6.3　记录方式1——现状构成（图）

6.3.1　定义与作用

1．定义

现状构成图，是采用架构模型将研究对象的业务构成以及业务运行情况表达出来的记录方式。作为分析、优化业务的依据，现状构成图可以同时表达出业务要素和业务逻辑。

观察研究对象的业务背景时，可以将其分成两个部分，一是静态的“非运行部分”，二是动态的“运行部分”。通常静态的非运行部分业务采用分解图、框架图等表达，动态的运行部分业务采用流程图，见图6-7。

1）静态的表达

即利用分解图、框架图等，绘制业务的结构状态，此图可掌握业务的“静态构成”，并从静态构成中获取“静态逻辑”。因为所有要素之间都存在着从属、关联的关系，用分解图等可以标识出它们之间的关系，如组织结构、工作分解、材料构成等。

2）动态的表达

即利用流程图，绘制业务的运行状态，此图可掌握业务的“动态构成”，并从动态构成获取“动态逻辑”。业务流程图给出了各个工作过程的开始、终止，以及中间活动的顺序，如报销流程、采购流程、支付流程等。

2．作用

客户导入信息系统前的业务构成状态是需求调研的重要内容，这是对业务理解、业务优化的基础，理解业务现状的方法可以通过语言交流、资料参考的方式获得，但是这些方法大都是罗列式或是碎片化的表达，难以体系化地理解业务的逻辑关系。因此，采用架构图的方式表达业务现状，就可以很好地解决这个问题。

为什么称为“现状构成图”呢？这是因为客户提供的各类图形或是根据客户的描述绘制的结果大都不是很规范的，业务构成图的作用是“用图形记录业务的现状”，此时不要求一定按照架构模型的标准绘制图形。

现状构成图的方法与访谈记录采用的事前问卷方式有相似之处，这两种方式都是以“确认”为主的调研方式，而不是“询问”的方式，这样的方式效率高，可以较为快速地获得需求分析师想要的信息，而且还可以保证调研对象回答问题时不跑偏。

现状构成图不仅是客户现状的记录，而且也是后续进行业务架构、优化、改进的重要参考物。没有此图，后续在设计时就不知道以什么为参考对象进行业务的优化了。

6.3.2　构成图1——静态构成

静态构成，表达了“有什么”。

1．要素的构成

这个方法适用的业务对象非常多，如业务、组织、物品等，见图6-8。

●　业务类：销售活动、设计活动、采购活动、加工活动、财务活动、人资活动等。

●　组织类：销售部门、财务部门、生产部门等；董事长、经理、工程师、员工等。

●　物品类：设备、生产线、材料、运输工具、产品、计算机等。

从这些静态的业务构成图中，可以清晰地了解企业有哪些业务，各类业务的结构、业务要素等信息，这就是静态的业务构成图带来的价值。

2．逻辑的构成

绘制上述要素的构成图时，对每个要素都注入了如下的信息。

（1）要素的位置。

（2）要素与周围其他要素之间的关联。

（3）要素之间的包含关系形成了系统、从属关系。

这些信息就是“逻辑”，逻辑是难以用文字或是表格来记录的，最佳的方式就是用图形的方式记录，最为准确、快捷。常用来表达静态构成的架构模型有两种：框架图和分解图，详细的绘制说明参见第4章和第9章。

6.3.3　构成图2——动态构成

动态构成，表达了“怎么做”。

记录动态构成的方式有两种：第一种是采用记“流水账”的方式，第二种是采用“业务流程”的方式，两者在不同的场合各有各的用途。

1．动态构成——流水账方式

按照客户的叙述顺序将工作过程记录下来就形成了一个“流水账”，此时客户不可能按照规范的流程来叙述，因此将过程中的节点称为“步骤”。步骤可以是名词、名动词、动词等。这个方式的优点是快速，不打断客户的叙述思路，但是记录的结果需要进行梳理。

如图6-9所示，②、④是与系统没有直接关系的步骤，在需求分析时，要确定这些步骤上是否需要用系统的功能对应，如果有就要找出它们对应的实体。

由于是记录流水账，所以只需要有一条线把各个步骤串联起来，并用箭头标明方向就可以了，不需要严格地按照流程图的标准绘制，因为它在后续的需求分析时还会发生变化。

注：实体

实体指的是该步骤对应的处理内容（数据），是后续设计界面时的依据，实体可以有以下几种形式。

（1）既存表单（表单上有格式、字段等信息）。

（2）与客户沟通的记录（需要输入的数据、界面形态）。

（3）上传资料（包括扫描文件、其他类型的数据、图形、声音等）。

2．动态构成——业务流程方式

1）要素的构成

业务流程方式比较正规，按照正式的流程图标准绘制，流程图给出了构成流程的要素。流程架构图的特点是：所有的节点都是由“活动”要素构成的。

从图6-10中可以清晰地了解到业务的流程、节点（要素）等信息，这就是动态的业务构成图带来的价值。

注：活动的含义

“活动”是指客户生产过程上的某个对应工作，是用动词来表达的。

2）逻辑的构成

绘制上述要素的动态构成图时，对每个要素都注入了如下的信息。

●　要素之间的位置（顺序）。

●　要素与周围其他要素之间的关联（箭头）。

●　要素的分歧、流转等。

这些“顺序、方向、流转……”就是逻辑，了解动态的业务逻辑必须要借助“流程图”来获取。从流程的顺序上理解了逻辑，通过逻辑的变化可以增加需求分析师对业务的理解，如果将流程上要素的顺序变动一下会发生什么变化呢？例如，参照图6-10设计两种流程顺序，试看它们的业务逻辑有何变化。

方式1：签约→设计→采购→加工→交付→付费。

方式2：设计→签约→采购→加工→付费→交付。

这两条流程的要素构成是一样的，但是逻辑却有所不同，方式2的“签约、设计、付费和支付”4个节点的位置都发生了变化，逻辑不同的理由如下。

方式1：由于价格可控，可以在“签约”之后立即开始设计，产品交付后再付款。

方式2；先做“设计”，搞清楚成本之后，再签合同，并且要先交费，再交付产品。

对比分析两种方式的逻辑区别（参考）如下。

方式1：客户优先，是客户主导的做法。

方式2：厂家主导，是对厂家比较保险的做法。

可以看出，要素位置的变动，表面看是架构顺序发生了变化，实质上是业务逻辑发生了变化，这个逻辑就是企业经营管理者的想法。所以在调研时，一定要精准地记录客户的原始做法，不要加入需求分析师的意见，以免误解了客户的意图。

3．静态构成与动态构成的关系

在收集客户的业务现状时常常会发现，动态的业务流程图可能是跨部门运行的，如图6-11所示。在没有信息化支持的企业运行中，各部门的工作分工细节、工作名称等常常都是不规范的，它们之间的关联关系并不一定能用严格的逻辑来表达（这也是进行业务分析、架构以及优化的目的）。

业务分解图和业务流程图是各自独立地从客户调研中获取的，获取的方式有：

（1）由不同的绘制人，分别绘制静态构成图和动态构成图。

（2）由同一个绘制人，分别从不同部门和岗位的人那里获取。

上述不同的情况都会造成流程图的要素名称与分解图要素名称的不一致，为了保证获取的要素之间的关联关系（逻辑）是正确的，在调研现场要尽量确定动态的流程图上的主要要素与静态分解图上的那个部分要素是相对应的，以利于后续进行分析、架构时得到正确的结果。

绘制业务构成图的目的，就是要初步掌握客户业务的现状，后期用业务架构图对客户业务进行优化时，就是基于这个业务构成图进行的，因此业务构成图表达的要素、逻辑等信息越精准，后续的架构工作就越容易进行，获得成果的价值就越大。

关于动态构成的描绘，也可以同时采用泳道式流程图，这样可以同时记录流程的背景情况。关于泳道式流程图的方法参见第12章。

6.3.4　构成图3——管控构成

有了前述的业务构成图之后，以业务构成图为载体可以绘制出客户的管理现状图（参考分离原理，这样分开记录有利于后续的分析与设计）。

1．要素的构成

管理现状图中需要的管理要素有三类：业务载体、管控点、管理规则，如图6-12所示。

（1）业务载体：流程图、要素、分歧点等，如签约、设计。

（2）管控点：管理规则的加载位置，如在“签约”上有审批流程、利润控制两项。

（3）管理规则：管控点加载的管理规则，如在“采购”上有“材价不能超标”的规则。

2．逻辑的构成

管理的逻辑是通过管理建模形成的，如图6-13所示，为了保证最终的成本不超过签约合同的总价值，业务流程要保证：

（1）每个管控点的合计数值从后向前：

Σ（核算值）≤Σ（加工值）≤ Σ（采购值）≤ Σ（签约值）

（2）每一份签约都是这样的循环；管理现状图为后续的优化、改进提供了参考。

有关管理现状图的绘制方法，参见第19章。