第三节 计划工作程序
计划职能是管理的最基本职能。为使集体努力有效，人们就必须知道在一定时期内自己该做什么、怎么做等，这就是计划工作的职能。由于管理的环境是动态的，管理活动是个发展变化的过程，计划作为行动之前的安排，必须是一种连续不断的循环。灵活的计划必须有充分的弹性，计划—再计划，不断循环，不断提高。管理者在编制任何完整的计划时，实质上都遵循相同的逻辑和步骤，依次包括以下内容：估量机会、确定目标、明确计划工作的前提、确定备选方案、评价备选方案、选择方案、拟订派生计划以及通过预算将计划数字化等。
虽然可以用不同标准把计划分成各种类型，计划形式也多种多样，但是管理人员在编制任何完整计划时，实质上都要遵循相同的逻辑和步骤。这一逻辑和步骤可用图4-3来描述。
图4-3 计划的流程
1.估量机会
从一定意义上讲，估量机会是正式的计划工作开始之前所必须做的准备工作，却是计划工作中不可缺少的一个起点。其内容包括：初步考察未来可能出现的机会以及本组织认识和把握机会的能力，根据自身的优势和劣势判断本组织的竞争地位，明确进行计划的理由以及期望得到的结果，等等。计划目标能否现实可行，便取决于这一步骤的工作。
2.确立目标
在估量机会的基础上，计划工作的第一步就是要为组织以及各组成部分确立目标。目标要说明预期的成果，指明将要做的工作有哪些、重点应放在哪里、将必须完成哪些任务，等等。企业或组织的总目标将成为所有计划的指南，各个领域的分目标和各个部门的具体目标必须反映总目标的要求，通过各领域、各层次目标的相互支持，相互协调，形成一个完整的目标系统。
3.明确计划的前提条件
计划的前提条件是指计划在未来实施时预期的内外部环境。计划是要在未来实施的，未来的内外部环境条件必然会影响和制约计划实施的成败。因此，正确认识和把握那些重要的前提条件就成为有效的计划工作的一个不可或缺的步骤。计划的前提条件有以下种类：
（1）外部的前提条件和内部的前提条件 企业的外部条件可以分为三大类，即：一般环境类，包括经济、政治、技术、文化、自然等条件；产品市场类，包括影响产品和服务需求的各种条件；要素市场类，包括土地、劳动、材料、零部件和资本等要素。可以看出这三类前提是相互作用、彼此影响的。企业的内部前提条件包括：投在固定资产方面的资金，企业的战略和政策，现有的主要计划，对市场的预测和组织结构等。
（2）定量的前提条件和定性的前提条件 定量的前提条件是指可以用数字来表示的那些前提条件，包括用货币、工时、面积、产品数量等等所表示的。定性的前提条件是指那些不能用数字来表示的前提条件，如产品的声誉、员工的士气、政治的安定与否等。定性的前提条件在计划工作中同样起着非常重要的作用。
（3）全部可控、部分可控和不可控的前提条件 全部可控的前提条件是指那些企业自身可以加以控制的因素，如企业的研究开发计划、进入新市场的时机、工厂的选址等；部分可控的前提条件是指企业可以在一定程度上加以控制的因素，如企业的价格政策、职工的流动率、本企业的市场份额等；不可控的前提条件则是指企业自身无法控制的那些因素，如人口增长、政治环境、未来的物价水平、经济周期、政府的税率和税收政策等。
在上述各种影响和制约未来计划实施的因素中，有些因素是企业已经能够把握的已知条件，如企业现行的政策和规则等，而相当多的则是未知的或未被把握的因素。这就要求管理人员必须设法去进行预测。预测在管理中具有非常重要的意义，有人甚至把计划称为各种预测的综合体。实际上，除去在计划工作中的重要作用之外，预测还能促使管理人员向前看，面向未来，并为此做好准备。此外，预测工作还有利于发现工作中哪些环节存在着欠缺。因此，一个合格的主管人员不仅要能够在情况发生变化时迅速做出反应，还必须能够预见到变化，并为此而采取相应的措施。
资料4-1
如何有效确定计划的前提条件
企业实际计划工作中所出现的很多问题都是由于在确定计划前提条件方面的工作做得不好而造成的，因此对于计划中的这一步骤工作必须予以充分的重视。
（1）对计划前提条件预测的主要方面 一般而言，对计划前提条件预测的主要有两个方面：
①对外部环境因素的预测，主要包括对未来经济形势和经济发展的预测，对科学技术进展的预测以及对未来的社会、政治、文化等各方面因素的预测；
②对市场的预测（或称销售预测），这是构成企业的计划前提条件的最主要内容。
（2）为了有效确定计划的前提条件，必须注意的方面
①合理选择前提条件。要找出和记住影响将来计划进程的所有因素是不现实的，管理人员必须把精力集中于那些具有战略意义的、对计划实施有着显著影响的关键前提条件上。
②准备多套备选的前提条件。未来总是存在着各种各样的不确定性，管理人员必须考虑到将来有可能发生的各种偶然事件，事先准备好若干套前提条件，并依此拟订好相应的应变或权变计划。
③保证前提条件的协调一致。协调一致的计划前提条件意味着组织的各部门和各级、各类管理人员对未来的预期环境形成一致的认识，这种一致的认识是使计划本身协调一致的重要保证。
④有效地沟通计划的前提条件。即使组织已经制订和批准了关于计划的前提条件，但如果不能有效地将之传达给与之有关的全体管理人员和一般职工，那也还是很难保证计划工作的协调一致。因此，能否有效地做好计划前提的沟通工作，在很大程度上影响着计划工作的效果。
4.确定备选方案
一般来说，实现某一既定的目标往往存在着多个可供选择的方案。管理人员应当牢记这一格言：如果看起来似乎只有一种行动方案，这一方案很可能就是错误的。因为这容易使人们放弃去探索更好的方案。但在实践中，通常的问题并不在于备选方案太少，而是我们所面临的选择常常太多。这就要求主管人员通过初步的考察和计算，排除希望不大的那些方案，将备选方案的数目减少为最有成功把握的有限几个方案。
5.评价备选方案
在找出了各种备选方案并考察了它们各自的优缺点之后，计划的下一个步骤便是根据计划的前提条件和计划目标来分析评价各种方案。有的方案可能获利能力大，但投资大，回收期也长；有的方案获利小，但风险也小；而有的方案则更适合于企业长远目标的要求。一般来说，由于备选方案多，而且有大量的可变因素和限定条件，从而评价备选方案的工作往往是非常复杂的，为此常需借助于运筹学、数学方法和计算技术等各种手段来进行方案评价。
6.选择方案
这一步骤实际上意味着进行决策或决断。管理人员或者依据自己的经验，或者通过对备选方案进行实验，或者对方案进行分析研究来做出选择。在对各种备选方案进行分析和评价的过程中有时可能会发现同时有两个或两个以上的方案是可取的，在这种情况下，管理人员也许会决定同时采取几个方案，而不是某一个。
7.拟订派生计划
在选定一个基本的计划方案后，还必须围绕基本计划来制订一系列派生计划来辅助基本计划的实施。例如，某大企业在做出新建一个分厂的决策后，这个决策就成为制订一系列派生计划的前提，各种派生计划都要围绕它来进行拟订。如人员的招聘和培训计划、材料和设备的采购计划、广告宣传计划、资金筹措计划，等等。
8.用预算将计划数字化
计划的最后一个步骤就是要将之转化为预算，使之数字化。预算是用数字的形式表示的组织在未来某一确定期间内的计划，是计划的数量说明，是用数字形式对预期结果的一种表示。这种结果可能是财务方面的，如收入、支出和资本预算等；也可能是非财务方面的，如材料、工时、产量等方面的预算。预算是汇总各类计划的工具，同时也是衡量计划执行情况的重要标准，因此预算又常常被看作是一种重要的控制手段。
不管是建设一座新工厂，还是开发一种新产品，它们所涉及的人力、资金或者所用时间都会有所不同，因而有些计划比较简单，有些则比较复杂，但它们在计划工作的步骤上却是共通的，任何一种完整的计划工作都要遵循这些步骤。应该指出的是，计划工作中的某些步骤，即提出备选方案、对备选方案进行评价以及选择备选方案，实际也就是我们重点讨论的决策过程。由此我们可以看出，在机会和目的为已知的条件下，计划工作的核心确实就是决策的过程。