第1章 认识Office 2016的办公环境

学习目标

在使用Office 2016之前，首先需要掌握Office 2016的安装与卸载，以及注册Microsoft账户等相关内容。

学习效果

1.1 Office 2016的应用

本节教学录像时间：4分钟

Office 2016主要应用于人力资源管理、行政管理、市场营销和财务管理等办公领域。下面分别介绍Office三大组件在这些领域的应用。

1.在人力资源管理领域的应用

人力资源管理是一项系统又复杂的组织工作。使用Office 2016系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松快速地完成各种文档、数据报表及幻灯片的制作。如可以使用Word 2016制作各类规章制度、招聘启示等，使用Excel 2016制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表等，使用PowerPoint 2016可以制作培训PPT、公司宣传PPT等。下图所示为使用Word 2016制作的员工规章制度文档。

2.在行政管理领域的应用

在行政管理领域需要制作出各类严谨的文档，Office 2016系列办公软件提供有批注、审阅以及错误检查等动能，可以方便地核查制作的文档。如使用Word 2016制作委托书、合同等；使用Excel 2016制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等；使用PowerPoint 2016可以制作企业文化宣传PPT、公司发展演讲PPT等。下图所示为使用PowerPoint 2016制作的企业形象宣传PPT。

3.在市场营销领域的应用

在市场营销领域，可以使用Word 2016制作项目评估报告、企业营销计划书等；使用Excel 2016制作产品价目表、进销存管理系统等；使用PowerPoint 2016可以制作投标书、市场调研报告PPT等。下图所示为使用Excel 2016制作的产品目录价格表。

4.在财务管理领域的应用

财务管理是一项涉及面广，综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理，是企业管理的核心内容。在财务管理领域，可以使用Word 2016制作询价单、公司财务分析报告等；使用Excel 2016可以制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等；使用PowerPoint 2016可以制作年度财务报告PPT、项目资金需求PPT等。下图所示为使用Excel 2016制作的现金流量分析表。

1.2 Office 2016的安装与卸载

本节教学录像时间：6分钟

使用软件之前，首先要将软件移植到计算机中，此过程为安装；如果不想使用此软件，可以将软件从计算机中清除，此过程为卸载。本节介绍Office 2016的安装与卸载。

1.2.1 电脑配置要求

1.2.2 获取安装文件

在安装Office软件之前首先需要根据电脑的安装系统选择合适的Office 2016安装软件，然后通过正规的途径获取安装文件才能进行安装。

1.选择安装包类型

Office 2016提供有32位和64位的安装包，在Windows 10操作系统也包含32位和64位操作系统，理论上来说64位的Office软件速度快一点，但32位的操作系统仅能安装32位的Office 2016版本，不可安装64位Office 2016版本，而64位操作系统系统可以装32位和64位的Office 2016版本。

在电脑的【控制面板】中选择【系统】链接，即可打开【系统】窗口，查看有关计算机的基本信息，在下图中可以看到操作系统为“Windows 10专业版的64位操作系统”，因此，就仅能安装64位的Office 2016软件。

2.不同Office 2016版本之间的对比

Office 2016办公软件提供有家庭与学生版、企业版以及专业版，另外，微软还推出了Office 365，其安装需求与Office相同。

Office 365拥有与Office 2016相同的应用程序，并且始终保持最新，可从任意位置访问。Office 365与Office 2016的区别如下。

（1）Office 365 是一个网络服务，Office 2016 是一个本地应用。

（2）Office 365可以比Office 2016支持更多的设备。

（3）Office 2016购买后可以一直使用，后续升级需要另外付费；而Office 365属于订阅的方式，可以按月或按年付费。

（4）Office 365是基于网络的Office，在使用过程中，会与网络有更紧密的联系。

3.获取安装软件

可以在微软的官网商城中购买Office 2016的安装软件，在浏览器中输入微软中国官方商城网址http://www.microsoftstore.com.cn/，然后选择要购买的软件版本，即可购买安装软件。

此外，还可以在Office官网 “http://office.microsoft.com/zh-cn/” 中获取免费试用版本，试用软件。

1.2.3 注意事项

在安装和卸载Office 2016及其组件时，需要注意以下几点。

（1）Office 2016支持Windows 7、Windows 8、Windows 10、Windows Server 2008 R2或Windows Server 2012操作系统，不支持Windows XP和Vista操作系统。

（2）在安装Office 2016的过程中，不能同时安装其他软件。

（3）安装过程中，选择安装常用的组件即可，否则将占用大量的磁盘空间。

（4）安装Office 2016后，需要激活才能使用。

（5）卸载Office 2016时，要卸载彻底，否则会占用大量的磁盘空间。

1.2.4 Office 2016的安装与卸载

电脑配置达到要求后就可以安装与卸载Office软件了。

1.安装Office 2016

电脑配置达到要求后就可以安装Office 2016软件。安装Office 2016比较简单，首先双击Office 2016的安装程序，系统即可自动安装Office 2016，稍等一段时间，即可成功安装Office 2016。

2.卸载Office 2016

步骤01 右键单击任务栏中的【开始】按钮，在弹出的菜单中选择【控件面板】菜单命令。

步骤02 打开【控制面板】窗口，然后单击【程序】下的【卸载程序】选项。

步骤03 打开【卸载和更改程序】窗口，在列表中选中【Microsoft Office 专业增强版 2016】选项，单击上方的【卸载】按钮。

步骤04 系统开始自动卸载，并显示卸载的进度。

步骤05 卸载完成后，弹出【卸载完成】对话框，建议读者此时重启计算机，从而整理一些剩余文件。

1.3 注册Microsoft账户

本节教学录像时间：5分钟

Office 2016具有账户登录的功能，使用Office 2016登录Microsoft账户之前首先需要注册Microsoft账户。

1.3.1 Microsoft账户的作用

Microsoft账户有以下作用。

（1）使用Microsoft账户登录微软相关的所有网站，可以和朋友在线交流，向微软的技术人员或者微软MVP提出技术问题，并得到他们的解答。

（2）利用微软账户注册微软OneDrive（云服务）等应用。

（3）在Office 2016中登录Microsoft账户并在线保存Office文档、图像和视频等，可以随时通过其他PC、平板电脑中的Office 2016或WebApp，对它们进行访问、修改以及查看。

1.3.2 配置Microsoft账户

登录Office 2016不仅可以随时随地处理工作，还可以联机保存Office文件，但前提是需要拥有一个Microsoft 账户并且登录。

步骤01 打开Word文档，单击软件界面右上角的【登录】链接。弹出【登录】界面，在文本框中输入电子邮件地址，单击【下一步】按钮。

步骤02 在打开的界面输入账户密码，单击【登录】按钮，登录后即可在界面右上角显示用户名称。

步骤03 登录后单击【文件】选项卡，在弹出的界面左侧选择【帐户】选项，在右侧将显示账户信息，在该界面中可进行更改照片、注销以及切换账户等操作。

1.4 Office 2016的新功能

本节教学录像时间：4分钟

Office 2016与Office 2013从界面外观上并无太大差异，但是细节上有了诸多优化和提高，本节就介绍下Office 2016的主要新特性。

1.Tell me助手回归

Tell me（告诉我）是全新的Office助手，用户可以在“告诉我您想要做什么…”文本框中输入需要提供的帮助，Tell me能够引导至相关命令，利用带有“必应”支持的智能查找功能检查资料，如输入“表格”关键字，在下拉菜单中即会出现【插入表格】、【套用表格样式】、【表格样式】等，另外也可以获取有关表格的帮助和智能查找等。

2.多彩新主题

Office 2016的主题也将得到更新，更多色彩丰富的选择将加入其中。据称，这种新的界面设计名叫Colorful，风格与Modern应用类似，而之前的默认主题名叫White。用户可在Office主题当中选择自己偏好的主题风格。

3.跨平台的通用应用

在新版Outlook、Word、Excel、PowerPoint和OneNote发布之后，用户在不同平台和设备之间都能获得非常相似的体验，无论他们使用的是Android手机/平板电脑、iPad、iPhone，还是Windows笔记本电脑/台式机。

4.第三方应用支持

通过全新的Office Graph社交功能，开发者可将自己的应用直接与Office数据建立连接，如此一来，Office套件将可通过插件接入第三方数据。举个例子，用户今后可以通过Outlook日历使用Uber叫车，或是在PowerPoint当中导入和购买来自PicHit的照片。

5.Insights引擎

新的Insights引擎可借助必应的能力为Office带来在线资源，让用户可直接在Word文档当中使用在线图片或文字定义。当你选定某个字词时，侧边栏当中将会出现更多的相关信息。

1.5 软件版本的兼容

本节教学录像时间：5分钟

Office系列软件不同版本之间，可以互相转换格式，也可以打开其他版本的文件。

1.5.1 鉴别Office文件版本

目前，常用的Excel版本主要有2003、2007、2010、2013和2016。那么应如何识别文件使用的Excel版本类型呢？下面给出两种鉴别的方法：一种是查看文件扩展名，另一种是查看图标样式。具体对比情况见下表。

1.5.2 不同版本Office文件的兼容

Office的版本由2003更新到2016，新版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开进行文档编辑。

1.Office 2016打开Office 2003文档

使用Office 2016可以直接打开2003格式的文件。将2003格式的文件在Word 2016文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样。

2.Office 2003打开Office 2016文档

使用Word 2003也可以打开Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。

步骤01 使用Word 2016打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”，单击【文件】选项卡，在【文件】选项卡下的左侧选择【另存为】选项，在右侧【计算机】选项下单击【浏览】按钮。

步骤02 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开。

1.6 其他格式文件的兼容

本节教学录像时间：3分钟

使用Office 2016创建好文档后，有时为了工作的需要，需要把该文档保存为其他格式，除了另存为2003版本格式外，还可以转换为PDF、HTML和WPS等其他格式。

1.将Word文档转换为PDF格式

步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”文档，选择【文件】【导出】菜单项，在右侧【导出】区域选择【创建PDF/XPS文档】选项，并单击【创建PDF/XPS】按钮。

步骤02 在弹出的【发布为PDF或XPS】对话框中选择文档存储的位置，单击【发布】按钮。

步骤03 转换完成之后的格式如下图所示。

2.将Word文档转换为网页格式

步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch01\产品宣传.docx”文档，选择【文件】 【另存为】菜单项，选择保存路径，弹出【另存为】对话框。

步骤02 在弹出的【另存为】对话框中的【保存类型】下拉列表中选择【网页】，然后单击【保存】按钮。

步骤03 转换完成之后在Word 2016文档中打开后，其后缀名显示为“.htm”，如下图所示。

1.7 综合实战——灵活使用Office 2016的帮助系统

本节教学录像时间：4分钟

Office 2016有非常强大的帮助系统，可以帮助用户解决应用中遇到的问题，是自学Office 2016的好帮手。来自Office.com的帮助是网络在线支持站点，从中可以获得Office的最新信息，搜索本地帮助无法解决的问题，还可以参加在线培训课程。下面以Word 2016为例进行介绍。

步骤01 单击文档右上角的【帮助】按钮或按【F1】键，弹出【Word 2016帮助】对话框。

步骤02 在主要类别下列出了Word 2016常用的帮助类别，如入门、创建文档和设置文档格式、添加页眉和页脚等，单击要寻求帮助的类别，即可显示该类别下的详细选项。单击要查看的连接，如单击【添加页眉和页脚】类别下的【添加图像到页眉或页脚】连接。

步骤03 即可看到详细的帮助内容。

步骤04 此外，用户还可以通过搜索的方法获取帮助，返回主页，在搜索框中输入要搜索的内容，例如输入“设置字体”，单击【搜索】按钮。

步骤05 即可显示搜索结果，单击要查看的帮助连接。例如这里单击第一个链接。

步骤06 即可显示详细的帮助内容。

高手支招

本节教学录像时间：2分钟

修复Office 2016

安装Office 2016后，如果有组件出现问题不能正常使用，可以通过修复功能修复Office 2016，不需要重新卸载安装。修复Office 2016的具体操作步骤如下。

步骤01 重复卸载Office 2016的操作，打开【卸载和更改程序】窗口，在列表中选中【Microsoft Office 专业增强版 2016】选项，单击上方的【更改】按钮。

步骤02 弹出【Office】对话框，单击选中【快速修复】单选项，单击【修复】按钮。

步骤03 在【准备好开始快速修复】界面单击【修复】按钮。

步骤04 即可开始修复Office 2016，此时不需要任何操作，只需要等待自动修复完成即可。

选择Word的兼容模式

除了本节介绍的PDF和网页格式外，Word 2016还可以与多种格式兼容，如纯文本、RTF格式等。用户可以根据需要选择兼容模式，打开【另存为】对话框后，单击【保存类型】的下拉按钮，在弹出的下拉列表中就可以根据需要选择要兼容的格式。