2.3　会计的基本记账方法

在设置好会计科目和会计账户以后，小夏购买了各种会计账簿，并正式开始了建账工作。工厂以前的账目十分混乱，为了重新整理账目，小夏必须运用科学的记账方法来登记工厂的各项经济业务。

会计在记账时，必须根据相应原理，运用记账符号，遵循记账规则，采用一定的计量单位，利用文字和数字在账簿中登记经济业务，否则就无法系统而详细地反映出企业经济业务的增减变动情况及其结果。很多小微企业的账本之所以会成为“一本乱账”，就是因为管理者没有重视会计工作，没有聘请专业的会计人员，也没有运用专业的方法记账。

那么，专业的记账方法是什么呢？答案是，借贷记账法。

借贷记账法是复式记账法中的一种。复式记账法是指在反映每项经济业务时，应当以相等的金额，同时在相关的至少两个账户中进行登记的记账方法。它的理论依据就是我们非常熟悉的会计恒等式：资产=负债+所有者权益。因为会计恒等式中任意一项的变动，都会让其他两个项目发生增减变动，而且增减变动的金额相等，所以在反映每项经济业务时，应当以相等的金额同时在相关的至少两个账户中进行登记。

复式记账法具有两大优点：一是能够全面、系统地反映每项经济业务的来龙去脉；二是可以对账户记录的结果进行试算平衡，以便核对、检查。总之，复式记账法是一种科学的记账方法。

在复式记账法下，又可以分出三种具体的记账方法，分别是借贷记账法、增减记账法和收付记账法。其中，借贷记账法是目前世界上普遍采用的计账方法，也是我国现行《企业会计准则》规定的记账方法。

2.3.1　借贷记账法

借贷记账法是以“借”和“贷”作为记账符号的一种复式记账方法。随着商品经济的发展，借贷记账法的记账对象不再局限于债权和债务关系，而被用于记录各类经济业务的增减变化，计算经营损益状况。

1. 借贷记账法下的账户基本结构

在运用借贷记账法记账时，我们采用“借”和“贷”作为记账符号，账户的左边是“借方”，右边是“贷方”。借贷记账法下账户的基本结构如图2-3所示。

以现金日记账为例，其账户结构如图2-4所示。

下面，我们分别来看看资产/成本类、负债/所有者权益类、损益类、费用类账户的基本结构。

（1）资产/成本类账户的基本结构

在资产/成本类的账户中，“借方”登记增加额，“贷方”登记减少额，期末如有余额，一般登记在“借方”。资产/成本类账户的基本结构如图2-5所示。

（2）负债/所有者权益类账户的基本结构

与资产/成本类账户相反，负债/所有者权益类账户的“贷方”登记增加额，“借方”登记减少额，期末如有余额，一般登记在“贷方”。负债/所有者权益类账户的基本结构如图2-6所示。

（3）损益类账户的基本结构

损益类账户与负债/所有者权益类账户的结构相似，“贷方”登记增加额，“借方”登记减少额（转出数），结转后无余额。损益类账户的基本结构如图2-7所示。

（4）费用类账户的基本结构

费用类账户与资产/成本类账户的结构相似，“借方”登记增加额，“贷方”登记减少额，结转后无余额。费用类账户的基本结构如图2-8所示。

2. 借贷记账法的规则

借贷记账法的基本规则是“有借必有贷，借贷必相等”，这项规则的意思是：对每项经济业务都要在两个或两个以上相互联系的会计账户中以借方和贷方相等的金额进行记录。

为了让大家更好地理解，我们来举一个简单的例子。比如，会计小夏所在工厂的老板将10万元款项打入工厂的银行账户。对于这项经济业务，会计小夏的登记方法如图2-9所示。

小夏为什么要这样记账呢？因为这项经济业务一方面让企业的“实收资本”增加了10万元，另一方面也让企业的“银行存款”增加了10万元。而“实收资本”属于所有者权益类账户，增加的10万元应计入“贷方”，“银行存款”属于资产类账户，增加的10万元应计入“借方”。

上述例子很好地说明了“有借必有贷，借贷必相等”，会计人员在记账时一定要牢记这项规则。

2.3.2　借贷记账法下的会计分录

根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，我们在登记一项经济业务时，有关账户之间一定会发生应借、应贷的相互关系。我们将这种关系称为“账户的对应关系”，而发生对应关系的账户，也叫作“对应账户”。我们可以通过“账户的对应关系”，清楚地了解每笔经济业务的内容及其来龙去脉，还可以检查每项经济业务的会计处理是否合理合法。

标明某项经济业务的应借、应贷会计科目及其金额的记录，就是会计分录。

会计分录由应借应贷方向、对应科目及金额三大要素组成，可以分为简单分录和复合分录。简单分录是只涉及一个账户借方和另一个账户贷方的会计分录，即“一借一贷”的会计分录；而复合分录是指由两个以上（不含两个）对应账户组成的会计分录，即“一借多贷”“多借一贷”“多借多贷”的会计分录。我们在编写会计分录时，应尽量避免“多借多贷”式的会计分录。会计分录的分类如图2-10所示。

会计分录是记载各项经济业务的凭证，也是记账的直接依据。编写会计分录是会计工作的初步阶段，如果会计分录出了错，那么会计记录的正确性就会受到影响。所以，会计分录必须正确、如实地编写。

那么，会计分录应该如何编写呢？还是以前文中“会计小夏所在工厂的老板将10万元款项打入工厂的银行账户”这一经济业务为例，会计分录的编写方式如图2-11所示。

一般来说，会计分录的编写分为三步，第一步是找到相关的会计科目，第二步是明确科目的借贷方向，第三步是填写交易的金额。另外，在“一借多贷”或“多借一贷”的情况下，贷方或借方账户的名称和金额数字必须对齐，以便进行试算平衡。

“上借下贷、左右错开、金额对应相等”是经验丰富的会计前辈们总结出的会计分录编写口诀，希望大家能够牢记在心。

2.3.3　借贷记账法的试算平衡

在本节的开头，我们提到过复式记账法的两大优点，其中一个就是它可以对账户记录的结果进行试算平衡，以便核对、检查。那么，什么是试算平衡呢？

所谓试算平衡，就是根据资产、权益之间的平衡关系和记账规则来检查账户记录是否正确、完整的一种验证方法，分为发生额试算平衡和余额试算平衡。

1. 发生额试算平衡

发生额试算平衡是指全部账户本期借方发生额合计与全部账户本期贷方发生额合计保持平衡，其依据是借贷记账法的记账规则，即“有借必有贷，借贷必相等”。发生额试算平衡的公式如下：

全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计

2. 余额试算平衡

余额试算平衡是指全部账户借方期末（初）余额合计与全部账户贷方期末（初）余额合计保持平衡，其依据是资产与权益的恒等式，即“资产=负债+所有者权益”。余额试算平衡的公式如下：

全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计

全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计

3. 试算平衡表在编制时的注意事项

我们在对账户记录的结果进行试算平衡并编制试算平衡表时，必须注意以下几个重要事项：

• 必须保证所有账户的余额均已记入试算平衡表；

• 如试算平衡表借贷不相等，说明账户记录有错误，应认真查找错误所在，直到实现平衡为止；

• 即便实现了有关三栏的平衡关系，也不能说明账户记录绝对正确，因为有些错误并不会影响借贷双方的平衡关系。

试算平衡表的样式如表2-7所示。

账户上的有些错误是无法通过试算平衡查找出来的，如漏记、重记、记错有关账户、颠倒记账方向、某科目中借贷双方金额同时多记或少记、多记与少记的金额相互抵销等。会计人员应该认真做好记账、建账的每一步，并做好检查、审核工作，杜绝错误的发生，保证账户的正确性。只有这样，后期的核算工作才能顺利开展。