1.1.5　以各种形式、通过各种媒介构思、开发和交付信息的技能

I.编制结果材料

人才发展专业人士必须使用沟通的 6C法进行沟通，并编制报告、演示、执行简报、商业案例和其他文件。［参见1.1.1.3］

1.1.5.1　材料的构思、开发和编写对人才发展至关重要的示例

人才发展专业人士有很多机会来开发那些对自己的职能和工作至关重要的内容。他们将编制篇幅较长的内容，如人才发展的业务或战略计划、计划成功总结报告、与顾问达成的协议、提案请求、项目管理计划以及其他人才发展职能完成工作的机会。

人才发展专业人士还负责编制篇幅较短的内容，如商业案例、价值主张、岗位描述、工作目的和目标、博客帖子、文章和绩效考核。

此外，他们可能编制用于培养员工的培训材料，如学员手册、引导师指南、角色扮演、案例研究和重大事件报告。［参见2.2.7和2.3.7］

在某些情况下，人才发展专业人士需要在材料中使用一些非文本信息，如培训材料需要图片、图解和图表等。PowerPoint 演示文稿需要使用视觉工具来阐明要点。信息图表和工作辅助工具通常需要同时使用文本和视觉内容。而在其他一些情况下，视频可能是最合适的信息传递途径。

1.1.5.2　编制书面材料

能够编写出简洁明了的书面材料是一项基本的业务技能。人才发展专业人士在传达各项计划的细节时，必须阐明计划的目标，确定计划的预期结果，并分享理解文件内容所需的所有细节。

无论文件或报告的篇幅长短，都必须严格遵守指导原则。所有书面材料都应该：

●　只有一个目的。每一句话和每一段话都应该与这个目的联系起来。

●　为读者量身定制。语言必须完全可以理解和阅读。不应该包含任何术语、复杂的语言或模棱两可、歪曲或互相矛盾的信息。

●　确保经济性。并不是文件越长提供的信息就越好。每个字都要有意义。每一点都是帮助读者理解内容并采取行动所必需的。文件必须完整而简明。

●　准确。应对内容、数据、日期、参考资料和其他细节的各个方面进行核实。

●　有条理。应该通过便于阅读和理解的方式来呈现材料内容。文章内容要体现作者的风格、权威和可信度。

●　具有视觉吸引力。使用统一的字体、布局和组织结构。文章应该便于读者阅读，包括简短的段落、留白、标题、项目符号、数字、插图等。

精明的人才发展专业人士会和他人分享书面文件，征求他人的评价。他们还会进行自我编辑，确认内容是否清晰、准确，是否采用了正确规范的句子结构、标点符号、语法、大写、标题、所有格和代词，主语/动词是否一致，是否出现经常误用的单词和印刷错误（Booher 2008）。

1.1.5.3　通过写作与他人沟通

在撰写书面沟通材料之前，人才发展专业人士首先要确定一个明确的目标：读者通过这次沟通应该有什么收获？书面沟通内容应该精简，确保能够清楚地说明目标和期望。读者必须知道读完书面沟通材料之后，他们需要承担哪些责任。

书面沟通应该使用便于理解的格式：开篇陈述事实，中间部分提供支持性细节，结尾部分呼吁采取行动。书面沟通分为三个类别：由发起人发起或回复他人的日常通信、传递好消息、传递坏消息（Appleman 2018；O’Quinn 2017）。

日常通信会引发读者一定的情感反应。日常通信有两种类型：由发起人发起或回复他人。

●　由发起人发起的日常通信应该包含三个部分：必要时开篇自我介绍，并简洁、具体、礼貌地陈述询问或请求；中间部分解释询问的目的，并提供附加信息或细节；结尾部分对读者表示感谢。

●　回复他人的日常通信也应该包含三个部分：开篇简明引用先前邮件中的请求，然后感谢对方；中间部分应回答之前邮件中提出的任何问题，就将要采取的行动提供充分细节和其他有帮助的信息；结尾部分感谢对方联系你，希望你提供的信息对他们有帮助，并表示愿意提供更多信息或协助。

传达好消息的通信分为三个部分：开篇应说明好消息，以及读者正面临的被视为好消息的情况（如折扣、确认正确、信息、变更或工作邀请）；中间部分提供支持性细节，如保证，解释过去或未来的步骤，或行动将如何实施；结尾部分应再次重述好消息，并加上美好的祝愿，如祝贺您或其他积极的陈述。

传达坏消息的通信通常采用有助于软化信息的格式。这种格式的目的并不是推迟或回避传达坏消息，而是通过一种可以被对方看到并理解的方式传达这些消息。阐明原因和备选方案也很有帮助。作者应该避免使用类似于“令人遗憾的是”以及“因为你没有做到”这样的话，因为这些话的语气更强烈，并且过早地传达了坏消息。这种类型的通信同样包含三个部分：开篇提及相关情况，说明请求，提出行动建议，并对这种情况做出中立的陈述；中间部分陈述细节和备选方案，中间穿插坏消息的具体内容，应该从细节或原因开始（如“一条标准”），尽可能明确地陈述坏消息，并加入一些潜在的备选方案；结尾部分包括中性或正面的陈述，提供额外的信息，并感谢收件人有兴趣读完这封书信。

1.1.5.4　有效使用电子邮件

书面交流有一定程度的正式性，而电子邮件是其中最不正式的一种方式。但是，电子邮件的便捷性也给它带来了一定的危险。人们在处理电子邮件的时候可能比较大意，会发送一些可能被误解的信息。所以收件人必须能够解读发件人的语气，如果收件人对于语气的解读与发件人的初衷不符，就会出现问题（Booher 2019）。