第2章 Office 2016的基本操作

学习目标

本章主要介绍软件的启动与退出、文件的保存、自定义功能区、通用命令操作、设置视图方式和比例，以及定制Office窗口等操作。

学习效果

2.1 通用的基本操作

本节教学录像时间：16分钟

Office 2016各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。

2.1.1 软件的启动与退出

使用Office办公软件编辑文档之前，首先需要启动软件，使用完成后还需要退出软件。本节以Word 2016为例，介绍启动与退出Word 2016的操作。

1.启动Word 2016

启动Word 2016的具体步骤如下。

步骤01 在Windows 10操作系统的任务栏中选择【开始】【所有程序】【Word 2016】命令。

步骤02 随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。

步骤03 即可新建一个空白文档。

除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档，Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。

2.退出Word 2016

退出Word 2016文档有以下几种方法。

方法1：单击窗口右上角的【关闭】按钮。

方法2：在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。

方法3：单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

方法4：直接按【Alt+F4】组合键。

2.1.2 文件的保存

文档的保存和导出是非常重要的，在使用Office 2016工作时，文档是以临时文件的形式保存在电脑中的，因此意外退出Office 2016，很容易造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。

1.保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

步骤01 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

步骤02 此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。

步骤03 打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

2.保存已有文档

对已存在文档有3种方法可以保存更新。

方法1：单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

方法2：单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

方法3：使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

3.另存文档

如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。

步骤01 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。

步骤02 在【另存为】界面中选择【这台电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。

4.导出文档

我们还可以将文档导出为其他格式。将文档导出为PDF文档的具体操作如下。

步骤01 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。

步骤02 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

2.1.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以由用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例，自定义功能区的具体操作步骤如下。

步骤01 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。

步骤02 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

步骤03 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。

步骤04 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。

步骤05 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择“组”图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。

步骤06 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。

步骤07 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

步骤08 单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。

2.1.4 通用的命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

1.复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

2.剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

3.粘贴命令

复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

4.撤消命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。

5.恢复命令

执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。

6.查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

7.替换命令

需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。

2.1.5 设置视图方式和比例

Office 2016中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word 2016为例介绍。

1.设置视图方式

单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。

2.设置显示比例

可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。

（1）使用【视图】选项卡设置

单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。

（2）使用视图栏设置

在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。

2.2 综合实战——定制Office窗口

本节教学录像时间：4分钟

良好舒适的工作环境是工作成功的一半，用户可以自定义Office 2016窗口，使其符合自己的习惯。下面以Word 2016为例讲解如何定制窗口。

第1步：添加快速访问工具栏按钮

通过自定义快速访问工具栏，可以在快速访问工具栏中添加或删除按钮，便于用户快捷操作。

步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\生日邀请函.docx”文档，单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择要显示的按钮，这里选择【新建】选项。

步骤02 此时在快速工具栏中就添加了【新建】按钮。

步骤03 如果【自定义快速访问工具栏】下拉列表中没有需要的按钮选项，可以在列表中选择【其他命令】选项。

步骤04 弹出【Word选项】对话框，选择【快速访问工具栏】选项卡，在【从下列位置选择命令】下拉列表框中选择【常用命令】选项，在下方的列表框中选择要添加的按钮，这里选择【另存为】选项，单击【添加】按钮，即可将其添加至【自定义快速访问工具栏】列表，单击【确定】按钮。

步骤05 此时可看到快速访问工具栏中添加的【另存为】按钮。

第2步：设置快速访问工具栏的位置

快速访问工具栏默认在功能区上方显示，可以设置其显示在功能区下方。

步骤01 单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择【功能区在下方显示】选项。

步骤02 此时将快速访问工具栏移动到了功能区下方。

第3步：隐藏或显示功能区

隐藏功能区可以获得更大的编辑和查看空间，可以隐藏整个功能区或者折叠功能区，仅显示选项卡。

步骤01 单击功能区任意选项卡下最右侧的【折叠功能区】按钮。

步骤02 此时功能区折叠，仅显示选项卡。

步骤03 单击文档页面右上方的【功能区显示选项】按钮，在弹出的列表中选择【显示选项卡和命令】选项。

步骤04 此时显示功能区。

高手支招

本节教学录像时间：3分钟

快速删除工具栏中的按钮

在快速访问工具栏中选择需要删除的按钮，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜中选择【从快速访问工具栏删除】命令，即可将该按钮从快速访问工具栏中删除。

更改文档的默认保存格式和保存路径

在保存Word文档时，可以根据需要更改默认的保存格式和保存路径。

步骤01 选择【文件】选项卡，单击【选项】选项，打开【Word选项】对话框，选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【将文件保存为此格式】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【Word模板（*.dotx）】选项，单击【确定】按钮，即可将Word默认保存方式更改为模板格式。

步骤02 如果要更改默认的保存路径，可以在打开的【Word选项】对话框中选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【默认本地文件位置】文本框后的【浏览】按钮。

步骤03 打开【修改位置】对话框，选择文件要保存的位置，单击【确定】按钮。

步骤04 返回【Word选项】对话框，即可看到文件的默认保存路径已经发生了改变，单击【确定】按钮即可完成文档默认保存格式和保存路径的更改。