第九节　介绍信　证明信

一、介绍信

【案例】

介绍信

×××：

兹有我单位张××等两位同志，前往你处联系××业务，请接洽。

此致

敬礼

××公司（盖章）

2017年10月9日

【简评】

这是一篇格式正确的介绍信。标题是“介绍信”，主送单位是“×××”，正文是被介绍者姓名张××、随行人数两人，接洽事项“前往你处联系××业务”；之后写“此致敬礼”；落款有本单位名称和盖章，日期。

（一）介绍信含义

介绍信是用于证实本单位有关工作人员身份、介绍其工作使命、凭此与其他单位接洽工作的日常应用文。

（二）介绍信的种类

1.有固定格式的专用介绍信，印刷好的介绍信格式，留存根，有编号，便于查询。如：

2.有公用信纸临时书写普通介绍信，不受限制。

普通介绍信

兹介绍我公司张华同志等5人（系我公司业务经理），前往贵处联系信号灯销售事宜，请接洽。

此致

敬礼

××公司（盖章）

2017年10月20日

（三）介绍信的写作格式

1.标题

介绍信或××单位介绍信。

2.主送单位

顶格书写。

3.正文

（1）被介绍者姓名、身份、随行人数；

（2）接洽事项和要求；

（3）祈请用语或谦敬语，如“请予接洽”或“请予支持”，之后写“此致敬礼”。

4.落款

出具介绍信单位和日期，加盖公章。

5.期限

括号标注“有效期××天”。

（四）介绍信的特点

1.证明性

介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。接介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系，商量洽谈一些具体事宜，而收看介绍信的一方则可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止假冒。

2.时效性

介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利，所以介绍信一般都开列出一定的时间期限，这是一种在限期内才具备有用性的一种专用文书。

（五）介绍信写作的注意事项

1.要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造，冒名顶替。

2.所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写。介绍信要简明扼要不可太长。

3.介绍信务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。

4.有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。

5.介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。

【病例】

介绍信

兹有我单位领导××科长前往你处，请必须好好接待。

××局（盖章）

2017年10月8日

【简评】

“介绍信”应该居中；本单位的职务“科长”不宜使用，“你处”改为“贵处”；“请必须好好接待”用词不当，过于强硬，应委婉客气，一般用“请予接洽”；后面还应说明干什么，如“联系工作”或“联系业务”等。

二、证明信

【案例】

证明

××办事处：

张××，（性别：男，出生于1972年6月6日，籍贯：保定市）自1996年10月20日至2016年12月31日在我公司从事财务管理工作。特此证明

××公司（盖章）

2017年4月3日

【简评】

这是一篇格式正确的证明信，项目齐全。

（一）证明信含义

证明信是用于证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性日常应用文。

证明信用于个人、机关、团体为某些个人或集体证明身份、经历、学历、突发事件的真实情况等。它强调的是证据确凿，言必有据，要求严肃认真，不能马虎随便，更不能弄虚作假。因此，这类信件写好后，都要签名盖章，以示负责。

证明信一般由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适宜于下列一些情况：

某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信。

有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。

在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。

个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位做出解释说明时，也可以请有关人员出具证明。

（二）证明信的种类

1.以组织名义所发的证明信

这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位工作的证明信。它可以证明此人的身份、经历、职务，以及同该单位的所属关系等真实情况。这种材料的来源一般源于该单位的档案，或来自调查研究。

以组织名义所发的证明信可采用普通书信形式，一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料，由组织书写的一种证明性书信。篇幅可长可短，视具体情况而定。

以组织名义发出的印刷式的证明信则是一种较方便的已事先把格式印好，只须填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。

2.以个人名义所发的证明信

这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真，仔细回忆。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。

（三）证明信的写作格式

1.标题

（1）单独以文种名作标题

一般就是在第一行中间冠以“证明信”“证明”字样。

（2）由文种名和事由共同构成

一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志××情况（或问题）的证明”。

2.称呼

要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。

有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

3.正文

正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。

正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可直接在正文结尾处写出。

第一行空两格，写清证明事由，实事求是，真实可靠，言之有据，引文准确，语言简洁。结尾写“特此证明”。

4.落款

落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。

5.附件

复印件加盖复制单位印章。

（四）证明信通常具有以下特点

1.凭证作用

证明信的作用在于证明，是用以证明身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证作用。

2.有书信体的格式

证明信是一种专用书信，尽管证明信有好几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。

（五）证明信写作的注意事项

以个人名义所发的证明信。要写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。

个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉，应写“仅供参考”的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。

对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。

证明信的语言要十分准确，不可含糊其词。证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。

【病例】

证明

刘××，于2010年在我校读书。

××学校

【简评】

被证明者没有注明性别、民族、出生日期；格式中没有“特此证明”；没有日期，也没有盖章，是一份无效的证明。