工作手账、随身手账、时间管理手账

我每天使用3本手账。

第1本是工作手账。这本工作手账是一个活页本，可以随时增加或替换内页。它的尺寸是标准的A5。读者朋友可以拿一张A4纸，从长边一侧中分对折，就是A5尺寸的大小。

我主要在工作手账中存放较为正式的工作内容。例如，具体的工作项目资料，要开发制作的内容素材，一些参考资料，一些整理的笔记，还有一些基本的人、财、物管理信息。

这本工作手账一般被我放在办公桌上。当参加重要的会议或约谈时，我也会带着这本工作手账。有时候，我也需要把工作带回家继续做，工作手账就会被我放进公文包带回家。

第2本手账是随身手账。这本随身手账也是一个活页本。它的尺寸比A7稍大一点儿。把一张A4纸对折后，再对折两次，这就是A7的大小。我每天24小时都把随身手账带在身边，主要用它随手记录一些简短的笔记、待办事项，或者脑袋里突然冒出来的一些灵感。在工作、会谈、调研、读书或查看手机时，我都会随时在上面做记录。除了记录和翻看，随身手账有时候还能起到社交道具的作用。

举个例子。

基本上每个人都能想象到这样一个场景：在与客户会谈时，有时会遇到客户突然接电话的情况。

如果会谈比较正式，而客户不得不接电话，你却不知道等待客户接完电话需要多长时间，那么这个时候最难熬。

如果你也拿出手机开始浏览信息，那么会显得很轻佻，甚至是不礼貌的。如果你拿出本书来读，或者这个空当做点儿别的工作，也不合适。

当然，你也可以什么都不做，但脑子却开始开小差。这样的话，当客户接完电话再与你继续谈话时，你的思绪需要被拉回来，其实又耗费了一定的时间。虽然客户不说，但能感觉出你的不尊重或者叫“不专业”。

我跟客户会谈时都会打开随身手账，随时在上面记些会谈的要点。每次会谈前，我都会事先拟定这次可能要谈到的内容。在去会谈的路上，或者等待客户来的时间里，我都会先翻一下这个随身手账，为会谈做准备。

在会谈中，如果客户遇到一些突发的情况，突然要接重要电话，或者必须要中断以便办一些紧急的事情时，如去一下厕所、帮我倒一杯茶、有一个紧急的文件要签字等，那么这时我就翻一下随身手账，从当前记录的页，往前一页一页地慢慢翻看，这样既能保持精力聚焦在当前会谈的事情上，又能给客户一些尊重感。在一定程度上，这还会潜移默化地给客户一种礼貌的“催促”。

大家可以想一下，如果你用A4大小或者A5大小的笔记本，在这个空当去翻的话，那么翻看一页的时间会比较长。如果你一页没看完，就哗啦哗啦地往前翻，那么给客户展现的是你的不耐烦。而A7大小的本子，一页顶多几十个字，轻轻地往前翻，这时展现得很自然、没有违和感。这是最佳的效果。

约谈式咨询也是我的日常工作形式之一。这跟律师会谈的形式一样，按小时计费。但每次约谈，客户都感觉物超所值。其实，很多价值就是从细节上体现的。为了保持高效能，很多宝贵的时间也都是从细节上抠出来的。

我使用这本随身手账的主要目的，就是为了把所有的细节管理起来。我把这本随身手账也称为“口袋手账”，因为这个大小可以放进西装口袋，或者可以放在公文包的外侧夹层，随时都能拿出来翻看或记录。哪怕在夜里要睡觉时，我也会把它放在枕头边。我反而不会把手机带进卧室。

我的第3本手账是专门的时间管理手账。我在时间管理手账里，将每天24小时用来做了什么全部记录下来。还没做、但是已经纳入计划要做的事情，我也预先记录到里面。

这本手账是一个定页本。也就是说，手账的页数是固定的。它里面最主要的是有两套计划表。

一个是月计划表，每年12个月，就是12个展开页。月计划表就是每月的30天或31天，每天一个方格，可以把这个月具体到某一天的计划事务写在里面。月计划表的样子就跟大家能在各种地方看到的月历表的样式一样（见图2-1）。

图2-1 月计划表

另一个是周计划表。每年约52周，每周1个展开页。在周计划表里，横轴是每周7天，纵轴是每天24小时，可以看成7×24个单元格。每天具体到几点钟的计划事务，可以直接写在对应的时间单元格里（见图2-2）。

图2-2 周计划表

我用的这本时间管理手账是一个日本品牌按年度出品的手账。每年用1本，年底换下一年度的新品。这本时间管理手账里有整年的月计划表和周计划表。我已经使用和积累了很多本，因为习惯了就一直没有换其他品牌的手账。但是这种日本品牌的时间管理手账也有不方便的地方，如全是日文印刷。日本按月、火、水、木、金、土、日去区分周一到周日。这种手账里出现的是日本的节假日，还没有中国的农历和法定节假日。这些都非常不方便。现在国内也有做文具的厂商，仿制一些日本文具品牌出品了类似的时间管理手账。这类国内出品的手账相对有一些改进，部分功能还是可圈可点的。

其实，专门的时间管理手账，不限于具体要用哪个品牌。没有一个品牌是绝对完美的。对所有想做时间管理的用户来说，即使不买专门的手账，就是在几张纸上自己画出月计划表和周计划表，也一样能够高效地管理时间。

专门的时间管理手账，至少得有以下两个重要的部分：月计划表和周计划表。另外，就是周计划表上一定要标记出每天24小时的时间刻度。因为这样可以统计人的时间是怎么用的，每周、每月花费在不同事务上的具体时间是多少。只有将时间用清晰的量化数字算出来时，人才能够真正地掌握时间管理。这就是用手账管理时间的重要特点之一——可量化。在可量化的基础上，才能做到可统计、可还原、可复盘、可评价、可迭代。

我一般将时间管理手账放在公文包里。如果在办公室里，那么我就将时间管理手账从公文包里拿出来放在办公桌上的固定位置。如果在家中，那么我会将时间管理手账放在书桌上的固定位置。虽然有些时候我也把随身手账放在公文包中，但随身手账一般是被放在包的外侧夹层，这样便于我更快地拿出随身手账使用。而时间管理手账是被放在公文包主袋里面。

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