3.3.6 筛选记录

筛选就是将符合条件的部分记录显示出来（而不是显示表中的所有记录）。一般来说，用户需要指定筛选的条件。有时筛选条件很简单，如要查看所有女学生的记录。有时筛选条件较为复杂，如要查看年龄为19～21岁的男学生记录。用户可以通过“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“切换筛选”按钮来取消筛选结果，恢复表的原来面貌。

1.按选定内容筛选

如果用户可以比较容易地在窗体、子窗体或数据表中找到要筛选的内容，则可以按选定内容筛选。按选定内容筛选实际上是每次给出一个“什么是什么”的筛选条件，如“性别”是“女”。而给出筛选条件的方法就是在表中选定某个字段（如“性别”）的一个值（如“女”），单击“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“选择”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“等于""女""（E）”选项，如图3-53所示。便可得到筛选结果，如图3-54所示。

如果需要进一步做筛选，则可以按上述方法重复执行筛选，但每次只能给出一个条件。此外“选择”下拉按钮还根据字段的不同数据类型提供了多种筛选条件，如对于文本类型，还有“包含”“不包含”等设置条件，如图3-55所示。

2.按窗体筛选

使用“按窗体筛选”功能可以执行较为复杂的筛选。该功能允许用户在一个“按窗体筛选”窗口中给出的多个条件来筛选记录。在“按窗体筛选”窗口中，默认显示了两个选项卡，选项卡的标签（“查找”和“或”）位于窗口的下方，其中，可以有多个“或”选项卡，每个选项卡中均可指定若干个条件，同一个选项卡中的条件与条件之间是“And”（与）的关系，不同选项卡之间的条件是“Or”（或）的关系。

在“按窗体筛选”窗口中指定筛选条件时，如果直接在某一个单元格中选择一个值，则表示选定字段等于该值（省略等于运算符“=”）。需要指定大于或小于等比较运算时、需要直接输入“＞”或“＜”等比较运算符，比较运算符包括“＞”（大于）、“＞=”（大于或等于）、“＜＞”（不等于）、“=”（等于）、“＜”（小于）和“＜=”（小于或等于）。

在指定“是/否”类型字段的条件时，复选框只能包括3种状态，即选中（是）、不选中（否）和灰显（不作为筛选条件）。

例3.7 在“教务管理系统”数据库的“学生”表中，使用“按窗体筛选”功能筛选出“入学总分”大于或等于“700分”的女学生和“专业名称”为“学前教育”的记录。

操作步骤如下。

（1）打开“教务管理系统”数据库中的“学生”表“数据表视图”。

（2）单击“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“高级”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按窗体筛选”选项，打开“学生：按窗体筛选”设计窗口。

（3）在“学生：按窗体筛选”窗口中的“性别”下方单元格选择“女”，按Tab键将光标移到“入学总分”下方单元格并输入“＞=700”，如图3-56所示。

（4）单击选项卡标签“或”，在“学生：按窗体筛选”窗口的“专业名称”下方单元格中选择“学前教育”，如图3-57所示。

（5）单击“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“切换筛选”按钮，“学生”表按窗体筛选的结果如图3-58所示。

3.高级筛选

“高级筛选/排序”功能支持在一个“筛选”窗口中同时给出多个筛选条件及排序要求来筛选记录，可以更加方便地执行较为复杂的筛选并对结果排序。在“筛选”窗口中指定筛选条件时，同一个“条件”行（或“或”行）中的条件与条件之间是“And”（与）的关系，不同“条件”行（“条件”行与“或”行）之间的条件是“Or”（或）的关系。

在“筛选”窗口中指定筛选条件时，如果直接在某一个单元格中输入一个值，则表示选定字段等于该值（省略等于运算符“=”）。需要指定大于或小于等比较运算时、需要直接输入“＞”或“＜”等比较运算符，比较运算符包括“＞”（大于）、“＞=”（大于或等于）、“＜＞“（不等于）、“=”（等于）、“＜”（小于）和“＜=”（小于或等于）。

在指定“是/否”类型字段的条件时，需要在对应条件单元格中输入“True”或“False”，也可以输入“1”或“-1”（表示“True”），还可以输入“0”（表示“False”）。

例3.8 在“教务管理系统”数据库“学生”表中，使用“高级筛选/排序”功能，筛选“入学总分”大于或等于700分的女学生和“专业名称”等于“学前教育”的男学生记录，并将筛选出的记录先按“性别”降序排列，再按“入学总分”升序排到。

操作步骤如下。

（1）打开“教务管理系统”数据库中的“学生”表“数据表视图”。

（2）单击“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“高级”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“高级筛选/排序”选项。

（3）在“筛选”窗口下方的设计网格中，在“字段”行第1列的单元格中选择“性别”字段，将“性别”作为第1排序字段。在“排序”行第1列的单元格中选择“降序”，在“条件”行第1列的单元格中输入“女”，在“或”行第1列的单元格中输入“男”。

（4）在“字段”行第2列的单元格中选择“入学总分”字段，将“入学总分”作为第2排序字段。在“排序”行第2列的单元格中选择“升序”，在“条件”行第2列的单元格中输入“＞=700”。

（5）在“字段”行第3列的单元格中选择“专业名称”字段，在“排序”行第3列的单元格中选择不排序。在“或”行第3列的单元格中输入“学前教育”，如图3-59所示。

（6）单击“开始”选项卡中“排序和筛选”组的“切换筛选”按钮，使用“高级筛选/排序”选项筛选的结果如图3-60所示。