第一章 别说你会开会，开会是门技术活儿

时下，开会之风似乎很是盛行。开会自然好处多多，开会有利于我们做出正确的决策，有利于信息的传达，也有利于意见的整合。但是你真的会开会吗？如何提高开会效率和决策效率，避免无意义做功？哪些会议是必须要进行的，而哪些会议则可以取消？最佳开会时长为多少分钟……开会并不是一件简单的事情，只有掌握相关的知识，才能把会议开得好、开得有效率。

开会不是目的，解决问题才是根本

开会是现代人群体沟通最主要的形式，看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一，也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。

开会到底有什么用？有人说解决问题。其实开会解决不了具体问题，具体问题要到实践中去解决，开会只是解决人在观念和态度上的问题。开会不能当饭吃，也不能当枪使，但开会可以理清思路、制定规划、统一认知、凝聚人心。

其实，开会就是经营，就是管理。开会经营的是人心，管理的是团队。可惜不是所有的组织或企业都会开会，在会议管理上多数不太用心。有的很少开会。有一个贸易公司的老板说，他一年开不了几次会。大家都挺忙，各干各的，没事一般不开会，也不知道该公司“有事”开会时讨论的是什么事。一个组织没有思想上的交流，如何持续成长？都等有了事再开会，就太晚了！有的不会开会。事先没有充分准备，想起来就开个会，说起来漫无边际，散会后没有结果。尤其是有的领导喜欢一言堂，一个人一讲几个小时，大家只有听的份儿，听完了就散会。这样的会开不开两可！

一家族企业召开会议，商讨家族企业“改制”事宜，男女老少来了一大帮，主席台上坐的均是上了年岁的家族重要成员，有董事长、总经理和各常务董事；台下坐的除了该家族的其他成员外，还包括若干个该家族企业聘用的专业技术人员。会议开始，董事长发话：现在我们的企业做大了，企业发展和管理遇到了瓶颈，专家学者跟我说要想把企业继续做大做强，家族企业必须改制为“现代企业”，应该聘请专业人士来当企业的总经理和各部门负责人，这就是“企改”。今天把大家叫来就是商量这个关系到我们家族前途命运的大事，请大家都表表态。董事长话音刚落，台上台下的家族成员就炸开了锅似的争相发言，纷纷表示家族企业是老一辈拼死拼活打下的天下，是本家族每个成员的命根子，在领导权和管理权的问题上决不允许外人染指，否则就是背弃先人、背叛家族，就是走死路、邪路和不归路。见此阵仗，坐在台下的几位被聘用的专业技术人员大失所望，但又不敢开口说话，只是用眼盯着台上台下这帮家族成员，心里暗想：他们把企业看作是家族的，而不是社会的，无非是既得利益和自私自利之心使然，但想想也正常，谁愿意把到嘴的肥肉吐出来呀，谁又乐意将既得利益与人分享呢？再者，让他们交出企业管理权，你叫这帮上了岁数的家族成员干什么好呢，他们又能干什么呢？会议结果是继续先辈的家族事业，企业所有管理职位仍由本家族成员担任，不许外人插手，“今后决不允许改制”的声音也在家族企业里出现，家族企业既不走小作坊式的老路，也不走踢开家族成员而由外人插足管理的“邪路”。

开会本来的目的是为了解决问题，问题得不到解决和处理，这样的会议开和不开一个样。

开会，本是召集若干人议事，通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，推动项目最终达成目标。但是，我们在现实中看到很多会议，都是上级开了下级开，讲的都是一个内容，一个道理，更有甚者，会议内容没有任何实质性的意义，或者开了以后就没有了下文，开了等于白开。类似这种会议不但浪费财力、物力、时间，更使人产生了厌烦情绪。

要使开会的意义值达到最大化，就应该摈弃官僚作风，建立起良好的会议文化，开有准备的会，没有准备的会议直接取消；开有主题的会，有针对性的围绕主题开展深入地调查研究后才会得出最佳方案，让与会者直接融入到会议的主题当中，人人有所想，有所思；开有纪律的会，制定惩罚制度，任何部门任何人不得因为任何理由而迟到早退，态度散漫；开有结果的会，开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。开会不落实等于零，落实不检查等于零，检查出问题不追究也等于零，只有会后追踪、有始有终，开会才有意义。不然，还不如认真研究自己的工作，使自己的工作效率更上一层楼。

对任何一个组织来说，会议都是十分重要的，需要对会议进行管理。首先要建立起一个会议系统，设计一套不同时间召开、不同人员参加、不同层面组织的各种会议，明确每种会议的目的职能、会议的频率时间和开会的方式方法。形成会议制度后，认真执行，并不断评估、研究和创新，追求会议效率和效果。人们常常说，看一个组织如何开会，可以看到一个组织的文化。表面上看是组织会议的安排，会议的内容，会议的氛围，但其体现的就是这个组织的价值观，会议文化一定是组织文化的重要部分。

总之，会不能不开，但不能乱开，它是管理的重要部分。会议本身也需要管理，千万别拿开会不当事儿，它很重要也很有用！

克服紧张，敢于在会议上发言

这是一个部门经理的自述：

一年前的一次汇报，不知道为什么，我突然特别特别紧张，心慌得喘不过气来，虽然通过不断地吞咽口水克服了紧张情绪，可是却在我心里留下了深深的阴影。

后来职务升迁，当了部门经理，新的岗位需要经常开会发言，我现在感觉自己已经有心理障碍了，一听到开会两个字就紧张害怕，即使是四五个人的小会，平时都是很熟的同事，我也紧张得说不出话来，说两句就觉得心慌的厉害，嗓子死死地哽住了，再也说不下去了，于是只好草草收场，逃回到自己的座位上才感到安全了。

一说到开会发言，有很多人就底气不足，需要发表意见的时候能躲就躲，说起话来磕磕巴巴，造成这种情况的原因，多是因为小心谨慎，害怕自己出错误，不自觉地逃避这种容易出错的情景，久而久之，变成了“恐惧”心理。可是，如果长期缺乏沟通，不仅影响自信心，还很可能失去很多宝贵的机会，陷入恶性循环。

李开复被公认为是现今的青年创业导师。但他刚加入微软时，在开会时从不轻易开口说话，担心说错话，因为在座的都是如比尔·盖茨这样的大人物。

有一次，李开复参加了一个10多人的小型会议。比尔·盖茨召集大家共同探讨微软的改组问题，并要求每个人都要发言。

轮到自己发言时，李开复想：事到如今，与其畏畏缩缩不敢说话，不如直接说出自己的真实想法，于是他说道：“微软是世界IT（信息技术）行业的领军巨头，我们拥有智商最高的员工，效率却比任何公司都要低下。不断企图改组公司是问题的根本原因，公司领导每天想的是内部斗争，却从没有考虑过员工的感受。在这样动荡的环境下，员工根本没有心思安心工作。因而，其他公司员工的智商叠加，产出高效，而我们员工的智商在不断消减……”

他讲完话后，全场鸦雀无声。之后，李开复收到很多同事的电子邮件，称赞他的胆量，说他说出了他们敢想不敢说的事实。

结果，比尔·盖茨不但没有责怪李开复，反而接受了他的建议，不仅搁置了公司的改组方案，还在与公司其他领导层开会时引用了李开复的话，让大家把思维从怎样改组公司放到建设公司文化上来，让员工充分发挥才智，积极工作。

自那以后，李开复得到了比尔·盖茨更多的重视和了解，他在微软的事业轨迹也有了巨大的转变。

职场是员工表现自己的舞台，你是否有勇气说出自己的看法，能否得到领导的欣赏与重用，关键就在于你是否敢于和领导对话。李开复正是因为敢于在会上发言，获得了比尔·盖茨的重用，为自己的事业打开了局面。

其实，人人都可能在说话前后或说话过程中出现紧张、恐惧心理；即便演说专家、能言善辩者也不例外，都是从无数次失败经验中才获得了勇气，掌握了大胆说话的技巧。那么，如何克服开会发言的恐惧心理呢？按照以下几点建议去做，你就能泰然处之，游刃有余。

1．放松自己。

有些人在说话时特别紧张，大都是由于他们说话时呼吸紊乱，氧气的吸入量减少，头脑一时陷入痴呆状态所致。

说话时发生不正常情况通常都是这样的顺序：怯场—呼吸紊乱—头脑反应迟钝—说些支离破碎的话。要克服这些不正常情况，就要学会如何调整呼吸。

说话时全身要尽量放松，静静地做几次深呼吸，吐气时可以略微用点力。这样一来，人的心里就会获得一份踏实感。

2．不要给自己反面的刺激。

在讲话过程中还应尽量避免令自己不安的反面刺激，比如，总是设想自己会犯语法错误，或总担心自己会突然停顿下来，讲不下去了。这些反面刺激，很可能会动摇你的信心。因此，在开口时，最重要的是把注意力从自己身上移开，或集中精力听别人怎么说，避免不必要的紧张感。

3．不断丰富和充实自己。

有时人出现紧张的原因，是由于知识领域过于狭窄，或对当前发生的事情知道得太少的缘故。假若你能经常读些课外书籍、报刊杂志、开拓自己的视野，丰富自己的阅历，你就会发现，在社交场合你可以毫无困难地表达你的意见。这将会有力地帮助你树立自信，克服紧张。

4．主动营造说话的气氛。

如果在与领导说话时的气氛好，或者当时所谈论的话题领导感兴趣，那么领导的谈话兴致便高，回应的速率也会很快，这样就避免了自说自话的尴尬，无形中会减少和领导说话时的恐惧感。

5．用微笑掩饰内心的紧张。

心理学家建议，当一个人特别紧张时，不妨面带微笑。因为笑对于缓和全身的紧张状态有很好的作用。研究证明，当人们微笑时，内脑接收的讯息通常是积极的，并且能使身体处于放松和满足状态；当人们处在焦虑和恐惧中时，微笑也能产生同样的效果。无论你是否意识到微笑对自我控制紧张感所起到的作用，这种“人为的”努力表明了大脑在毫不怀疑其真实性的情况下对外部讯息作出了积极有效的反应。

另外，微笑是一个人充满信心的表现，它和人的自信心相互促进，自信心使人充满微笑，微笑使人更加充满信心，两者相互产生促进作用。因此，在紧张的时候，学会发自内心的微笑，能够有效地克服紧张情绪，增强你的自信心。

有一个女孩，一遇到人多的公众场合，她就会紧张得要命，说话还会有些结巴。但她有一个习惯，那就是无论遇到什么事她的脸上总会呈现出灿烂的微笑，也是这灿烂的微笑陪她度过了一生。

那一年，女孩所在的学校要组织演讲比赛，女孩特别喜欢演讲，于是便报了名。经过女孩的不懈努力之后终于进入了决赛，女孩高兴极了，便把妈妈也邀请了过来。轮到女孩上场了，看到台下众多的观众，她十分紧张。刚开口，就出现了结巴的情况。台下的人开始骚动了起来，有人嘲笑女孩：“结巴也能演讲？真不害臊！”甚至有人还在冷嘲热讽。就连神情严肃的评委也有些显得不耐烦了。可下面发生的一幕让全场在座的人都惊呆了，女孩不但没有气馁，反而面带微笑并自信地说了一句：“我……相信……自己的……能……力，请大家也要……相信……我……好吗？”这一番话短小而经典，让台下的人都赞不绝口。台下渐渐安静了下来，女孩也逐渐地摆脱了紧张的情绪，开始了她的正式演讲。每个人都很用心地去聆听女孩的演讲，评委也给了女孩高度评价。演讲结束后，台下响起了雷鸣般的掌声，这掌声是发自内心的！

二十年后，女孩成为一名家喻户晓的主持人，同时也克服了一紧张就口吃的毛病。当有人问女孩成功的秘诀时，女孩的脸上闪现出那令人熟悉的自信的微笑，女孩轻轻地说了一句：“什么时候都要有着自信的微笑！”

由此可见，对有紧张情绪的人来说，有自信的微笑是很重要的。自信的微笑来源于内心中的力量，从气质中散发出来，是对自己的一种肯定，一种鼓励，同时也是在暗示自己“我很好，我能行”。所以，微笑是一个人自信的表现。在开会发言的时候，如果你以微笑的态度出现在别人面前，就能掩饰你内心的紧张。

开会是件严肃的事，必须遵守会议纪律

众所周知，会场是有纪律的。参加培训，出席会议，就要遵守组织者制定的培训要求、会议纪律，这是常识，也是每位与会者基本素质的体现。但有些人总是做出各种“违规”事件：迟到、旁若无人地聊天、不断地有手机铃声响起、毫无顾忌地接打电话……这种现象，既影响会议质量，又滋长散漫作风，也是对与会者的不尊重。虽然每次会议的组织者一再重申会场纪律，但每次都有不少人依然我行我素，不把会场纪律当一回事。

小刘的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识见识大场面。

小刘早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了二十分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到五分钟，肃静的会场上又响起了摇篮曲，是谁在播放音乐？原来是小刘的手机响了！这下子，小刘可成了全会场的明星。没过多久小刘就另谋高就了。

不管是参加自己单位还是其他单位的会议，都必须遵守会议纪律。因为在这种高度聚焦的场合，稍有不慎，便会严重有损自己和单位的形象。

召开会议是工作中必不可少的重要内容，庄重严肃，责任重大。每一位与会者都应该严格遵守会场纪律，不迟到、早退、无故缺席，不能打瞌睡、接打电话、交头接耳。如果会议纪律松弛、自由散漫、管理不严，则会拖延会议时间、降低会议效率，从而影响各项工作的开展。严格遵守会议纪律不仅是对工作态度的要求，也是对个人道德水平的要求。那些扰乱会议秩序者，影响了他人，也会影响整个会议，更重要的是会影响到自己在同事、领导心中的形象，甚至前途。

遵守会场纪律，反映了一个人的基本修养和综合素质，折射着一个人的事业心和责任感，折射着一个人的工作作风和精神状态。它看似小事、无碍大局，但若漠然视之，习以为常，就会积累成恶习，进而影响个人素质的提升。

总之，为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质量和效果，会议纪律是每个参会人都需要遵守的。

掌握正确的开会方法，让会议更高效

在职场中，开会是大多数人日常工作的一项主要内容，从基层的工作小组到高层领导的战略规划，人们通过各种会议来交换意见，达成共识。因此开会也被认为是进行有效沟通的重要手段。

但现实中，仍有很多人不懂得如何开会。会议开得没有效率，浪费了大量的时间、人力和物力，甚至成为领导头疼、员工抱怨的一大难题。

某公司软件部助理组织了一次公司内部会议，目的是宣传一套新开发出来的软件。会议定于周五上午10:00准时开始。10点，只有技术总监一人到场，直到10:10，看人到得差不多了，软件部经理才宣布会议正式开始。

在软件部经理讲了一番新软件开发部的背景和意义后，需要开发部经理讲述软件功能，却发现开发部经理没来（在开发实验室打盹），等开发部经理在困意中讲完后，大家讨论对外宣传策划，却发现根本没有请市场人员。在软件部经理去找市场人员的过程中，售后服务工程师离开了会场。这时，技术总监铁青着脸宣布散会。事后做检查，呈现给技术总监的结果是：

软件部助理：软件部经理只告诉我要开会，所以我就定了会议室，发了会议通知；

市场部经理：软件部经理只给我口头说过，但我没有接到正式通知；

开发部经理：我昨晚又熬一个通宵，实在太困了；

普通参会人员：公司开会经常性推延5～10分钟，去早了也得等别人；

售后服务工程师：通知上也没有说需要我们做什么，我一看人不齐，所以有事就先走了。

很显然，这是一次无效的会议。每个职场人士，应该说或多或少都会遇到过这样的现象：原本有一个重要的事情要办，突然上面宣布有一个重要的会议要您参加，您不得不放弃；会议开了半天，离题万里，竟不知道会议所云；会议与你相关的内容不到10分钟，你却不得不等上2小时，会议结束后才能离开；开会时间已过点，应会人员却拖拖拉拉、来者无几，会议发起人不得不打电话挨个找人；参会人员已到齐，却因为一个重要参会者不在，要等上半小时甚至更长时间；会上领导讲得滔滔不绝，眼看就过了下班的时间，但他还意犹未尽；原定1小时的会议，结果吵吵闹闹3小时也没结束，甚至不欢而散；几个小时的会议结束了，会后什么也没留下；一个商务会议一开就是好几个小时，却没有任何结果，合作伙伴很失望；会上承诺的营销计划，会后却没有人去追踪和落实，经销商很生气。

凡此种种，举不胜举。所以说，会议怎么开、如何更有效率，是值得认真探讨的一个重要议题。

在网络刚刚兴起的时候，一家台资背景的电子商务公司准备在北京成立。为了决定网络平台采用哪一种技术，公司召开了一次会议。

各种有不同技术专业背景的员工在会议上争得面红耳赤。有的说我这种技术虽然比较保守，但是很稳定，另一种技术的支持者马上针锋相对地提出我这种技术虽然现在不稳定，但是有发展前景，而且成本低，将来适应新的需求游刃有余，最后从关于技术的争辩升级成为人身攻击。

这个会议一直延续了一个星期，仍然没有产生结果。台湾方面的老板不得已只好从台湾派技术人员过来拍板。在网络刚开始的时候，时间就是生命。在网络的冬天来临时，这家公司正好因为一个星期的时差，没能完成融资，倒闭了。

在这个事件中，会议自始至终都在争论，毫无效率，一个漫长而充满争吵的会议最终使得一家公司迅速灭亡。

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳，不但没有解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与管理层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。所以，如何能在会议中高效率且有效地解决问题，是开会的中心议题。

一般而言，有效的会议安排首先要回答5W1P。WHY：我们为什么要开会？WHAT：我们开会的内容是什么？WHO：谁召集、谁主持、谁记录、谁追踪结果？WHEN：什么时候开会，持续时间多长，何时结束，下次会议召开的预计时间？WHERE：会议在什么样的环境和场景下召开？PREPARING：针对会议必须要有充分的安排。

如果与会者对这些问题的回复是“我不知道”那么，会议结果必定是“鬼才知道”呢！

学会开会，你的前途一片光明

职场如战场，无硝烟的竞争异常激烈，每个人都需要保全且不断发展自己事业，没有谁愿意永远生活在别人的光辉之下，没有谁愿意躬身谦卑、经年累月地重复着昨天的工作，没有谁愿意一个职位做到老，只要不是平庸之辈，都会渴望有升职加薪的机会。正如拿破仑所说：不想当将军的士兵不是好士兵。

但事实上，任何一位老板都不会无缘无故地提升你的职位，要想在竞争激烈的职场中获得老板的信任和赏识，赢取较高的职位，你必须拥有提升的理由与筹码。

同在一家公司里，为什么有些人升职快，有些人媳妇都熬成婆了，职位还是没动？

这其中固然有一定的因素决定着你职位的升迁，例如，工作能力、工作态度、良好的职业习惯、好的人际关系等，但除此之外，学会开会也是你升职的必备条件。

美国权威机构的一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识，所以如何使会议有效益和有效率，对于员工来说具有重要的意义。

很多人认为开会是个无聊的事情，有时候会议和自身有关的内容很少，但是仍要去列席，让人觉得很枯燥，这其实是对开会没有一个正确的认识。为什么有很多人个人能力很强，是技术能手，或者销售冠军，但是一旦到了领导的岗位上往往很难带领团队做出成绩。这是因为他们并不具备领导素质，不能把集体的力量发挥出来，再深入挖掘就是不能掌握每个人的长处，合理安排工作。

阎开和于洋是公司的两名骨干人员。阎开是一个非常优秀的技术人员，任何开发难题到了他的手里都能迎刃而解，但在平时，他却是个非常内敛的人，基本上很少和同事沟通。而于洋，则是经理助理，主要负责替经理安排一些事情。

每次来了任务，经理都安排人去通知各部门开会，然后领导组织每个人发言，最后确定方案，协调各部门工作安排并分派任务。有时候，过程性的会议，都会安排人来召开，最后汇报会议结果。

时间长了，于洋对公司每个员工的工作能力都了如指掌了，甚至每件事情该如何安排心里也有数了。此时，他有些工作提前就替经理安排下去了，等经理想到的时候，工作已经做完了。

后来，公司另外组建了一个部门，需要一个经理，按照资历阎开应该最有资格了，但是公司总经理经过权衡，最后还是决定让于洋来担任这个经理。

很多同事为阎开打抱不平，觉得于洋只不过是一个小助理，无论个人资历还是专业技能都不如阎开，为什么让他做经理呢？

最后，公司总经理在正式任免于洋的时候，说道：“任命于洋担任新部门的经理，是公司领导经过认真考虑的。一个领导，除了要有很强的专业技能，更重要的是有很强的协调能力。大家也看到了，每次有工作下来，都是于洋协调各部门开会，确定方案，分派任务，其实他无形之中已经承担了一个领导者的职责。因此，由他担任新部门的经理我们相信是不会错的。”

至此，大家才无话可说了。

看来，学会开会是职场人士的必修课，如果你想获得更好的职业发展，就必须学会开会。

很多时候，老板在考虑提拔谁时，除了业务水平，更会估量谁“看起来”像个领导以及“做起来”是个领导。你得多展现领导管理的才华。这其中，学会开会就显得十分必要。会议管理的能力可以展现你多方合作时的协调沟通能力，遇到阻力时的解决问题功力，这是你足以胜任领导的最佳说明。

总之，对于想有更大发展的人来说，要充分地利用公司组织的各种会议，并将其作为一个很好的窗口和平台，展示自己，让会议为我所用，如此，才能让自己抓住机会，创造更大的成长空间。

缩短会议时间，提升工作效率

工作离不开开会，但开会是一门大学问。开会的组织与效率能完整地体现出一个单位的基础管理水平。对会议这种人人参与、司空见惯的事情，人们又常常不把它当回事，不仔细研究会议的流程管理、效率管理，以至于我们的会议常会在低水平、低效率中运行。

如今，大会开得烦琐，小会开得随意，开会之前稀里糊涂，开会之后也没能明白清楚。人们普遍对开会没能增加多少好感，只是不断地开会，效率低下的“文山会海”依然是很多公司的真实写照。

老徐是山里的一个猎户，有一次他外出打猎，不小心被毒蛇咬伤了脚。老徐有三个儿子，分别是老大、老二、老三。当下老徐把三个儿子都叫到床头来，吩咐道：“你们快给我出去找点急救药来，要不然我的命就完啦。”

老徐家做事有个祖传的规矩：无论大事小事，都要先开个家庭会议讨论讨论，这一回当然也不能例外，于是弟兄三个开了个紧急碰头会。

会议由老大主持。他慢条斯理地说了一通开这个会的目的和重要意义。最后提出一个建议：名贵的药物一般都生长在向阳的地方，大家一定要到南坡去找。老大一口气讲了一个多钟头。

老二一边伸长耳朵听，一边用手指敲着桌子，听着听着，他打起瞌睡来了。直到老大讲完，拍拍他的肩膀要他发表意见时，才清醒过来。他首先表示不同意到山南坡去找蛇药，并列举了许多事实，说明名贵的药物不一定都长在向阳的地方。然后他也提出一个建议：三个人要分头寻找，谁找到了就立即送回来，抢救爸爸的性命要紧，不能再磨蹭了。

这时候，会议已开过三个小时了，老三还没有发言。老大对他说：“我们都讲了，现在就等你开口了。”老二对他说：“你的讲话很重要，你讲了我们就好做决议了。”老三眨巴着一双糊涂眼睛，半晌才说：“两位兄长的高见，我认为都有道理。第一，你们的年纪都比我大；第二，你们的经验都比我丰富；第三，你们的头脑都比我清楚；第四……”末了，他也提出两点建议：一、要带支火把照明；二、要带根棍子自卫。要是找蛇药的人被毒蛇咬了，那岂不是赔了夫人又折兵。

会议从傍晚开到半夜，又从半夜继续到黎明，足足开了大半天，最后总算统一了认识，作出了三条决议：一、到山的南坡去找药，二、三个人分头出发；三、携带必需的自卫武器。正当兄弟三个站起来伸伸懒腰，准备按决议行事，忽然从里屋传来老徐“哎唷”一声惨叫，三兄弟大吃一惊，急忙赶到房里一看，老徐已经断气了。

三兄弟一个个痛哭流涕。老大难过地说：“早知道蛇毒那么厉害，不开这个会就好了。”老二赶忙劝慰他道：“不，不，不，要是不开这个会，大家都拿不定主意，怕连个决议也做不出来呢！”老三听了点点头说：“两位哥哥说得都在理。下一回要是大哥也被毒蛇咬伤了，我和二哥再开碰头会讨论时，争取提早半小时结束。”

这是一个杜撰的故事，听起来有些可笑，但仔细想想却意味深远，在某些方面也反映出当今社会的开会问题。会议不在长，话不在多，解决问题才最重要。其实开会也是涉及时间管理，让会议时间缩短，也是能让会议更有成效。拖沓的会议，其实是对所有参会者时间的蔑视，同时，也会极大降低以后开会的热情和效率。

现代社会是一个讲究效率的社会，传统的会议形式、方式、模式许多已经难以适应工作的需求，必须随着时代发展，赋予了会议管理新的内容，使其发挥更重要的作用，承担着更重要的职责。

日本著名的企业家士光敏夫有一个著名的“五提倡会议律”：一是提倡开短会，他认为所有会议的时间都不应超过一小时；二是提倡站着开会；三是提倡所有与会者都要发言；四是提倡发言时间要有节制；五是提倡各抒己见，勇于争论。这其中有三项都彰显着管理界所倡导的“会议要保持短、平、快”的观点。

缩短会议时间意义重大。会而议，议而决，决而行，行而果，这都是高质量会议的最终目的。高质量的会议要规格适度、会风端正、会议简短、准备充分、取得效果。对于会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，务必使直接执行人明确是为什么、怎么做，力求使每次会议都有具体的成果。

管理离不开会议。开好会，也会提高生产力。会议开好了，贯彻落实抓好了，管理工作就成功了一半。

向会议要利益，召开高效会议

时下，开会似乎是冗长枯燥的代名词。很多企业会议开的没有效率，浪费了大量的时间、人力和物力，甚至可以说有些企业管理者不会开会。会议怎么开、如何开更有效率，是值得很多企业管理者认真探讨的一个重要议题。有个数据表明，中国人单位时间内创造的平均价值不及美国的1/5，可见中国企业效率之低，其中开会有很大的关系。很多企业会议种类繁多，战略会、总裁办公会、经营例会、生产例会、业务会、务虚会、沟通会、吹风会……不一而足，而会议效率是整个社会效率的集中体现。会议效率低下，就不能指望整个社会效率提升。所以说，如何开好一个会，非常值得探讨。

国内有一家知名啤酒企业曾以为自己效率很高，结果有一次到比利时英博集团观摩，却发现自己的工作效率还有很大提升的空间。他们发现，英博为什么一个营销经理人能驾轻驭熟管理数百成千业务员、10多个片区？不是因为比利时人比我们聪明，而是他们每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标、议程、参与者、主持、决议、执行等都是标准化，连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。这家企业高层震动很大，回去后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。

开会的目的是指引工作方向，使工作更有效率地开展，高效的会议会短时间内达到交流信息、解决问题和作出决策的目的，而失败的会议只会成为例行公事，成为领导和员工的负担。

想要开一个有效的会议，想要企业沟通无障碍，企业管理人员都必须培养良好的开会意识和习惯，应该从上至下要求企业每个人都必须学会如何开好一个会议。

会议能够，也必须是高产出的。倘若我们遵循一些简单的规则，会议就可以变成一种非常有效的工具。那么，如何高效开会呢？

1．确定开会的必要性。如果会议内容只是单方面的信息传递，那么以文件、电话或网络等通知形式即可，没必要大动干戈组织开会。如果是决策性会议，要首先权衡开会需要达到的目标和利弊得失。要做到“若非必要，绝不开会”。

2．明确开会的目的。开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。

3．做好会前准备工作。参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。

4．认真做好会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决策的完成。

5．会后追踪。会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实，对会议的贯彻，制定各节点，每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。

总之，会议是一个易于提高效率、形成决策的场合，也是最容易浪费资源而不易察觉的场合。开好会议是每一个管理者都应该面对的重要课题。

领导开会，秘书如何当好配角

参加会议或主持会议是秘书工作的一项基本职能。这其中有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。

某公司要召开2012年度总结大会，作为领导秘书的胡娟主要负责会议文件材料的准备工作。会前胡娟进行会议筹备，搜集有关信息，确定会议议题及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，胡娟有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间胡娟认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后，胡娟认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。胡娟大会期间的表现赢得了领导和同事的一致好评。

在上例中，作为领导的秘书，胡娟充分做好了会议的准备工作，确保会议的正常进行及圆满结束，尽到了做秘书的职责。

现代职场中，不管在办公室，还是会场上，秘书的作用都极其重要，要做很多细小而繁杂的工作，要给领导写发言稿，充当主持人，还要身兼会议记录员等。

秘书身兼数职，可谓要务在身，但即使负责的工作再多，也要充当好助手的角色，为领导排忧解难。秘书是为辅助上司工作而存在的，因此，秘书必须工作上鼎力帮助上司，并与上司保持良好的关系，让上司信赖自己；只有这样，才能使双方的工作相得益彰。

生产部的王经理和设备部的于经理分别带领各自部门员工一起开会，商讨两个部门的配合工作。公司上马了一个项目，从美国采购了一批设备，还配了专业技术人员协助一起安装调试。生产部和设备部两个相关部门的人员基本都出动了。会议进行得很顺利，谈到一份总经理对此项目的批文时，双方理解方面有点争议，王经理让秘书小刘赶快把文件拿出来。小刘小跑着回办公室拿去了。同时于经理也派秘书小张去把文件和一份附件拿过来，以供双方达成共识。

于经理当时说：“小张，把总经理批文拿来。顺便把那份附件也一起带过来。”

“嗯？附件？还有附件吗？”小张满脸茫然，还夹着一丝慌乱。

于经理一看小张那表情，气就不打一处来，碍于面子，他还是压低声音说：“就那份我后来递给总经理的补充文件，总经理在上面签了字的。”小张支吾了一声，仿佛思考去哪里找的样子。

于经理不满地催了一句：“就我上周五给你的那份。”上周五经理给了四份文件，当时手忙脚乱地拿到，没细看，到底是哪一份文件呢？放在哪里了？小张脑袋一团乱，也顾不得想清楚，就慌慌张张地跑去找文件了。

于经理满脸通红，略微不好意思地朝王经理笑了一笑，两位经理就对面坐着，说话基本都能听见。这王经理心想：素闻老于平日对手下调教不严，在这重要会议场合竟然没有准备齐全文件，而且临阵还找不着是哪个文件，看来传言不虚。一会儿工夫，小刘把文件找来了。大家就都等着小张，十分钟过去了，小张还没来。大家就开始谈论下一个议题。又过了五分钟，小张气喘吁吁跑过来，递给于经理两份文件。于经理拿了文件一看，其中一份不是想要的那份，为了顾全面子，嗯了一声，不说是，也不说不是，但是表情明显沉郁了起来。偏偏这个愚笨的小张摸不准领导这是满意？还是不满意？鼓起勇气画蛇添足加了一句：“那我再去找找？”明显说明他没有找到领导想要的文件。这一句话岂不是给于经理丢脸？果然，霎时于经理涨红了脸，大声说：“快坐回原位，不要影响大家开会。”小张乖乖坐回原位，会议继续进行。

事后，小张挨了一顿狠批，还按照制度罚了款。

也许有人会问，一份文件找不到，也要这样处罚吗？关键是小张做秘书没有尽到自己的工作职责，还让领导很没面子。

作为上司的助手，秘书要了解自己上司的职责范围和权限。秘书不仅要了解上司的工作内容，秘书还应熟悉本公司各职能部门的分工和责任，清楚知道谁、在哪、负责什么样的业务等；只有这样，才能在工作中根据实际情况，迅速地采取对应的行动，熟练地完成文件、传真、电话等交流，高效率地辅助上司的工作；也只有这样，秘书才能在日常会议中根据上司的职责范围和工作重点的需要，主动地做一些准备工作。

具体地说，在会议中，秘书的主要任务是：

1．撰写会议文稿。撰写文件是会议秘书的一项十分艰苦的任务。为了完成这一任务，事前要收集相关材料和文件，做好各种准备。撰写文件初稿一般包括：开幕词、闭幕词、工作报告、决议、总结等。在会议进行中，要及时收集会议讨论的意见，并分类整理，着手对文件初稿进行修改。

2．做好会务接待工作。组织安排会务，是会议秘书的一项主要工作。它包括会议活动的统筹安排；议题的收集、归纳、筛选和提出是否列入会议讨论的意见；会议期限、会议地点、会议人员和会议组织系统的建立的意见，并根据领导者审定的意见发出会议通知；会议食宿、交通、医疗和文娱活动的安排；会场布置、音响设备的检查；会议日程安排、会议作息制度和安全保密的规定；会议文件和学习材料的发放等有关具体问题的组织。

3．掌握会议进程。会议进行中，是秘书工作最活跃的阶段。这时秘书工作的中心任务，是协助会议领导者掌握会议的进程，驾驭会议向预定目的前进。一般小型会议主要是做好记录。

4．收集信息反馈。会议结束后，会议秘书班子要做好善终工作和催办会议决定事项，及时收集信息。