上编 党政机关公文格式处理与党政机关公文写作

第一章 党政机关公文总论

第一节 党政机关公文概述

一、党政机关公文的概念

中共中央办公厅、国务院2012年4月6日发布，2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》作为党政机关处理公文的标准与规范规定，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

二、党政机关公文的特点

（一）政治工具性

党政机关公文是党和国家进行管理活动的工具，是党政机关行使职权的一条重要渠道。它是传达贯彻党和国家的方针政策，发布各种法律、法令、法规、规章，施行各种管理措施，请示和答复问题，指导、布置、商洽工作，报告情况，交流经验的工具，体现的是党和国家的根本利益，反映的是中国共产党机关和国家行政机关的意志。因此，党政机关公文的制发是一种政治活动，是国家党政机关行使其管理权力的政治工具。这是我国党政机关公文的本质特征。

（二）法定权威性

党政机关公文是由党政机关的特定机构和工作人员制作的，其作者是法定的。同时，党政机关公文的阅读、处理也有专门的规定，具有法定的程序。因此，党政机关公文代表党和政府的意志和态度，其制作、内容、阅读、处理都有严格的规定，在其发文范围内，具有行政约束力和法定效力。在特定领域内，党政机关公文是权力和威信的象征。

（三）程式规范性

党政机关公文的种类、格式和制发程序等，都是由国家有关部门统一规定的，具有程式性、规范性，不能任意改动。党政机关公文的规范性主要表现在以下三个方面：

一是党政机关公文的种类。国家对党政机关公文种类的规定非常明确，而且各种党政公文的适用范围是有所不同的。因此选择正确的党政公文文种，是进行党政机关公文写作的关键。

二是党政机关公文的格式。每一种党政机关公文的制作，从标题、正文、结尾到落款都有特殊的规定和要求。党政机关公文的目的能否实现，与公文格式是否正确也有关系。

三是党政机关公文的处理有一定的程序。从发文到收文都要经过一系列手续。

第二节 党政机关公文的作用和类型

一、党政机关公文的作用

党政机关公文是中国共产党机关和国家行政机关管理党务和政务的工具，有明确的目的和功能。归纳起来，党政机关公文的作用大致有以下几种：

（一）知照作用

党政机关公文是党政机关之间协商和联系工作、协调行动的重要手段。党政机关通过公文沟通情况、接洽工作、交流思想，以便党政机关的上下左右联系起来共同解决有关问题。例如上级机关的通知、批复，下级机关的请示、报告，不相隶属机关的函以及纪要等都能起到互相知照的作用。有些党政机关公文如通告、公告、通报等有晓谕、启事和动员的意味，实际上也是一种知照作用。

（二）凭证依据作用

党政机关公文是机关与机关之间联系工作和开展活动的书面证据，它体现了制发机关的意图，收文机关处理公务时以它作为依据和凭证。上级党政机关制发的公文是上级党政机关对党、国家、社会管理的意图、措施、要求的凭证，是下级党政机关解决各种管理问题的依据。下级党政机关制发的党政机关公文是该机关对党、国家、社会管理的意图、措施、要求和管理情况的凭证，也是上级机关批复和进行决策的依据。平行机关或者不相隶属机关制发的党政机关公文，是他们之间交流情况、商洽工作的凭证和依据。另外，党政机关公文还是机关之间在处理有关公务纠纷时的凭证。

（三）指导作用

上级党政机关通过公文向下级机关传达方针政策、作出工作部署、提出工作意见等，上级的意见就是对下级的指示，要干什么、该怎么做都应该按上级的具体安排执行。除此以外，当下级机关工作中遇到某些实际问题而上级又不便做出具体安排时，上级机关的公文可以起到一种引导作用，下级各单位可结合自身情况参照执行，如意见等。

（四）限制作用

国家党政机关发布的命令、决定、通知、通报等，在其所属范围内具有限制性，所有人、所有单位都必须贯彻执行，不得违反。

（五）晓谕作用

晓谕作用就是党政机关公文的宣传教育作用。党政公文是宣传党和国家的方针政策以及法规的主要渠道。通过党政公文的传播，可以让群众了解党政机关的意图，统一认识和看法，使工作能更好地开展。如通告、公告、通报等均有晓谕、动员的意味。

二、党政机关公文的分类

由于党政机关公文来源、性质、作用和使用范围各不相同，党政机关公文的分类有不同的标准，从而把党政机关公文分成不同的小类。

（一）按行文方向分

1．下行文。上级党政机关向下级党政机关的行文，如决议、命令、决定、指示、批复、通知等。

2．上行文。下级党政机关向上级党政机关的行文，如报告、请示等。

3．平行文。不相隶属的机关之间互相行文，如函。

（二）按使用范围分

根据中共中央办公厅、国务院2012年4月6日发布的《党政机关公文处理条例》的规定，党政机关公文种类有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等十五种。

（三）按作用分

1．指挥性公文。上级机关制发的用来对下级机关进行指挥、管理的公文。如命令（令）、决定、批复等。

2．报请性公文。下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或请求指示、批准的公文，如报告、请示等。

3．知照型公文。将有关事项和要求告知大众的公文，如公告、通告、通知、决定、通报等。

4．商洽性公文。与有关部门商量探讨问题的公文，主要是函。

5．记录性公文。用来记载会议内容，传达会议精神、议定事项等情况的公文，主要是纪要。

（四）按秘密等级分

公文按秘密等级分为秘密公文、机密公文、绝密公文。

（五）按紧急程度分

紧急程度是公文送达和办理的时限要求。公文按紧急程度可分为一般公文和紧急公文。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

第三节 党政机关公文的行文规则

行文规则是公文在运行传递中遵循的法则。《党政机关公文处理条例》第四章对行文规则作了具体规定。要了解党政机关公文的行文规则，必须先了解并正确地确定党政机关公文的行文关系、行文方向、行文方式。

一、党政机关公文的行文关系、方向与方式

（一）行文关系

行文关系是保证党政机关工作正常运转的组织关系在公文运行中的体现。党政机关的组织关系主要有以下几种：

1．上下级关系，即领导与被领导关系。如中国共产党中央委员会与省委之间；省委与市委之间；县委与乡（镇）党委之间。行政管理系统的国务院和省政府、市政府、县政府、乡政府之间；省政府内一个厅内的厅和处、科之间，都是领导和被领导关系。

2．隶属关系，是指同一垂直组织系统中有直接职能往来的上下级机关之间的关系。如省委和市委之间；县委和乡（镇）党委之间。省政府和它所管辖范围内的市政府、县政府之间，省政府内的一个厅内的厅和处、科之间的关系。

3．非隶属关系，是指不是同一垂直系统，不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间。

根据党政机关组织原则和工作需要，有隶属关系的上下级之间，上级可以向下级行文指挥、布置工作，了解情况，处理问题，回答请示询问；下级按照上级来文精神开展工作，向上级行文报告情况，请求帮助和指示。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。没有隶属关系的机关之间，由于不存在直接的领导与被领导关系，当然也不会发生隶属机关那种行文关系。他们之间如果需要联系、沟通、协调或共同办理事务，则可通过知照性行文进行协调，或用联合行文方式共同办理。

（二）行文方向

行文方向，就是以发文机关为立足点，根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的党政机关单位运行的去向。

公文的行文有三个方向，即上行、下行、平行。

1．上行，即公文向发文机关的上级机关运行。

2．下行，即公文向发文机关的下级机关运行。

3．平行，即公文向发文机关的不相隶属的单位运行。

（三）行文方式

行文方式是根据工作需要和机关单位的组织关系决定的行文的方法和形式。其种类比较复杂。下面从三个方面将其分类。

1．从确定收文机关或行文对象的范围分。（1）逐级行文。行文机关向自己的直接上级或直接下级行文；（2）普发行文。行文机关向所属的所有机关一次性行文；（3）通行行文。行文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。

2．从发文机关的数量分。（1）单独行文。只有一个机关署名发出的公文。这种公文内容只是一个机关的意图代表。绝大多数公文都采取这种方法行文；（2）联合行文。公文由两个或两个以上平行机关联合署名发出的公文。这种公文的内容，是两个或两个以上平行机关单位的意思代表。这种行文方式，只是在行文内容同时涉及两个或两个以上平行机关，并经双方或多方协商一致后，方能采用。

3．从确定行文对象的主次分。（1）主送。行文机关直接针对于行文内容关系最密切，要负责处理、回复、贯彻、执行的机关单位行文。这种行文的受文机关称为主送机关；（2）抄送。行文机关在主送同时，向需要了解行文内容，但不负责处理或执行的机关单位行文。

二、党政机关公文行文规则的内容

行文规则是行文的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系在公文运行过程中的体现。《党政机关公文处理条例》第四章的《行文规则》的第十三条到十七条对行文规则进行了规范。

（一）党政机关公文行文的一般规则

党政机关公文行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（二）向上级机关行文的规则

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1．原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2．党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3．下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4．请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6．受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）向下级机关行文的规则

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1．主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2．党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

3．党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4．涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）联合行文规则

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第四节 党政机关公文的拟制

党政机关公文拟制是指公文的起草、审核、签发等程序与工作。

一、公文的起草

起草是将公文成文的过程。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。起草公文前应深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门的意见，力求达成一致。

起草公文应注意以下问题：符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；文种正确，格式规范。

二、公文的审核签发

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核是指对草拟好的公文的审查。此工作由机关负责人负责。审核的内容包括：

1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2．内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3．涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4．文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5．其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

三、公文的签发

签发是发文机关领导人对已审核的文稿进行最后审定，使之成为最后定稿或批准印发的决定性工作。

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

根据签发人的身份、地位及公文处理程序，签发可分为下列类型。

1．正签。即签发人在自身法定职权范围内签发公文。

2．代签。即根据授权，代他人签发，如正职领导人因公外出，经授权由主持日常工作的副职领导人签发。

3．核签。指下级机关的重要发文请上级领导人签发。

4．会签。会签适用于联合行文。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第五节 党政机关公文的办理

党政机关公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

一、收文办理的主要程序

收文是对公文的接收、办理等工作，其过程包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等环节。

（一）签收

签收是外部公文经传递到达本机关之后的接收工作。收文机关对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记

登记是指对公文的收进、运转、处理进行登录。凡属于正式来往的公文必须登记，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审

初审是对收到的公文进行初步审核。初审的内容包括：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办

承办是机关有关部门对公文的阅读、贯彻、执行、办复等具体办理公文、执行公文精神的活动。承办是公文处理的中心和核心环节。

承办公文要求如下：

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅

传阅是指根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办

催办是指及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，避免出现公文积压、办事拖拉的现象。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办的方式有电话催办、信函催办、登门催办、会议催办。

（七）答复

答复是指将公文办理的结果及告知来文单位。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

二、发文办理的主要程序

（一）复核

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制

公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

三、公文的整理归档

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第六节 党政机关公文的格式

党政机关公文的整体格式包括文面格式、排版格式、用纸格式和装订格式四大部分内容。

党政机关公文的文面格式由版头、主体、版记三大部分组成。《党政机关公文格式》中规定了公文格式的18个项目，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目都要围绕着主体部分的正文，从不同的方面、不同的角度反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式和内容相结合的有机的系统，使党政机关公文在传递过程中能够得到正确的处理，发挥各自应有的作用。

一、党政机关公文的文面格式

党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

按中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布的《党政机关公文格式》规定，将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分割线以上的部分称为版头；公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分割线以下、末条分割线以上的部分称为版记。

（一）版头

公文的版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分割线等项。

1．份号。份号是公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限。密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3．紧急程度。紧急程度表示公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4．发文机关标志。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5．发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6．签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7．版头中的分隔线。版头与主体之间应有分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

公文的主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等项。

1．标题。标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2．主送机关。主送机关指公文的受理机关，是负责办理公文内容的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关名称编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见版记中抄送机关的标注方法。

3．正文。正文是公文的主体或中心，用来表述公文的具体内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4．附件说明。附件说明指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5．发文机关署名。发文机关署名应署发文机构全称或者规范化简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

6．成文日期。成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7．印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（1）加盖印章的公文

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（3）加盖签发人签名章的公文

签名章一般用红色。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

8．附注。附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

9．附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

公文的版记部分包括版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期等项，是印刷“出版”的标识。

1．版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2．抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3．印发机关和印发日期。印发机关即公文的送印机关，指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发日期即送印日期，指把公文文稿送往印刷的日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

二、党政机关公文的特定格式

按中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布的《党政机关公文格式》规定，党政机关公文的特定格式包括信函格式、命令（令）格式和纪要格式。

（一）信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见主体部分加盖签发人签名章的公文的标注。

（三）纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

三、党政机关公文的其他格式

（一）公文的页码标注

页码位于版心外。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（二）公文的表格排列要求

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（三）公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。

四、党政机关公文的式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。

第七节 党政机关公文的写作要求

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。由于党和国家机关表达意志的公务文书具有特殊地位和功能，决定了党政机关公文写作是一项严肃的政治性、政策性极强的工作，其撰写和处理必须严格遵守《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，做到科学化、制度化、规范化。

一、党政机关公文主旨的写作要求

任何一篇公文都有行文目的，所以说公文必有主旨。公文的主旨和一般文学作品有很大的不同，其主旨是指作者为达到其自身特定的写作目的，而通过选择适当的公文内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向等。它是一篇公文的统帅和灵魂。在撰写公文的过程中，主旨一旦确立，即对材料、结构、语言及表达方式等起到制约作用。因此，正确地确立主旨，使其合乎要求，是写好公文的前提。

（一）确立主旨的原则

1．符合国家法律法规和党的理论路线方针政策。《党政机关公文处理工作条例》第十九条规定公文起草应符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，这一原则是非常明晰的，在公文主旨的确立上人们都必须普遍遵守。因此作者必须在政策、法规的框架内去起草公文。

2．符合发文机关意图或领导意图。《党政机关公文处理工作条例》第十九条规定公文起草应完整准确体现发文机关意图。发文机关意图一般通过领导意图体现出来。领导意图，是发文机关意图或领导对公务的基本看法。领导意图来自两个方面。一是本机关工作实际。二是上级机关的指示，包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。

公文的作者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图，大多数情况下是形成公文主旨的观念形态，有的则直接是公文主旨。公文作者要从中确定一个主旨，或者直接传达主旨。

3．根源于实际需要。公文的写作，除了是政策法规和发文机关意图或领导意图外，本身还是实际需要的产物。党政机关公文都是根据社会的实际需要而产生的，其主旨也是根据实际需要而确定的。

4．产生于调查研究。公文主旨的确立，是公文作者在调查研究中完成的。作者在领会了领导意图和实际需要后，就着手收集材料了。在调查研究过程中，只有全面充分地占有材料，反复深入地分析研究材料，才能从中找出意图、需要与材料之间的内在关系。也只有这样，才能准确、深刻、全面地得出既符合领导意图又符合实际工作需要的认识结果，主旨也就随之形成。作者在调查研究中，也可能发现意图、需要与材料相偏颇和矛盾的地方，作者应及时与领导一起斟酌、修改，共同归纳出科学的、符合客观实际的主旨。

5．提炼于作者群体。公文主旨的确立，不完全取决于作者个人，同样，主旨的深化和提炼也是如此。在公文写作中，作者大多是奉命而作，既受制于具体工作的需要，又受制于机关和领导的意图，初稿形成后，往往要经过自上而下或自下而上各个环节的斟酌、检验。有些内容重要或涉及范围广的文稿，常常要事先发提纲、草稿或讨论稿，听取各方面的意见，经过多次讨论、修改，最后才正式定稿。所以，公文往往是集体创作的结果，其主旨是群体思维的结晶。也正因为如此，公文的主旨较少或根本没有作者个人的感情色彩。

（二）提炼主旨的要求

1．正确。公文经常和实际工作、具体问题直接挂钩，所以其主旨必须正确。所谓正确，就是指公文的主要思想和观点必须符合客观规律，符合国家的方针、政策和法律、规定，能够对实际工作、具体问题的解决起指导作用，经得起实践的检验。公文只有具有了正确的主旨，才具有社会意义。

2．鲜明。公文是针对特定受文者的，是指导受文者具体工作的，因此主旨必须鲜明。所谓鲜明，就是文稿所要表达的主旨必须明确，观点和态度要清楚，不含糊，不模棱两可。汉代王充在《论衡》中说：“口则务在明言，笔则务在露文”，所谓明言、露文，就是主旨的表达必须鲜明，要求作者旗帜鲜明地说出自己的观点，表明自己的态度。

公文的主旨之所以要求鲜明，是由其目的、内容和传播方式所决定的。党政机关公文往往具有行政效力或法律效力，其主旨鲜明就显得尤为重要了。

3．单一。公文的主旨还要求单一。所谓单一，也就是要集中笔墨，讲一件事情、一个问题或一个中心，不能枝节过多。正如古人所说：“宾可多，主无二，文之道也。”（魏际瑞：《伯子论文》）

4．周严。公文的主旨必须周严。所谓周严，就是起草者的思维要严密，具有逻辑性，在反映客观事物时，不能自相矛盾、纰漏百出，甚至语言文字的表现也力求简洁、明了，不能产生歧义。

（三）确立主旨的方法

1．尽可能掌握真实、全面的材料。材料是写作的基础，也是提炼主旨的依据。党政公文写作的材料不同于文学创作，有从实际调查中得来的基本材料，也有从政策、法规和机关领导意图那里得来的理论性材料，公文的主旨就从这些材料中提炼出来。

要确立正确、鲜明、单一、周严的主旨，作者只有从全部材料出发，才可避免主观片面，保证主旨的全面性和科学性。这也是和人的认识规律相一致的。

2．要正确地分析提炼主旨。除了掌握全面充分的材料外，提炼主旨还需要科学的思维方法，只有对材料进行缜密、细致、科学的研究分析，才能通过现象认识本质，这样的主旨才能正确、鲜明。

3．要反复提炼。主旨的提炼不是一次就能够完成的，这和人类对事物需要反复认识的道理是一样的。因此，要正确地把握事物的本质，提炼主旨，就要不断地收集材料和分析材料。

二、党政机关公文材料的选用

党政机关公文的写作离不开材料的使用，材料是公文的基本要素之一，对提炼公文的主旨起着基础和依据的重要作用。有什么样的材料，就能提炼出什么样的主旨。主旨能否正确、鲜明、单一、周严，很大程度上取决于材料的优劣。党政机关公文写作中使用大量的事实、数字作为论据体现主旨，而这必须以材料作为支柱。

党政机关公文的材料按内容可分为理论材料和事实材料。凡是经过历史和现实实践检验并造成一定影响的人类思想成果即道理和观点都可以成为公文的理论材料。这类材料的真理性有两种情况：一种是经过确切证明了的科学材料，一种是约定俗成为人们所公认的材料。具体地说，主要包括以下几个方面：科学原理、公理定式、政策法规等。事实材料又称实证材料，是公文最有说服力的部分，因为公文是依据事实、处理事实的。因此，事实是公文写作的主要对象，事实材料是公文的基本材料。事实材料包括经验材料、实验材料、调查材料和统计材料。

（一）党政机关公文材料的选择

1．要符合表现主旨的需要。选材要少而精，要为表现主旨服务，这是选择材料的最基本原则。在写作过程中不但与主旨相游离、相违背的材料不能入选，就是那些虽能表现主旨，却软弱无力或彼此简单重复的材料，也应该舍弃。材料不当，就不能有力地表现主旨，甚至歪曲主旨。

因此，只有在深刻理解公文主旨的基础上，善于识别和取舍材料，使材料更好地为表现主旨服务，才能使公文变得精炼、充实。

2．要真实、确凿。真实而确凿的材料是公文具有说服力和感染力的保证。所谓真实，有两层含义，一是指材料具有严格意义上的真实性，二是指材料在本质上能反映事物的真实。

因此，公文的事实性材料要严格地符合客观事物的原貌或实际情况，即文中所写的人物、事件、时间、地点、数字、原因、结果等，都必须是现实社会中存在的，不允许无中生有，也不容许夸大缩小和张冠李戴。一般而言，公文材料的选用必须遵守这一真实要求，即“事实真实”，否则，就会影响公文的执行。其次，公文中的事实材料还要能从本质上反映生活的真实面貌。

所谓材料的确凿，是指公文的材料既要准确无误，经得住核实，又要用得恰当贴切，引用别人的话不能有丝毫误差，不管引用的是全文或完整的一段话、一句话，还是摘引别人文章中的话，都要做到字、词、句、标点完全与原文一致，决不可马虎从事或随便篡改、增删；同时，还必须与原意相合，切忌断章取义、削足适履。

3．要典型。所谓典型材料，就是某一类事物中最具有代表性的事例或材料，它是具体的、个别的，富有鲜明、独特的个性；同时，又最能体现同一类事物的本质特征和普遍意义。它是个性与共性的统一，具体性与普遍性的统一。如果说选材要为表达主旨服务只是要求材料和观点应有有机的联系的话，“典型化”则更进一层，它要求作者以百里挑一的态度去遴选材料。不用则已，如用最好能获得以一斑而窥全貌，以一目尽传神的效果。

4．要新颖。所谓新颖，就是说材料要有新鲜感，不能重复，这是完满实现作者意图的重要保证。这就要求筛选材料时应先注重选用那些在社会现实中出现的新材料。这些新材料可以是社会中亟待重视的新情况、新问题、新矛盾，也可以是现实社会中出现的新典型、新经验。

（二）党政机关公文材料的使用

材料的使用与材料的选择密切相关，不能截然分开，而且材料的使用牵涉到公文的结构和表达。这里仅从取舍、详略、组合几方面作一些简略的说明。

1．取舍。按照选材的一般要求，在大量素材中筛选出来的材料，在写作过程中有时可能会全部派上用场，但是，起初打算选用而最后终于淘汰的情况也是很多的。这就是我们所说的使用材料时的取舍工作。

取舍一般应遵循两条原则。一要根据主题的需要，保留能有力地表现主题的材料，舍弃那些与主题无关或不甚贴切的材料。二是各个材料组合在一起的作用大于单个材料简单相加之和，也即所举的每个例子都有其特殊性和代表性，合在一起对于主题的表达和深化能够起到相辅相成、相得益彰的作用。否则，若是罗列了许多同类材料，只能使人感到啰嗦重复，那还不如只留其中一两个最有表现力和代表性的例子为好。

2．详略。详略，是指表述材料、说明观点时用笔的轻重、繁简。在公文的写作中，作为主要论据的材料应写得详细些，辅佐性的材料要简略写，这样才能收到重点突出、主次分明的效果，并且有利于对公文的理解与执行。

3．组合。材料的组合，是指根据材料的性质及其相互关系，将材料合理归类使用。组合材料应注意以下两点：一是用来说明同一问题的材料要互相支持、扶助，而不可互相矛盾、排斥；二是根据材料的性质和分量决定其在结构中的位置和排列顺序。

三、党政机关公文结构的写作要求

党政机关公文的结构是指党政机关公文内容的组织和构造。如果说主旨是文章的灵魂，材料是文章的血肉，结构则是文章的骨骼。人如果只有灵魂、血肉而无骨骼，则不成其为人；文章如果只有主旨、材料而缺少结构，也不成其为文章。

但是党政机关公文的结构和一般文章的结构有明显不同之处。首先就是要求不同。党政机关公文强调结构的格式化、程式化。其次是内容不同。一般文章的所谓结构，主要是如何安排材料的问题；而党政机关公文的结构，除了材料的安排问题，还有一个格式问题。党政机关公文有固定的格式要求，这里要讲的结构，主要是党政机关公文正文部分的材料安排问题。

（一）党政机关公文结构的原则

党政机关公文的正文，实际上是一篇完整的文章，有开头、主体和结尾。安排公文结构时，要遵循以下的原则。

1．准确反映客观事物的内在联系和客观规律。党政机关公文是处理党政机关实际事务的工具。实际的事务活动是多种多样的。有的按照客观发展变化的自然顺序进行；有的按照事理的逻辑联系开展；有的一环扣一环，联系紧密；有的忽东忽西，似无章法。然而，作为客观事物，其发展变化必然有内在的根据、内在的推动力、内在的规律性。我们必须通过科学的分析，把所要说明的事务活动的内在规律找出来，然后再考虑相应的结构方式。哪一种结构方式能够正确、明晰地说明有关事务活动内在规律的，就采取哪种方式。这样的结构，才有利于受文者理解公文的内容，把握事物的规律，有效地开展实际活动。

2．要为说明主旨服务。运用材料撰写党政机关公文的根本目的是说明主旨，让受文者根据主旨的要求去办理具体事务。因此，考虑正文结构时，哪些材料先写，哪些材料后写，哪些材料详写，怎样分层设段，是先总后分还是先分后总等等，都要以鲜明、突出、有力地说明主旨为原则去考虑、去安排。否则，撰写公文的目的就难以达到。

3．要适合公文文体、文种的要求。党政机关公文作为文章的一个分支，也包含了许许多多的文体、文种。这些文体、文种，在结构上有共同的地方，也有自己的特点。如报告和请示的正文结构就是不一样的。所以，设计党政机关公文的正文结构，就不能不考虑文体、文种的因素。

（二）党政机关公文结构的方法

党政机关公文的正文，由于撰写具体目的不同，要说明的事理有别，其结构安排方法，也是多种多样的。下面分四个方面介绍。

1．层次安排的方法。层次，是说话作文内容的次序，是指公文内容各个大的组成部分及其次序，是撰稿者认识和说明事物的思维过程、步骤在公文中的反映。每一个事物，既是一个相对独立的整体，又可以分为若干个部分；其发展变化，既有连续性，又有阶段性；客观矛盾也既有相互联系，又有各自独立的各个侧面；人对客观事物认识的思维也有一定的过程和步骤。划分层次，就是把客观事物实际存在的部分、阶段性、矛盾侧面、思维步骤，按照一定的标准分成若干个既有相对独立性又相互联系的部分。安排层次，就是将划分好的若干部分，根据说明主旨的需要，合理地安排先后次序。一篇公文如果层次的划分和安排得当，就大体做到了条理清楚、层次分明。要说明的是，划分层次的工作，一般在确立主旨和选择材料时已基本完成，所以在这里主要是介绍安排层次的方法。

（1）并列法。并列法就是一种以平等的、并列的关系来安排层次的方法。这种方法，常常表现为几个观点和几个问题在内容上共同为说明主旨服务。在叙述它们的时候有先后问题，但在具体内容上它们没有谁先谁后、谁主谁从的意义。决定里的几条内容，报告里的几方面情况，请示里的几条理由，计划里的几项任务、几条措施，许多都是用并列法安排的。用这种方法安排层次的好处在于：概括面广，可以井然有序地从多方面说明主旨。但是要注意：各层次之间必须有内在的联系，不能互相矛盾、重复、包容；分类标准、角度要一致。

（2）递进法。递进法是一种或者按照事物发展的先后次序，或者按照事理的层次逐层深入的关系来安排层次的方法。这种方法中的各个层次之间，不仅在说明的时候有先后次序的问题，而且在内容方面也存在实际的先后次序问题。这种先后次序一般是不能打乱的。

用递进法安排层次的好处，在于它按照事物发展或事理发展的先后次序，有明显的逻辑上的严密性，人们也容易理解和接受。不过使用这种方法时要注意：事情和事理的先后顺序必须是确实存在的，而且是实质性的，否则，也不能很好地说明问题。

2．段落安排的方法。段落，是文章根据内容划分成的部分，是公文结构、材料安排、意思表达的最基本的单位，每个段落都有一个（也只能有一个）完整的意思。它是撰写者的思维步骤及其表达上的转折、间歇的反映。段落形式的明显标志，就是每段起始都空两格书写，一段结束就换行。所以，合理地划分和安排段落，有助于公文内容有层次、有条理地表达。可以帮助受文者根据撰稿者的思路，理清公文的层次，了解、把握公文的内容。段落层次对于确保公文的质量和效用起着关键作用。

公文的段落，一般比较整齐，一个词的段落极少，只有功能意义没有实际思想意义的段落也极少。至于段落安排的方法，和层次安排的方法一样，常用并列法和递进法。

3．连接、转折的方法。公文在结构中的连接、转折和其他文章有明显的不同。

（1）普遍地使用序数。其他文章也使用序数，但没有公文普遍。序数的使用，既使公文各部分的连接、转折显得简单、明确，又使公文的层次、段落的划分、安排变得更加清楚和有条理。这就十分有利于受文者理解和把握公文的内容。所以，大多数公文都用序数。

结构序数可以分为许多层，使用时要注意习惯的层次顺序。一般是这样的：

第一层，用汉字的一二三四……在每个序数后用顿号，即一、二、三、四……顿号一般要占一格。有时不用顿号，特别是序号作为小标题时，在序号与小标题间空一格即可。

第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）……。用了括号，就不再在括号外用任何标点符号。

第三层，用阿拉伯数字1234……。用法同第一层。

第四层，用半圆括号阿拉伯数字（1）（2）（3）（4）……。用法同第二层。

在一篇公文中，如果层次不多，可直接用第一、第二、第三层的序数，不宜直接用第四层。

四个层次的叙述的顺序不能颠倒，也不能混用。

（2）经常地使用表示衔接和转接的词语和句式。这些词语、句式大多数用在开头与主体，主体与结尾，层次与层次，段落与段落，层次与段落的过渡、转折的地方。

常用的词语有：以下、如下、以上、是、现，将、即、总之、为此、对此、因此、但、但是、不过、一些、另一些、一方面、另一方面、另外、有的、同时、还有、此外、一律、所有……

常用的句式有：

现将……如下……

具体做法是……

主要表现在以下几个方面……

以上……说明……

综上所述……

……

序数和衔接、转折词语、句式的使用，固然有使人一读就知道这一层和前一层，这一段和前一段所表达的内容的不同和相关，但使用时仍然要慎重。表达的内容的确存在需要衔接或转折的意义才可用，否则就不要用。

4．头尾圆合法。“头”就是文章的开头部分的一段话或几段话；“尾”就是文章结束部分的一段话或几段话。它们是文章结构的有机组成部分。我国的“凤头豹尾”之论，精辟地说明了开头和结尾在文章中的重要作用。

关于党政机关公文的开头和结尾，说明三点：

（1）党政机关公文开头的方法。许多文章的开头，讲究“曲”，禁忌“直”，而公文的开头，则讲究“直”，禁忌“曲”。要开门见山，直话直说，能吸引受文者读完全文。

党政机关公文的开头，为符合上述要求，一般采用“摆出要点”的方法，具体有如下几种方式：

交代式。即开头先交代撰写缘由，以帮助受文者准确地把握公文的内容。

结论式。即把对事情或问题的认识、评价以及所采取的对策和措施在开头处写出。

概述式。即开头简明扼要地叙述主要情况，概括介绍所取得的主要成绩、经验或人物的主要事迹，使受文者对公文主要内容有大致了解。然后再进一步弄清具体情况和实际内容。

简要式。即文章一开始先简要介绍有关单位、部门或有关事件、人物的基本情况，让受文者有一个概括的总体认识，从而产生阅读下文的兴趣。

（2）公文结尾的方法。在党政机关公文中，除了简短的命令、通知、通告、公告、函等既没有专门的开头部分，也没有专门的结尾外，还有一些公文，虽然篇幅较长，但从实际出发，主体部分内容写完即结束，也没有专门的结尾部分。常见的公文结尾有如下几种方式：

期请式。即在结尾处写几句期望和请求性的话，请求、报告、函等经常使用这种方式。

总结式。即用揭示主旨，总括全文主要意思的话结束全文。

说明式。即把需要补充说明的内容写在公文末尾。

号召式。在公文结束时，向有关方面、有关人员提出要求，发出号召。

（3）开头和结尾照应的方法。党政机关公文的开头和结尾，隔着主体，只有做到互相照应，才能做到首尾圆合，全文浑然一体，既可以给人一种结构上完整的感觉，又可以收到概括全文、突出主旨、加深受文者印象的效果。

开头和结尾互相照应的方法，在不同的文种中是有所不同的。在请示里，往往开头写“特作如下请示”“现就……请示如下”。结束时写“上述请示是否妥当，望予批示”。在报告里，常常是开头写“现将……报告如下”，结束时写“以上报告如无不妥，请批转……执行”，或者写“上述报告，如有不妥请指示”。

四、党政机关公文语言的写作要求

党政机关公文的语言是表达党政机关公文的内容必不可少的重要因素，党政机关公文在长期充当处理实际问题的工具中形成了自己鲜明的语言特色。党政机关公文的语言，受制于党政机关公文的性质、内容、功能，具有准确、简朴、庄重的鲜明特点。撰写党政机关公文时，应根据这些特点和要求，选词造句，组段成篇，使党政机关公文语言能更好地为表达内容服务。党政机关公文应打造良好文风，反对“八股”文风与“假大空”文风，做到下列要求。

（一）准确

准确，就是恰如其分地说明情况、表达思想。具体而言，包括用词、造句和构段等方面。

1．用词准确。在党政机关公文写作中要注意以下几点：

（1）要认真分辨词类。词按照其在造句时所起作用的不同，可以分成实词和虚词两大类。实词能单独充当句子成分，包括名词、动词、形容词、数词、量词。虚词不能单独充当句子成分，包括副词、连词、介词、助词、语气词、叹词。各词类因其性质不同，其语法特点也不同。在公文撰写中要做到用词准确，就要分清词性，辨别词类，了解其语法特征，否则，选用时就容易产生错误。

（2）要精心辨析词义。汉语中同义词或近义词非常丰富，这是我们民族语言丰富严密的一个重要标志。精确、细致地区分各相近词义之间的细微差别，有助于公文正确地说明情况、表达思想。例如，党政机关公文在讲到收获时常常使用“成绩”“成果”“成效”“成就”等词，这几个词是同义词，基本意义一样，但分量和侧重点不同。“成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在工作中取得优良成绩”。“成果”则用在事业中取得的较大收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。“成效”侧重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。“成就”是指事业上取得很大的成绩，如“我国的改革开放事业取得举世瞩目的成就”。

2．造句要合乎语法规则，合乎逻辑。词语只是语言或文章的“建筑材料”。要表达一个完整的意思，还必须按照一定的语法规律和意义联系把词和词组组成为句子。如果不合语法或不合逻辑，就不能清楚、正确地起到说明情况和表达思想的作用。

在造句方面，要注意以下几个方面：

（1）句子成分要完整。句子是文章的基本单位，无论长、短，结构都要完整。如果随意省略了某些必要成分，就会造成句子残缺不全，不完整。常常表现为：有的缺主语，有的缺谓语，有的缺宾语等等。

（2）词语搭配要恰当。在句子中，词语搭配要按照一定的语法规则和生活逻辑进行组合，以符合客观事理和阅读习惯。词语搭配不当的毛病，主要表现为主谓不合、动宾不合、附加成分和中心词语不搭配等。

（3）造句要合乎逻辑。句子通顺，除了要合乎语法规则外，还要合乎逻辑要求。有些句子语法上没有什么毛病，但是概念不清，判断和推理不当，不合事理，就是不合逻辑的表现。

（4）正确使用关联词语。复句中分句之间的意义关联常用关联词语来表达。正确使用关联词语，能够使分句之间连接得更好，意义表达得更为严密、清楚。但关联词语的运用，要遵守约定俗成，不能随便乱用。常见的错误：一是把近似关联词语混淆起来，二是因为句子过长，前后关联词语不能互相照应。

（二）简朴

简朴，就是简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。

要使党政机关公文语言达到简朴的要求，撰写者应做到：

第一，实事求是，实话实说，不说假、空、套话。

第二，叙事说理，开门见山。主旨确定后，就要“话不离题”。

第三，遣词造句惜墨如金，力避堆砌、重复。

第四，不需过分修饰雕琢，力主明白直接。

（三）庄重

庄重，就是端庄、郑重，是发文机关办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是党政机关公文强烈的权威性或党政约束力的要求。

党政机关公文在语言运用上要达到庄重，起码要做到两点：

1．要用规范的书面语言。党政机关公文的用词造句，要按照现代汉语的规范要求。一般不要使用口语、方言、土语，要使用书面语言，因为书面语言比口语端庄、郑重。

2．恰当使用专用语。在长期的党政机关公文实践中，由于行文关系、法律关系或处理程序等的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，这些专用语已基本规范化、定型化，具有事务含义确定性，它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，自然地增强了简明、庄重的语体风格。

党政机关公文专用语主要有下面几项：

（1）开头用语。常用于行文目的、依据、原因、伴随情况等的有：根据、按照、遵照、依照、为、为了；关于、由于、随着；目前、当前；兹、兹有、查、奉等。

（2）承启用语。专用于承接上文、引起下文的一类词语。结构特点是：多以一介词承接上文。承启用语所承接的上文较为简短，引起的下文一般是主体部分，并多以条款式表述。

有的说明目的，如：为此、为了。有的说明依据，如：根据、遵照、依照、按照。有的引起下文，如：特作如下通知（决定、规定、决议）；提出如下意见；拟采取如下措施；以上报告（措施、规定）；上述、综上所述等。

（3）结尾用语。如：希认真贯彻执行；希结合你单位具体情况参照（或研究）执行；如有情况（或意见等）随时反映；特此函达（告）、特此通知（通报）、并希见复、即希查照；以上请示（意见、建议）当否，请批示（请审批、请予决定）；特此报告；为荷，为盼、为要等。

（4）称谓用语。如：我（局）、本（局）、你（局）、该（局）、贵（局）等。

（5）经办用语。用于说明公务处理情况或要求，如：经、业经、现将、已经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、参照执行、切实执行等。

（6）引叙用语。即引叙来件的用语。如前接、近接、现接；悉、收悉、欣悉、惊悉等。

（7）表态用语。要根据表态程度，注意用语分寸。这类词语有：照办、可办、不可、不同意、同意、应、应该、批准遵照执行；原则同意、原则批准等。

（8）期请用语。表示发文者某种期望、要求的词语。如：请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请、希望、切望、切盼等。

（9）批转用语。如：批示、审批、阅批、批转、转发等。

（10）征询用语。表示征请、询问对有关事项的意见和态度的用语。如：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。

（11）期复用语。如：请回复、请核实、请批示、请予决定、请审批等。

征询与期复用语常放在一起使用，用于请示、报告、函等党政机关公文的末尾。

上面所列常见的专用语，或在结构上引起开端，导向过渡，收束煞尾；或在语义上表示郑重、强调；或在意向上提出请示，表示盼望。撰写者要认真熟悉用法，恰当运用这些专用语，并根据行文实际情况灵活处理，使公文的语体特点更鲜明，更能发挥公文在处理党政机关具体事务中的作用。

五、党政机关公文表达方式的要求

表达方式是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。叙述、议论和说明是党政机关公文常用的主要表达方式。但在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式常常是水乳交融，无法绝然分开。

叙述是用来表述人物的经历或事件发生、发展、变化的过程的表达方式。作者需要在文章中将时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素没有残缺地表达出来。如有残缺，就会造成表达不清。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、纪要等公文一般都以叙述为主。如通报中对先进事迹或错误事实的交代，报告中对事件前因后果的汇报都要使用叙述。

议论是用于说理和评断的表达方式。作者需要通过事实材料及逻辑推理来明辨是非、阐发道理、表达见解。一段完整的议论由论点、论据和论证构成，三个要素缺一不可。在党政机关公文中，决议中的议论成分比较多。

说明是用言简意赅的文字，把事物的形态、性质、特征、功用等解说清楚，把人物的经历、特点等表达明白的一种表达方式。使用说明的表达方式时态度必须客观，内容必须科学，表达必须精确。公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物。

第八节 新机关党政公文与旧行政公文的区别

为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。《条例》的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化必将发挥重要作用。与《办法》对比，《条例》主要有以下特点：

一、重新定义了公文处理相关概念

《办法》规定，“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”也就是说公文处理由公文办理、管理、整理（立卷）、归档等工作组成。

《条例》规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”其中，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节（在《办法》中，这3个环节均隶属发文办理）。《条例》同时将整理（立卷）、归档划归公文办理范畴。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理组成。

二、增加了公文种类

《办法》规定公文种类有13种，《条例》规定文种为15种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与《办法》的规定基本相同。

三、调整了公文格式要素

《条例》规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”

从格式要素看，增加了“份号”“发文机关署名”“页码”，减少了“主题词”。考虑到《办法》虽未对“份号”“页码”作出规定，但实际工作中一直在使用，属于增加的要素只有“发文机关署名”。

格式要素的应用有以下变化：一是规定涉密公文应当标注份号（《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”（《办法》要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公文标题应标发文机关（《办法》未作强制性要求）；五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

公文的版式以及格式要素的具体应用，《党政机关公文格式》国家标准作了详细规定。

四、行文规则方面增加了一些具体规定

《条例》减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定，主要有：上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定）;“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。

五、公文拟制更加强调程序规范

在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。

在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初审。”

在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（《办法》只对上行文作此规定）; “党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”

六、简化了公文办理的环节

在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”“答复”2个环节。

“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”“审核”“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。

《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”