5.2 采购需求确定

要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少及什么时候采购的问题。而要解决这个问题，就是要解决采购部门所服务的企业内部客户究竟需求什么、需求多少，以及什么时候需要的问题。需要根据企业过去的物料需求资料、生产计划等得出物料的需求规律，根据需求规律预测企业下一个生产周期的物料需求品种、需求量及需求时间。在此基础上，采购人员可以主动制订物料采购计划，开展采购作业。

在确定采购需求量时，采购人员要综合考虑企业各个时期的经营计划、销售计划、生产计划、物料消耗定额和物料需求报表等多种因素，综合运用统计分析、推导分析和经验估计等多种方法。

5.2.1 采购需求统计分析法

传统的企业采购需求分析是要求下面各个单位每月提交一份采购申请表，提出每个单位自己下个月的采购品种数量，样例如表5-2所示。然后采购部门就把这些表汇总，得出下个月总的采购任务表，再根据此表制订下个月的采购计划。

表5-2 采购申请表样例

（续）

这种传统的方法简单，但存在以下几方面的不足：一是市场响应不灵敏。二是库存负担重、风险大。因为一个月采购一次，必然采购的批量大，供应的时间长。如果市场需求变化快的话，说不定采购量大的物料，采购回来以后就变成呆滞物料了。尤其是使用率小的物料，就可能变成库存负担。各部门还容易从本位出发，只考虑短期的需求，无形中增加了采购成本。它既占用了大量资金，而且还占用仓库，增加了保管费用，增加了经营成本，势必影响企业的经济效益。三是层层上报的体系使得采购需求的汇总较为费时和困难。

现在生产企业采购除零散采购需求之外，采购人员更多使用合适的需求分析法对企业的整个生产流程中所需要的物料进行分析，确定物料的需求或依据实际情况使用经济的订货方法确定采购需求。

5.2.2 推导分析法

所谓推导分析，就是根据企业的生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。推导分析不能够凭空想象，也不能靠估计，一定要进行严格的推算。推导分析法逻辑原理图如图5-3所示。

图5-3 推导分析法逻辑原理图

推算所依据的主要资料和步骤过程如下：制订主产品生产计划，制定产品的结构文件，了解各个部件、零件和原材料的现有库存量及消耗速率、确定物料需求。

现代制造企业一般都通过ERP中的采购计划自动生成系统自动实现推导分析。系统根据总生产进度计划中规定的最终产品的交货日期，编制所构成最终产品的装配件、部件、零件的生产进度计划、对外的采购计划，以及对内的生产计划。

1.制订主产品生产计划

主生产进度计划是MRP系统最主要的输入信息，也是MRP系统运行的主要依据。它一般表示的是主产品的产出时间进度表。主产品一般是独立需求物品，依据市场的订货合同、订货单或市场预测来确定其未来一段时间（一般是1年）的总需求量和需求时间等。

主生产进度计划来自企业的年度生产计划。年度生产计划覆盖的时间长度一般是1年，在MRP中用52周来表示。但是主产品的出产进度计划可以是1年（不一定），要根据主产品的出产时间来定，但主生产进度计划所覆盖的时间长度不得小于其组成零部件中最长的生产周期。

2.制订产品的结构文件

主产品结构文件不是一份简单的物料清单，它还提供了主产品的结构层次、所有各层零部件的品种数量和装配关系。一般用一个自上而下的结构树表示，如图5-4所示。

图5-4 主产品A结构树

在图5-4中，每一层都对应一定的级别，最上层是0级（即主产品级），0级的下一层是1级（对应主产品的一级零部件），这样逐级往下分解，一直分解到最末一级n级，一般是最初级的原材料和外购零配件。每一层的各个方框都标有3个参数，A是主产品的名称，B、C、D则是组成A的零部件的名称。每个方框内括号里的数字均表明零部件的数量。具体来说，主产品A由2个部件B和1个零件C装配而成，而部件B又由1个零件D和1个零件C装配而成。

3.了解各个部件、零件、原材料的现有库存量及消耗速率

通过库存状态文件了解各个部件、零件、原材料的现有库存量及消耗速率。分析库存文件时，主要分析影响库存量、计划到货量和总需要量等相关参数。包括生产提前期和订货提前期，提前期的时间单位和系统的时间单位一致，以“周”为单位。生产提前期是指从发出生产任务单到产品生产出来所花的时间；订货提前期是指从发出订货到所订货物采购回来入库所花的时间。

4.确定物料需求

输出文件包括主产品及其零部件在各周的净需求量、计划接受订货量和计划发出订货量3个文件。

（1）净需求量文件

净需求量是指MRP系统需要外界在给定期限内提供的指定物料的数量，它能够很好地回答生产系统需要什么物料、需要多少及什么时候需要等一系列的问题，然而并不是所有零部件每一周都有净需求，只有发生缺货（计划库存量小于0）时才可能发生净需求量。所以，净需求量的计算要分成下面两种情况。

1）当本周计划库存量大于0时，因为没有缺货，所以净需求量为0。

2）当本周计划库存量小于0时，又分成下列两种情况。

①当本周计划库存量小于0而上周的计划库存量大于等于0时，则本周净需求量就等于本周的缺货量，即本周计划库存量的绝对值。

②当本周计划库存量小于0而上周的计划库存量也小于0时，则本周净需求量就等于本周的缺货量与上周的缺货量之差，即本周计划库存量与上周计划库存量之差的绝对值。

（2）计划接受订货量文件

计划接受订货量是指为满足净需求量的需求，应该计划从外界接受订货的数量和时间。即为了保证某种物料在某个时间的净需求量，提供的物料最迟应当在什么时候到达，以及到达多少。

计划接受订货的时间和数量应与净需求量完全相同，即计划接受订货量＝净需求量。

（3）计划发出订货量文件

计划发出订货量是指发出生产任务单进行生产或采购订货单进行采购的数量和时间。其中，发出订货的数量等于“计划接受订货”的数量，也等于本周的“净需求量”的数量；计划发出订货的时间要考虑生产或订货提前期，即为了保证“计划接受订货”或者“净需求量”在需要的时刻及时得到供应而需提前的一段时间，即：

计划发出订货时间＝计划接受订货时间-生产（采购）提前期

＝净需求量时间-生产（采购）提前期

案例：阳光公司利用买进的部件组装有1个平面和4个腿的餐桌。桌面和桌腿的前置期分别为2周和3周，组装桌子的前置期为1周。公司收到的订单要求在第5周送20张桌子，第7周送40张。公司存货中有2张成品餐桌、40个桌腿和22个桌面。那么，应该如何订购零部件呢？

【解决思路】

1）订单给出了成品桌子的生产计划，用层次0的总需求予以说明。减去成品桌子的现有存货得出净需求，然后减去1周的组装时间，得到开始时间。

2）1个餐桌派生出1个桌面和4个桌腿的需求。桌子的产品结构文件如图5-5所示。

3）确定物料需求。通过表5-3～表5-5计算出主产品及其零部件在各周的净需求量、计划订货量和计划到达订货量。

图5-5 桌子的产品结构文件

表5-3 桌子物料需求计算

表5-4 桌腿物料需求计算

表5-5 桌面物料需求计算

采购计划及生产计划如下，第1周订购32个桌腿；第3周订购160个桌腿；第4周订购36个桌面，开始组装18个桌子；第6周开始组装40张桌子。

5.2.3 订货点采购数量确定法

订货点采购即根据物料的再订购点安排物料需求计划，一旦存货量低于再订货点即进行补充采购的一种采购方式。当需求量或完成周期存在不确定性时，必须使用合适的安全库存来缓冲或补偿不确定因素。再订货点＝采购提前期消耗量＋安全库存。

订货点采购是指由采购人员根据各个品种的需求量和订货提前期的长短，确定每个品种的订货点、订货批量及最高库存水准等，然后建立起一种库存检查机制，当发现货物已到达订货点时，就要检查库存，发出订货，订货批量的大小由规定的标准确定。

订货点采购的基本内容包括3个方面。

1）如何（How）订货，即确定订货的方法。

2）什么时候（When）订货，即确定订货点。

3）每次订货订多少（How many），即确定订货数量。

订货点采购包括两大类采购方法：一类是定量订货控制法，另一类是定期订货采购法。

1.定量订货控制法

所谓定量订货控制法（Fixed Quantity System，FQS），也称订购点控制法，是指当库存量下降到预定的最低库存量（订货点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行订货补充的一种库存控制方法。定量订货模型如图5-6所示。

定量订货控制法的原则是实现库存费用和采购费用总和最低。

图5-6 定量订货模型图

（1）订货点的计算

订货点＝日需求率（平均每天耗用量）×供货周期

上述公式表明，企业每天的货物耗用量为均匀或固定不变，并且到货间隔期可预知，那么该公式为成立。

根据考虑安全库存这一因素，对订货点公式进行修正，其修正后的订货点计算公式如下。

订货点＝日需求率（平均每天耗用量）×供货周期＋安全库存

安全库存＝（预计最大消耗量-平均消耗量）×采购提前期

（2）经济订货批量EOQ数量计算

经济订货批量就是通过平衡采购进货成本和保管仓储成本，确定一个最佳的订货数量来实现最低总库存成本的一种方法。

经济订购批量模型又称为整批间隔进货模型或EOQ模型（Economic Order Quantity，EOQ），由于存储策略是使存货总成本最小的经济原则来确定订货批量，故称为经济订货批量。

存货总成本＝订货费用＋保管费用＋购入物资本身的费用

其中订货费用包括：采购手续费，如人工费用、通信联络等；验收费用，如验收人工费、检验仪器租用费和折旧费；进库费用，装卸搬运费等；采购过程中的费用，如估价、询价、招标和谈判等费用。保管费用包括资金占用费、仓储费用、折旧与损耗和保险费等。

所谓经济订货数量EOQ，即综合分析订购和库存成本支出后得出的总费用最低的最优订货数量。经济订货模型图如图5-7所示。

图5-7 经济订货模型图

其中，Q为订货量（平均每次），D为年需求量，S为平均每次订货费用，P为库存物品的单价，i为年保管费与库存物品金额的比率。

举例：某企业需要某种材料，已知每年采购总量为8000kg，平均每次订购费用为5元，保管费用为商品储备平均价值的25％，单价为2元，则经济订货批量为多少？

特例：价格折扣情况下的采购批量。

假定某企业对某材料年需用量为3000t，一次订货费用为10000元，该种材料的单价为1000元，该材料的储存变动成本为0.2元，如果供货商承诺一次订购700t，价格可以优惠2％，在这种情况下，应按经济批量订货，还是按700t的折扣批量订货？

计算时需要比较的结果如下。

若按经济批量订货，则订货数量EOQ经计算为547t。

1）按经济批量订货的总成本为：

C₁＝1000×3000＋（3000/547）×10000＋1/2×547×1000×0.2＝3109500元

2）按700t的折扣批量订货的总成本为：

C₂＝980×3000＋（3000/700）×10000＋1/2×700×980×0.2＝3051500元

C₂＜C₁，故按700t的折扣批量订货从经济上比较合理。

（3）定量订货法特点

订货点不变，订购批量不变，而订货间隔期不定。

适用范围：定量订购库存控制法适用于品种数量少、平均占用资金大的、需重点管理的A类商品。

2.定期订货控制法

所谓定期库存控制法（Fixed Interval System，FIS），也称固定订购周期法，是按预先确定的订货时间间隔按期进行订货，以补充库存的一种库存控制方法。

与定量订货方法相比，定期订货法不必严格跟踪库存水平，减少了库存登记费用和盘点次数。价值较低的商品可以大批量购买，也不必关心日常的库存量，只要定期补充库存。定期订货法的模型如图5-8所示。

图5-8 定期订货模型图

（1）订货间隔期的确定

通过经济订货批量的学习可以知道，某货物全年的订货次数n计算公式如下。

订货间隔期T如果用年来表示，则为订货次数的倒数，其计算公式如下。

式中，D是年需求量，以单位计；Q0是经济订货批量，以单位计；n是全年订货次数，单位为“次/年”；T是订货间隔期，单位为“年/次”。

（2）最大库存量和每次订货批量的确定

定期订货法所需考虑的第二个关键问题是计算最大安全库存水平M。这一水平是自动确定每次订货批量的基础。最高库存量应满足3个方面的要求：订货间隔期的要求、供货周期的要求和安全库存的要求。计算公式如下。

M＝r×（L＋T）＋S

式中，M为最高库存量，以单位计；r为日需求率，单位为“单位/日”；L为供货周期，单位为“日”；T为订货间隔期，单位为“日”；S为安全库存，以单位计。

最大库存量确定后，每次的订货量也随之确定。每次的订货量Q的计算公式如下。

Q＝r×（L＋T）＋S-Q₁-Q₂＋Q₃

式中，Q为每次的订货批量，以单位计；r为日需求率，单位为“单位/日”；L为供货周期，单位为“日”；T是订货间隔期，单位为“日”；S为安全库存，以单位计；Q₁为现有库存量，以单位计；Q₂为在途库存量，以单位计；Q₃为顾客延迟购买量，以单位计。

举例：某种物料的订购周期为10天，每日需求量为20t，保险储备定额为200t。

1）如果企业采取定期订货法采购，每30天订购一次，订购当日的现有库存量为450t，已经订购但尚未到货的数量为45t，求订购批量。

2）若采用定量订购方式，试确定其订货点。

解：采取定期订货的订货批量。

Q＝r（L＋T）＋S-Q1-Q2＋Q3

＝20×（10＋30）＋200-450-45＝505t

3）采取定量订货的订货点。

Q＝日需求率×L＋S＝20×10＋200＝400t

4）定期库存控制法的特点。

订货间隔期不变，订购货物量不定。

适用范围：定期订购库存控制法适用于品种数量大、平均占用资金少、只需—般管理的B类和C类商品。