第13章 物流信息管理制度与表格(1)

（第一节）物流信息管理工作流程

一、物流信息系统构造图

插入图（物流管理职位工作手册208页）

图6-1 物流信息系统构造图

二、物流信息流动图

插入图（物流管理职位工作手册216页）

图6-2 物流信息流动图

三、物流信息系统联系示意图

插入图（现代物流和生产管理制度与表格精选287页）

图6-3 物流信息系统联系示意图

四、物流电子商务化工作流程图

插入图（物流管理职位工作手册216页）

图6-4 物流电子商务化工作流程图

五、采购子系统与其他系统的关系图

插入图（物流管理职位工作手册217页）

图6-5采购子系统与其他系统的关系图

六、仓库作业流程图

插入图（物流管理职位工作手册218页）

图6-6 仓库作业流程图

七、电子订货系统（EOS）示意图

插入图（现代物流和生产管理制度与表格精选288页）

图6-7 电子订货系统示意图

八、销售时点信息系统（POS）运行流程图

插入图（现代物流和生产管理制度与表格精选289页）

图6-8 销售时点信息系统运行流程图

（第二节）物流信息管理制度

一、物流信息管理制度

1.总则

信息管理制度是本企业的基本制度，是企业正确决策的前提和依据。为使企业的信息管理规范化、系统化，特制定本管理制度。

2．管理原则与体制

⑴企业应该按集中与分散相结合、纵向与横向相结合的原则建立信息管理系统。

⑵企业级别的信息管理由企业的信息部门负责进行统筹和协调。下属部门负责各职责范围内的信息管理工作。

3．管理分工与内容

⑴综合信息系统由信息部门负责。其主要范围为国家、地方法律法规、政策文件；国家、地方社会经济、科技发展动态、本企业及上级企业的日常经营管理信息；企业整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料；企业订阅的图书、报纸、杂志资料。

⑵行政信息系统。由企业行政部负责，主要范围为地方政府、上级企业的文件、指示，企业各类公文、来函电记录，办公用品功能和市场价格，车辆运行、维修及消耗情况。

⑶财务信息系统。由企业财务部负责，主要范围为国家财务、会计、税收、利率、汇率制度、政策。企业上级、本部和下属企业财务报表，资金使用状况，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则，企业融资、社会资金走向，金融、货币、财政信息。

⑷人事信息系统。由企业人力资源部部负责，主要范围为国家、地方劳动人事，工资福利，社会保障政策，人才市场信息，人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤等人事执行情况。

⑸其他信息系统。根据实际情况可由各部门建立。

4．信息处理程序

⑴企业信息处理的基本流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节。

⑵信息的收集。

5．信息来源

⑴企业内部各部门以往的生产、经营、管理活动所记录的。

⑵企业外部公共图书、情报信息部门收集的信息。

⑶通过社会调查、外出考察获得的专门信息。

6．信息收集的媒体

⑴统计报表。

⑵报纸、期刊。

⑶年鉴。

⑷书籍。

⑸论文与报告。

⑹原始记录和文件。

⑺互联网与局域网。

7．信息收集方式

⑴原件。

⑵剪贴复印。

⑶文摘卡片。

⑷简录。

8．信息加工

⑴筛选。围绕企业的中心工作、参考价值大、有前瞻性和启发作用的原则进行选择。

⑵鉴别。核实和查证，去伪存真，衡量效用。

⑶分类。按单位需要分类。

⑷综合。对信息进行定性定量分析，对其进行编辑和研究。

9．信息加工工具

⑴文字。

⑵表格。

⑶图式。

⑷影像、录音。

10．信息传递管理

⑴传递方式：

空间传递。通过阅读、宣传、会议、电话、邮政网络等传递信息。

时间传递。通过写字、印刷、影像、录音等媒体随时间流逝而传递。

⑵传递方向：

企业内部传递。在企业内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息。

企业内外传递。

⑶传递时间：

各种信息传递可规定其时限。

11．信息存储管理

⑴建立信息档案；

⑵信息存储电子化，即运用计算机信息管理系统技术。

12．信息使用管理

⑴为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材。

⑵为贯彻单位各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递。

⑶为企业各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递。

⑷为企业协调工作服务，即信息平行的传递。

⑸为特定的咨询问题服务。

⑹为适应上级领导部门和有关部门的需要服务。

⑺为公共关系目的服务。

13．信息反馈管理

建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率、改进信息管理作业。

⑴建立信息管理保密制度，制定信息管理流程的权限和责任体制。

⑵信息系统需要投资，耗费人力，企业建立信息系统需要在完备性、先进性、现代性、适用性、效果间权衡。

⑶信息系统建立本着一次规划、分步实施原则，高起点计划，逐步由小到大实现现代化、正规化。

14．附则

⑴本制度未尽事项，依其他办法、规定配套使用。

⑵本制度由信息部门解释、补充、执行，经单位领导办公会议批准颁行。

二、物流信息管理制度

1．信息管理体制

⑴总体上企业要建立集中与分散相结合的管理体制，对信息进行分级管理。在硬件上则要形成主从结构的电脑网络系统。

⑵制定企业统一的信息管理方针、政策、规划和方案，各部门遵照执行。

⑶对规模较大的企业或企业集团，可以在董事局内设立一个信息规划委员会，负责信息革命对企业的挑战以及对策研究和规划推进。

⑷借鉴国际公务信息管理的先进做法，在高级管理层设立一个最高信息主管CIO（首席信息官）职位，并向最高领导直接负责。

2．信息管理的目标与原则

⑴提高企业经营管理水平和市场竞争能力，为消费者和经销商提供更优质、完善、快捷的服务，使公众更感满意。

⑵实行自动化管理，用电脑管理代替部分或全部手工劳动，提高企业工作管理效率，减少雇佣人员。

⑶为企业的决策提供帮助，提供优化的决策依据。

⑷加快企业内外部信息的流通速度，使企业能够针对变化的环境作出及时的反应。

⑸为企业的适度分散、分权管理和连锁经营、跨区经营等，提供物质硬件保障。

⑹信息管理要追求实用性、有效性。

⑺信息管理系统建设要讲求系统性，进行一次性的总体规划、分步实施、适时调整；应用前进行合理、详尽的方案论证；实践上留有余地，因情贯彻。

⑻信息管理政策、标准规范要统一，防止出现各部门、下属企业各自为战、互不兼容。

⑼为了降低成本，信息设备的采购和委托系统的开发需采用招标制。

⑽要明确信息设备硬件与软件投资存在的配比规律，使设备发挥应有的效果。

⑾填补电脑管理人员与其他人员间的断层。企业内许多不懂电脑的员工，面对大量电脑、信息名词术语，往往会感到非常陌生。整合断层在于对前者加强信息知识普及、操作培训、试用，对后者则强调解决企业实际问题的应用导向，并加强两者的对话和沟通。

3．信息系统实施方案

方案1：自行开发

企业主要依据自身力量(或联合社会力量)开发适合本企业业务特点的信息系统软件。

⑴优点：

开发出来软件实用价值大。

可按工作轻重缓急逐渐开发。

一次性支付的开发费用下降。

⑵缺点：

开发周期拖长。

先后开发可能会导致各模块之间缺乏协调性。

不一定运用最先进的信息技术、设备，性能容易落伍。

⑶适用于开发力量强、人才济济的单位。

方案2：委托规划设计定制

委托专业软件公司对企业信息系统进行总体规划与各项功能的开发，然后培训企业员工，让其自行操作运行。

⑴优点：

规划立意起点高。

能考虑信息系统统一性、整体性。

可引进最先进技术、设备。

⑵缺点：

开发费用、咨询费用较高。

开发周期可能较长。

内部员工没有参与其中，后续开发、维护困难。

⑶适用于缺乏开发人才的企业。

方案3：外聘信息服务商

企业内部不设信息部门，签订合约委托社会的专业信息机构，外单位提出全方位的信息服务和信息处理业务。这相当于把信息和管理职能交出去。

⑴优点：

能保证企业获得最优质、及时、周到的信息服务。

不必再考虑单位信息技术、设备的升级换代。

能够专注于发展企业业务。

(在国外)可能比自设信息部门省钱。

⑵缺点：

(在国内)信息费用高昂。

不利于保守机密和数据。

存在服务商服务不良、破产倒闭及更换服务商的风险。

⑶适用于严重缺乏电脑人才的企业。西方发达国家已出现专门的信息服务商，国内在这一方面不成熟。

方案4：购买商品软件

目前，国内外均有多种经营管理软件面市，可以采购这些软件使用，或者由软件公司提供系统集成服务。

⑴优点：

电脑应用见效较快。

采购费用较低。

⑵缺点：

软件有可能不成熟或对单位不实用。

要对软件运行前的初始化做适应性调整。

⑶适用于管理无特殊要求、相对标准规范的企业。

以上方案各有特点和优缺点，各有其适用范围，单位视情况选择不同方案。从我国现状看，可能每种方案都难以独立完成企业信息系统开发任务。因此，要以一种为主，综合应用。

4．信息来源

企业内部的资料：各类规划、计划报告。

各类工作总结：考核材料。

各类项目报告：申报材料、批文。

运作财务报表：月报、年报及附表、审计报告。

员工材料：人事、工资、培训状况。

内部简报、简讯：来往文稿。

内部研究报告。

5．附则

本制度由信息管理部门制定，经领导办公会议批准颁行。

三、物流中心出货信息系统管理制度

1．系统的功能与目标

出货信息系统在物流中心资讯系统中，功能最为复杂多变，因此要根据不同的需求，进行不同的设计。

⑴订单集结、查核与维护。

⑵客户资料维护。

⑶价格设定与折扣。