案例和任务

案例1 编辑“招聘启事”文档

“招聘启事”文档是单位人事部门经常要编辑的文档之一。完成本案例后，要求掌握Word基本的字符格式设置及段落格式设置。

本案例完成的效果图如图2-1所示，下面讲解编辑“招聘启事”文档步骤。

1．设置字符格式

文本格式编排决定字符在屏幕上和打印时的出现形式。Word提供了强大的设置字体格式的功能，包括设置基本的字体、字号、字形、字体颜色、字间距、字符的边框和底纹，以及设置需要突出显示的文字。在文章中适当地为文字设置格式，变换字体、字号及颜色等字符格式设置，可以使文章显得结构分明，重点突出。

对文字格式的设置，主要可以通过“开始”→“字体”功能区中的命令按钮来实现。下面介绍具体步骤。

步骤1：启动Word 2010程序，在空白文档中输入如图2-4所示的内容。

步骤2：选中标题“招聘启事”，在“开始”→“字体”功能区中，设置格式为“黑体”“初号”“加粗”，如图2-5所示（也可在选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，再分别设置字体、字号和颜色等）。

步骤3：选中标题，单击“开始”→“字体”功能区右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“字体”对话框如图2-6所示，从“字体颜色”下拉列表中选择“红色，强调文字颜色2，深色50%”。

步骤4：单击“高级”选项卡，在“间距”列表中选择“加宽”选项，设置“磅值”为“4磅”，单击“确定”按钮，如图2-7所示。

提示：在选定文字时，只要将鼠标指针移动到选定区域上，就会自动显示“浮动工具栏”，方便用户进行常用的文字设置。

2．设置段落格式

在Word中输入文字时，每按一次回车键，就表示一个自然段的结束、另一个自然段的开始。为了便于区分每个独立的段落，在段落的结束处都会显示一个段落标记符号。段落标记符号不仅用来标记一个段落的结束，它还保留着有关该段落的所有格式，如段落样式、对齐方式、缩进大小、行距和段落距等。

在进行段落设置之前，我们首先要理解Word中“段落”就是是一串文字、图形或符号，最后加上一个Enter键的组合。

步骤1：将光标停留在标题段的任何位置，在“开始”→“段落”功能区中单击“居中”按钮，使标题居中对齐，如图2-8所示。

步骤2：选中正文，选择保存的路径，在“开始”→“段落”功能区中单击右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“段落”对话框。

步骤3：在“特殊格式”中选择“首行缩进”，自动设置“磅值”为“2字符”；设置“间距”为段前“0.5行”，“行距”为“1.5倍行距”，如图2-9所示。单击“确定”按钮完成段落设置。

3．利用格式刷复制格式

步骤1：选中正文第2段中的“销售内勤（Selling assistant）2名：”，单击“开始”→“字体”功能区右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“字体”对话框。设置“中文字体”为“楷体”，设置“西文字体”为“（使用中文字体）”，设置“字形”为加粗，单击“确定”按钮。

步骤2：选中刚才设置好格式的文本部分（也可使光标停留在文本中间的任何位置），单击“开始”→“剪贴板”功能区中的“格式刷”按钮。

步骤3：此时，鼠标指针旁边出现一个小刷子，拖动鼠标选中第3段中的“销售经理（Sales manager）3名：”，即可复制字体格式。以同样的方式，设置第四段和第五段相应文本的格式。

提示1：单击“格式刷”按钮，只能完成一次格式刷操作。如果想每次只要复制一次格式然后不断地继续使用格式刷，我们可以双击“格式刷”按钮，这样鼠标左边就会永远地出现一个小刷子，就可以不断地使用格式刷了。若要取消可以再次单击“格式刷”按钮，或者按键盘上的Esc键来关闭。

提示2：若想清除字体格式，只需在“开始”→“字体”功能区中单击“擦除”按钮，即可清除所选格式。

4．设置项目符号和编号

给文档中的段落添加项目符号或编号，可以增强文档的可读性，使文档内容具有“要点明确、层次清楚”的效果。

步骤1：添加编号。选择正文中的第2至5段，单击“开始”→“段落”功能区中“编号”右侧的下三角按钮，在弹出的列表中选择需要的样式，如“1）”，如图2-10所示。

步骤2：修改项目符号。选择正文中的第2至5段（也可将光标停留在第2至5段的任意位置），单击“开始”→“段落”功能区中“项目符号”按钮右侧的向下箭头，从下拉列表中选择要修改成的项目符号，如“”，如图2-11所示。

提示1：要删除已添加的项目符号或编号，可以选定要删除项目符号或编号的段落，然后双击“项目符号”按钮或“编号”按钮即可。

提示2:Word 2010预设了一些多级别列表，可以通过单击“开始”→“段落”功能区中的“多级列表”按钮设置，本书第5章将会做详细介绍。

案例2 制作“使用说明书”文档

“使用说明书”是产品生产厂家为客户提供的重要资料。完成本案例后，要求掌握Word文档中文字及段落的边框底纹设置，分栏设置。

本案例完成的效果图如图2-2所示，下面讲解编辑“使用说明书”文档步骤。

1．设置边框和底纹

为了突出文档中的文本内容，可以为文档添加边框和底纹。下面分别介绍为文字和段落添加边框和底纹的操作。

1）为文字添加边框

步骤1：打开素材，选定文档标题中的“UPS-500”，单击“开始”→“段落”功能区中的“边框”按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”命令，打开如图2-12所示的“边框和底纹”对话框。

步骤2：在“样式”列表框中选择边框样式为“双细线”，在“颜色”下拉列表中选择边框的颜色为“红色，强调文字颜色2，深色50%”，并在“应用于”下拉列表中选择“文字”。

步骤3：单击“确定”按钮，即可为选定的文字添加边框。

提示：打开“边框和底纹”对话框后，“边框”按钮会显示为状，此时单击此按钮会立即打开“边框和底纹”对话框。

2）为段落应用边框

要单纯在段落外添加边框，利用上述方法就可以做到。如果仅想在某一边或几边添加边框线，那么就需要将边框套用到“段落”上才做得到。

步骤1：将插入点置于正文的第2段中，单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框。

步骤2：在“应用于”下拉列表中选择“段落”，在“样式”列表框中选择边框样式为“单实线”，在“颜色”下拉列表框中选择边框的颜色为“深蓝，文字2，淡色40%”，在“宽度”下拉列表框中选择边框线的宽度为“1.5磅”，如图2-13所示。

步骤3：在“预览”中默认的是为段落的每条边添加边框，单击其中的按钮即可取消该边框，本例取消左、右、下边框。

步骤4：单击“确定”按钮，即可为段落的上边添加边框线。使用格式刷将第4、6、8段加上同样的边框。

3）为文字、段落添加底纹

为文字或段落添加适当的底纹，可以按照下述步骤进行操作。

步骤1：选定标题行中的“UPS-500”，单击“开始”→“段落”功能区中“底纹”按钮右侧的向下箭头，在弹出的下拉列表中选择底纹颜色为“深蓝，文字2，淡色80%”。

步骤2：还可以以纯色为背景添加不同的花纹，让底色有更多的变化。选定正文第一段文字“简介”，单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框，切换到“底纹”选项卡，如图2-14所示。

步骤3：设置底纹“填充”为“深蓝，文字2，淡色80%”；设置“图案”→“样式”为“12.5%”，设置“图案”→“颜色”为“白色，背景1”；在“应用于”下拉列表中选择将花纹应用于选定“文字”。单击“确定”按钮，即可添加底纹。

4）为页面设置应用艺术型边框

如果要让文档风格变得更活泼丰富，还可以为整个文档应用花纹边框线。具体操作步骤如下：

步骤1：单击“开始”→“段落”功能区中“边框和底纹”按钮右侧的向下箭头，选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，切换到“页面边框”选项卡，如图2-15所示。

步骤2：在“应用于”下拉列表框中选择“整篇文档”，在“艺术型”下拉列表框中选择一种花纹边框，单击“确定”按钮，即可为页面添加边框。

提示：如果要删除已添加的页面边框，可以再次打开“边框和底纹”对话框中的“页面边框”选项卡，在“设置”组中选择“无”选项即可。

2．设置分栏

分栏经常用于报纸、杂志和词典排版，它有助于版面的美观、便于阅读，同时对回行较多的版面起到节约纸张的作用。

值得注意的是，仅在页面视图或打印预览视图下，才能真正看到多栏并排显示的效果。在普通视图中我们见到的仍然是一栏，只不过显示的是分栏的栏宽。

1）创建分栏

步骤1：先选定正文的第1至4段，单击“页面布局”→“页面设置”功能区中的“分栏”按钮，从弹出的下拉菜单中选择分栏效果为“两栏”。

步骤2：单击“分栏”下拉菜单中的“更多分栏”命令，打开如图2-16所示的“分栏”对话框。

步骤3：选中“分隔线”复选框，在栏间设置分隔线。在“应用于”下拉列表框中选择分栏格式应用的范围为“所选文字”。

步骤4：单击“确定”按钮。

2）修改分栏

用户可以修改已存在的分栏，例如，改变分栏的数目、改变分栏的宽度和改变分栏之间的间距等。具体操作步骤如下。

步骤1：将插入点定位在刚才设置好分栏段落的任何位置。

步骤2：单击“分栏”下拉菜单中的“更多分栏”命令，出现“分栏”对话框。

步骤3：设置“间距”为“6字符”。

步骤4：单击“确定”按钮。

3）插入分隔符

完成分栏后，Word会从第一栏开始依次向后排列文档内容，如果希望某段处于一栏的开始处，可以采用在文档中插入分栏符的方法，使当前插入点以后的文字移至下一栏。具体操作如下。

步骤1：选中正文的第5至8段，通过“分栏”对话框，将其分为“两栏”。设置“分隔线”，并将栏“间距”设置为“6字符”（这时，我们会发现分栏的效果并不理想）。

步骤2：将插入点定位在第6段“保修规定”的前面，单击“页面布局”→“页面设置”功能区中的“分隔符”按钮，从下拉菜单中选择“分栏符”命令。此时，插入点前后两段文字被分别放置在两个分栏中。

提示：如果要取消分栏排版，可将插入点定位在需要取消分栏设置所在段落的任何位置，单击“分栏”按钮，从下拉菜单中选择“一栏”命令。

3．使用制表位对齐文本

所谓制表位，是指按Tab键时插入点所停留的位置。用户可以在文档中设置制表位，按Tab键后，插入点移到制表位位置处并停下来。Word提供了几种不同的制表位，使用户很容易将文体按列的方式对齐。在Word 2010中可以通过以下两种方法设置制表位：

● 通过直接在文档窗口的标尺上单击指定点来设置制表位，使用该方法设置比较方便，但是很难保证精确度。

● 通过“开始”→“段落”功能区中的“制表位”对话框来设置制表位，可以精确设置制表位的位置，这种方法比较常用。

接下来，我们分别通过两种方法在正文的最后添加如图2-17所示“装箱清单”效果。

1）利用水平标尺设置制表位快速对齐文本

步骤1：参照“1．设置边框和底纹”完成“装箱清单”段落的底纹边框设置。

步骤2：将光标定位到下一行，单击垂直滚动条上方的“标尺”按钮，在文档窗口中显示标尺。

步骤3：在水平标尺的最左端有一个“制表符对齐方式”按钮。每次单击该按钮时，按钮上将显示相应的对齐方式，对齐方式将按左对齐、居中、右对齐、小数点和竖线的顺序循环改变。在本例中我们选择左对齐。

步骤4：出现左对齐制表符之后，在水平标尺上要设置制表位的地方单击鼠标左键，标尺上立即出现相应类型的制表符（重复步骤3和步骤4的操作，可以设置多个不同对齐方式的制表符）。

步骤5：按下Tab键，将插入点移到正文该制表位处，这时输入的文本在此对齐。如图2-17所示为利用制表位对齐文本的效果。

提示1：如果要改变制表位的位置，只需将插入点定位在设置制表位的段落中或者选定多个段落，然后将鼠标指针指向水平标尺上要移动的制表符，按住鼠标左键在水平标尺上向左或向右拖动。

提示2：如果要删除制表位，只需将插入点定位在制表位的段落中或者选定多个段落，然后将鼠标指针指向到水平标尺上要删除的制表符，按住鼠标左键向下拖出水平标尺即可。

2）利用“制表位”对话框设置制表位对齐文本

我们也可以利用“制表位”对话框实现上述操作，完成文本的快速对齐，具体操作步骤如下。

步骤1：选中所有要对齐的文本，单击“开始”→“段落”功能区右下角的“段落”按钮，弹出“段落”对话框。

步骤2：单击对话框中的“制表位”按钮，出现如图2-18所示的“制表位”对话框。

步骤3：在“制表位位置”框中输入第一个制表位为“5字符”，在“对齐方式”选项组中选择“左对齐”，“前导符”选项组中选择“1无（1）”；第二个制表位位置为“12字符”，对齐方式为“左对齐”,“前导符”选项组中选择“1无（1）”。

步骤4：单击“设置”按钮，然后单击“确定”按钮。

步骤5：按下Tab键，将插入点移到相应的制表位处，这时输入的文本在此对齐。

提示：制表位前导符是在使用制表位定位时，正文左侧空白处显示的字符。

任务 编辑“合作协议书”文档

1．学习任务

合作协议书是在商业活动中经常会用到的文档。完成本任务后，要求掌握字符、段落格式设置，分栏设置，文字、段落边框底纹的设置等知识点。本例完成的效果图如图2-3所示。

2．知识点（目标）

（1）字符格式。

（2）段落格式。

（3）项目符号及编号。

（4）边框底纹。

（5）分栏。

（6）制表位。

3．操作思路及实施步骤

步骤1：启动Word 2010，然后选择“页面布局”→“页面设置”→“页边距”→“普通”，设置普通文档。

步骤2：输入文档的标题和内容，如图2-19所示。

步骤3：选中标题“合作协议书”，设置“开始”→“字体”功能区中的“字体”为“方正姚体”，“字号”为“小二”。单击“加粗”按钮；在“段落”功能区中单击“居中对齐”按钮。然后单击段落工具组中的按钮，在弹出的“段落”对话框中，将“缩进和间距”选项卡的“间距”选项组中的“段前”和“段后”均设置为3行，“行距”设置为“最小值”,“设置值”为16磅，单击“确定”按钮。

步骤4：选中标题“合作协议书”，单击“开始”→“段落”功能区中的“边框和底纹”按钮右侧的向下箭头，选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。设置标题段的段落底纹为“蓝色，强调文字颜色1，淡色60%”，应用于“段落”，设置标题段的边框为“1.5磅黑色下画线”，应用于“段落”。

步骤5：选中协议内容的开始部分（从“甲方：……”至“……公司账号”6行内容），单击“页面布局”→“页面设置”功能区中的“分栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更多分栏”命令，弹出“分栏”对话框，将“栏数”设置为2，“栏间距”设置为“8字符”。

步骤6：选中协议的具体条款，单击“开始”→“段落”功能区的按钮，弹出“段落”对话框。在“缩进”选项组中将“左侧”和“右侧”分别设置为4字符和0字符，将“特殊格式”设置为“悬挂缩进”，“磅值”设置为1厘米。单击“开始”→“段落”功能区中“编号”按钮右侧的向下箭头，在弹出的列表中选择合适的编号样式，如“一、……”。

步骤7：将光标定位在条款后空5行处，在标尺上刻度约22的位置，设置一个左对齐的制表符，然后按Tab键完成如图2-20所示的内容输入。至此，合作协议书制作完成。

4．任务总结

通过本任务的练习，读者主要从以下几方面掌握Word中文档编辑的操作：

（1）字符、段落格式的设置及编辑。

（2）项目符号、编号的设置及编辑。

（3）字符和段落的边框底纹设置。

（4）分栏操作。

（5）使用制表位对齐文本的设置。