充分的准备是值得的

对于部门内的会议，本节提倡你宜有“充分的准备”这样的意识，这不单是说作为会议组织者要对会议会务的细节做周全准备，更是说要给参会者留出足够的时间，而使之对参会有较为周到的预备。

关于会议，你要明白一点，那就是你开会的目的是希望在部门管理上有所成果，但这个在会上取得的所谓“成果”，其实大都是参会者在会前智慧的归集。

因此，除非有紧急事项要传达，否则建议那种“急匆匆”的会议尽量不安排。现实中不少新手部门管理者，由于经验欠缺也好还是率性而为也好，常会有“急匆匆”召开会议的行为，上午九点想起来有些事需要研究，十分钟后就召集下属开会。试想，这样的会议，下属还没有知晓会议的主题，在会上靠平时的记忆临时拼凑一些意见建议，放在会上交流，它的成果成效会好到哪里呢？

故此，对于部门内会议的安排，建议你考虑的角度，要从你自己作为部门管理者要通过会议解决问题这单一方面，还要延伸到另一方面，即你的下属作为部门会议与会者，其带到会场的意见建议是否是深度思考、系统研究所得。

而这个“所得”，在其知道会议主题到形成思路，是需要一定的时间的。这即是说，组织会议，第一就是要给参会者留出较为充足的思考上的准备时间。

为此，部门组织会议，宜提前发出书面会议通知。这个会议通知，要使得每位参会者明确知道自己需要准备的发言内容（比如会议的目的、什么主题，参会发言者做哪几方面内容的材料准备等），并且使得参会者可以较为便捷地知悉自己应该提前了解的信息（比如会议召开的方式、可以用的发言时长以及发言顺序等）。

美国职业出版社编发的《实用主管工作指导》一书在“提前发出日程表”部分中说道（27）：^[3]

会议召开者必须要提前预审会议内容，每一个人都知道会议的内容安排，以及应该做哪些准备。这里所说的会议日程表必须包括以下这些内容：

·此次会议将要传达什么信息。

·对于议程中的每一项内容，工作团队都需要做哪些事情以及需要达到什么样的目的？比如说，听完一份报告是需要非正式地交换意见还是要做出某项决定。

·会议参加者应该为整个会议安排多少时间。

·日程表上的每项议程大约需要占用多少时间。当整个会议的时间安排都已经拟定好了的时候，人们就可以选择和他们最密切相关的议程参加，而不必在大部分会议时间内一直听到别人讨论与自己无关的内容。

·会议参加者应该怎样为会议做准备。

·会议参加者应该为会议准备哪些材料。

你部门的会议在召开前如果做了如此的安排，会议的质量和效果在很大程度上就会得到保障。

当然在提前发出会议通知之外，就部门会议进行“充分的准备”，作为会议组织的一部分，还有其他的事务性工作也需要注意。具体比如说，一是排定会议议程的时候，将这些准备上会的议题大致梳理梳理，在议题排序中把握好这些议题彼此之间的内在逻辑性，能够使得会议组织者乃至参加者对于会议方向更易于理解或认可。二是准备好会议议程并在会前分发，使大家对于会议的总体安排在此有一个明确的统一的心理认知。三是要制定会议筹备的任务分工，如水、桌牌、话筒，材料印制等现场的任务分工，以及明确现场统筹的负责人等，保障会议开始后会务的有条不紊。四是作为会议组织的最终责任人，最好要安排时间，提前到达会场，抽查桌牌、材料摆放、话筒情况等的准备到位情况和工作质量。