09　保持办公桌的整洁有序

很多时候，影响我们工作效率的因素可能仅仅出在一些细节方面——如果没有保持办公桌的整洁有序，就会影响办公室的生活质量，并且影响到自己的工作热情。另外，杂乱无章的办公桌还会让我们产生一种错觉，好像自己总有做不完的工作，可是又没有丝毫头绪可言。面对如此大量繁重的工作，又有什么心思和信心将它们处理好呢？

一个人的办公桌是否整洁，还能够反映出这个人的生活、工作态度，以及能力和修养。当你看到某人的办公桌杂乱不堪时，也许会猜测：他的工作能力可能就像他的办公桌一样，杂乱无章，真的能够将事情做好吗？如果是领导见到你的办公桌杂乱不堪，更会对你产生不放心、不信任的想法了。这样就会直接影响到你的前程。

美国罗致恒富人力资源公司调查发现，85％的人事经理相信，一个人办公桌越整洁，就越值得信任。因为办公桌井井有条，花费在找文件、记事本上的时间就会减少，工作效率大大提升。研究发现，职场人平均每年要花6周时间在找文件上。在这个信息时代，每天都有大量资料、文件堆在桌上，如不及时整理，就会越来越难收拾。优秀的职场人会在每天下班前清理一下桌子，即便做不到每天整理，也要每周定个“清理日”。

当你真正开始整理自己的办公桌时，会发现自己的思路也跟着变得井井有条了。因此，不管你的工作有多么忙碌，都应该时刻保持办公桌的整齐有序，这样才能让你的思路更加规范，工作也更见效率。可以问问自己：“我真的希望自己的办公桌就像垃圾场一样吗？”“我真的习惯每次翻天覆地去找一些重要的用品和资料吗？”“我真不能花三分钟的时间去整理自己的办公桌吗？”如果答案都是否定的，那么就从现在开始，好好地整理一下自己的办公桌吧！

（1）固定物品要固定放

工作中经常会用到的物品和文件，可以固定摆放。比如，在办公桌的第一层放文件，第二层放常用的办公用品。只要养成这样的好习惯，就能时常保持桌面的整洁，并且能够快速找到自己所需的物品，从而提高工作的效率。

（2）让办公桌面空无一物

只有让你的办公桌空无一物，才是最理想的状态，因为办公桌是你的工作平台，而不是摆放物品的地方。桌面上必须摆的东西，恐怕就只有电脑和某些必需的办公用品了。所以，当除了这些东西以外，其他的东西在没有使用时，要尽量收拾干净。

（3）遵守“一个月原则”

所谓“一个月原则”，就是在你桌面上放了一个月时间而没有被使用的东西，都可以将它们处理掉了。在每天下班前，用三分钟的时间去整理桌面，你必定会从中受益无穷。

（4）台灯要放在左侧

办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，对惯用右手的人来说，台灯如果不放在左侧，是非常不方便的，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，无形中降低了工作效率。而且，这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识，不过如果桌子左侧靠墙，往往就把台灯移置右侧，请务必遵守“台灯左放”原则。

（5）将内容固定的文章格式化

能够统一某种格式的内容，尽可能准备专用的表格，这样一来，即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如，对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。

（6）抽屉整理尽可能细分化

当然，如果不注意整理的话，抽屉越多麻烦也会越多。

抽屉如果不整理得有条不紊，实在很难搞清楚哪个抽屉中装的是什么东西，所以抽屉的整理尽可能细分化。如回纹针、铅笔等文具用品，连文件书类也得分门别类地收在不同位置，这样开抽屉找东西时，即可一下子找到。

（7）圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上

一般而言，随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的，不过另有其他用意，比如，写字写到一半，就外出办事，把笔忘在桌上，即使如此，也不会有所不便。而回来之后，在中断的状态下，只要有纸有笔，就能马上集中精神继续工作。就连这么一点点小事，也会影响到工作效率。

（8）文具用笔备有三套

备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔，以便在不同的场所使用。如此一来，随时随地都不会缺少必要的文具用笔。在家里或上下班的车上看书时，想要在书中重要字句下画线，或想要记下突来的灵感，如果手上随时有笔的话，效率会非常得高。从效率投资的观点来看，三套用笔的花费并不算高。

（9）有玻璃窗的书架效率不佳

如果书籍不能迅速拿出放入，那么书架的价值就会减半，假如能缩短书籍的出入时间，就可能加速工作的进行。从这个观点来看，经常可见的附玻璃窗的书架，就稍有问题了。书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的。