第三节　记账凭证的填制和审核

一、记账凭证及其种类

原始凭证经审核后，即可编制会计分录，列示应借记和应贷记的账户及其金额，作为记账的依据。在实际会计工作中，会计分录是编制在专门的表单中，这种表单就是记账凭证，即记账凭证是会计分录的载体。

记账凭证又称传票，它根据原始凭证编制，是确定会计分录，作为记账依据的一种会计凭证。由于原始凭证的内容和格式不一，直接根据原始凭证记账容易发生差错，所以在记账前，一般先要根据原始凭证编制记账凭证，在记账凭证中摘要说明经济业务的内容，确定应借、应贷的账户名称和金额，然后据以记账，原始凭证作为记账凭证的附件。这样既便于记账，又可防止差错，保证账簿记录的正确性。记账凭证与原始凭证的本质区别就在于记账凭证上载有会计分录。

（1）记账凭证按其反映的经济业务内容的不同，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

①专用记账凭证是专门用来记录某一特定种类经济业务的记账凭证，按其所记录的经济业务是否与货币资金收付有关又可以进一步分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

收款凭证是用来反映货币资金增加的经济业务而编制的记账凭证，也就是记录现金和银行存款等收款业务的凭证。收款凭证的具体格式如表3-5所示。

付款凭证是用来反映货币资金减少的经济业务而编制的记账凭证，也就是记录现金和银行存款付款业务的凭证。付款凭证的具体格式如表3-6所示。

收、付款凭证既是登记现金、银行存款日记账和有关明细账的依据，也是出纳员办理收、付款项的依据。

需要指出的是，按照惯例，对于库存现金、银行存款和其他货币资金之间的收付业务（也称相互划转业务），如从银行提取库存现金、把库存现金送存银行、开设外埠存款账户等，为避免重复记账，只编制付款凭证，而不再编制收款凭证。

转账凭证是用来反映不涉及货币资金增减变动的经济业务（即转账业务）而编制的记账凭证，也就是记录与现金、银行存款的收付款业务没有关系的转账业务的凭证。转账凭证的具体格式如表3-7所示。

②通用记账凭证是采用一种通用格式记录各种经济业务的记账凭证。通用记账凭证的格式一般和转账凭证相同。

（2）记账凭证按其填制方式的不同，可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。

①复式记账凭证。复式记账凭证又叫作多科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的全部会计科目集中填列在一张记账凭证上。复式记账凭证可以集中反映账户的对应关系，以便了解经济业务的全貌，了解资金的来龙去脉；在便于查账的同时还可以减少填制记账凭证的工作量，减少记账凭证的数量。但是，复式记账凭证不便于汇总计算每一会计科目的发生额，不便于分工记账。

②单式记账凭证。单式记账凭证又叫作单科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不据以记账。也就是把某一项经济业务的会计分录，按其所涉及的会计科目，分散填制两张或两张以上的记账凭证。

单式记账凭证便于汇总计算每一个会计科目的发生额，便于分工记账；但是填制记账凭证的工作量就会加大，而且出现差错不易查找。

二、记账凭证的填制

记账凭证在会计资料的形成过程中，起着便于记账、减少差错、保证记账质量的作用，是原始凭证所记载内容向会计账簿传递的重要中间环节。为此，我国会计法规定，记账凭证应当根据经过审核的原始凭证及有关资料编制。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者将若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总，编制汇总原始凭证，再据以填制记账凭证。

在实际工作中，记账凭证的种类和格式不尽相同，但作为确定会计分录、登记账簿的依据，必须具备以下基本内容。

（1）记账凭证的名称。

（2）填制凭证的日期和凭证的编号。

（3）经济业务的内容摘要。

（4）会计分录，即应借、应贷会计账户的名称（包括总分类账户和明细分类账户）、借贷方向和金额。

（5）所附原始凭证的张数。

（6）填制单位的名称及有关人员的签章。

记账凭证的填制除必须符合原始凭证的填制要求外，还应注意以下几点。

（1）准确填写会计分录。根据经济业务的内容，按照统一规定的会计科目填写，不得任意简化或改动，不得只写科目编号，不写科目名称；同时，二级科目和明细科目也要填列齐全。

（2）不准将不同类型的经济业务合并编制一张记账凭证，以避免科目的对应关系不明确。

（3）摘要应简明扼要。摘要栏应概括地填写经济业务的主要内容，既要防止简而不明，又要避免过于烦琐。

（4）记账凭证应连续编号。每月可按照收款凭证、付款凭证和转账凭证分别编号，从收字第1号、付字第1号和转字第1号编起。若一笔经济业务须填制多张记账凭证的，可采用“分数编号法”，即按该项经济业务的记账凭证数量编列分号。例如，某笔经济业务须编制三张转账凭证，该转账凭证的顺序号为7，这三张凭证的编号分别为转字第号、号、号。每月月末最后一张记账凭证的号旁边要加注“全”字，以免凭证散失。

（5）原始凭证应附在记账凭证后面，并注明张数。记账凭证所附的原始凭证必须完整无缺，并在凭证上注明所附原始凭证的张数，以便核对摘要及所编会计分录是否正确无误。若两张或两张以上的记账凭证依据同一原始凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“原始凭证×张，附于第×号凭证之后”，以便复核和查账。

三、记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的直接依据，为保证记账凭证的质量，正确登记账簿，必须对记账凭证进行严肃、认真的审核。

（1）审核记账凭证所附原始凭证是否齐全，所附原始凭证的内容与记账凭证内容是否相符，金额是否一致。

（2）审核记账凭证中的会计分录是否正确，即应借、应贷的会计科目使用是否正确，所记金额有无错误，借贷金额是否一致。

（3）记账凭证所需填写的项目是否齐全，有关人员是否都签章。

在审核中如果发现记账凭证有记录不全或错误，应重新填制或按规定办理更正手续。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。