2.1 采购组织

采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标，以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并进行适当的管理，以期能发挥整体的作用。

2.1.1 采购在组织中的地位

近几十年中大多数制造型企业的成本基础发生了根本性改变。采购已成为企业的利润中心，因此，在关键的外部支出领域的采购决策可以对组织的盈亏底线产生重大影响。现在管理者普遍认识到采购职能可以发挥战略作用，如在质量管理和消除浪费中发挥增值作用。对供应链条运作一致的、高质量的绩效要求，促进了向战略供应商关系与供应链管理发展的转变。一般而言，随着采购职能的战略重要性得到越来越广泛的认可，采购职能在组织中运作的层次及其地位、公信力和影响力都将得以提升。

在最低层次，“采购”只是一个日常事务性的职能。在小型企业中，或者在一个实施集权化政策与程序而没有给分支机构留下创新余地的集团公司，情况很可能如此。

随着采购的发展，采购可能变成一个中层管理职能。例如，如果采购主要为生产提供支持服务，采购主管可能向生产部主任报告，或者向财务部主任报告。如果采购被看做是物料或物流管理部门的一大部分，也可能出现类似的情况。

在采购发展的最高层次，采购可能出现在高层管理团队，也可能参与董事会。

采购经历了以上这些发展阶段，其驱动力是越来越认可采购产生增值的潜力与盈利性的贡献。

2.1.2 采购组织的基本类型

组织机构是企业为实现组织目标，在管理工作中进行分工协作，在职务范围、责任和权力等方面形成的结构体系。在现行企业的组织机构中，依据企业规模的大小、采购工作的重视程度等，采购部门会可能隶属不同的部门，从而形成不同的采购组织形式，主要有以下3种不同形式。

1.隶属于生产部的采购组织

采购部门隶属于生产部的组织形式如图2-1所示，采购部的主要职责是协助生产工作顺利进行。因此，采购工作的重点是提供足够数量的物料以满足生产上的需求，至于议价的功能则退居次要地位。而生产控制、仓储工作等由其他单位负责，并未归入采购部门的职能中。这种情形通常在“生产导向”的企业较多见，其采购功能比较单纯，而且物料价格也比较稳定。

图2-1 隶属于生产部的采购组织

2.隶属于行政部的采购组织

采购部门隶属于行政部的组织形式如图2-2所示。采购部门的主要功能是获得较佳的价格与付款方式，以达到经济的目标。有时采购部门为了取得较好的交易条件，难免延误了生产部门用料的时机，或购入品质不尽理想的物料，不过采购部门独立于生产部之外，比较能发挥采购的各项职能。该类型的采购部门常见于生产规模较大、采购对象种类繁多的企业。

图2-2 隶属于行政部的采购组织

3.由总经理直接负责的采购部门组织

采购部门直接隶属于总经理的组织形式如图2-3所示，这种组织形式提升了采购的地位与执行能力。此时，采购部门的主要功能在于发挥降低成本的效益，使采购部门成为企业创造利润的另一种来源。该类型的采购部门常见于生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销售成本所占的比重较高的企业。

图2-3 隶属于行政部的采购组织

2.1.3 采购部门的组织设计方法

为了有效地达成采购的目标，合理地设置采购管理组织就成为采购管理中一个重要的内容。采购管理部门的组织设计就是采购组织内部的部门化，也就是将采购部门应负责的各项功能组织起来，并以分工方式建立不同的工作部来加以执行。它负责完成采购及采购管理的相关活动，达成低成本、高效率的采购管理总目标。合理的采购管理部门设计可以为企业完成总目标起到积极的促进作用，反之则会带来工作效率低下、采购成本居高不下等后果。

1.影响采购组织机构设计的主要因素

●企业规模。

●采购的供应状况。

●经营范围。

●采购人员的素质。

●企业内部各部门的配合程度。

●信息的传递形式与速度。

2.开展采购组织设计的步骤

1）赋予采购管理组织的职能。

2）确定任务量。

3）确定采购管理内部组织机构。

4）设计采购管理作业流程。

5）设定岗位。

6）选配人员。

2.1.4 采购部门的具体设置

根据部门设置的具体标准不同，采购管理部门的设置有不同的方法。企业要根据自身的实际需要，选择合适的设置标准，并根据相应的设置方法类别进行有针对性的选择。

1.根据采购功能来划分

按采购功能设置就是依据采购过程，将采购计划、供应商选择与管理、采购谈判等分由不同人员负责，产生内部牵制作用。此种组织方式以采购工作量庞大（每月可达数万件以上）的企业为宜。借此可将采购工作分工专业化，以避免由一位采购员担任全部采购作业可能造成的不利情况。具体实例如图2-4所示。

图2-4 按采购功能设置的采购部门

2.根据采购物品的类型来划分

按主原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护与保养品等类别，将采购工作分由不同单位的人员办理。此种组织方式的优点是，可使采购人员对其经办的物料项目相当精通，比较能够发挥采购人员熟能生巧及触类旁通的效果。这也是最常见的采购部门设计方式，对于物料种类繁多的企业特别适用。如连锁超市的采购部门分设生鲜采购组、日用品采购组及服装鞋帽采购组等也是这种设计。具体实例如图2-5所示。

图2-5 按采购物品的类型设置的采购部门

3.按采购地区来划分

按物料的采购来源地区分设不同单位，譬如国内采购组、国外采购组等。这种采购部门的划分方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对采购人员的工作要求也不尽相同，所以应分别设立部门加以管理。采购管理人员只需就相同物料比较国内、国外采购的优劣，判定物料应该划归哪一部门办理。具体实例如图2-6所示。

图2-6 按采购地区设置的采购部门

4.按采购价值或重要性划分

按采购物料价值或重要性设置，对于采购次数少但价值高的商品采购，由战略物资采购组负责；而对于采购次数多但价值低的商品采购，则授予一般物资采购组负责，如图2-7所示。这种建立采购部门的方式，可以保证有经验的采购员能够对重大的采购项目倾力处理，达到重点控制的目的。另外，也可将利润影响程度高、供应风险高的策略性项目的决定权交予最高阶层，例如采购总监；将利润影响程度低、供应风险高的瓶颈项目的决定权交予较高阶层，例如采购经理；将利润影响程度低、供应风险低的非紧要项目交予较低阶层，例如采购员。

图2-7 按采购价值或重要性设置的采购部门