4.2 采购对象的规格描述

规格是描述产品品牌、物理和化学特性、原材料、性能、制造方法、工程图样，以及市场等级的技术资料，是一份对产品或服务供应中需要满足哪些条件的系统描述。

一个有效的规格能排除供应商脑子里的所有疑问、模棱两可和误解，使其清楚地了解到要求是怎样的，以及怎样做才是令人满意的质量并符合用途。

4.2.1 商品规格的形式

1.技术规格或设计规格

技术规格或设计规格可能会采取工程图样、设计图或蓝图，或详细说明书。这种形式的规格对机械加工品、铸件、锻件，或压模部件、建筑、电子线路和组件的采购非常有用。对于所要求的事项做出了全面详细的界定。

技术规格通常包含以下内容。

●规格的范围（其目标和内容）。

●定义所采用的任何技术或专业术语的解释。

●作为规格对象的设备或材料的用途。

●参考的有关文件（例如，适用的标准或法律）。

●材料要求（包括批准的或排除在外的材料）、性质（如尺寸、强度和可循环性）、公差和容许的变化。

●成品的外观、质地和磨光要求，包括识别商标、操作符号和安全说明等。

●所要求产品的图样、样品或模型（可获得时）。

●物品或材料安装、使用、制造或存储的条件。

●维护和可靠性要求。

●包装和保护规格（包括运输中的特殊条件）。

●供应商为用户提供的信息，如操作指南，以及安装、操作和维护的建议。

技术规格可以表达大量技术上精确而详细的信息。由于同样的计划可以发送给许多潜在供应商，所以有助于供应商之间的公平竞争。提供了一种精确的标准，可以按照此标准来衡量交付的产品。可以降低风险，当买方组织比潜在供应商具有更好的设计或技术专长时就更为有利。但设计规格耗时、费钱，需要水平非常高的专业人员。

2.品牌和商品名

当用户明确说明对某个品牌的偏好时，就需要使用品牌和商品名。如果熟悉市场上的某一产品，而且它也满足自己的标准，那么只要按照那种品牌订购所要求的数量就可以了。

这种方式管理起来简单、快捷、方便，并且便宜。如果规定的品牌或型号满足要求并且买方对此感到满意，那么他只要根据品牌名称来订购就可以了，他对收到的东西不会产生任何歧义。当买方购买的数量或者购买的总金额无法弥补规格制订过程的成本时，这一方法就特别有用，这也是该方法在小额贸易和消费品采购中常见的原因。

品牌商品一般具有较高的质量和一致性。制造商已经投巨资塑造品牌，所以会采取任何可能的措施确保客户满意，从而保护其品牌价值，这也意味着供应商会集中关注质量问题。

然而，这种方法也有自己的一些缺点。例如，当某种材料或者技术只有一种品牌可供选择，知名品牌物品常常比没有牌子的同等产品要昂贵。市场上品牌产品的可选择性是受限的，有时候在一个市场上可能就只有一个供应商提供这个特定产品。供应商可能会改变其产品的规格，而不改变品牌或者不通知客户。因此，仅按品牌进行订购有可能会不符合要求。品牌产品可能是冒牌货（冒充品牌名称，实则是劣质产品），而且言称与品牌产品相同效力的一般产品（例如，在医药行业中）可能并不真正具有相同的效力。这可能是消费品采购中面临的突出风险。在未经适当检测的情况下，制造商常常会习惯性地认为有品牌的材料或者零件才是令人满意的，这给质量控制留下风险。

3.化学和物理规格

对于不同种类的产品，成分规格相当于技术规格。例如，化学制品和制造材料（例如塑料）、工程或建设，它们规定了所要求的化学或物理组成。

在以下情况中，成分规格尤为重要。某些物理特性（如强度、柔韧性和耐久性）对于安全和性能来说是很重要的。例如，出于安全性的考虑，汽车制造中使用的金属必须具有某种吸收或减弱振动的特性。出于健康、安全和环境的考虑，某些材料受到法律、法规或行业规范的限制。这方面的例子包括电池中使用的重金属、涂料中的铅和不可回收的包装等。

化学和物理特性决定的规格定义了采购方所想采购的原材料的特性。规格表为供应商提供了制造方法。

4.商业标准和设计标准

商业标准描述的是原材料和组件的质量、尺寸、化学成份和检验方法等。设计标准通常定义了通过何种流程可以制造出该产品，以及将要使用什么原材料标准等。有些材料，特别是像钢铁和羊毛等商品，是存在分级系统的，如对纯度、强度或柔韧性等特点进行了标准化。相关行业的买方熟悉每一级别的含义，并且能够借助于如“1000吨×级别”产品订购的语言，详细说明他们想要的是什么。

采购方只需要说明供应商必须符合哪种标准，或其生产流程必须通过某一标准体系的认证即可。标准包括不同的层次，由不同的团体制订。包括公司标准和操作规范、产业或行业标准、国家标准，以及国际标准。

使用标准可以带给人们清晰的规格，使用标准作为规格可以避免不确定性或模糊性，可以大大降低出错的可能性，以及与供应商发生冲突的可能性。节省了准备公司规格和有关说明及讨论的时间和成本。由于缩短了设计时间，因而缩短了成品的上市时间。由于所有潜在供应商都是根据相同的规格来报价的，所以可以进行准确的报价比较。由于标准的广泛使用，可以有广泛的潜在供应商提供选择，而不是只依赖于（更加昂贵的）专业供应商。标准化（从品种减少的意义上说）的结果，带来库存和采购成本的降低。可能的话，组织会使用“通用的”或标准的物品取代自己设计的或多种物品的多条生产线。这样可以降低持有的库存，而且可以合并订单（而不是多个不同物品的小批量订单），取得批量折扣，降低交易成本和材料处理成本。

标准的主要缺点是不能准确地反映买方的要求。而且，由于一般需要花费数年时间来制订和更新标准，因此标准无法反映最新的技术和操作方法。另外，在世界范围内，标准还没有完全统一，因此事情会变得很复杂。例如，在亚洲使用英国的或者欧洲的标准。

5.样品

如果采购方完全清楚自己需要什么，并且已经有了样品（例如其他供应商提供了样品，或者研发部门已经制作了一个蓝本），那么他可以把这个样品（或蓝本）提供给供应商，并要求供应商照样复制出相同的特征及性能。

在一些行业中，由供应商提供样品也是很常见的（例如，家具商提供材料样品，油漆制造商提供油漆样品）。买方只要确定要复制的样品即可。

用样品作为规格的主要优点是如果采购方依据供应商提供的样品来采购，那么按照法律规定就应该收到和样品完全一致的货物。可以使用一些样品在采购之前测试其适合性。样品是一种简捷说明采购要求的方法，无须再详细描述商品特征。如果买方要求供应商提供样品，则买方可以确认该供应商已经具备未来完成样品所要求的生产能力和工艺方法（当然，他还需要确定供应商能够根据商业需求持续、经济、高效地进行大规模生产）。

样品规格的主要缺点在于可能会很难衡量所供应的产品是否和样品完全一致，除了明显可观察到的指标之外，如颜色和尺寸，它真的与样品相同吗？如果要求做更深入的检验，看看产品是否符合化学成分、强度、柔韧性和功能性等标准，那么最好对这些特性事先做出规定。同时，有必要让供应商做出一些保证，即优质样品不只是为保证拿到订单所做的“一次性”的事情，供应商必须能够依样品生产出同等质量的产品。

6.性能规格

性能规格或功能规格是一份简短的文件，它规定了要达到的功能性，以及关键输入参数的详细情况。它不规定如何达到上述功能性或性能（关于材料、设计和流程）。

供应商比采购方拥有更多的相关技术及生产专业知识，因此就可以利用和发挥最佳知识（不过也需要注意，在这种情况下，采购方高度依赖供应商的专业知识，这就要求对供应商进行严格的资格预审和选择）。供应产品所处行业的技术日新月异，因此使用性能规格就可以避免使用过时的技术，能更好地运用供应商的创新和技术开发能力。

性能规格提供了清楚的、客观的标准，可以很好地对想要竞争合同的供应商所提交的各种解决方案进行评估。这一标准需要事先清楚地告知那些参与竞争的供应商，因为他们会花费大量的时间和资源提出建议制订方案，会希望选择过程公正、透明并且具有真正的竞争性。

采购方能够有足够的时间及专业知识去评估供应商所提出来的各种提议或可选方案中给出的功效或者结果（特别是当供应商使用的技术是采购方不太熟悉的时候）。评估过程很复杂，这是采用性能规格的主要缺点。

7.多种方法的综合运用

有时候没有某一种方法能适用于所有情况，因此采购方可以综合运用上面几种方法。

4.2.2 服务规格的形式

到目前为止，在讨论一个组织的采购要求时，是把产品及服务放在一起的。但事实上，它们在很多方面都是不同的。

服务可以被定义为“是报务提供方提供给另一方的各种无形的、并且不会形成所有权的活动或利益”。明显的例子包括呼叫中心、清洁服务、运输物流及IT服务。服务提供给了用户，但在服务交易的过程中不会转移任何所有权（此外，值得注意的是，很多服务是在购买材料及商品时打包获得的，如销售服务、客户服务、交付服务、售后服务及质保服务等）。

从制订规格的角度来说，服务（及服务要素）实际上给采购者带来了比给所采购材料或商品制订规格要多得多的问题。

商品是有形的，因此可以对其进行检查、测量、称重、试验，以检测其质量是否符合规格要求。而服务是无形的，因此很难制订其规格，很难检测其是否或在多大程度上符合规格要求。比如“洁净到什么程度算是洁净？”“修理一台计算机应当花多长时间？“精心烹饪的饭菜的定义是什么？”

商品的生产流程往往有很高的一致性，这就使得质量评估变得简单易行。而服务是不断变化的，每次的服务可能都会有所不同，因为相关人员和所处环境各不相同。因此，很难对服务施行标准化要求。

商品可以预先生产、购买或储藏，以备日后之需。但服务是不可分离的、易消失的，必须实时提供，也就是说是不可能预先生产出来、储存起来以后再使用的。例如，运输服务、住宿和餐饮服务都是只有在需要的时候才提供。因此，在制订规格时需要将提供服务的时间要素也考虑进去，只有这样供应商才可能相应地做好时间安排。

商品在购买之后可以在任何一个地方使用。但大部分服务只能在一个确定的地点发生（例如，住宿服务只发生在提供这个住宿的宾馆，清洁服务只发生在买方的办公室内）。因此，服务规格需要包括明确的服务提供的地点、所需的进入方式及相关问题（如果服务的供应商要在采购方的场所内工作，则要说明保密性要求）。

使用一件有形商品的准确目的是清楚的，因此可以对其适合性进行客观的分析和评估。但是对于服务，其中很多要素就很难评估。例如，相对供应商的服务人员完成工作的效率，其友好程度或外表整洁漂亮程度到底哪个更为重要？应如何权衡呢？

购买的商品通常会马上使用，如装配到更大的产品中或再销售。而服务可以为很长的一段时间而采购，期间对服务的要求可能与最初的规格有所变化。

对于服务来说，由于其具有无形的特性，制订其规格要比货物更加困难。但是，这也使得这项工作甚至更为重要，否则买方和供应商可能会没完没了地争论所提供的服务是否恰恰是所要求的或充分满足标准的。一家广告公司或设计师可能会提交一份满足所有客户明示标准的设计，包括目标、范围、风格和预算，不过客户仍旧可能会发现这不是他想要的或脑海中出现的东西。如果发生这种情况，是谁做错了呢？谁该为第一次努力付费呢？

当进行采购服务时，通常以工作说明的形式定义规格。当工作说明用于描述某项特定的服务时，这个工作说明就是唯一的。工作说明为可能的供应商清晰地描述了将要完成的工作质量、服务支持、维护，以及将要取得的成果和其他要求。在服务完成后，采购方和供应方之间的许多纠纷都是在对所想要的服务的不同理解上出现的。

服务工作说明的基本组成要素如下。

●包括什么服务（以及不包括的服务，或者仅仅在要求时和在额外付费时才包括）。

●可以从供应商那里期望得到什么样的服务标准或水平（如高质量服务的响应时间、速度和特性）。

●供应商在其他方面的期望（如平等机会、环境及就业标准）。

●活动、风险和成本的责任分配。

●如何监控和评审服务与服务水平，使用什么评估指标，出现问题（如果有问题的话）该如何解决。

●如何管理投诉与争议。

●什么时候、如何对协议进行重审和更改（当要求、环境或优先顺序发生改变时，服务规格也需要相应地改变）？

4.2.3 规格描述中的问题

当前，规格描述中主要的问题如下。

1.标准化的缺乏

为了把库存降到最低，制定的产品规格应该尽可能地满足更大范围内的需求。如果为每次需求都生成唯一的规格，将导致零件数量和库存的增加。

2.国际标准的差异

供应商和采购方使用同样的标准规格是非常重要的。

3.有时制订了过于苛刻的规格

规格的制订者如果对物资供应的要求比它实际所需要的条件更严格，这样会造成采购成本过高，或者原本可用的供应商由于达不到严格的规格要求而被排除。

4.有的松散的规格满足不了需求

规格的制订者如果省略了关键的细节或者对关键的参数加以限制会产生问题。供应商交付来的商品虽然满足了规格的要求，但是却不能满足实际的应用要求。