（一）公務書信（公函）

1　公務書信的定義

公務書信又叫公函，函就是信。公函以前主要指官方機構之間進行公務往來的信件，是上下級機關、機構或不相隸屬機構、團體之間商洽工作、詢問和答覆問題，或向有關主管部門提出請求時所使用的一種最常見的應用文。

目前，公函的含義和使用範圍都有所擴大，包括社會團體、公司、企業之間聯繫事務，乃至因履行公務而對個人發出的書信，也都一併稱為公函。公函的受文一方可以是機構、團體、公司，也可以是部門或個人。

公函實際就是以機構、團體、公司、部門的名義發出的各類信函，其主要特點是內容集中、單一，形式靈活，不像其他公文種類要受某些規定的內容和格式的嚴格限制。

例如公函不一定使用正式的公文銜頭紙；有時公函亦不用擬寫標題；而且公函的印發數量一般較少，有的不必編號；一般公函只需按照普通函件的方式行文，簽字或加蓋公章後即可發出，使用起來較為方便。

2　公務書信寫作要點

■　公務書信（公函）主要以白話文撰寫，如適當加入文言成語和專用敬語套詞，效果更佳。

■　公函編號以放在信箋左上方位置為宜，這樣可便於打印、登記、歸檔和查閱。編號下另行寫上受函人的地址和姓名，這可便於使用有透明窗口的信封，也方便日後查閱和跟進。

■　重要的公函宜使用印有所屬機構名稱及地址的信箋（銜頭紙）。

■　公函的標題要將公函的主要內容濃縮提煉標出，讓受函者一看即知公函的主旨。港澳地區習慣將標題置於收信人稱呼下方的中間位置，這樣雖非不可，但若將公函的主要標題放在文件正上方高於寫收信人稱呼的位置，就能籠罩全文，也更規範。為了醒目，標題字號還可着色、放大或在標題下加畫橫線。

■　受函者所屬機構和受函者職銜、姓名，應寫在正文左上方頂格位置，並在後面加上冒號。機構名稱和姓名一般分兩行來寫。

■　凡正文每段起頭，應按中文規範空出兩個字位。若文字較長，為求條理分明，宜分段敘述，必要時再加上分段序數和代號。

■　發函人落款（橫式）應在文件的右下方，只寫發函者職銜和姓名；有的函件在打印時，須預留簽字位置。以機構、團體名義發函，署名後不用加「謹啟」、「謹覆」之類的敬語謙辭。

■　日期（橫式）應寫在文件右下方或最尾一行；日期統一用中文數字或阿拉伯數字標明發文年、月、日。

■　內地正式公函須加蓋機構印章。用印位置在緊貼發文日期的上方，要求「上不壓正文，下要騎年蓋月」。港澳私人機構重視個人簽名，有的也加蓋公章，因印章偏小，可蓋在靠日期正上方位置。

■　公函如附有其他文件，須在文件左下角位置以簡明提綱列出；文件若需分送其他人士或部門，應在此處列明副本分送之對象；如有必要，還可附上相關資料、地址及簡短說明。

3　公務書信格式

例　橫式政府公函

4　公務書信實例

（1）邀請信

機構、團體、公司等單位或個人因舉辦某項活動，需要別的單位成員前來參加，往往會發出邀請性質的信函，人們將這類信函稱之為邀請信。邀請信的寫作要點如下：

■　活動的性質——寫明事由、目的、意義、主辦單位、規模、主要來賓、參加單位等。

■　活動的內容——寫明是甚麼活動、時間、地點及活動方式等。

■　發出邀請——請誰？請來幹甚麼？是邀請出席、邀請致辭還是邀請剪綵？

■　祈請示覆——客人怎麼來？不來怎麼辦？為便於接待、安排活動議程及公佈情況，此前需落實對方意向如何，請對方明確回覆。

■　落款——由誰或以何種身份邀請？寫明邀請單位或個人名銜，加以簽字，並寫明落款日期。

例①　專家會議邀請信

例②　祝捷酒會邀請信（稱謂後置）

（2）陳情信

例　免稅陳情信

（3）求助信

例　請求贊助信

（4）回覆信

回覆信的寫作要點如下：

■　表示已收到來信，不忘感謝之意。

■　由受信人或受權人扼要複述對方來信的中心內容。

■　表明受信人對來信詢問、要求的基本態度。

■　將處理結果通知對方，盡量給對方一個滿意的答覆。

■　受信人應在回覆信上親筆署名或由受權人加以說明。

例　回覆接受邀請信

（5）批覆

批覆是答覆請示性事項的公函。下屬部門或單位有重要的事，或有急需上級機構幫助解決的問題，寫一份反映情況，提出解決問題設想的請示，請求上級給予批准或指示。上級機構主管或負責人要及時閱讀和處理來文，對如何解決問題或開展工作提出想法和意見，作出表態，並要求其按照上級的意見執行和辦理。這類針對來文的批答性公函便叫批覆。批覆的行文，意見要具體，態度要明確，重點要突出，便於下級機構遵照執行。

例①　恢復建制批覆

例②　歷史文化名城批覆