3.1　会计凭证的基本常识

2018年，河南省洛阳市涧西区人民法院做出了这样一个判决：“被告人常××犯隐匿、故意销毁会计凭证罪，判处有期徒刑一年，缓刑一年零六个月，并处罚金人民币十万元。”

《会计法》第四十四条明确规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”《中华人民共和国刑法》中也有“隐匿、故意销毁会计凭证、会计账簿、财务会计报告罪”。

看了上述判决和法律条文，有人可能会疑惑：“会计凭证有这么重要吗？”的确，会计凭证是如实反映企业经济业务的凭据，在会计实务中发挥着重要的依据和监督作用。

3.1.1　什么是会计凭证

首先，让我们来认识一下什么是会计凭证。

1. 会计凭证的定义

会计凭证是财务会计工作中用以记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。财务会计不仅反映会计主体的资金运动及其运动过程，还反映资金运动过程中形成的经济利益关系。为了保护相关者的经济利益和会计主体的财产安全，所有会计核算资料都必须有记录、有凭据，以保证会计核算的真实可靠、合规合法。

因此，只有取得审核无误的会计凭证后，会计人员才能登记入账，并组织会计核算。

2. 会计凭证的分类

根据会计核算和监督的需要，会计凭证被分为不同类别。

按填制程序和用途不同，会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两大类。原始凭证是在经济业务发生时立即填制或取得的会计凭证。它按来源的不同，又可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。会计凭证的分类如图3-1所示。

3.1.2　会计凭证的作用

会计凭证的重要性是毋庸置疑的，它在企业的财务工作中可以起到三个作用。

1. 会计凭证可以记录经济业务，提供记账依据

准确填制会计凭证可以及时、如实地反映各项经济业务的内容及其完成情况，为财务核算和管理提供可靠的原始资料；而且，会计凭证是登记账簿的重要依据，如果没有会计凭证，我们就无法记账。

2. 会计凭证可以明确经济责任，强化内部控制

会计凭证上不仅如实记录了每笔经济业务的内容，而且凭证上还有相关部门和人员的签章，这就意味着相关部门和人员要为经济活动的真实性、准确性、合法性负责。因此，会计凭证具有明确经济责任的作用。

通过明确经济责任，企业的内部部门或人员之间会形成相互牵制、相互监督的关系，从而有效防止财务舞弊，加强内部控制。

3. 会计凭证可以监督经济活动，控制经济运行

企业发生的每项经济业务，都要取得或填制相应的会计凭证，只有这样才能保证各项经济业务的发生有真凭实据，防止弄虚作假，一旦发现问题也可以及时追查。因此，会计凭证对经济活动能够起到有效的监督作用。

在审核会计凭证的过程中，我们可以检查和监督企业的各项经济业务是否合法、是否符合计划和预算等。一旦发现问题，应及时采取纠正或补救措施。这样一来，我们就实现了对经济活动的事中控制。

总之，会计凭证可以起到提高会计信息质量、改善经营管理、提高经济效益的作用。

3.1.3　会计凭证的传递与保管

我们一再强调会计凭证的重要性，就是希望大家能够引起重视，在填制、审核、传递和保管会计凭证的过程中做到尽职尽责。那么，我们应该怎样传递和保管记账凭证呢？

1. 会计凭证的传递

会计凭证的传递是指从其取得或填制开始，经过出纳、审核、记账、装订到归档保管的过程中，在单位内部有关部门和有关人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。

那么，这条传递路线应该如何设置才合理呢？可以参考以下三个步骤：

第一步，根据经济业务的特点、内部机构设置、人员分工以及经营管理需要，规定各种会计凭证的联数和所经过的必要环节。既要使各有关部门和人员能够充分利用会计凭证了解经济业务情况，又要避免传递路线中出现不必要的环节。

第二步，根据经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间。要防止不必要的耽搁，让会计凭证以最快的速度传递。

第三步，建立凭证交接的签收制度。为了保证会计凭证的安全和完整，应在各个环节指定专人办理交接手续，做到责任明确、手续完备而严密，并且便于执行。

会计凭证的传递一方面要满足内部控制制度的要求，做到传递程序有效合理，另一方面又要节约传递时间，尽量减少中间环节，降低执行难度。

2. 会计凭证的保管

会计凭证的正确保管是会计资料完整和安全的重要保障。要做好会计凭证的保管，我们在平时的工作中应该注意以下五点：

第一，日常工作中，要将会计凭证装订成册，并交由专人保管。年终决算后，将全年会计凭证造册登记并集中归档保管。归档后的会计凭证应当加贴封条，防止抽换。

第二，调阅已归档保管的会计凭证时，要履行审批手续，并做好登记工作。登记内容包括调阅人员姓名、凭证名称、调阅日期、调阅理由、所在单位/部门等。

第三，原始凭证概不外借，如果其他企业或单位需要使用原始凭证，应当经过本企业或本单位会计机构负责人、会计主管人员的批准。向其他企业或单位提供原始凭证的复制件时，要进行专门的登记，并由提供者和接收者分别签名或盖章。

第四，严格按照会计制度规定，确定会计凭证的保管期限。会计凭证的保管期限分为永久保管和定期保管，年度财务会计报告及某些涉外的会计凭证、会计账簿需永久保管，其他会计凭证需定期保管，会计凭证的保管期限为30年。

第五，会计凭证保管期满后方可销毁，但销毁会计凭证要严格按相关规定执行，登记造册并报单位领导审批后，才能销毁。

合法地取得会计凭证、正确地填制和审核会计凭证、安全妥善地传递和保管会计凭证，是财务工作中的基本内容，也是会计核算工作的起点。因此，每位会计人员都要学会正确处理会计凭证。