5.3 资源管理

一个组织内部如果有多个项目并存，那么各项目间必然存在对各类资源的争夺，这是由资源有限性引起的，这也是为什么资源冲突问题在项目冲突管理中仅次于进度冲突和项目优先级的原因。因此，在项目管理过程中，项目的管理者应该仔细分析资源的配置及管理问题，如在计划编制过程对资源需求的调查分析，在实施阶段对资源可用性有力的掌控等。项目实施期间项目资源严重短缺将可能导致项目范围变更，进而影响项目目标的实现。

项目资源管理最根本的问题，就是如何为项目分配人力和物质资源。分配项目资源时需要考虑的因素有以下几方面。

■ 项目的技术要求。项目的任务谁能做？是工程师，还是普通工人？即考虑人员的技术能力。

■ 预期人员能力。项目的人员能够完成哪些工作？需要完成的工作量是多少等问题。

■ 资源的可用性。哪些人力和物质资源是可用的，是公司内部还是外部资源？如果组织内部的资源不能满足要求，是否容许项目经理使用外部资源等问题。因为实际实施过程中，资源必须要确实可用，不能发生意外，否则会影响项目进展。

本节主要包括两个方面内容：一是资源管理表示方法；二是资源优化配置。

5.3.1 资源管理表示方法

为便于沟通和交流，资源管理的表示方法有很多种，以适用于不同的应用环境，经过长期研究和总结，现在常用的表示方法主要有以下四种：

■ 资源矩阵；

■ 资源数据表；

■ 资源甘特图；

■ 资源直方图。

1．资源矩阵

资源矩阵与前面介绍过的责任矩阵相似，如表5-5所示。表中“P”表示负责人，“S”表示参与人。资源矩阵明确地表示了哪个资源参加了哪个任务，但没有说明哪个资源什么时间参加，参加的数量是多少。下面介绍的资源数据表将明确表示这两项数据。

2．资源数据表

资源数据表说明了资源投入的时间段及其数量，如表5-6所示。例如：数学专家在第6～11周参加项目工作，每周投入0.7天，在第13、14周参加的时间是每周2天。资源数据表可以用于估算项目成本和评价资源的贡献。

3．资源甘特图

以人力资源为例称为人力资源甘特图，它能形象地表示哪个资源在哪个时间段上投入到哪个任务中，例如：任务1有3个人参加，吉尔参加的时间最长，玛莎在不同的时间段内要参加3个任务。

人力资源甘特图有两种格式：

■ 第一种格式以任务为索引，是供项目经理或管理层使用，知道哪些任务由哪些人员参加，什么时候参加，如图5-36所示。这种格式如果用于员工则可能引起“漏项”的麻烦或风险，因为员工很难保证在成百上千个任务中一个不漏地找到自己的名字。

■ 第二种格式是以资源（人员）为索引，如图5-37所示。这种格式适合员工使用，应用此格式员工可以清楚知道自己在哪个时间段参加哪个任务。

4．资源直方图

资源直方图表示在不同时间段内同一类资源的投入量，如图5-38所示。这种表示方式用来做资源优化和判断资源投入是否均衡。

5.3.2 资源优化配置

一般情况下，在编制项目进度计划时先不考虑资源的约束问题，所以形成的计划可能出现资源利用不合理或不可行的情况。资源优化配置是通过调整进度计划，形成平稳连续的资源需求。

资源优化配置的目的和原则如下：

■ 最有效地利用资源；

■ 使资源闲置时间最小化；

■ 尽量避免超出资源能力。

资源优化配置有两种方法：资源平滑和资源平衡（已在前文介绍）。资源优化配置基本上都要借助计算机软件完成，所以只需要掌握优化原理即可。

到这里为止，项目计划编制的内容全部介绍完毕。项目进行到这里，就可以认为已经形成了上下达成一致的范围、进度、费用基准计划（baseline），基准计划被形象地称作项目监控的尺子。

可以用基准计划（尺子）来衡量项目的执行情况。值得强调的是，项目管理的理念要求在任何生成计划的时候必须同时制定管理计划的计划（即计划及其偏差管理由谁监控执行、何时监控、审批流程、相应措施），且认为计划包含管理计划的计划，即尺子应包含尺子的使用说明书。