第3章 会前准备工作的礼仪

13.会议议程、会议日程、会议程序有什么区别？

会议议程是为使会议顺利召开所做的内容和程序安排，是会议需要遵循的程序。它包括两层含义，一是指会议的议事程序，二是指列入会议的各项议题。会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性的活动。

会议日程是将各项会议活动（包括仪式性、辅助性活动）落实到单位时间，凡会期满1天（即两个单位时间）的会议都应当制定会议日程。

会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。

在使用上，会议议程和会议日程都是有关会议的时间的安排，都是在会前发给与会者的；但会议议程只是会议进行中各项内容先后顺序的安排，会议日程包括除会上内容外其他如报到、食宿、娱乐、交通等的时间安排。会议议程的内容通常包括在会议日程的内容中，小型会议可以只有会议议程而没有会议日程。会议程序只供领导主持会议时参考，不发给其他与会者。

14.安排好会议议程有哪些基本要求？

会议的议程应当表明需要讨论的事项顺序。对议题的安排应认真考虑，以保证最好的逻辑顺序。安排好会议议程的基本要求有如下几个方面。

要按照议题的轻重缓急编排出来会议的议程

这就是说紧要的事项应排在议程的前端，不紧要的事项则应排在议程的后端。这样做的好处是：如果在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议题已被处理过。那些较不紧要的议题则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予以处理。

明确每一个议题所需的时间并标示出来

排定会议议程的一个重要要求，是根据会议议题确定议程顺序和时间安排。当会议涉及多项议题时，会议组织者或主持人应掌握每个议题可能需要的时间进度，并明确标示出来，以免出现各个议题讨论时间不平衡，或者出现延误时间、打破议程的问题。当然，组织者或主持人也要根据会议的实际进展和议题讨论的情况，灵活做出调整，以尽量保证会议按议程有序进行。

事先通知与会者，以使其做好准备

为让与会者对会议及早做准备——包括心理准备及物质准备，议程一定要随会议通知事先发给与会者。虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议程是受到尊重还是被忽视，这与会议组织者对它的利用程度是成正比的。

15.如何安排会议议程的先后顺序？

根据会议的性质和议题的具体情况，议程顺序的安排可以分别采取下列方法。

先主后次

如果次要的议题数量较多且需要花较多的时间讨论研究，或会议时间有限可采取先主后次的方法，即会议一开始先讨论研究主要议题，以保证开会时与会者头脑清醒，精力充沛，同时也确保有足够的时间研究主要议题。

先次后主

与先主后次的方法相反如果次要的议题数量较少，而研究主要议题可能要花较多的时间，可采取先次后主的方法，即会议开始后先将一些次要的议题解决掉，然后集中精力讨论研究主要议题。

先报告，再审议，后表决

需要对提交的文件进行表决的会议，一般都采取先报告，再审议辩论，最后付诸表决。

先总结，再表彰，后交流

总结表彰交流会，一般采取先对某项工作或某项活动作总结性报告，然后宣布表彰决定和表彰名单并颁奖，最后进行交流发言并安排领导讲话。

按议事规则排列

如已制定会议的议事规则，则议程顺序的安排应当遵守其规定。

16.常规的会议议程有哪些流程？

会议的议程如同有序排列的轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划地进行，所以会议的议程内容十分重要。一般来说，大多数的会议议程内容都需要包括以下几个方面。

开场

主持人的开场白是会议开始后首先需要进行的部分。开场白的内容包括：必要的与会者介绍，此次会议所要解决的问题，问题的有关背景，此次会议的目标等各方面，甚至有时还要透露主持人或召集者的态度。开场白的内容范围由会议召集者来恰当把握，但具体内容应由主持人本人来控制。

基本情况介绍

在主持人的开场白中提出问题后，应设计由几位与会者介绍他们对这个问题所掌握的情况，这样可以令其他与会者对这个问题有一个初步的概念，并且可以以这些基本的情况为出发点进行思考，为之后的讨论做铺垫。

这里有两点需要注意：一是，介绍者应是提前指定并对问题有了一定研究的人，他们介绍的情况应当是可靠的；二是，介绍者的发言应简练扼要、重点突出，不需要介绍更多细节方面的问题。因为即使介绍了，其他与会者也不一定能记得下来，至于一些细节问题，可以在讨论阶段再详细介绍说明。

自由发言讨论问题

虽然是自由发言，但实际上仍应提前拟订一个大致的顺序。这个顺序可以让一些反应较快、性格外向的与会者首先发言，再让一些思考时间较长、较深入的与会者接着发言，这样可以避免出现无人发言的尴尬场面，并且可以使整个讨论逐步深入，从而调动和活跃大家的思维。

在差不多每个人都表明了自己的观点之后，会议的讨论就该进入更激烈的阶段了，这时与会者极容易分为几派，并且有些与会者会彼此针锋相对，虽然场面可能会有些混乱，但这时正是问题讨论最深入的时候，可以令所有的矛盾都自行充分暴露出来，为后面作出的决议做准备。

结论

在充分的讨论之后，就需要逐步地进行意见整合，找到共同点，在分歧上相互妥协。这时候，主持人就应处在主导地位，他的主要任务是促成与会者们的意见相互配合，达成一致，最后以一定的形式表述出来，提交上级或向下级传达。

会议结束

会议达成决议后，还没有正式结束，会议主持人或是会议组织者一般都需要对会后的工作进行简单的安排，或明确地向与会者布置任务。

会议议程除应包括以上内容外，还可以根据实际需要而对会议的议程进行添加删减，例如，有的会议结束时可能需要领导发言；有的会议的议题情况介绍由主持人代为进行等。这些都要视具体会议的情况而定。

17.如何拟写会议议程？

会议议程主要由三部分组成。

标题

简要式标题由“会议名称”+“议程”组成，如“第十一届全国人民代表大会第三次会议议程”。省略式标题：直接写“会议议程”。

题注

有的会议议程须经过会议审议讨论通过才能生效，所以须写明题注。题注一般是审议通过的会议的召开时间并在会议名称后加“通过”字样，前后加括号。如《第十一届全国人民代表大会第三次会议议程》题注为“2010年3月4日第十一届全国人民代表大会第三次会议预备会议通过”。

正文

按照先后顺序写明会议所需进行的项目：

需要审议、讨论、通过的各项文件、报告、计划、议案、议题等；需要进行的讲话、演讲、发言等；需要总结的工作、制订的计划、讨论的问题、达成的协议等。

18.邀请会议嘉宾与媒体需要注意哪些礼仪？

召开重要会议，一般都会邀请嘉宾和媒体到场，以完成会议既定议程和预期目标。邀请会议嘉宾，是一项十分讲究礼仪的会议准备工作。在确定名单、发出邀请、做好接待、负责安保等几项重要环节上，都要认真做好，措施到位。

确定嘉宾的人选

①组织方的各级领导和政府官员。他们代表着组织方的上级对会议的重视和会议的规格，以及可能产生的社会影响。

②企业的重要客户和各种礼仪相关方。他们代表着与企业生存和发展密切相关的方方面面，如销售商、供应商、银行、政府、媒体等。

③社会名流和影视明星。他们到场有助于企业制造新闻事件，吸引公众和媒体的关注。

④对实现会议目标有潜在贡献的人。他们对会议目标的有效实现常具有不可替代的作用，如：员工代表、社区代表、专家、顾问等。

嘉宾邀请的步骤

①要先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确定能否出场。

②要发出正式邀请。邀请方式可以是电话，也可以是正式邀请函。

③要做到有礼貌。既要盛情邀请，又不能强人所难。

④要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

⑤对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

⑥嘉宾人数不宜过多。邀请嘉宾既要考虑代表性，又要考虑经济时效。不要一味追求名人效应，给组织带来不必要的麻烦和费用。

对有关媒体的邀请

根据会议的内容、规模、级别确定通知邀请媒体的范围、层次和类型。无论采用哪种方式，都要提前做好准备，为媒体采访报道提供便利。

①确定邀请媒体的类型、级别、数量及具体单位。媒体根据使用的媒介可以分为平面媒体、电视媒体、网络媒体；根据级别可以分为全国性媒体、地方性媒体、组织内部自有媒体。对于办会者来说，除了邀请全国性媒体来扩大宣传之外，还可以邀请除了本地媒体以外的其他地方媒体，如发言人和参会人的家乡媒体，可以扩大宣传的广度和力度。在确定通知邀请的媒体范围时，尽量兼顾媒体不同受众、覆盖面、实效等因素，尽量涵盖各个类型、各个级别与组织关系良好的媒体。

②通知、邀请媒体的方式。可以通过新闻发布会、媒体见面会、吹风会的方式来告知媒体；也可以通过报纸、电视、网络来宣传相关信息，吸引媒体的参与热情；还可以以官方的书面通知、邀请函的方式来发出邀请；对于已经建立良好合作关系的媒体，可以直接电话邀约。

③确定能出席会议的媒体。已经通过各种渠道得知会议相关信息的媒体，要通过电话来确定能否出席，如果重点邀请的媒体不能前来，要及时汇报领导更换邀请对象或由领导出面解决。

19.接待出席会议人员应注意哪些礼仪？

热情接待出席会议人员

现代会务接待服务的概念已不再是迎来送往、打水泡茶了，而是涵盖了会务接待服务工作的全部内容，是一种全方位、立体化的服务。

①诚恳热情。这是人际交往成功的起点，也是待客之道的重要内容。热情、友好的言谈举止，关心、周到的服务行为，会使与会者产生一种温暖、愉快的感觉。

②讲究礼仪。会务接待服务是典型的社交礼仪活动，务必以礼待人，体现素养。讲究礼仪包括：在仪表上面容整洁、衣着得体、和蔼可亲；在举止上稳重端庄、风度自然、从容大方；在言语上音调适度、语气温和、温文尔雅。

③细致周到。会务接待服务的内容具体而又烦琐，涉及许多方面，要按照领导的意图和会议的要求，精心组织，统筹协调，内外照应，有条不紊。通过服务，善始善终地保障会议按预定的计划顺利进行。

④按章办事。企业的会务接待服务都有规章制度，应自觉地照章办事。对服务的标准，不得擅自提高或降低。

做好会议的安全和保卫工作

会议的主办方和承办方还需关注会议安全。会议应确保嘉宾、与会者及参展商的人身及财物安全。会议安全保卫包括嘉宾的人身安全保卫；嘉宾私人贵重物品的安全保卫；嘉宾所携带的重要文件的保卫；会场和住地的安全保卫；会议各种设施用品的安全保卫；会议使用车辆的安全保卫等。

许多承接会议的饭店为了实现安全保卫，除了配备保安人员外，还采取了一系列保安措施，包括配备电子锁，备有良好照明设施的停车场和公共区域，在展览厅安装高科技的警报和监视系统等。

会议嘉宾安全保卫的关键阶段

①会议召开的准备阶段。在会议召开之前对会议的会场、与会人员的住地及周围的环境情况进行必要的检查摸底，熟悉基本情况，及早发现和排除可能出现的隐患。

②会议嘉宾到达阶段。应注意会议前期的准备和检查是否已到位，无关人员是否已清离现场，嘉宾进入会场的通道是否安全通畅等。

③会议的进行阶段。协同会议的有关工作机构，对参加会议的重要领导的人身安全、集会安全、娱乐安全、用电安全、防火安全、财务安全、会议饮食安全和与会人员的个人财物安全提供必要的保证，加强会议设备的安全检查，保安人员对可能进入会场的身份不明的人员保持高度警惕。

④休会阶段。在会中休息和闭会时，也会有涉及人员、物品和文件的各种不安全因素出现。对需要保密的会议文件、资料、图表、仪器、设备等，运用必要的保卫手段，予以严格控制，杜绝任何失窃、泄密事件的发生。

⑤嘉宾离会阶段。与会议的后勤部门密切配合，做好对车辆的安全检查和行车安全的工作，避免任何形式的交通事故发生。

会议安全保卫人员的职责

应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾（包括在消防人员赶到前组织扑灭小型火灾）；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。

会议保卫工作的检查

包括确定会场内所有的设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施（监控器的探头等）处于运行状态；检查进出会场人员身份，禁止无关人员进出会场。

20.常规会议需要准备哪些重要文件？

会议文件准备，是会议准备工作中的一项重要内容。包括领导讲话稿、会议报告、会议提案、典型材料等，都要组织有关人员进行起草，并按照程序进行审核、装订、编号、装袋，保证与会人员的使用，保密文件还要及时收回。

准备好会议讲话稿

讲话稿是领导者为实施领导在会议上所作的指示性发言，是各级领导发表意见、部署工作的有效形式。所以，撰写领导讲话稿要在充分了解会议召开的背景、会议内容、会场情况以及听众身份的情况下进行。

讲话稿内容要新颖，要能谈出新意来，只有中心突出、观点鲜明，才能给听众留下深刻的印象。同时，为了达到良好的表达效果，语言要通俗易懂，还要富于特色，适应不同听众的特点。

一般来说，领导讲话稿具有如下几个方面的特点。

①针对性。讲话稿的内容不是随意确定的，而是由会议主题和讲话者身份来决定的。讲话稿是根据会议的主题、性质、议题，以及会议场合、背景，或者听众的身份、心理需求和接受习惯等因素而撰写的。

②原则性。领导讲话稿多与党和政府的路线、方针、政策有关，必须讲求原则，代表党和国家的立场，不能有所偏离。

③得体性。讲话稿的语言要适于表达，便于听众理解和接受，既要准确、生动，又要简洁明了，与讲话者的目的、身份相吻合。

④集智性。大型会议的领导讲话稿，通常由一个小组来代为起草。因此，讲话稿是集体智慧的结晶。

准备好大会工作报告

大会工作报告也可称为会议报告，是党政机关、社会团体、企事业单位的负责人代表领导机关在大型会议上，针对本系统、本部门、本单位的基本工作，对全体与会者所作的全面、系统的报告。大会工作报告不同于讲话稿，讲话稿涉及的范围更广，凡是和会议有关的内容都可以作为讲话的内容，而会议报告往往和特定的某一阶段的工作相关联。

不同类型的大会，其工作报告的内容侧重点有所不同。

①汇报性工作报告。一届领导机构任期已满，在本次大会上选举换届之前，由上届领导所作的工作报告，一般都属于汇报性工作报告。党的代表大会上的工作报告，也要对上次代表大会以来的主要工作进行总结汇报。

②传达性工作报告。重点用以传达党和国家的方针、政策、法令、决议，以及上级机关的重要指示和重要会议精神的工作报告，称传达性工作报告。

③部署性工作报告。这种工作报告的内容侧重于对下一阶段的工作进行动员和部署，阐明工作活动的宗旨、任务、目的、意义。

一般来说，大会工作报告具有如下特点。

①政治性。会议报告一般都是国家机关、企事业单位、社会团体的领导人或负责人在重要大会上所作的报告，具有很强的政治性。

②全面性。大会工作报告是对本系统、本部门、本单位的基本工作所作的全面性的报告，有着综合性、系统性、总揽全局的特点。

③集体意志性。大会工作报告虽然是某一领导人在大会上宣读的，但报告的内容却不仅仅是报告者个人的思想、观点和态度，它是领导机构集体意志的反映，在这一点上，它跟主要代表个人意志的领导讲话稿有着本质的不同。

④思想指导性。大会工作报告一般没有具体的指挥性，但思想指导性的特点十分鲜明。大会工作报告的基本功能是：正确评价以往的工作，明确当前的形势和任务，统一思想、统一认识，在此基础上提出今后的任务和奋斗目标，以便大会之后统一步调、统一行动。

⑤庄重性。会议报告是大中型会议的一项重要议程，关系到本机关、本部门、本地区乃至全国的全局性工作，其内容和形式都具有特殊的庄重性。

⑥权威性。会议报告人不是以个人名义在大会上作报告，而是代表法律法规确认的一级党、政机关，体现着一级党政领导集体的意志和决断，具有权威性。

准备有关典型材料

有些会议，如座谈会、表彰会、报告会需要准备好一些典型材料以作为会议的交流材料，还可以作为刊登在报纸、杂志、网络上成为新闻传播材料。典型材料是对先进个人、先进集体进行介绍、宣传而撰写的文字材料。撰写典型材料要保证典型的真实性、代表性，写出典型的特色，突出其特点，既可以使用第一人称，也可以使用第三人称，不能道听途说或者随意拼凑，也不能故意拔高、塑造高大全形象。同时要处理好先进典型与组织、群众的关系，用生动平实的语言表现典型。

典型材料一般具有如下特点。

①典型性。典型性是典型材料的最主要特点。任何典型人物或集体，其事迹都应当能够体现时代特质、时代精神，对社会某一方面的工作具有重大的推动和指导作用。

②真实性。真实性是典型材料的生命，是保证典型个人、典型集体能够真正成为楷模的基础。如果材料虚假，不仅影响典型对象自身的形象，对整个社会都会产生负面影响。

③独特性。个人或集体的典型事迹或典型经验具有鲜明的个性特征，是与其他个人或集体具有明显差别的地方。正是这些差别才使典型个人或集体得以产生。

④感染性。宣传典型的主要目的是希望典型事迹能够在读者心中留下深刻印象，能够产生心理共鸣，从而发挥教育作用，所以典型材料的写作，应注意用细节、用事例去体现人物的品质和精神，以产生强烈的感染力量。

典型材料可分为如下几种类型。

①典型个人材料。典型个人材料是指宣传典型个人的材料。

②典型集体材料。典型集体材料是指宣传典型集体的材料。

③典型经验材料。典型经验材料是指宣传某一单位在某项工作中取得的成功经验的材料。

对会议提案的准备

有些会议需要准备会议提案。会议提案是有提案权的组织或个人按规定提交会议讨论的书面意见或建议。撰写会议提案必须经过认真选题、细致调查等环节。会议提案所选定的题目一般是社会热点、难点问题，或是亟待解决的问题。提案范围确定之后，还必须经过细致的调查研究，深入挖掘隐藏在现象背后的根本原因，这样，才能对所选定的内容进行细致分析，才能根据原因提出解决的方案。另外，在撰写提案过程中，需要集思广益，广泛征求群众意见，这样才能使提案切实得到解决。

会议提案具有如下特点。

①规定性。会议提案不是任何个人或组织都可以提出的。只有作为会议的正式代表，才能在会议召开期间对会议提出提案，其内容也是由会议主题确定的。

②理据性。提案者需要在掌握客观事实的基础上对问题作出充分的分析、说明，只有理由充分、论证具体，提案才能受到重视，问题也才能真正得到解决。

③可操作性。会议提案的目的是解决问题，所以提案的建议、意见和要求，必须具有实施的条件和可能，具有可操作性。

会议参考资料的准备

参考资料可提供与会议主题相关的文献和数据，帮助参会者在相关事宜的讨论中作出客观的判断。会议筹备工作中，应根据需要来选择适当数量的参考资料。

参考资料应在会议正式召开之前发给参会人员，可以随同会议通知一起下发，使其有足够的时间阅读。如果参考资料易于阅读而且数量较少，可以在参会人员报到时发放。发放参考资料之后，会务人员应注意督促参会者阅读这些材料，并提醒其到会时携带。

准备参考资料应注意以下几个方面。

①参考资料应简短且确有必要，避免篇幅过长；

②如果确实需要采用长篇文章，应在正文之前归纳出提要；

③参考资料的形式应灵活，提倡采用表格、图表等形式替代文字；

④所有的参考资料应标有编号并注明“××会议参考资料”或“××会议交流材料”字样。

21.对会议文件的审核、装订与备份有哪些要求？

会议开始前，要精心印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页，要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。因此在会议文件准备好之后，应做好审核、装订、备份工作。

会议文件资料的审核

会议文件资料审核工作主要审核会议文件的准确性和完整性，以及文件内容与议题的相适性。会议文件审核的方法有三：一是对校法，适用于定稿上改动较多的文件。二是折校法，适用于整洁、改动不多的文件。三是读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

会议文件审核的工作步骤

①由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。

②由主管进行会议文件初审。

③如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。

④在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

会议文件资料的装订

会议文件资料装订前应严格管制外流和散失，对于文字的校对更应该慎重。资料的装订、前后次序不能颠倒或与议程有别。

准备会议资料的备份

会议的资料倘若不属于机密性质，主办机关除发给与会人员外，应有备份，以供临时未带者备用，或提供给新闻媒体采访与报道使用。

会议文件准备的具体要求

①文件装袋。按照参会人员名单，为每个人准备好一个专用的文件袋，外面填写姓名，并注明“会议文件”字样。

②文件编号。对于重要文件，应事先为其编制号码，并在发放时进行登记。文件编号通常印在文件首页左上角处，字体应有别于正文字体。如果文件需要保密，还应注明保密等级。

③注意退回。一些征求意见稿或保密性的文件，需要在会后退回，应附上一份文件清退目录，并提醒参会人员切勿私自带走。

④数量充足。分发会议资料应适时适量。准备会议资料时，不宜严格根据参会人员名单的数量打印相应的数量，而应考虑到文件丢失、参会人员临时增加等各种情况，适当多打印一些。

⑤事先送达。内容重要而又需要先送达参会者的文件，可派专人递送或采用传真、特快专递的方式送达。

22.会议文书有哪些撰写礼仪？

会议邀请函的撰写礼仪

会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。会议邀请函的结构与写法如下。

①标题。标题由会议名称和“邀请函”组成，可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三个字是完整的文种名称，不宜拆开写成“关于邀请出席×会议的函”。

②称呼。邀请函的发送对象有三类情况：

其一，发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

其二，邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”“女士”“同志”等。

其三，网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

③正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系信息和联络方式。结尾可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

④落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

⑤成文时间。写明具体的年、月、日。

会议柬帖的撰写礼仪

请柬，也叫请帖，是一种专门邀请客人参加某项仪式或典礼的礼仪性文书。会议请柬的结构和写法如下。

①固定格式请柬。指按统一格式批量印制的请柬。这类请柬应当有信封，以示郑重。请柬的行文一般不提邀请对象姓名，而是将其姓名写在信封上。最后填写主办单位名称，也可由主人签名。

②撰拟格式。即根据活动的具体要求和对象的实际情况，亲笔拟写或专门打印的请柬。具本格式如下：

标题。仅写“请柬”二字，居中。

称呼。写明对象的姓名。如发给单位的，则写单位名称。

正文。写明活动目的、内容、形式、时间、地点等。语气用词一定要恭敬、委婉、恳切。请柬中所提到的人名、国名、单位名称、节日名称都应用全称。如果要确切掌握出席情况，可在请柬下方注上“请答复”字样。

具名。以单位名义邀请的具单位名称并盖单位公章，以示郑重，以单位领导的名义发出的请柬，由领导签名，以表诚意。

时期。写上邀请日期。

③柬帖颜色的选择。一般来说，喜庆活动的柬帖一般采用大红烫金的颜色；开张、落成、揭幕等典礼一般采用粉红或橘红色；纪念、联谊等宜用庄重、朴素色，如蓝色、黄色；丧、葬等用白底黑字或月白等素色。

④发柬方式的选择。柬帖发送是否仔细、周到表示了邀请人的诚意，一般有以下几种方式：

专递。这是最郑重的一种，反映了邀请人的诚意，它是指派人专门将柬帖送到被邀请人手中。

邮寄。这是最通常的做法，特别是当规模大、人数多的时候只能这样做。

回执。回执是指邀请人为了要证实究竟有多少来客能出席的一种做法。回执随同柬帖一起发出，在规定时间内由对方填写寄回。柬帖切忌转送。一是万一捎带者忘记送，将会误事；二是被邀请人会感到不被重视。

会议开幕词的撰写礼仪

开幕词是一种较大型的重要会议上由主要负责人在会议开始时向大会的致辞。会议开幕词是会议讲话的一种，它以简洁、明快、热情的语言阐明大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

开幕词的写作一般要以会议方案为蓝本，事先要经主席团、委员会等领导机构批准。开幕词一般包括首部、正文两部分，其格式和写法如下。

①首部。包括标题、时间、称谓三部分。

开幕词的标题，有三种写法：

一是由大会名称加文种组成，如《第××届全国大学生运动会开幕词》。

二是由致辞人姓名、大会名称、文种组成，如《××同志在×××大会上的开幕词》。

二是采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《我们的文学应该站在世界的前列——××作家协会第四次会员代表大会会议开幕词》。

时间。开幕词的时间，加括号标写在标题下方正中位置。

称谓。称谓是对与会者的统称。按照国际惯例来排列顺序，较常见的是：“各位嘉宾，女士们、先生们”，后加冒号。

②正文。正文可分为开头、主体两部分。

开头的内容包括以下几项：

一是宣布大会开幕。

二是对大会的规模和参加人员的身份进行介绍。有些开幕词可以有这项内容，大致说法是：“参加这次大会的代表有×人，他们分别来自……”。

三是对大会表示祝贺，对来宾表示欢迎。大致说法是：“我代表×对大会表示衷心的祝贺！对与会的各位代表和来宾表示热烈的欢迎！”

主体是开幕词的核心部分，主要包括以下几个方面的内容：

一是阐明会议的重要意义。具体涉及：会议将要讨论解决什么问题，这个问题的现实价值如何，会议最终将会达到什么目的，等等。

二是说明会议的主要议程。议程明确的会议，可以将议程直接列项表达，如议程不宜列项，则要对会议将要讨论的主要问题进行阐述。

三是向与会者提出希望和要求。

③结尾。开幕词一般用祝颂语结束全文，如：“最后，祝大会取得圆满成功。祝各位在北京愉快。谢谢！”

会议闭幕词的撰写礼仪

闭幕词，是在大型会议或重要会议即将结束时，有关领导人对大会的议程及会议中解决的问题所作的带有评价性、总结性的讲话。

闭幕词的写作模式与开幕词基本一致，也包括首部、正文、结尾三部分。

闭幕词的作用主要表现在：对大会进行高度的概括和总结；对大会基本内容和主要精神进行肯定，并鼓励与会人员会后进一步贯彻执行大会精神；提出今后任务，指明前进方向；闭幕词文字既要简明扼要，又不宜空泛笼统，内容篇幅不宜过长；着重宣布会议闭幕，与开幕词前后呼应。

其他会议文书还包括迎送词、祝酒词等。