1.5 保存文档与文档安全控制

由于商品报价表是创建在Word文档中的，所以保存商品报价表就是保存Word文档，并根据需要对这个文档进行加密，从而保护文件的安全性。

1.5.1 保存为加密文档

保存文档的方法很简单，但是如果要保存为加密文档，就需要进行如下的操作才能完成。具体的操作步骤如下。

步骤1 在Word文档界面的左上方单击【文件】选项卡标签，进入到【文件】设置界面，选择【另存为】选项，如图1-103所示。

步骤2 单击【浏览】按钮，打开【另存为】对话框，如图1-104所示。

步骤3 单击【工具】按钮，即可弹出一个下拉菜单，从该菜单中选择【常规选项】命令，如图1-105所示。

步骤4 打开【常规选项】对话框，并在【此文档的文件加密选项】选项组中的【打开文件时的密码】文本框中输入要给文档加密的密码，如图1-106所示。

步骤5 单击【确定】按钮，打开【确认密码】对话框，在【请再次键入打开文件时的密码】文本框中再次输入密码，如图1-107所示。

步骤6 单击【确定】按钮，返回到【另存为】对话框，然后在【文件名】下拉列表框中输入要保存文件的名称，选择相应的保存路径和保存类型，最后单击【保存】按钮，即可完成文档的保存操作。如图1-108所示。

1.5.2 打开加密文件

对于加密过的文件，不能直接被打开，要想打开加密过的文件，需要双击要打开的文档，打开【密码】对话框，在文本框中输入相应的文档密码，如图1-109所示，然后单击【确定】按钮，才能打开该文档。

1.5.3 添加修改文件的密码

为了更加安全地保护文档，除了将其设置为加密文档之外，还需要添加修改文件的密码，具体的操作步骤如下。

步骤1 打开需要添加修改密码的文件，然后选择【文件】选项卡（或单击【文件】按钮），进入到【文件】设置界面，选择【另存为】选项。

步骤2 单击【浏览】按钮，打开【另存为】对话框，然后单击【工具】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【常规选项】命令，打开【常规选项】对话框，并在【此文档的文件共享选项】选项组中的【修改文件时的密码】文本框中输入加密的密码，如图1-110所示。

步骤3 单击【确定】按钮，弹出【确认密码】对话框，再次输入修改文件的密码，然后单击【确定】按钮，返回到【另存为】对话框，最后单击【保存】按钮，即可实现修改文件密码的添加操作，如图1-111所示。

1.5.4 修改加密文档

用户如果要修改加密的文档，必须具有加密文档的密码才能实现，具体的操作步骤如下。

步骤1 双击要打开的文档，弹出【密码】对话框，输入文档打开的密码，然后单击【确定】按钮，弹出修改文件的【密码】对话框，如图1-112所示。

步骤2 在文本框中输入正确的密码，然后单击【确定】按钮，即可打开该文件并进行编辑或修改操作。

1.5.5 以只读方式打开文档

用户如果只是想查看文档而不对文档进行修改，则可以以只读方式打开文档。方法很简单，只需双击要打开的文档，弹出打开文件所需的【密码】对话框，然后输入正确的密码，并单击【确定】按钮，接着弹出修改文件所需的【密码】对话框，单击【只读】按钮即可打开文档，文档的标题后面会显示“只读”文字信息，如图1-113所示。

1.5.6 更改和删除密码

加密过的文档并不是一成不变的，用户可以根据需要对添加的文档进行更改和删除操作。如果要更改密码，只需在【常规选项】对话框的【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】两个文本框中重新输入相应的密码即可。如果要删除密码，也只需在【常规选项】对话框的【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】两个文本框中删除设置的密码即可完成。