第6章 时间管理技能诊断(3)

8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？

9.我是否善用上下班的时间？

10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡？

11.我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？

12.我是否尽量将工作授权他人处理？

13.我是否将具有挑战性的工作以及具有例行性的工作都授权他人处理？

14.我是否根据“权责相称”的原则从事授权？

15.我是否一味遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”？

16.我是否有效地利用部属的协助以令自己对时间获得更佳的掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈？

17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间？

18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通？

19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理？

20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班？

21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策？

22.我是否在获得关键性资料的第一时间即从事决策的制定？

23.对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止的行动？

24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限？

25.最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动？

26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然空余时间（如在排队时、在等候室中、在火车上或在飞机上）取出处理？

27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用“80/20原理”（即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊）以对付之？

28.我是否真正能够控制自己的时间？我的行动是否取决于自己，非取决于环境或他人的优先次序？

29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理？

30.我是否积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作？

31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来的一切？

32.我是否将时间的货币价值铭记于心中？

33.我是否腾出一些时间为部属提供训练？

34.我是否尽量将电话集中在一起？在打电话之前是否先准备好有关的资料？

35.我是否拥有一套处置各类文件的系统？

36.我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人的干扰？

37.在一天工作结束时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因何在？以后如何补救？

38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径？

39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能？

40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱？

§§§第5节鉴定、分析解决浪费时间因素

你是否经常遇到这样的情况：每当你准备处理工作时，总有人需要你去做别的事情，也许是另一个会议又开始了，要不就是电话响个不停？

对于时间宝贵的你来说，显然时间被浪费了。所谓时间的浪费，是指对现实目标毫无贡献或较少贡献的时间消耗。因此，所谓的时间管理就是要克服时间浪费。

鉴定浪费时间因素

你是否感到每天时间不够用呢？你的时间被浪费在哪了呢？下表列出了最常见的37项管理者浪费时间因素。仔细研究这个图表，鉴定出你最突出的10－15项浪费时间因素。这将有助于你的时间管理。

计划

没有目标、优先次序或每日计划

经常变换优先次序

搁置未完成的任务

消防式或危机型管理

自己不确定最后时限

试图完成过多的工作或不切实际的时间预算

组织

多头领导

混淆职责与职权

重复劳动

个人混乱或办公桌上杂乱无章

人力

指挥没有应变措施

不能驾驭争执

不能协调合作

缺乏激励

无效的授权

陷入日常事务

凡事样样插手

控制

电话打扰

顺便来访的人员

信息资料不全面

没有标准或进度报告

缺乏自我约束

过多控制

错误或无效的行为

宽恕不称职的行为

不善拒绝

讯息联系

频繁的会议

不足或不清楚或过多的讯息联系

不倾听意见

社会交往

决策

仓促的决策

优柔寡断或拖延要求得到所有事实

由委员会制订决策

分析解决浪费时间因素

鉴定出自己的浪费时间因素后，就该学习如何避开这些因素。下表是一种分析已知浪费时间因素的表格。包括“原因”和“解决办法”两个栏目。原因是表示为了找出形成这种特定的浪费时间因素的所有可能原因，需要付出极大的努力。大多数原因会有相应的解决办法。将各种解决办法按其重要性排列优先次序，会有助于增加采取某些行动的可能性。看到20个解决办法而不知其中哪一个更重要，远不如只鉴定两三个最重要的解决办法更有可能被管理人员采用。

一项浪费时间因素至少要找到10个原因，这才符合实际。对大部分浪费时间的因素来说，找出10个以上的原因并不困难。

你可以先尽可能详尽地填完上表，在读完下面各章节之后再对你的分析表进行审核。

10种浪费时间因素的分析与消除方法

浪费时间因素分析之一：电话打扰

浪费时间因素分析之二：顺便来访人员

浪费时间因素分析之三：会议

浪费时间因素分析之四：危机管理

浪费时间因素分析之五：缺少目标，优先次序，每日计划

浪费时间因素分析之六：杂乱无章的办公桌和个人混乱

浪费时间因素分析之七：无效授权

浪费时间因素分析之八：即刻想干的事太多

浪费时间因素分析之九：讯息联系缺乏或不明确

浪费时间因素分析之十不充分、不准确、过时的信息资料

§§§第6节工作时间记录

彼得·德鲁克大力提倡采用工作时间记录。他劝说，与其先计划如何花费时间，不如先看一看时间都耗费在什么地方。看一看的结果通常会令人痛苦地说明需要采取矫正措施。既然旧的工作习惯不易改变，那么只有采用改进的办法。对自己的行为做出客观评价是管理者最困难的任务之一。没有客观的观察资料，要做到客观评价是不可能的。而工作时间记录是完成这项任务所不可缺少的工具。

运用工作时间记录的要求

（1）列举当天要完成的目标或者最重要的任务；

（2）每15分钟记录一次所进行的各项活动；

（3）确定每项活动的优先顺序；

（4）分析今后怎样更好地安排这些活动——是采取授权或拒绝这些活动，还是通过其他办法来合并、取消或缩短参加这些活动的时间。

工作时间记录表

下表是“每日工作时间记录表”的参考实例：

些时间的利用却是令人费解的。喝咖啡和阅读杂志，二者都不应作为全天的优先项目来安排。全体职员会议明显地浪费了半小时；与经理45分钟的谈话可以用另一种方式处理；45分钟的批发商会议可以由他的助手参加。这2个小时的会议时间也未充分利用，几乎全部浪费了。现在营业主管可以指出又一个最无成效的1小时3刻。这样可以说总共有3小时3刻的时间毫无价值地消耗了。

问题5——谁（什么）是你最常见的打扰者？

回答说经理、同事和部属的所有打扰都是必需的，这显然忽视了自己在工作时间记录上写下的结论。在8：20左右，他阅读了杂志，同时认为自己可以读到吃午餐。这是自我打扰。9：10左右他打了2次电话。9：30口授一些秘书自己能够处理的事情，这是自我打扰的又一种形式。接着他去分发信件，而不把这些日常工作交给他的秘书去做。后来经理为一件私人事务打断了他的工作。营业主管将这些打扰看成是自己的工作，未免过于谦逊了。

问题6——按重要的顺序列举出所有你必须克服的对工作的打扰形式。

他对问题6的回答好像对最严重的4项打扰中的3项表示无可奈何。可是当经理要求未预定的见面时，你是可以提出一个更好的变通办法的。

问题7——列举4项耗费时间最多，但能够交给别人去做或完全不必做的活动。

他对耗费时间最多而又能交给别人处理的那些活动提出的解决办法却是切合实际的和值得推行的。

问题8——你倾向记录“活动”，还是“结果”？

问题9——在记录你的活动时有自行纠正的倾向吗？

问题10——在前面你所提出的解决办法中，哪3个你将立刻实施？

他对问题8和9的回答是正常的，立刻实施（问题10）所选择的3个行动将保证他一天节约2小时或更多时间和成倍地提高他的效能。