第5章 时间管理技能诊断(2)

十五分≤总分<二十分，表示时间管理技能尚佳，但仍有改进的余地。

二十分≤总分<二十五分，表示善于时间管理。

二十五分≤总分<二十八分，表示时间管理技能卓越。

二十八分≤总分≤三十分，表示自欺欺人。

通过上述测验，可以达到评价自己是否善于时间管理，程度如何的目的。假如你的成绩欠佳，也不要灰心丧气，因为，开始大多数人的成绩都是不太理想的，通过此种测验，可以确切地了解自己。

§§§第4节评估你目前的工作实践

也许你会毫不掩饰地说自己知道如何工作，而且是太清楚自己该如何工作了。但是，不要误以为考虑一些细枝末节的问题是浪费时间。对任何事物作出改进前，都要先了解其现状，只有现状清楚了，才能知道要在什么地方作改进，改进后，与现状作对比，才能知道取得了多大的进展。也就是说，分析现状，可以给我们提供有关在哪里寻求最大改进的有用信息，使改进更容易实现，同时，它也给我们一个测量取得多大进展的标准。分析现状，评估目前的工作实践是时间管理的真谛，不仅如此，因为分析现状是一个很容易自欺欺人的领域。譬如，如果有人问你是否在开会上花费了太多的时间，你多半会给予肯定的回答。但是如果问你是否花费了时间来准备不必要的文件呢？是否在社交活动上花费过多的时间呢？是否组织得很混乱呢？这些问题很可能把大部分人问倒，这也是可以理解的。也可能你的效率已经很高，但是仍然有改进的余地。实际上，如果可能的话，绝大多数人更愿意把时间花在完成任务和承担责任上。

为了使工作上的改进不仅仅停留在表面上，你需要充分了解自己的工作实践、所承受的压力，以及目前的时间分配情况。一项复杂的工作涉及许多活动。下面给出的两套测试题提供了一个时间管理的系统方法。浏览一下各个问题，并作出相应的答案，你就会知道自己目前所处的等级。如果你的等级不是很高，那么将会有很多压力向你袭来，这些压力有些来自于自身感受，有些却不是，许多压力是可以解除的。

测试1：

下述问题的答案无对错之分。同意对某些问题来说表示目前有效率，而对另一些问题则反之。以下各条讲述了如何把你工作方式的各种细节划分成在时间管理时的领域，我们将会看到，所有这些领域都存在着潜在的改进可能性。研究以下50个问题，标出你的第一反应。其中1=强烈赞同，2=赞同，3=不同意，4=强烈不同意。

测试结果与解释

（1）工作目的问题。1、20、37、39、41、49，是有关你能否集中精力并进行活动的问题，包括检查工作目标清楚与否、其结果如何，以及你为什么需要在该项工作上花费时间，等等。

（2）工作方式。我们经常在日常活动中花费大量的时间。通过对时间表的分析，可以看到你实际花费的时间。问题4、9、12、13、15、36、46，是有关你是否事先了解自己的工作方式，以及你所进行的活动是否与预期目标存在着距离的问题。

（3）拖延问题。7、8、14、30、37，涉及你在开始及完成重要工作时避免不必要耽搁的能力，同时考察你面对不同情况时是如何反应的。一般来讲，做事情时，我们愿意先从简单的着手，但这些事情可能并非是最重要的。

（4）工作计划问题。3、18、22、25、32、38、42、44、50，涉及你怎样安排自己的工作日，才能使预定的目标得以实现，以及你如何监测事态发展和控制时间消费的。

（5）消费时间者。在日常工作中，经常有许多人浪费时间，这些人扰乱了我们的工作计划，降低了预期的工作业绩。问题17、21、27、28、33、35、41，反映了你遇到上述情况时处理起来的能力的优劣程度。

（6）合作方式。问题5、6、11、16、26、31、34、40、47，表明了当你的工作需要与他人合作时，采用怎样的合作方式。在工作中，我们经常要与人打交道，与他人一起工作，有时难免会发生一些优先权的冲突。当业绩不佳时，我们经常认为是别人造成的，而不在自己身上寻找原因，然而，良好的时间管理系统，使我们能够认识到自身通常是业绩不佳原因的一部分。

（7）日常文书。工作在大部分工作中，都有不同程度的信息流动，这些信息传递通常是书面形式的。问题23、29、48，反映了你文书处理工作的能力，如何不让文件堆积如山，这看你的能力了。

（8）个人问题。2、10、19、24、31、43、45，表明了你的个人特性是如何影响你的时间消费方式的，并且说明了工作性活动与非工作性活动间的必要平衡关系。

测试2：

问题分两部分，请在所选的答案前划“√”

1.你有以下这些情况发生吗？

________我已经筋疲力尽

________开会浪费了我许多时间

________时间失控

________耽搁一些重要事情

________一些重要的交往被搁置

________周围的人让我心烦

________回到家里总是筋疲力尽

________个人目标毫无进展

________我的功劳没人知道

________没有时间轻松一下

________无聊地打发时间

________根本没有时间同朋友交往

________感到钱太少

________很想找个地方休闲一阵子

________感到愧对人生

________对下一年该做什么心中没底

________早上总是匆忙上班

________没有时间逍遥

________工作进展缓慢

________与以前相比，对我现在所做的事情更加不满意

________太多的事情要做，没有时间留给家庭和自己

________感觉到时间飞快地消逝

________参加过一个健身活动，但未坚持下去

________感到工作压力特大

________感到身边充满了危机

________拖延不喜欢做的事情，上班迟到

________身边的事情堆积如山

________下一步该做什么毫无所知

________不上班的时间最开心

________不得不和不喜欢的上司一起共事

________不喜欢星期一去上班

________总是被人使唤，毫无自由

________感到心烦、压抑

________无法做出决定，因为选择太多

________不得不加班加点地干活

________真希望现在就退休

________不能按时完成任务，只能在刀架在脖子上的时候去应付

________感到我自己总是要服从别人的意志

________各种干扰使我焦头烂额

________太多的事需要去做，感到压力非凡

2.你是否希望下列事情在你生活中发生？

________从筋疲力尽中解脱出来

________工作日的时候有更多的快乐

________减轻压力

________希望星期一早日到来

________睡一个好觉

________降低紧张程度

________更加精力充沛

________午饭时间感到快乐

________每天更加平衡

________按时完成任务

________更加按部就班

________减少干扰

________期待更加美好的生活

________驾驭多种多样的必做事情

________心情更加平静

________减少会议所浪费的时间

________对关系的改善表示满意

________将重要的事情办成

________喜欢对未来有一个更加明确的预见

________提高个人动力

________确定和完成更多的个人目标

________拥有更多的金钱；不要有财务方面的压力

________希望有更多的娱乐时间

________拥有更多的尊严

________花更多的时间和朋友在一起

________悠闲地上班

________对自己每天所做的事情更加满意

________回到家的时候精力充沛和轻松

________个人斗志更加旺盛

________更多的时间和家人在一起

________提高自尊

________拥有更多的自我支配时间

________从不愉快的事情中解脱出来

________坚持到成功为止

________提前把事情做好

________结束危机

________到任何地方都准时

________掌握事情的主动权

________工作内外有更多的自由

________以更少的时间做更多的事情

________更有效地决策

测试结果与评价

每一个“√”算1分，计算总分，

对测试结果的解释：

0~5分：你的个人效率是80%。只要稍微调整一下就可以了。

5~15分：你的个人效率是65%。某些方面需要进行大的调整。

16~20分：你的个人效率是50%。你的潜力有一半没有发挥出来。

20分以上：你的个人效率是20%。你准备怎么办呢？

如果你的得分在12分以上，你就应该好好反思一下自己的时间安排方面有什么问题。

测试3：

“不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用”。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。下面的一份自我测验表总共搜集了四十道题目。所有这些题目的肯定答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的否定答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行为。希望管理者至少每隔六个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改进。

1.我是否用尽全力订下一套明确的远期、中期与近期目标？

2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？

3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日的工作次序？

4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？

5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核的依据？

6.我是否在富于效率的时间内做重要的事？

7.我今天会否为达成远期、中期或近期目标做过某些事？