2.3　采购需求分析

明确采购需求的目的是向供应商提供满足用户需求所需的信息。企业应在采购说明中详细说明对需求的预期，这是非常重要的；否则，供应商可能会满足采购说明的需求，但不能完全满足用户的实际需求。明确的需求说明是采购成本、效果和利润的主要决定要素。

采购说明一般由直接用户单独制订，采购部门可以不必参与制订。但是，采购部门如果积极参与采购说明的制订，则可以充分地发挥采购部门熟悉供应商和市场的优势。

一、需求的类型

（一）业务性和资本性需求

企业需求一般有两种基本类型，即业务性需求和资本性需求。

（1）业务性需求。业务性需求是指企业日常运转所需要的物品，如生产线上的零部件、维修性供给品、办公用品等，这些产品一般会在1年内被使用或消耗掉。

（2）资本性需求。资本性需求是指企业日常运转中不会被消耗掉的固定资产，其使用寿命大于1年，如影印机、运货车辆、机器设备、建筑物等。

这里要注意的是，服务是在短期内被提供和使用的，因此有时会被认为是业务性需求。而事实上，有些服务应被认为是资本性需求。例如，这些服务是与资本性项目（如新的生产建筑物）有关的，在这种情况下，可能需要采购工程设计服务，并雇用建筑工人。这些服务将构成资本项目的成本，所以应当将它们作为资本项目来看待。在具体运作中，资本性需求的开支会产生有利的税收待遇，因此可以在许多财务会计系统中进行不同的处理。由于这些原因，许多企业都对业务性需求采购和资本性需求采购进行区别对待。

（二）直接功能和支持功能需求

当一家企业实施采购（无论是业务性还是资本性）时，必须考虑不同功能的需求，分别阐述如下：

（1）直接功能。直接功能是指直接制造产品/服务和（或）向最终消费者提供产品/服务的功能。

直接功能的需求主要与企业产品的生产和服务的提供有关。直接功能也可能需要非生产性的产品成本，如计算机软件的培训服务。

（2）支持功能。支持功能是指从事服务和事务性活动（如会计）以支持直接功能的功能。

（三）生产性和非生产性需求

采用生产性需求与非生产性需求的区分方法，比采用直接功能需求和支持功能需求的区分方法更为合理，分别阐述如下：

（1）生产性需求。生产性需求是指企业最终产品的直接组成部分的物品的采购，或直接介入生产过程的产品的采购，如材料、零部件和生产设备等。

（2）非生产性需求。非生产性需求是指那些既不构成企业最终产品的直接组成部分，也不是生产过程中所使用的产品/服务的采购，包括非生产性需要的机器设备，维护、修理和运营（Maintenance，Repair and Operation，MRO）产品（如备件、工具和燃料）及办公用品等。

一般来说，生产性需求和非生产性需求的性质是完全不同的，最重要的差别是相关需求的不确定性。生产性产品的采购由于其最终需求是外部的，不是直接由组织控制的，所以一般难以预测；而非生产性需求由于通常建立在内部计划（如新投资、项目等）的基础上，企业可直接控制和安排预算，所以易于进行预测。

注意：将业务性需求、资本性需求、生产性需求、非生产性需求这4种类型结合在一起，还可以得到4种需求类型，即生产的业务性需求、生产的资本性需求、非生产的业务性需求、非生产的资本性需求。

二、明确采购的产品/服务

采购需求需要明确的内容包括需要的产品/服务、数量和交付、供应商服务与响应、供应商需要的其他信息。

（一）明确需要的产品/服务

对于采购产品，先要考虑它的功能，还要明确它的设计、生产能力、运行的可靠性、对生产制造过程的要求、使用便利程度、耐久性和安装要求，此外还包括适用性、灵活性、环保性及处置方式等特殊要求。对于服务产品，可以考虑用服务的产出和结果来具体明确需求。

对采购产品进行技术性定义，就是为了确保所明确的质量等级可以满足对其性能的要求，以及明确规定可以接受的质量偏差。同时，为了保证交付的产品能像预期的那样正常工作，还要明确提出测试、检验和质量保证文件的要求，它可以在出现产品/服务不合格或供应商的工作质量不能保证的情况时确保企业的利益。

（二）明确数量和交付

明确数量和交付，是指规定某一产品/服务需要多少，要求供应商何时、何地提供。这里的需求可以是一次性的，也可以是一定时期内的连续需求。同时，必须确认在数量和交付方面可以接受的变动范围。

由于交货地点将明显地影响供应商的前置期，即从接收采购订单到完成订单之间的时间，所以为了将前置期最小化，采购人员要明确所使用的运输方式。

（三）明确供应商服务与响应

采购人员要确定服务目标、供应商提供的支持和服务等级，并尽量将其具体化。例如，响应能力可具体描述为“服务台必须每天24h提供有效服务”“对书面询问，在两天之内给予答复”等。

在采购复杂的机器设备时，采购人员要明确，在机器的试运转和运作初始期间，供应商必须提供技术指导和协助工作的天数；另外，供应商提交的报价单中应包含的培训要求和确认的维修要求。例如，在一项服务目标中可以提出“维修技术人员在报修通知书发出的12h内赶到现场”的要求等。

（四）供应商需要的其他信息

采购人员提供给供应商必需的其他信息有助于供应商更好地理解采购企业的需求，为采购提供帮助。这里所说的其他信息可以包括明确指出采购中包括和不包括什么、联系人详细情况、买方企业的基本情况、产品/服务的范围、有关特殊采购的详细要求、任何供应商都必须允诺的明确的法律要求（如有关健康、安全、环境标准或进口条例）等。

三、明确采购数量、具体交付方式与服务要求

（一）采购数量的确定与订购方式

在对产品/服务的采购量进行确定时，采购人员应当估计出一定时期内该种产品/服务最可能的需求量。由于企业对采购产品/服务的要求不断变化，实际需求量也会随着时间的变化而变化。采购人员在与供应商协商长期订购合同时，也需要对以后一段时期内的需求进行估计。另外，库存控制方法同样也需要对未来一段时期内的需求量进行估计，以便明确供应前置期、安全库存和订购数量。因此，采购人员应当尽可能详细地制订采购计划，不然采购的产品/服务的数量就有可能偏离实际需求量。

常用的订购方式主要有以下两种：

（1）定量补货系统。定量补货系统是指当库存量降到一定水平时，按固定的数量（基于EOQ，EOQ是Economic Order Quantity的缩写，意为经济订货批量）进行订购的方式。

（2）定期补货系统。定期补货系统是指按照固定的时间周期来订购，而订购数量是变化的。在每个订货周期内，为了达到一个比较合适的最高库存量，要保证订货期内的需求。订货间隔要使平均订货量与EOQ相吻合。

注意：许多企业采取JIT采购商法，供应商直接将采购的物品送到企业的生产线上，从而实现了零库存。

订购数量与交货数量并不相同，因为一次订购数量可能包含订购期间内多次交货的数量。分散交货的方式使得企业进行大批量的采购成为可能，这样既减少了存货持有成本，又减少了订购成本。

还有一种方法是合同订购，也称“一揽子采购”。采购商要在合同条款中详细列出某一时期内全部采购物品的数量（根据需求预测误差），并且在合同项下根据实际需要制订出详细的送货计划。这种方法同样也可以减少管理和存货成本。

（二）明确具体交付的方式

明确交付包括明确送货次数、送货时间、交货地点、运输方式和包装说明等。

1. 明确送货次数和送货时间

除了要明确送货的次数之外，还要明确送货的时间，尤其是前置期，即供应商在接单后履行订单的周期。如果一份订单同时包含多种产品，采购商和供应商有必要就每种产品的送货时间达成一致意见。有时供应商的交货期可能会取决于采购商提供的某些特定的信息，在购买定制产品时就会出现这种情况。订购时，采购商只能够向供应商提供开始准备的时间（如让供应商提前购置前置期较长的物料），在一段时间以后才能提供最终设计方案。为了保证供应商拥有切实可行的前置期，采购商应详细列出什么时间向供应商提供何种信息的计划。如果信息提供得比预定的要晚，其带来的结果将是延迟交货。

采购商还可以通过其他方式来影响供应商的前置期。例如，供应商的设计方案在投产以前要征得采购商的同意，或者请采购商检验，或者在装运前进行检验等，如果供应商定出一个可行的前置期，则需求必须明确详细地列出。因为为了赢得一份订单，供应商可能会不切实际地提出它们不可能履行的前置期，所以订购中供应商的交货时间必须是切实可行的。采购商应尽可能地检查这些日期是否现实。如果采购商和供应商之间有过重要的贸易往来，这个环节就可以忽略；否则，采购商应实地考察一下供应商，考察的主要内容包括供应商是否有足够的剩余生产能力、以往的交货履行情况、库存水平等。

及时交货也是很重要的，尤其对于设备的主要部件，采购商应制订出供应商交货的详细计划；而且，一项生产计划要清楚地列出主要生产活动完成的时间。此外，采购商可以要求供应商根据生产计划提供相应的进度报告，并运用适当的合同条款，进一步保证准时交货。例如，“清算赔偿金”条款应列入合同，根据这项条款，如果供应商没有准时交货，采购商就可以要求供应商根据合同的规定进行赔偿。

如果采购商要求保证长期得到供应，或者供应市场并非在完全可以依赖的情况下，采购商有可能与一个或多家供应商就需要的产品签订长期订货合同。

当采购服务的时候，要了解服务与产品的不同之处，因为服务不能被储存，且必须在需要时提供。例如，饭店服务只有在顾客用餐的时候提供，这表明必须提前进行详细合理的时间计划，只有这样供应商才能高效率地提供服务。

2. 明确交货地点

供应商的前置期和交货的地点密切相关。如果供需双方在不同的国家或地区，采购商可能到供应商所在地去提货，也可能要求供应商向自己所在地送货。在不同情况下，供应商的前置期是不同的。供需双方如果对交货地点的具体规定不重视，很容易引起争议。

3. 运输方式和包装说明

在前置期不能再压缩的情况下，采购商就期望对运输的方式做出具体的规定。例如，空运明显要比海运速度快，但运输成本往往比较高（但并不总是如此）。

采购商在制订货物送达计划时，总是要求越早越好，而供应商则要求有一定的时间限度，如“10～14周”。在实践中，应该避免使用这样的约定，因为这种约定本身是含糊不清的，并且供应商和采购商各自的理解也不相同。

在货物运输过程中，潜在的货损也应该引起注意，货物损坏可能导致货物与说明不符。运输方式对货物损害程度是有影响的，如航空运输中货物损害的风险要低于海上运输。尽管供应商在运输包装方面有足够的经验，但为了使运输中货物受损的风险降到最低，采购商也需要对包装物属性做详细的规定。此外，对于特殊运输也要做出规定，如食品要冷藏运输、易碎品要使用柔软的内包装等。

（三）明确供应商服务的要求

对供应商服务的要求主要包括供应商响应、技术支持与培训、维护与修理服务等方面。

1. 供应商响应

供应商响应与供应商的服务水平相关。在可能的情况下，采购商应利用具体的指标明确所要求的供应商服务水准，如“24h的电话服务”“对所提问题，两天之内通过电子邮件做出答复”“更新后的技术手册在要求的24h内送达购买者手中”等。

采购商也可以要求供应商专门指定一名客户服务经理负责答复和处理采购商的需求与问题。

2. 技术支持与培训

当采购技术复杂的机器设备时，采购商应该要求供应商必须在机器启动和试运行期间提供相应的技术支持与帮助。此外，采购商还应要求供应商提供技术培训。例如，一份技术采购说明可能包括最少要保证多少天或多少小时的技术支持。

3. 维护与维修服务

采购商可将维护作为主采购订单的一部分，在订单中做出规定。在这种情况下，修理要求也应明确规定。例如，“接到机器发生故障通知的24h内修理工要及时赶到”“供应商要在接到通知的24h内将需要修理的关键零部件送达采购商”等。