问答（12）为什么我的个人计划总是执行不下去？

背景

一天下午，有同学问我，为什么他的个人计划制订出来后，总是虎头蛇尾，执行不下去，觉得按计划执行起来好累，但如果不做计划又觉得每天在不知不觉中时间就被浪费了。我让他把计划发给我看看，想从计划本身找找问题的根源。

拿到手一看，把我吓了一跳。“今天待办事项”清单一屏都显示不下，我从上到下滑动了几屏，从早上9点多的项目例会开始一直到晚上8、9点，大小不一的各种任务罗列其中，让我印象深刻的有这么几项：

（1）有两个任务都是计划制订类的，间隔时间大概是40分钟。

（2）有两个过期未完成任务，计划完成时间有一天前的，还有一周前的。

（3）有一个测试任务，计划开始时间竟然是晚上7点。

你问

为什么我的个人计划总是执行不下去？

我答

我先说一下我的看法。

（1）计划类的任务相当于创造性的工作，时间往往不好预估，所以我一般很少在同一天给自己安排两个及两个以上的计划类任务，更别说连续安排在那么紧的时间区间里。

（2）过期未完成的任务，理论上应该是“今天”清单里优先被完成的任务，可已经到了下午，却还有两个这样的任务。而且还在今天安排了很多其他的任务，本身就不合理。按我的理解，这样最后只会进入恶性循环，昨天的任务未完成，今天继续，然后今天还会有未完成的任务被拖到明天。

（3）至于那个测试任务，我从描述和后面的沟通中了解到，并不是今晚或明天就要完成的，甚至并不是这个月必须完成的，所以说并不是一项紧急且重要的任务，为什么要计划在晚上加班的时间去完成它呢？

再者，我也想说一下我对计划制订持有的一个观点：一个好的计划是需要留白的。

不论是项目计划、工作计划，还是学习计划，一定要留白。这一点真的很重要，合理的留白能够让整个计划的可执行性提升至少30%。

留白，其实就是给你的计划预留出合理且足够的机动时间。

回到每天的待办事项清单上，我觉得比较合理的一个体量大概就是1项高级任务+2项中级任务+3项低级任务。当然，这也不是绝对的比例。拆分开来看，基本理念是这样的：

（1）首先要能确定每天最重要的任务是什么，也就是那个高级任务，这是需要放在你一天中精力最强的时段去完成的，或者是需要优先完成的。如果从极端的角度来看，它需要花费你8小时才能完成，那你的“今天”清单里就应该只有这一项任务。

（2）2项中级任务，按我的理解，应该就是常规性的工作，比如测试任务、一些常规会议等。理论上每天都应该有这样的任务，毕竟从精力管理的角度来看，连续在一项任务上花费的时间太长会出现疲倦期。换一项不同类型的任务切换一下，有助于重新激活状态。

（3）3项低级任务其实可以理解成8小时内的“留白”，它们所预估的时间其实可以用来应付临时紧急任务和对中、高级任务预估不足的情况，从而保证你不至于一天的安排太过紧凑，全是中、高级任务，哪怕加一点点临时任务，都会导致全线崩溃。

（4）对于那种在计划期就知道一天完成不了的、需要长线作战的任务，可以设置成循环任务。滴答清单里支持的循环模式十分齐全，如每天、每周的工作日、每周的周几、每月的几号、每月的第几个周几、每年的几号（阳历）、每年的几号（农历）和自定义（每天、每周的哪几天、每月的哪几个周几），应该够用了。

这样，每天的任务完成后，系统会自动创建下一次的任务项目，从而不会有那么多未完成的过期任务留在清单里。这对于日事日清的冲击还是很大的，特别是对于强迫症患者来说，总有未完成的任务挂在那里。

所以，留白最美，留白的计划才是合理且容易执行的计划。