第二章　日常应用文

第一节　概述

一、日常应用文含义

日常应用文是人们在社会交际、社会活动和工作中，为调整人与人之间的关系而使用的一种用途广泛，实用性强，并具有一定习惯格式的应用文。

日常应用文是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、处理私事时所使用的一种实用性文体，由于其通俗易懂，实用性强，也有人把它称作实用文。

日常应用文是应用文中最为常见的一种，用途最广而又最大众化的一种文体。这类应用文是平民百姓日常交往中常用的，一般不具备专业性、官方性等特性。

二、日常应用文的特点

（一）有特定的对象

文学创作没有特定的读者，而日常应用文则不同，它的对象是确定的，写给谁看，行文者心知肚明。一般的书信类更不用说了，就海报、启事来说也有其特定的读者为写作对象。

（二）有较为固定的写作格式

写作格式的固定是应用文的显著特点。它是历史沿袭、人们习以为常、约定俗成的，任何人不可随意改变它的固定的格式，否则就是不伦不类，也达不到写作目的。

（三）有较强的时效性

日常应用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的。往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。如求职要写求职信，请假要先写请假条，入党入团要先写申请书等。强调这种及时性是日常应用文的基本特征。

三、日常应用文分类

目前各种礼仪活动的内容非常丰富，涉及的公众对象相当广泛，特别是随着社会经济文化的迅猛发展，公关礼仪文书的种类变得越来越复杂，新的文体也应运而生，这种复杂性与多样性，使分类标准难以统一。

这里介绍的日常应用文主要有：一般书信、便条和单据、启事、海报、申请书、倡议书、求职信、辞职信、简历、介绍信、证明信、感谢信、请柬、聘书、欢迎词、欢送词等。

（一）一般书信

在人们的各种交往中，人们之间的书信来往应该是最频繁的交流方式。古代，无论朋友之间，长辈晚辈之间均使用书信这种形式。

（二）便条单据类

这是由当事人双方在事务交流中出具给对方的作为凭证或说明某些问题的一种常见书信。这类应用文短小精悍，可随时使用。随着各种正规票据的推广和使用，这类应用文形式将会逐渐减少。

（三）海报启事类

海报启事类日常应用文是指那些可以公开张贴在公共场合或通过媒介公开播放、刊登的广而告之的一类事务性文书。这类应用文人们使用广泛，几乎大街小巷、工厂、学校等公开的场合，都可以见到它们。

（四）申请书类

申请书应属于专用书信类的一个分支，但由于其使用较为特殊，具有其自身非常突出的特点，即请求性，所以这里专列为一类。

（五）专用书信类

专用书信类是具有书信的格式，发文的对象或者使用的目的又是特定的一类日常应用文。一般来讲，这类书信可以分许多种，如介绍信、证明信、求职信、辞职信、简历、倡议书等。

（六）日常礼仪类

日常礼仪类是以礼仪为目的的或在礼仪场合使用的日常应用文。例如：感谢信、请柬、聘书、欢迎词、欢送词等。

四、日常应用文的作用

（一）互通信息、联络情感

无论个人与个人之间，单位与个人之间还是不同的单位之间的交流都日益频繁，所以许多应用文就起着沟通情感，互通信息的重要作用。那些向对方表示感谢的书信也具有这一作用。

（二）提供凭证

应用文中有很大一部分具有凭证性的功能。有些事务，特别是有关财、物交流的，事后都要有可靠的凭据才好说话，因此像证明信、条据等就起到了其作为凭证的作用。

（三）广告宣传

起广告宣传作用的日常应用文很多，像海报、启事，其中许多就是主要为了宣传而写的。它就是要将有关的信息发布出来，让尽可能多的人了解。

（四）提供和保存一些历史资料

日常应用文反映了单位或个人的诸多活动，记载着各个时期的政治、经济和文化等方面的情况，因此它可以保存和积累大量的历史资料，为今后有关部门和个人的研究提供方便。

五、日常应用文写作的注意事项

（一）行文时注意前后的连贯，达到完整统一

日常应用文，如一般书信、倡议书、感谢信等大都由开头、主体、结尾三部分构成。一篇文章要使这几部分形成一种内在的联系、不可互相冲突。段与段之间，句与句之间所表达的意思都必须前后连贯，不可前言不搭后语；在安排层次时也要根据它们之间的确定关系，有次序地恰如其分地加以安排；详略得当，心中有数；以求达到前后照应、结构严谨。

（二）结构安排要服从于表达效果的需要

应用文无论选用什么样的结构，都要服从和服务于文章表达内容的需要。读者希望得到的是信息，希望一看就懂。所以应用文结构的安排也要简洁明了，使读者可以顺着文章的说明了解它所要说明的问题。而不是由于结构安排上的复杂，影响读者的阅读，不能收到应有的效果。

（三）语言真实得体、文字浅显简洁

要做到文实相符、文如其事，来不得半点虚假。所列的数字、事例、话语要准确。不能凭主观臆想，凭一时的热情，而要靠客观的、实事求是的态度。

要做到语言准确，不含糊其词。选择合适的句子形式可以使读者更好地理解文章的内容。要少用修辞，若确实必要用的话，要注意用得恰当、合适，不可滥用。日常应用文是实用性很强的文体，运用语言表达意思必须确切，因此像“夸张”这种言过其实的修辞格是绝对不能随便用的。“双关”的修辞方式也不适用于日常应用文。

文字要简练，篇幅要短小精悍。扫除套话、空话、废话。

（四）知书达礼，养成文明礼貌习惯

这一类适用于社交场合文，它的使用是为了促进双方之间关系的发展，同时它又是人们文明交流的一种体现。人与人之间亲疏有别、长幼有序，礼貌就是在社会交往中把握好分寸，恰如其分地把握双方的关系。日常应用文是人们在互相平等、相互尊重的基础上形成的一种日常应用文。