3.6 保护文档

办公文档不同于普通文档，其中可能保存有非常重要的信息，如果被盗，将会带来巨大的经济损失。因此，为了保护商业机密，有时还需要对文档进行保护。保护文档主要有加密办公文档以及限制格式和编辑两种方法。

3.6.1 加密办公文档

在办公应用中，为了防止他人在自己的电脑中查看并修改Word办公文档，用户可为自己的Word文档加密。

温馨小贴士

在设置密码时，最好使用由大写字母、小写字母、数字和符号组合而成的密码，密码长度应大于或等于8个字符，最好使用包括14个或更多字符的密码。

为CD:\素材\第3章\劳动用工合同.docx加密，并另存到电脑的其他位置（CD:\效果\第3章\劳动用工合同.docx）。

STEP 01. 打开办公文档。单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“打开”命令，在打开的“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中选择要打开文件的保存位置，在下面的列表框中选择“劳动用工合同”选项，然后单击按钮打开该办公文档，如图3-30所示。

STEP 02. 打开“另存为”对话框。单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中单击按钮，在弹出的菜单中选择“常规选项”命令，如图3-31所示。

STEP 03. 设置密码。在打开的“常规选项”对话框的“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中输入密码“1234”，选中“建议以只读方式打开文档”复选框，然后单击按钮，如图3-32所示。

STEP 04. 确认密码。在打开的“确认密码”对话框的文本框中输入打开文件时的密码“1234”，单击按钮，如图3-33所示，然后再在打开的“确认密码”对话框的文本框中输入修改文件时的密码，单击按钮。

STEP 05. 完成操作。返回“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，然后单击按钮，完成所有的操作。

3.6.2 限制格式和编辑

在办公应用中，有时为了防止他人在查看办公文档时添加不需要的修订和批注，可使用文档保护功能来限制审阅者对文档进行编辑，其中主要包括限制审阅者插入批注和修订。

限制CD:\素材\第3章\培训制度.docx的格式和编辑（CD:\效果\第3章\培训制度.docx）。

STEP 01. 选择命令。打开“培训制度”文档，单击“审阅”选项卡，在“保护”组中单击“保护文档”按钮，在弹出的菜单中选择“限制格式和编辑”命令，如图3-34所示。

STEP 02. 单击超链接。在打开的“限制格式和编辑”任务窗格的“格式设置限制”栏中选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击其下方的“设置”超链接，如图3-35所示。

STEP 03. 限制格式。在打开的“格式设置限制”对话框中单击按钮，在“当前允许使用的样式”列表框中选中如图3-36所示的复选框，单击按钮。

STEP 04. 单击按钮。在打开的“Microsoft Office Word”对话框中单击按钮，如图3-37所示。

STEP 05. 选择限制编辑内容。返回“限制格式和编辑”任务窗格，选中“编辑限制”栏中的“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框，在其下方的下拉列表框中选择“批注”选项，然后在“启动强制保护”栏中单击按钮，如图3-38所示。

STEP 06. 完成操作。在打开的“启动强制保护”对话框中选中“密码”单选按钮，在其下方的文本框中输入密码，单击按钮，如图3-39所示。保存并关闭文档，再次打开该文档时，某些选项卡所对应的功能组将呈不可用状态。