3.1 获取审计证据

审计证据是指审计人员在执行审计业务过程中，为形成审计意见所获取的证据。

3.1.1　审计证据的种类

审计证据有下列几种。

（1）以书面形式存在并证明审计事项的书面证据。

（2）以实物形态存在并证明审计事项的实物证据。

（3）以录音录像或计算机储存、处理的证明审计事项的视听材料或其他介质材料。

（4）与审计事项有关人员提供的证明材料。

（5）专门机构或专门人员的鉴定结论和勘验笔录。

（6）其他证据。

3.1.2　审计取证要求

审计取证的要求如图3-1所示。

3.1.3　获取审计证据的工作步骤

（1）召开审计座谈会。内部审计人员进驻被审计单位后的第一项工作，就是要召开一次与被审计单位相关人员的初次见面会议。所谓“相关人员”，不仅是指被审计单位的经理或各级管理部门的负责人，更重要的应包括与被审计活动直接相关的业务主管人员，甚至具体工作人员。

在这个会议上，内部审计人员应该向与会者，尤其是那些以后要对报告做出答复的管理人员说明来意，阐明审计的目标、大致工作范围、时间安排、要求提供的资料和帮助，以及其他为完成审计任务所做的具体安排和要求。

内部审计人员应了解管理人员所关心的问题，例如，对实际工作中存在问题的看法，以及对本次审计工作所持的态度和要求审计人员提供的帮助；同时，还应该就有关经营目标、计划管理、内部控制、财务会计、生产技术、经营方针等方面的问题广泛地交流意见。在现场调查过程中，内部审计人员所要求收集的大部分资料和信息都来源于管理部门的管理人员，因此必须围绕调查表中有关重要问题进行较为详尽的讨论，主要听取他们对有关方面的情况所发表的意见和看法。通过交谈，内部审计人员可以更进一步了解有关计划和控制系统、业绩标准的制定和修订、经营管理状况和财务会计等方面的情况，以及管理人员已经意识到的问题。

初次见面会议是一次非常重要的、必不可少的会议。它是内部审计人员取得对被审计单位宏观认识的一次机会，也是建立合作关系的基础。在会晤交谈中，内部审计人员应该明智地提出一些具体的敏感问题，显示其专业素质能力和职业风格，同时又必须保持谦虚、勤奋、踏实的作风，显示客观公正的职业姿态，免除被审计人员可能存在的抵触情绪，争取他们对审计工作的支持和帮助。可以说，内部审计人员在初次见面中所表现的态度和作风是能否取得被审计单位人员配合的一个重要因素。

（2）实地观察。实地观察是侧重于经营管理方面的审计不可缺少的内容，它能够使内部审计人员更准确、更直接地了解被审计单位是如何为实现生产经营目标而工作的，证实被审计人员所声称的各种情况是否与现场实际相符。

① 实地观察中应关注的问题。内部审计人员在实地观察中应该关心以下方面的问题。

② 实地观察的要求。实地观察应该是一项认真细致的工作，绝不能像走马观灯那样轻松愉快、随随便便。

在实地观察过程中，内部审计人员既要注意“看”，也要认真“听”，还应该适当地运用分析判断以挖掘那些未被考虑而又需要进行观察的事物，时刻注意那些不正常、不经济、低效率或任何可能存在问题的迹象。这些迹象可能以工作流程不顺畅、场地脏乱、设备安置和保养不恰当、资产保管地不安全、装置泄漏点不正常、业务衔接不够等形式表现出来，也可能表现在指挥不当、职员对管理人员有不满或抵触情绪、工作态度不严谨、作风散漫等方面。

内部审计人员要适当听取现场作业人员就目前情况和存在问题进行的介绍和解释，并对之进行比较分析，这有助于内部审计人员从不同人员对同一事物所做的不同解释中去揭示可能存在的重大问题或需要深入调查的潜在风险区域。

③ 实地观察所收集的信息和结果的利用。在利用实地观察所收集的信息和结果时，内部审计人员应该保持谨慎的态度。一方面，实地观察中所观察到的一切情况都可能是随机事件，并不能完全代表正常条件下的一般现象。这要求内部审计人员在今后的工作中进一步证实，例如，内部审计人员在现场既没有看到工作停顿，也没有发现工作积压，场地也很干净整齐，展现在他们面前的是一条畅通无阻的生产流水线，但是在生产管理部门或生产车间有关产品产量的统计资料中，却发现每个月的产品产量起伏很大，甚至出现产量为零的情况。这就表明，因为停工可能没有完成生产计划，眼前畅通运行的生产线是一种假象。另一方面，由于某些客观原因（例如，被检查人员把内部审计人员看作是“拿着别人的脑袋去邀功请赏”的对手），内部审计人员所听到的介绍和解释可能不是真实情况的反映，甚至可能与真实情况相背离。

因此，内部审计人员既不能过于信赖被审计单位有关人员提供的信息，也不能被现场观察到的良好状况的假象所迷惑。当然，也不能因为观察到了低效率、不经济、不正常的现象就轻易得出一般性的结论。

在实地观察和利用其结果时，内部审计人员必须牢记：参观中所观察到的一切情况并不一定反映了正常条件下的一般情况，都需要得到进一步证实。

（3）研究文件资料。文件是储存和传递信息的一种方式，每个被审计单位都会有大量的、名目繁多的文件。在初步准备工作中，内部审计人员就应该知道将要审计的单位有些什么文件，需要查阅哪些文件，并提出索取所需文件的具体要求。

要查阅所有的文件是不可能的，也是没有必要的。通常，内部审计人员应将时间和精力集中于查阅与被审计活动相关的重要文件上。这些文件包括以下内容。

阅读被审计单位近期的文件记录可以使内部审计人员迅速了解这个单位目前的状况和潜在的发展趋势，弥补内部审计人员在办公室里所掌握情况的不足之处。一些分析性报告通常反映了本期某些活动的进展情况和存在的问题；有些文件记录了被审计单位在生产经营管理和财务会计等方面存在的重大变化，这些变化可能给被审计单位造成了积极的或消极的影响。这些文件所反映的情况可以为确定审计重点提供参考，提醒内部审计人员在以后的工作中给予必要的关注，并证实和分析所反映的问题。

（4）编写初步调查说明书。初步调查完成后，内部审计人员应编写简要的初步调查说明书，概括被审计单位的基本情况和初步调查的实施情况。

3.1.4　审计证据的搜集方法

内部审计人员可以通过检查、监督盘点、观察、询问、函证以及录音、录像、拍照、复印、计算和分析性复核等方法，收集审计证据。

（1）检查记录或文件。检查记录或文件是指内部审计人员对被审计单位的会计记录和其他书面文件可靠程度的审阅和复核。

审阅是指内部审计人员对被审计单位的原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表和经营计划、预算、决策及其他书面文件的内容与形式进行详细的审查和研究。在审阅书面文件时，在内容上应注意其是否真实、合法；在形式上应注意其要素设计是否全面合理，各要素填制是否齐全。

复核的重点是各种会计记录和其他书面文件中各种数据的正确性和一致性。比如销货发票中的数量、单价和金额是否正确，总账余额和所属明细账余额合计数是否相同，总账余额与会计报表中相应项目的余额是否相同等。

（2）检查有形资产。检查有形资产是指内部审计人员现场监督被审计单位各种实物资产及现金、有价证券的盘点，并进行适当的抽查。对于一般实物资产，由被审计单位的人员进行盘点，内部审计人员对盘点进行监督；对于贵重实物资产，内部审计人员还可以进行重点抽查，如盘点各种实物资产及现金、有价证券等。

检查有形资产能够确定实物资产是否存在，有时还能确定实物资产的状况和质量，但不能确定实物资产是否归被审计单位所有和计价是否准确。

（3）观察。观察是指内部审计人员对被审计单位的经营场所、实物资产和有关业务活动及其内部控制的执行情况等进行实地查看。比如，内部审计人员观察财务部门的工作，可以了解其各项职责的履行情况。如果观察所取得的审计证据不具有充分性，则需要有其他证据佐证。

（4）询问。询问是指内部审计人员向有关人员进行的书面或口头询问以获取审计证据的方法。比如，向有关人员询问内部控制执行情况。内部审计人员可以采用书面或口头两种方式进行询问。由于被询问人员回答时的主观性和随意性，询问取得的审计证据可靠性较差。

（5）函证。函证是指内部审计人员为了获取财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过来自第三方的对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程。函证包括两种方式：肯定式函证和否定式函证。肯定式函证是指无论函证的内容与被函证人的记录是否一致，都要予以回复的函证方式；否定式函证是指只有在函证的内容与被函证人的记录不一致时，才予以回复的函证方式。

函证适用于应收账款、银行存款、应收票据、应付账款等。由于内部审计人员直接从独立于被审计单位之外的第三者那里取得函证回函，采用这种方法获取的是一种可靠性程度比较高的外部证据。但是，内部审计人员必须严格控制函证的整个流程，从发出询证函起到收到询证函止绝不能让被审计单位接触到询证函，否则，函证证据的可靠性就很难保证。对于第一次函证没有答复的，应采用追加程序，继续发出第二封乃至第三封询证函。如果仍没有回复，那么内部审计人员应实施替代性审计程序。

（6）重新计算。重新计算是指内部审计人员以人工方式或使用计算机辅助审计技术，对记录或文件中的数据计算的准确性进行核对。计算的适用范围为：凭证、账簿、报表中有关数据的验算，横向、纵向加总的验算，如折旧的计算。

内部审计人员进行计算的目的在于验证被审计单位的凭证、账簿和报表中的数字是否正确。内部审计人员运用计算方法取证时，应采用与被审计单位确定的政策和选定的方法相一致，但在计算形式和顺序上可以按内部审计人员认为最有利于提高效率的方式进行，不一定要遵循被审计单位的原定方式和方法。

例如，内部审计人员为验证累计折旧计提的正确性，应先将被审计单位确定的计提基础时期（即是按本期余额还是按上期余额计提折旧）、计提折旧方法、使用年限、净残值率、计提折旧范围（即哪些固定资产可以计提折旧）等予以审核采用，然后收集有关数据进行计算；计算时一般以一年为计算期，而被审计单位的计算期可能是一个月一个月计算累加而得的。内部审计人员应对计算过程中的准确性和计算结果以及其他差错（如过账和转账）等予以关注。

计算取证的另外一种形式是对会计资料中有关项目进行加总或其他运算。其中，加总既可以是横向数据加总，也可以是纵向数据加总。横向加总主要是验证借贷余三栏金额的正确性和多栏式明细账中各明细项目数据与总数据的正确关系；纵向加总对于验证合计数、累计数的正确性不失为很有效的方法。

（7）重新执行。重新执行是指内部审计人员以人工方式或使用计算机辅助审计技术，重新独立执行作为被审计单位内部控制组成部分的程序和控制。例如，内部审计人员利用被审计单位的银行存款日记账和银行对账单，重新编制银行存款余额调节表，并与被审计单位编制的银行存款余额调节表进行比较。

（8）分析程序。分析程序是指内部审计人员通过研究不同财务数据之间以及财务数据与非财务数据之间的内在关系，对财务信息作出评价。分析程序的目的在于发现异常波动。如果发现重大波动，则内部审计人员应进一步采用其他审计程序。