第14章 物流信息管理制度与表格(2)

⑷客户服务查询。

⑸出货资料分析查询。

⑹紧急出货管理。

⑺订单处理异常状况管理。

⑻出货优先顺序管理。

2．出货管理系统各项功能的界定

⑴大区域资料的维护：设定客户所属的大区域类别，可作为销售分析或路径选定的依据。

⑵小区域资料的维护：设定客户送货的小区域划分，较大区域范围更仔细。

⑶路径代号资料的维护：设定客户的配送路径代号，其方式可以有许多种，如一个客户可对应多个路径，以便派车时可弹性调派。

⑷客户形态资料的维护：设定客户不同的通路形态或销售特性，可供销售分析时，作为区分的依据。

⑸客户信用等级资料的维护：设定客户不同的信用等级、额度等资料，作为订单检核的依据。

⑹付款条件资料的维护：设定客户签约时所指定的付款条件，并可作应收账款分析的依据。

⑺卸货条件资料的维护：设定客户指定送货地点的卸货条件，如：巷道宽度、单行道、夜间收货或特定时段收货、送货楼层等。

⑻客户基本资料的维护：客户代号、简称、全名、统一编号、负责人等基本资料，均应记载于客户档案。同时客户的住址，应区分发票住址及数个送货住址，以符合送货的需求。在账款部分，应记载客户的结账日、付款日等资料．作为记账的依据。

⑼价格设定作业：此处的价格设定，是区分不同客户形态而言，因此同一产品对不同形态(或通路)的客户，会有不同的价格。

⑽报价资料的维护作业：对于各客户的报价在此维护，故需记录报价的客户。产品项目、报价有效期间、产品单价及订购基数等资讯。

⑾折扣投定作业：与产品出货时的价格有直接关系，而折扣设定的方法又与公司业务形态有直接关系的，应考虑现行规定是否太复杂，再行整体考量。

⑿出货异动单据(订单)资料的维护：订单的输入有多种方式，如EOS (电子订货系统)、删(标准电子资料交换)、线上输入(指线上作订单检核)、批次输入、掌上型终端机输入等。

⒀订单集结与检核作业：通常订单会在截单时间之后，作批次的检核与集结。本作业的功能即是订单优先顺序排定、信用查核、库存检核与预约、计算各项产品价格及总价、依配送路径交派车系统处理等。

⒁出货单据列印：通常物流中心在此才算库存货物正式离开仓库。

⒂出货签收资料的维护作业：在送交货品时，必须有1联送货明细交客户签收后由司机捎回，作为客户签收货的凭据。若是发生拒收、部分拒收或其他状况时，应注明原因后，由客户签字以明责任。

⒃退、换货作业：退、换货单据之资料，原则上与订单相似，但首先应注意退货之责任认定问题。

⒄紧急出货作业：紧急出货通常是指在截止订单后，客户要求紧急插入订单，或客户要求于特定低于原配送前置时间内送达货品。

⒅库存分配作业：在客户即将断货时，根据特定的变数来分配库存给客户的功能，以减少在某些客户对断货时的罚款。

四、物流中心电子商务化工作制度

⑴电子商务的实现可以简化销售过程的中间环节，因而可以构造一条最简短的流通渠道。

⑵流通渠道可以由专业的流通企业经营，也可由专业的制造企业经营，还可由信息网络服务商来经营。

⑶在企业网站上设置一个跟踪和查询消费者订货状况的接口，供消费者查询从发出订单到订货送到消费者手中过程的订货状况。

⑷订单管理人员负责对订单进行初步检查，首先要检查项目是否填写齐全，然后检查订单的付款方式，并按付款条件将订单分类。

⑸用户订货后，能够将产品的生产制造过程、发货日期甚至运输公司的发货状况查询表格，通过互联网将查询结果及时传送给用户。

⑹当客户的订单转到生产部门时，所需的零部件清单也就自动产生，将所有的零部件备齐通过传送带传送到装配线上。

⑺组装人员将装配线上传来的零部件组装为成品，然后再对成品进行测试。

⑻对于组装好的产品，要用特制的测试软件进行测试，通过测试后将产品送到包装车间。

⑼经过测试后的产品要放入专门的包装箱中，产品打好包后要进行密封，然后装入相应的卡车运送给顾客。

⑽向顾客发货，并按订单上的日期送到指定的地点。同时提供免费的安装与测试服务。

五、物流信息管理要点

⑴适用性

指信息的处理必须适合企业管理的需要，便于利用。在收集阶段，信息必须完整；在加工阶段，必须根据管理的需要进行分类整理，便于传输、利用；在传输阶段，必须适应本企业的要求和情况，寻找相适应的高效的媒介手段；在存贮方面，分类、登记、编码、归档要便于今后查询利用。

⑵经济性

信息的处理必须考虑经济和社会效益。经济的要求包括两个方面：一是要求以最低的费用获得更多的信息；二是要求以最低的费用获得更有价值和效用的信息。要做到经济，就要建立节约而高效的信息处理系统。

⑶真实性

即信息要如实反映客观情况。信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。假信息、失真的信息比没有信息危害更大。

⑷及时性

就是对信息必须以最快的速度进行处理。一是要求信息管理人员适时地记录、收集出现的各种信息；二是要求以最快速度加工和传递各有关部门。信息具有时效性，其价值与提供的时间成反比，时间上的延误，将会使信息的价值丧失。

六、物流信息收集制度

⑴信息源广泛

要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。只有这样，信息的选择才成为可能。

⑵主动收集信息

人是信息收集的主体，信息的开发、选择、分析都受人的因素的制约。收集者的工作是否主动、自觉，将会决定着收集的好坏、成败。

⑶加强对信息流向的分析

信息流向反映事物的发展变化，表面上杂乱的、偶然的，若作科学分析，仍可以从中抓其内在的必然联系。把握住信息流向，可使信息收集更及时。由于流向分析的预测性质，对重大信息变动，又可早做准备，更具主动性。

⑷准确对信息量值进行区分

不同信息的内涵量不同，量值大的信息在信息群中具主导作用，因而是收集的重点。但信息量值的大小是相对的，会因条件的变化及与其他信息关联程度的不同而增减。因此，要根据不同情况作具体分析。

七、物流信息加工管理制度

1．信息加工的原则

⑴去粗取精，去伪存真

信息加工是要整理大量初始性的消息、资料、数据，使其获得精确的定性和定位，对其实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及其变化。

⑵由此及彼，由表及里

未经加工的信息，大多是零散的，各种信息流向之间的内在联系还不明显，甚至很曲折。因此要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑的再现。

⑶物尽其用。这里的物是信息的意思。信息价值的使用具有时效性与条件性，加工时可分别其大小、轻重、缓急。价值不论大小都应认真处理，不得随意废弃。

2．信息加工的方式

⑴分类。对无序相混的信息，按一定的标准如时间、空间、问题、事件等分类，并编制索引、目录，使之达到有序和规范。

⑵比较。对同类信息或连续的信息的比较，可为管理者对行政事务的历史、现状及趋向的分析获得客观依据。

⑶综合。不同时期、不同侧面的信息，经过综合处理，其效用会得到增强，并会由此产生具有新质的概念或结论。

八、物流信息传递管理制度

1．信息传递方式

信息的传递方式很多。按传递方向可分为单向与双向。单向传递包括下行传递和上行传递，其优点是速度快、时效强。双向传递中，所及双方既是信息传输者又是接收者，其优点是反馈及时，易形成对信息的一致理解。按传递手段可分为书面传递、口语传递与电讯传递、激光传递等。这些方式传递的量、速度、范围和条件各具不同要求、使用时应根据实际情况选择。

2．信息传递的要求及保障

信息的传递，不论其方式如何，都必须及时和准确，这是最根本和最高要求。传递迟缓或失真，都会造成决策失误、组织失控与指挥失利。为确保传递及时和准确，应注意：

⑴信道畅通。一是去除不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明。

⑵传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

⑶体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。

（第三节）物流信息管理常用表格

一、物流信息自检表（物流管理职位工作手册211页）

如表6-1

二、物流信息联系处理表（物流管理职位工作手册211页）

如表6-2

三、物流服务质量调查表（物流管理职位工作手册212页）

如表6-3

四、物流服务需求评估表（物流管理职位工作手册212页）

如表6-4

五、物流服务需求确认表（物流管理职位工作手册213页）

如表6-5

六、物流服务反馈情况登记表（物流管理职位工作手册213页）

如表6-6

七、物流服务质量考核表（物流管理职位工作手册213页）

如表6-7

八、客户满意程度调查登记表（物流管理职位工作手册214页）

如表6-8

九、巡检登记表（物流管理职位工作手册214页）

如表6-9

十、物流信息系统运用效果分析表（物流管理职位工作手册215页）

如表6-10

十一、销售时点信息系统（POS）运用效果调查表（现代物流和生产管理制度与表格精选290页）

如表6-1