1.5　快速填充空单元格

某些管理软件导出的数据可以存在大量的空单元格，这些空单元格实际上是有意义的，也就是上一个单元格的数据，或者为下一个单元格的数据。还有的时候，工作表中大量空单元格没有任何意思，但这些空单元格的存在会影响数据汇总分析效率。因此，往空单元格中快速填充数据，是办公人员必须掌握的一项技能。

1.5.1　快速填充上一行数据

案例1-15

图1-51所示的表格A列至D列存在大量空单元格，现在需要把这些空单元格填充为上一行的数据，如何快速准确地完成？

利用定位填充法，可以迅速达到目的。下面是具体的方法和步骤。

01　选择A列至D列。

02　按F5键或者“Ctrl+G”键，打开“定位”对话框，如图1-52所示。

03　单击对话框左下角的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，选择“空值”选项按钮，如图1-53所示。

04　单击“确定”按钮，就将工作表A列至D列数据区域内所有的空单元格全部选中，如图1-54所示。

05　注意当前的活动单元格是A4，因此在该单元格输入公式“=A3”（因为要把上面的数据往下填充，所以要引用当前活动单元格上一行的单元格），然后按“Ctrl+Enter”组合键，就得到一个数据完整的工作表，如图1-55所示。

1.5.2　快速填充下一行数据

案例1-16

“案例1-15”介绍的是把上一行的数据往下填充，在实际工作中，也会遇到要把下一行的数据往上填充的问题。图1-56就是这样的一个例子，每项税金占3行，税金名称仅仅保存在了第3行，上面2行没有税金名称，现在要求把表格整理成如图1-57所示的情形。

这种情况下的数据填充方法与上一个例子是基本一样的，先选中A列，定位空单元格，然后在当前活动单元格A2中输入公式“=A3”，按“Ctrl+Enter”组合键即可。

有了图1-57的规范表格，就可以使用透视表快速汇总税金数据，如图1-58所示。

1.5.3　快速往空单元格填充数字0

如果要往数据区域的空单元格中快速填充数字0，有两种高效的方法：查找替换法和定位填充法。

查找替换法的基本步骤是：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入框里什么都不输，在“替换为”输入框里输入0，如图1-59所示，单击“全部替换”按钮，就自动把数据区域内所有的空单元格输入数字0。

定位填充法的基本步骤是：先按F5键，在“定位条件”对话框中选择“空值”选项按钮，定位数据区域内的所有空单元格，然后输入数字0，按“Ctrl+Enter”组合键。

1.5.4　快速取消合并单元格并填充数据

合并单元格是很多人喜欢的一种处理方式，但是在基础数据表中，这种处理会带来无穷的麻烦，因为合并单元格意味着有空单元格。

图1-60就是一个存在合并单元格的表格，如果以此表格制作数据透视表，就会得到错误的结果。正确的表格应该是一个清单，如图1-61所示，此时，不论是利用数据透视表，还是利用函数和公式，都会得到正确的结果。

要把表格中的合并单元格整理为数据清单，首先要取消合并单元格，然后再利用定位填充的方法填充空白单元格。

假若工作表中存在大量的合并单元格，一个一个地寻找又很累人，可以先使用F5定位空单元格，这样就可以一次性把工作表中的那些合并单元格全部选中，其原理就是利用了合并单元格实际上就是有空单元格这样一个事实。

CHAPTER 02　制作数据透视表的基本方法

根据数据源的来源不同，制作数据透视表的方法也是不相同的。我们既可以用一个表格数据制作数据透视表，也可以用多个表格数据制作数据透视表。数据源可以是Excel表格，也可以是数据库表，甚至是文本文件。本章我们介绍制作数据透视表的几种实用方法。