第8章 培养高效能人士的习惯——成大事者的自我管理技巧(4)

你很有可能已经非常精通于制做各种文件，甚至你还能做好这些文件的预先的格式，因此无须你对格式做调整；你还可能掌握了很多的命令，他们在你每次使用电脑时都能节省你的时间；你还知道怎样做出设计漂亮的文件而不费吹灰之力。如果上述的技能你尚不能做到的话，就要花时间去熟悉全部的省时的迅速的命令。比如，是否已把各种合同建立了档案？圣诞卡的单子在哪里？表格处理和项目设计的软件掌握得怎样？你对图形、图形剪贴、打印机和流程图等等的运用怎么样？总是有更多的东西要学，而且这些东西能够提高你的速度和效率，而这也正是你所需要的。拥有了更快的速度，你可以使自己能赶在危机和问题发生的前面。

本月就开始腾出一些时间来学习一下电脑技巧吧！实际上，应该是每个月都腾出一些时间。即使你不知道是否会用到它们，你也应当去学习，因为不学习也就不可能知道这些技巧是什么，怎么用。同样，如果你不经常收发电子邮件，你也会被甩在后面。因此，你的一个重要任务就是挤出时间来学习更多更新的技术，你付出的时间会为你今后节省出更多的时间。

技巧16用顺手的东西：

选择办公用品的技巧

把东西放在手边会使你腾出更多的精力，它能使你工作起来像一部加足马力的机器。

成功的管理者把工作中琐碎的物品加以整理归类，使它们不致阻碍重要事情的处理。

将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来

最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，如复印机自动送稿（ADF）。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大地节省人力与时间。可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。

单面使用活页纸

从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利地进行作业。

把书架上大套书籍书背向下排置

百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍之所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。

利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效

把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。

将重要的剪贴资料印成B5规格

很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5规格，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。

在活页纸的两侧打孔

我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢？

参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位

书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两三页左右，因此，不管搬出多少本书，应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。

编制派得上用场的“专属用书”，每个月都要写相当多的稿件

写一两张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专业工具书籍大都是很厚重的一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地进行工作。

采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录

喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录，这么一来，即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿。如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。

在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西

大部分的办公桌，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶，不过这种塑胶盘却不实用，尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分，下面的空间有时都浪费掉了。所以就利用空名片盒，来装抽屉里的小东西，由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，纵横排列在一起，形成了井然有序的小格子，分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西，移动很方便。

经常备有文具目录

经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不过由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。想要目录，只要向厂商索取，他们就会寄来，或是向附近的文具店索取一两年前的旧目录也可以，包括中小型厂商，备有两三家以上的目录，当然能有效迅速找到适用的文具制品。

事先决定文具的“购买库存量”

要提高工作效率，从笔记簿到邮票，复印用纸等的文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断的供给，所以彻底地实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。

记下常用文具的商品号码

前面讲过，利用目录来选购文具的方便。此外，管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来，这样就不必一张张的翻目录，只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码，就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。例如，如果指名要“XX牌三○一夹”，即指一般的轻便夹，可以需要的数量和颜色来订购，就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天：“我要那种方方的，差不多这么大……”这些烦琐的话，却不一定能说清情况。

期数完整的杂志须编制索引

通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己的专业杂志却是例外，全部一期不漏完完整整的保存下来。可是有些杂志自从创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺的杂志，大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。

在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”

整理书架时，大概很多人都是根据书籍的内容，而进行分门别类的排列，有关法律书籍，就应根据内容，例如，“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过，在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”，为特殊书籍提供随时可用的空间。刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点的增加，也能加以集中整理。

把经常使用的文字、数字刻成橡皮印

在现代的办公室中，OA机器已经成了不可或缺的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如说，利用橡皮印。（年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章，一应俱全）。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱，但是由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。

将剪贴资料的印本直接存档

前面谈过，利用印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成B5大小，这样不仅能够统一纸张的大小，而且可以直接夹在二十六孔活页夹上，方便存档。如此，不但省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。

将处理完毕的笔记页要即刻抽出

经常使用便于插换的活页笔记，随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后，将已处理完毕的事项用红笔划掉，而且，在全部事项完成之后，即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。由于每天反复这个流程，有时候在管理者的笔记本上，还留有一两年前的笔记页，当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月未解决的事项，也可在笔记本上一目了然，想到的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。

日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里

从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，或许不会马上用，不过偶尔也会有再度派上用场的可能，像这样的资料，要都交给秘书，像平日一样加以复印，自行判断分类归档。但是，并不是马上收到最后分类的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。然后，每隔一定时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容，再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。

以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案

保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，它有各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。比如塑胶面的活页夹，专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等，并按颜色加以区别；而布面的活页夹，则专门保存各种信息资料，同样的也是以颜色加以区分。这么一来，不管活页夹放在哪里，一眼就可看出档案的内容种类。

经常备有新的活页纸

为新书写稿的时候，要以活页纸做备忘录，一有新点子，马上提笔写下，然后将其保存在专用的活页夹中。存档时，如果发觉新点子比旧点子更好，就将新的存档，旧的作废。久而久之，活页夹中的资料就会越来越丰富。当然，一个活页夹只能为一本书一个主题所专用，为了能够随时使用新的活页夹，常备有大量的活页纸。

使用白色活页纸，日后的整理工作将更方便

有的人认为，根据大项目或主题不同，使用不同颜色的活页纸，分类时将更为简便。但是，最好一律使用白色活页纸，因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸，一旦区别颜色，不但日后分类非常麻烦，而且一一区分颜色也很累人。另外，在复印时，除了彩色复印以外，资料会有不清楚等麻烦。基于上述的理由，应一律使用白色活页纸。

使用二十六孔的活页纸

应一直使用活页式笔记本，而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少，纸张撕破的危险性高，而且二十六孔是使用率最高的纸张，基于上述的考虑，应选择二十六孔的活页纸。此外，二十六孔的活页纸归档时也非常简便。当然不只是笔记，连收集杂志、报纸等资料复印本时，也要打上二十六个孔，然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。

使用电动打孔机比较方便

除了活页式笔记本之外，报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小，然后打上二十六个孔，再夹到活页夹上。以前使用手动式打孔机，在数量增多的情况下，打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔，手动式打孔机已经不适用了，一改用电动式打孔机之后，即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机，还是电动式的比较方便省时。

在活页纸上写上大标题

活页式笔记本都划有标线，其使用方法是，在最上面写上大标题，比如“效率法”之类的大标题，其下写上“收集资料”之类的中标题，接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。如果记载事项无法全部写在一张纸上，则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码，这么一来，即使笔记散乱无序，只要看到标题就可以了解其内容。

在加上新活页纸的同时，顺便做整理淘汰的工作

使用活页式笔记，其最大优点在于能够自由地插换页数，必要时可以重新插入，不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料，其正确性与精密度都会增加，并且越来越充实、丰富，这种自由伸缩的优点，正是活页纸的魅力所在。所以，在活页夹上加上新的活页纸同时，除了插换的页数之外，也顺便浏览一下前后的内容，一发觉有不要的东西即撕下丢弃，借此笔记得以保持精简、易读，而且也可以大幅度地缩短检索时间。

技巧17做好文字工作：

处理书信与文书的技巧

不要在桌子上凌乱地堆满书信文件，应把它们归类整理起来。