1.2 赛事管理系统（GMS）

赛事管理系统（GMS）是辅助赛事执委会对外提供服务的多个职能领域进行管理的各子系统的总称。该系统为赛事的准备、组织、管理工作提供信息化服务。通常采用“建、用分离”的模式，由注册管理、抵离管理、礼宾服务、志愿者管理、运动员村管理等职能领域组成，要求明确业务需求，并按照信息技术职能归口建设。

大型综合性体育赛事涉及竞赛项目、礼宾服务、抵离管理等近80个职能领域，是承办城市的一项重大工程，需要政府及各方力量支持。赛事管理系统（GMS）是集工程建设、运行为一体的系统服务，因每届赛事的业务需求差异较大，对此类系统的关注点应在线下业务流程和线上数据流向的匹配、系统响应和服务结果，而不只是技术手段和技术细节。根据各业务部门需要，赛事管理系统（GMS）至少包括注册管理（ACR）、抵离管理（ADP）、志愿者管理（VLM）、运动员村管理（AVM）4个系统。

1.2.1 注册管理（ACR）

赛事期间，为了能对各代表团成员、技术官员、贵宾、媒体记者、赛事保障等5类人员进出竞赛场馆、运动员村、主媒体中心、总部酒店等竞赛和非竞赛场馆进行身份鉴别和确认，需要通过人员注册工作确保上述人员获得必要权限以履行其职责。完成执委会要求的注册程序后，所有注册人员均可获得一张由执委会签发的注册官方证明文件——身份注册卡。注册人员凭借身份注册卡可顺利进入得到授权允许进入的场馆和区域，并具有执委会赋予的相应权利。执委会负责确定哪些人员有权使用身份注册卡、规定批准及发放身份注册卡的条件、身份注册卡的制作及管理，并将身份注册卡发放给获得注册资格的人员。

注册管理（ACR）系统，主要由执委会注册中心使用。该系统为注册中心工作人员提供注册证件信息的前端采集与分发管理等功能，如图1-7所示。此系统面向前面所述的5类人员，通过注册申请实现人员信息的采集与注册证件的管理，通过数据审核实现外事部门的签证审核，通过数据交互帮助公安部门的证件管理中心进行背景审查，通过证件管理实现注册证件的接收、激活、分发管理。该系统部署于云计算中心，通常应在赛前6～10个月上线。

注册管理（ACR）系统主要包括注册管理、基础数据管理、在线注册3个功能模块。

（1）注册管理模块是注册管理系统的核心，负责接收注册申请，登记申请信息，确认注册资格，辨识和确认通行权限等。注册管理模块主要包括人员在线注册（数据导入、数据同步和数据录入）、数据变更与提交、数据校验与数据审核、通行权限分配、数据交换管理、证卡审批发放与证件管理、报表输出等。

（2）基础数据管理模块主要包括单位类别管理、人员类别管理、责任单位管理、岗位管理、场馆管理、交通类型管理、证卡类型管理等。

（3）在线注册模块主要面向所有的参与单位（如国家奥林匹克委员会、媒体、赛事保障单位等），用于各负责单位通过网上在线填写和导入、审核注册申请资料。在线注册模块主要包括负责单位登录、初始化信息、在线注册表格填写、离线表格下载和导入、数据统计信息等。

1.2.2 抵离管理（ADP）

抵离管理（ADP）系统主要由执委会抵离中心使用，该系统收集、更新、管理赛事所有参与人员的抵离信息，包括各代表团成员、技术官员、贵宾、媒体记者和其他赛事相关人员。其作用是规范和专业的信息服务与相关各方进行主动、密切的联络，抵离管理（ADP）以ACR的信息作为基础。在赛事开幕前，抵离管理（ADP）必须进行详尽的前期准备，根据客户群体不同加以区分、按照对口单位收集抵离信息，并对收集的数据进行验证，将收集的信息准确发放到相应的部门。在相关人员抵达、离开时，根据不同的服务地点，组建多个接待小组，制定相应的抵离接待服务任务，保证相关人员和随身行李及器材出入顺畅和快捷。在抵离接待服务过程中，将随时统计接待情况，为执委会掌握接待保障服务工作提供数据支撑。该系统部署于云计算中心，通常在赛前3～6个月上线。

抵离管理（ADP）包括基础数据管理、抵离信息管理、抵离任务管理、接待任务日程管理、接待任务进度管理、异常抵离管理6个模块。

（1）基础数据管理模块主要维护抵离管理（ADP）的基础数据，包括接待场站管理和接待小组管理。接待场站的信息应包括接待场站名称、地址、接待人员及志愿者数量、开放时间等；接待小组的信息应包括接待小组名称、人数、服务场站、服务时间、成员姓名、联系方式、紧急联络人、紧急联络方式等。

（2）抵离信息管理模块主要实现各国代表团成员、技术官员、贵宾、媒体记者和其他赛事相关人员的抵离信息采集、录入、维护和审核确认等工作，包括抵离信息登记和抵离信息审核等功能。抵离信息包含来宾名称、国籍、职级、任务、抵离时间、抵离地点、抵离航班/铁路/班车、联系人、联系方式、接待语言需求、竞技项目、过敏病史、过敏药物等。抵离信息审核功能包括抵离信息的审核确认、返回审核、审核查询等子功能。

（3）抵离任务管理模块实现抵离任务的分割、指派和确认等。其中，抵离任务的分割应根据抵离场站进行；抵离任务指派根据基础数据中已维护的接待小组进行；抵离任务确认需要包括确认、退回、作废等子功能。

（4）抵离任务日程管理模块实现抵离任务的查询、统计、提醒等工作。

（5）抵离任务进度管理模块实现抵离任务进度完成情况的查询、统计、导出等工作。

（6）异常抵离管理模块实现异常抵离上报，异常状态查询及统计等工作。

1.2.3 志愿者管理（VLM）

志愿者管理（VLM）系统，主要由执委会志愿者部使用。该系统实现志愿者的日常工作管理，涵盖志愿者的招募、培训、考试和日常工作管理等。

招募阶段，志愿者部工作人员收集并整理相关的岗位需求及招募人员需求，并录入志愿者管理（VLM）系统，需求及招募标准审核通过后，开始进行志愿者招募。志愿者招募分为团队招募和个人招募两种形式，团队招募针对在校大学生；个人招募一般针对社会上有服务经验及特长的个人。人员到位后，对其进行知识培训，培训结束后参加在线考试，考试合格者经统一审查正式成为志愿者，纳入志愿者团队管理体系。志愿者在日常工作中可通过志愿者管理（VLM）进行考勤签到、异常事件上报、汇报每日工作总结，并以此为志愿者绩效考核依据。该系统部署于云计算中心，通常在赛前6～10个月上线。

志愿者管理（VLM）系统主要包括基础数据管理、团体招聘管理、个人招聘管理、招募确认管理、培训管理、协议管理、岗位分配管理、志愿者绩效管理8个模块。

（1）基础数据管理模块：主要维护志愿者管理系统使用的基础数据，主要包括岗位信息和岗位技能。其功能包括基础数据的增加、修改、删除、保存、查询等。其中，岗位信息应包括岗位名称、职责、服务地点、服务时间段及需求数量等；岗位技能信息应包括岗位名称、性别、外语语种、外语等级、特殊技能等。

（2）团体招聘管理模块：志愿者部工作人员申报需求，包括人数、技能要求；上报并待审核通过后，将各岗位统计信息打印并将Word或PDF文档发送给学校；按专业进行统计分析，对提供志愿者的学校切分指标发给各学校，统计分析各团体占比。

（3）个人招聘管理模块：申请人手机实名注册，选择意愿岗位，确认是否同意调剂，填写个人资料（身份证号、学历证书、结婚证书等），描述个人特长和社会服务经验等，提交上传，进入“待审核”状态。

（4）招募确认管理模块：对于个人招聘，设定筛选规则，对属性设置权重比例，分数越高可以优先录取。对于团队招募，提前制作好Excel模板（顺序号、身份证号、姓名、专业、手机、邮箱、年龄、性别、社会服务经验、备注），统一收集信息后导入。

（5）培训管理模块：通用知识在线培训，提供培训时间，访问路径（网址），专业项目采用线下教学，可查询材料，查看网址。

（6）协议管理模块：考试结束后按成绩排序，成绩靠前的按一定比例被录取，录取后发消息通知志愿者。志愿者打印协议，签订协议后拍照，并上传协议照片存档。

（7）岗位分配管理模块：按条件筛选，人工进行分配，根据志愿者工作安排匹配岗位。

（8）志愿者绩效管理模块：确定绩效公式，根据公式来计算绩效，信息越完整，绩效越准确。

1.2.4 运动员村管理（AVM）

运动员村是参加赛事人员集中最多的地方，所有人员的吃、住、行、娱乐等都需要信息系统协助管理，同时包括了住宿管理、交通班车管理、物业管理、访客管理等。

运动员村管理（AVM）系统的使用部门为运动员村管理相关部门（如综合保障部、运动员村部等），该系统为运动员村管理员根据入住需求列表，应实现住宿预分配工作。当运动员、技术官员、媒体记者等抵达运动员村办理入住时，打印预分配好的客户登记表和钥匙领用单办理入住。最后由领队（代表团团队）填写客房登记表，将实际入住的人员信息在系统中进行登记，用以确认运动员村入住情况。入住人员离开时，系统自动统计各团队的费用。该系统部署于云计算中心，通常在赛前3～6个月上线。

运动员村管理（AVM）系统主要包括基础数据管理、客房管理、物业管理、访客管理、费用结算等5个模块。

（1）基础数据管理模块：主要维护运动员村管理（AVM）使用的基础数据，包括楼宇管理、交通班车管理、服务中心管理。其中，楼宇信息应包括楼宇名称、层数、菜谱等；交通班车信息应包括班车时刻表、班车线路等。服务中心的信息包括各服务中心名称、位置、联系人员、联系电话、开放时间等。

（2）客房管理模块：主要实现来宾的客房需求管理、客房预分配、客房二次分配、入住管理等功能。其中，客房需求管理需要包括客房需求的生成、分割等子功能；客房分配需要包括预分配、二次分配等子功能；入住管理需要包括换房、退房、打印预分配客房表、打印钥匙领用单等子功能。

（3）物业管理模块：主要实现物业故障报修、故障维修结果的录入等工作。

（4）访客管理模块：主要实现对来访人员的信息登记、核实等工作。

（5）费用结算模块：要求按不同代表队自动统计相关人员在运动员村期间产生的住宿餐饮费用，主要实现费用的管理、费用的核对等工作。