只需要进行金额核算，不需要进行数量核算的债权债务类账户，例如，“应付账款”“应收账款”“预付账款”“预收账款”“其他应收款”“其他应付款”等账户的明细分类核算，如表3-10所示。
表3-10 明细分类账（三栏式）
2．数量金额式明细账
数量金额式明细账的账页内，分别在“收入”“发出”和“结存”栏内设“数量栏”“单价栏”和“金额栏”。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的各种财产物资账簿，例如，“原材料”“库存商品”等账户的明细分类核算。其格式如表3-11所示。
表3-11 原材料明细账 （数量金额式）
3．多栏式明细分类账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细账户或项目分设若干专栏的账簿，以便通过一张账页集中反映各明细账户或明细项目的详细资料。这种格式适用于成本费用类账户的明细分类核算，例如，“生产成本”“制造费用”“管理费用”等账户的明细分类核算。“管理费用明细账户”的格式如表3-12所示。
表3-12 管理费用明细账（多栏式）
明细分类账的登记方法，应考虑经济业务的繁简程度和管理的需要，根据记账凭证或带有借贷科目的原始凭证逐笔登记，也可以将这些凭证定期汇总后登记。
四、登记账簿的规则
会计账簿是单位重要的经济档案。为了保证账簿记录正确，提高会计信息质量，登记账簿时应当遵守以下规则。
（一）账簿启用的规则
每个会计主体在启用新账时，应填写账簿扉页上的“账簿启用与经管人员一览表”，详细写明所启用账簿的名称、编号、册数、共计页数、启用日期等，加盖单位公章，并由会计主管和记账人员签章。更换记账人员时，应办理交接手续，在账簿扉页上填写交接日期和接管人姓名，并由交接人和监交人（一般是会计主管）签章。
（二）账簿的登记规则
（1）为了保证账簿记录的准确性，账簿必须根据审核无误的会计凭证登记各种账簿。登记账簿时，应将会计凭证的日期、编号、摘要、金额等逐项登记入账，同时在会计凭证上填写账簿页数或打“√”记号，表示该笔业务已经登记入账。
（2）为了使账簿记录清晰、耐久，防止涂改，登记账簿时必须用蓝黑墨水或签字笔书写，不得使用铅笔和圆珠笔。红墨水只能在结账、改错和冲账时使用。
（3）必须按照账簿页次顺序登记，不得隔行、跳页，如果发生隔行、跳页时，应将空行或空页用红线对角划掉，以示注销，并加盖记账员的人名章。
（4）“摘要”栏内的说明应简明扼要，文字要规范，“金额”栏的数字与账页上标明的位数对准，各账户结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。没有余额的账户在“借或贷”栏内写“平”字，在“余额”栏内写“0”。
（5）当记满一张账页时，应在账页的最后一行加计本页发生额合计，结出余额，并在“摘要”栏内注明“过次页”。然后将发生额合计和余额记入下一页的第一行，并在此行“摘要”栏内注明“承前页”，以便对账和结账。
知识链接
《中华人民共和国会计法》第十五条规定：“会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。”
（三）错账更正规则
会计人员在记账过程中，难免会发生各种各样的错误，一般是通过编制试算平衡表来检查错误的存在情况。可能引起试算平衡表不平衡的错误一般包括编表过程的错误、编制记账凭证的错误、登记账簿的错误等。对于记账凭证本身的错误（账簿记录没有错误或没有登记账簿），不需要做具体的更正，只需要将错误的凭证撕掉然后再编一个正确的凭证即可；如果记账凭证没有错误但账簿记录有错误或记账凭证和账簿同时错误，则需要采用专门的方法进行更正。按照《会计基础工作规范》的要求，更正错账的方法一般有三种，即划线更正法、红字更正法、补充登记法。
1．划线更正法
在结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证没有错误，即纯属账簿记录中的文字或数字的笔误，可用划线更正法予以更正。
更正的方法是，先将账页上错误的文字或数字划一条红线，以表示予以注消；然后，将正确的文字或数字用蓝字写在被注销的文字或数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。应当注意的是，更正时，必须将错误数字全部划消，而不能只划销、更正其中个别错误的数码，并应保持原有字迹仍可辨认，以备查考。
2．红字更正法
红字更正法，适用于以下两种错误的更正。
（1）根据记账凭证所记录的内容登记账簿以后，发现记账凭证的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，但金额正确，应采用红字更正法。更正的具体办法是：先用红字填制一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，在“摘要”栏中注明“更正第×张凭证的错误”并据以红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以用蓝字或黑字登记入账。
【例3-1】 甲公司购入材料5 000元，款未付。这项经济业务编制的记账凭证误将贷方账户记为“银行存款”，并已据以入账。
（1）原错误分录如下。
用红字更正法更正如下。
（2）用红字金额冲销原错误分录。
（3）再编制一笔正确分录。
（2）根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目，记账方向正确，只是金额发生错误，而且所记金额大于应记的正确金额，对于这种错误应采用红字更正法予以更正。更正的具体办法是将多记的金额用红字填制一张与原错误凭证中科目、借贷方向相同的记账凭证，其金额是错误金额与正确金额两者的差额，登记入账。
【例3-2】 承例3-1若上述经济业务在填制记账凭证时，应借、应贷账户未错，只是记载金额50 000元大于应记金额5 000元，则也可以用红字更正法予以更正。
（1）原错记的分录如下。
（2）将多记的金额45 000元用红字金额编制记账凭证，从原记金额中冲销。
3．补充登记法
记账以后，如果发现记账凭证和账簿的所记金额小于应记金额，而应借、应资的会计科目并无错误时，那么应采用补充登记的方法予以更正，更正的具体办法是：按少记的金额用蓝字填制一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证，在摘要栏中注明“补记×字第×号凭证少记数”并据以登记入账，以补充少记的金额。
【例3-3】 甲公司用银行存款20 000元偿还应付账款。会计人员在做分录时误记为2 000元，并已登记入账。
（1）原错误分录如下。
（2）发现错误后，可将少记的金额18 000元再补作一笔分录如下。
