第7章 培养高效能人士的习惯——成大事者的自我管理技巧(3)

你还可以就有关内容再与对方作进一步的深谈，但要选择适当的时间，保持与那次午餐相一致的口吻。你先回忆一下午餐的情况，想想你能做的有益的事情，然后再打电话或写信；这样，你就能很自然地信赖这种关系了。如果你是午餐的客人，那就应在一、两天之内发出信件表示感谢。令人惊讶的是居然有那么多人没有这么做，所以你每次这么做都会收到意想不到的效果。

技巧14不会休息就不会工作：

劳逸结合的技巧

经验告诉我们：当你没有空休息的时候，就是你该休息的时候。

大部分管理人员都同意，在日理万机之余，让身心有适度的休息是必要的。常年在外旅行的天美时钟表公司最高执行长杰克比（MichaelJacobi）有个原则，在旅行时，一天晚上安排和客户晚餐，一天晚上休息。像这样把时间表的松紧做适度调整，值得决策者参考。那么，什么时候才是合适的休息时间呢？经验告诉我们：当你没有空休息的时候，就是你该休息的时候。

睡眠的时间管理

说到休息，最主要的方式还是睡眠休息。睡眠时间是人体生理需要的时间。睡眠如何，对时间运筹关系极大。睡眠时间的长短，影响其他活动时间的多少，睡眠的好坏，影响从事其他活动的精力。一般来说，在人的一生中，大约有三分之一的时间是花在睡眠上。因此，这越来越引起各方面对睡眠的研究，希望找到睡眠的规律，以利于生活和工作。

睡眠的长度

睡眠时间多长为好，这个问题吸引人们做了大量的研究，结果证明就一个成人而言，每天大体上需要8小时的睡眠时间。但是也因人而异，有的人长期养成了睡眠时间较少的习惯，并未因此而影响第二天的工作。原因在于提高了睡眠的质量，虽然睡眠时间少一些，但效果却很好。熟睡四个小时，可以超过浅睡和辗转反侧难以入睡的八个小时。因此，我们不应囿于每天必须睡足八小时，而应摸清楚自己的睡眠规律，提高睡眠质量，只要达到恢复精力就行，少睡一点时间也无妨。

我们不必以压缩睡眠时间来成就事业，但却应该避免以躺在床上当作睡眠，应该尽量减少非实际睡眠时间的浪费，在睡眠时间上，也应该讲究效率——睡眠的质量。试想，有多少人由于没有掌握自己的睡眠规律，提前就寝而需要较长时间才能入睡，有多少人早上醒来立即起床；有多少人因为睡眠不好而精力不佳；这些，浪费了多少时间。而如果我们掌握了自己的睡眠规律，适时就寝，适时起床，将会赢得多少宝贵的时间。

大量研究表明，睡觉是不能储存的，一个人前一天不管睡多久，第二天照样要睡。因此睡够了就可以，超时睡眠，不仅浪费时间，还会使人无精打采，更加倦怠，降低办事效率。但是，长期睡眠不足也会导致多种疾病，首先表现为食欲不振，反应迟钝，严重的可导致精神病。

睡眠的深度

睡眠有深浅之分，即睡眠质量的高低之别，大家都会有亲身体会，熟睡一小时比似睡非睡两小时效果还好。要加强睡眠的深度，根据不少科学家的研究，主要应注意这样几个方面的问题：

1.要掌握自己的生活节奏，养成按时作息的习惯

这是人体生物钟所规定的，如果任意打乱它，必然会影响睡眠的正常进程。一般人的睡眠时间是有规律的，大多数人是晚上10点左右上床，容易很快进入梦乡，早上6点钟左右醒来。如果打乱了这个节律，过早或过晚上床，均会难以入睡；过晚起床，睡过了头，也会表现出整日倦怠。这是由于生物钟被打乱了的缘故。由于个人生活习惯和工作性质的不同，生物钟在何时敲响就寝的钟声不完全一致，我们应根据自己长期的体会，找到自己的节律，不要随便去打乱它。

2.创造良好的睡眠环境，有利于安静地入睡，中途也不受打扰

研究表明，在睡眠中人的器官对外界的信息仍有接受能力，要使这些器官得到休息，就应在空气、温度、光线、声音及卧具等方面予以注意。空气应保持新鲜，有足够的氧气保证人体需要，有助于解除疲劳。温度要适宜，温度过低，肌体要把不少热量用在保持正常体温上；温度过高，也会燥热难眠。睡觉的理想温度是18摄氏度。睡觉前室内不应有过强的灯光，否则会因光辐射刺激视神经，传导到脑中枢引起过度兴奋而失眠；入睡时以熄灯为好；白天睡觉，应拉上窗帘，使室内光线黯淡。此外，声音会刺激人的听觉，安静是于有利睡眠的。

3.保持平静的心情会使自己很快入睡

失眠往往是由于心绪不宁，睡前过于激动，心事重重等引起的。因此，古人有“睡方”或“睡诀”之说：“早晚以时，先睡心，后睡目”；“能息心，自瞑目。”就是说的临睡前要保持心情愉快、平静，一无牵挂。现代的睡方就是讲究心理训练，屏除操心之事，有事明天再说，自可安然入睡。古今之义是相通的。此外，睡前不宜过饱或肚子空空，也不宜饮使人兴奋的饮料，如浓茶或咖啡等。总之，争取高质量的睡眠才有利于高效地工作。

午睡的问题

对于午休和午睡，人们曾经说长道短。这里，我们要研究的是午睡以何时为宜，以多长为宜。有午睡习惯的人，对此自应考虑。据有关研究报告认为，午睡的效果好不好，关键是何时睡以及睡多长时间。该报告认为，最易入睡的时间是在中午人体机能自然下降期，即清晨觉醒后八小时或晚间入睡前八小时，在这期间人体警觉下降，小睡一会儿可以使许多人恢复精力，对于工作是有好处的。但是，午睡时间不宜过长，以不超过一小时为宜。如果时间过长，就容易使人进入更深的睡眠状态，如果起来工作，使人更感困乏，好似半夜里被人叫醒一样，会感到未睡够觉的难受和不适，甚至会打乱自身的正常节律，白天睡过了头，使晚上难以按时入睡。因此，即便是有午睡习惯的人，也不宜久睡。不少勤奋的人有午睡的习惯，为了恢复上半天工作后的精力，他们一般只是打个盹，或在沙发、躺椅等处休息片刻，即可精力充沛地投入工作。

闲暇的时间安排

利用闲暇时间休息，以解除工作中的劳累，是一种传统的消闲方式。闲暇时间用于解除疲劳，是完全必要的。由于现代化大生产和高度社会化，工作节奏日益加速，人们在工作时间处于高度紧张状态，需要在休息时间更好地放松。但是，如何更好地休息，现代人与过去的年代已有很大的不同。过去人们休息主要是喝茶、聊天、串门等，显得过于清淡。现代则趋向于参加社会活动，进行各种竞赛，以及出外旅游等。人们需要的是工作时间尽力地干，休息时间尽兴地玩。生理学家也告诉我们，高度紧张的工作必须伴之以完全放松的休息，“一张一弛”，才能最大地发挥人的工作潜力。

要休息好，应依据自己的工作特点和兴趣爱好，选择适宜的娱乐活动。会休息的人才会工作。当我们的工作主要是脑力劳动时，娱乐活动最好是选择一些对肌体活动有帮助而又不太费脑的事，如打拳、气功、散步、旅游、观看体育比赛、养鱼或种花等；当我们的工作主要是体力劳动时，娱乐活动则宜于选择一些有利于恢复体力的事，如打牌、弈棋、看书、钓鱼、绘画和参加集邮等。有些活动无论对谁都是适宜的，如上面已提到的旅游、种花、观看体育比赛、看影视节目、欣赏音乐等。此外，适当的家务活动，也可以调节自己的身体机能，是一种自娱性休息，使我们的体力和智力得到恢复和发展。有的人整天伏案工作，或是开了一天的会，回到家里，自己动手做个可口的菜，自得其乐，身心都得到了休息。

休息是一种解除疲劳的好方式，但休息的方法应得当。不论娱乐或体育活动，如果内容不当或过度，也会起相反的作用。以打牌为例，适当玩一会儿，不要太认真，可以达到休息的目的。有的人却对此上瘾，挑灯夜战，甚至赌博，不仅劳神伤财，还会违纪犯法，于工作非但无益反而有害。因此，在休息时间如何娱乐和开展体育活动，对我们搞好工作关系极大。

技巧15看、听、学：获取信息的技巧

善于学习的管理者是充满活力的。

一个人不应该两次犯同样的错误。这可以理解为，第一次曾犯的错误，都是学会如何避免再次犯同样错误的机会。

成功的管理者接受好的指示

即使是最独立的管理者，也必须接受同事的指示和要求，因为，管理者也是团队的一员。

1.工作的质量主要取决于接受指示的明晰程度。

如果不清楚要完成什么，就不可能把事情做对。如果没有找对问题，也不可能找到正确答案。当然，一个明晰的指示不能保证一定能把工作做好，但是，一个不好的指示却一定会导致不好的结果。要知道，接受不明晰的任务会给你带来很多麻烦。

2.在接受任务之前，一定要明确任务的要求。

重点是什么？有多少？什么时候？由谁去做？需要何时完成？需要以何种形式进行？工作的最终产品是怎样的？需要送到哪里？需要投入多少精力和资金？需要谁来授权？开始前需要写点什么？此外，你一定要清楚它的质量要求。如果你接受了没有理解的指示，就招来了麻烦，但是，如果你准确地理解了指示，一切都会准确无误。千万别忘了把你对指示的理解用自己的话告诉那个发出指示的人，以确认你对要求的理解是准确的。

3.你可能会谈到你理解了的那些指示，但这似乎还不是最明智的方法。

你还可以请作指示的那个人提纲挈领地陈述一下工作的目的。因为，你可能会漏掉什么东西，也可能会想出一个更好的主意。

把每一个电话都看成是一个小型会议

众多的商务业务是通过打电话来完成的，那么把每一个电话都看成是一个小型会议也就顺理成章了。通常来讲，打电话的一方能够确立电话会议的目的及会议的日程，并且掌握电话交流过程中的主导方向。在受话方同意的情况下，打电话的一方往往可以对敏锐的问题提问，继而引导电话交谈得出最终结论。

1.准备工作要做好

在打电话之前，把相关的材料放在手头，并且要确保电脑中的有关文件在需要时能够迅速调出。否则，当对方提出一个直截了当的问题时，你很有可能会猝不及防，而且会让人觉得你做事没有章法，没有条理。此外，准备一个电话留言机也是非常必要的。当你打电话去询问一些事情时，你可以留下你的要求和电话号码，以便对方回复。

2.注重礼仪

社交礼仪也很重要，它显示了你对他人的关心，而且还能够加强彼比的感情联络，使得彼此在商务交往中有所回报。事实上，问候别人并聆听对方的回答并不用花很多时间。以“最近有什么打算”做开场的谈话也许会给你带来意想不到的信息。有时询问对方对某事态发展的看法要比直接切入细节更有意义，因为也许对方对这件事情的理解与你是截然不同的，所以切入细节的最佳时机就是在你确信你们在谈论同一个话题之后。

在电话交谈中，你的声音起着决定性的作用。没有任何其他的因素，包括身体姿态能够引起对方的注意。对每个电话，你都可以用特定的嗓音。当你希望表达热情、兴趣和友爱时，你的声音就可以帮你传达这些情感。

3.确认关键问题

电话上的谈话终归是要结束的。你可以在临近尾声时，反复强调一下关键的一个问题或几个问题，并再次确认双方在这些问题上的一致看法。特别是对于一个打了很长时间的电话，并且双方对关键问题还没有得出清晰一致的看法时，这点就显得愈发重要。

4.花时间回味电话内容

在挂断电话后，你会忍不住想电话打完了你可以做其他的事了，但事实上，这正是一个很好的时机，花上一两分钟重新回味一下刚才打电话的内容。这个电话打的怎么样？你都达到了哪些目的？忘了什么吗？怎么能做得更好？是不是有很尴尬的时候？你现在该做些什么？还要再告诉对方什么？怎样能快速有效地回复对方？怎么调整一下你的时间安排以完成这些额外的工作？

你听到的越多，知道的越多

一个管理者应该具有的最重要的技巧就是倾听的能力。就倾听本身而言，没有非常的意义，但如果不去倾听，你就永远不可能了解任何最基本的情况；没有倾听你根本不会知道一些情况（除非去读一些材料），也不可能理解人们的思想，反过来，人们也不愿意去理解你的想法。

每个人都喜欢倾听者，喜欢那些不只是听他们讲而且关注他们个人及其思想的倾听者，那些欣赏他们而且很认真地想去理解他们的人。你可以学会做个倾听者。你做得越出色，你就能提高自己的倾听技巧。通常，你听的越是专心，越是入神，越是有成效。

通常来讲，我们对自己的见解越不愿意披露，对方就越是愿意听取，在这种情况下，当我们真的阐述自己的观点时，对方会听得非常认真。因为，在你讲话时，你能够把你所听到的都加以考虑，而且你能够理解对方的意图，因此，你可能会讲得更富针对性。

当你倾听对方时，不仅要听他们所讲的话，还要注意他们本人，他们的站姿和坐姿是怎样的？向前倾还是向后靠？他们的身体姿态意味着什么？在他们兴奋的时候，都说了些什么？因为人们兴奋时所谈的内容往往是他们真正的兴趣所在。在他们热情低落时，他们又在谈些什么呢？你是否注意到他们什么时候抱臂吗？抱臂通常是没有安全感的象征，你是否考虑过是什么使他们担心？

关注你自己的想法也同样重要。你头脑中正在思考什么？——也许你应该让这种思考的过程继续进行；你清楚这些想法将把你引向何方吗？

如果信息是权力的话，倾听者就是这个世界上最有权力的人。

做个电脑通

我们正置身于信息革命的时代，你的个人PC机、苹果电脑或便携电脑都是你非常有力的工具。成功的管理者知道怎样快速有效地使用电脑，他们能够驾驭电脑来实现他们的目标。

当然，核心技巧还是打字输入信息，一旦你的打字速度能赶上你思考的速度，你的手指就能紧跟上你的想法。知道吗？思考比你说话的速度要快五倍。怎么办呢？一种办法是放慢你思考的节奏，这样你就不会在工作的时候经常忘记你的思路；另一种办法就是提高你的打字速度，你可以一边打字一边盯住你的屏幕，而不是经常在键盘上找字键，这可以提高你的打字速度，如果现在还不能做到的话，就要花时间尽快学会这种盲打，因为这样节省下来的时间会回报给你高效省时，而且，这样也可以在错误一出现在屏幕上就能立即发现并改正；你还可以把一些使用效率很高的词组及拼写很长的字放在你自己的词汇词典里，这样你的打字速度又可以提高一些。