函

一、函概述

1．函的概念

函是平行机关或不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文文种，基本上属于平行文。

函对发文机关的要求比较宽松，无论是高层机关、基层单位，还是党政机关、社会团体、企事业单位都能制发函这一文种。函的内容和格式也相对灵活，而且并不仅仅局限于平行文，因而运用得十分广泛。

通常而言，函的适用情形主要有三种：一是相互商洽工作，比如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请指导等；二是询问和答复问题；三是向有关主管部门请求批准。需要注意的是，有关主管部门是指与发文机关没有直接的行政隶属关系，但是业务管辖范围涉及发文机关的“有关”业务。

2．函的特点

函具有以下几个特点：

（1）灵活性和宽泛性

从使用的主体看，函对发文机关的资格要求比较宽松，高层机关、基层单位、党政机关、社会团体、企事业单位均可以发函。从受文对象来看，函虽然主要用于平行机关、单位或团体，以及不相隶属的机关、单位或团体之间的交往，但有时也可以用于上下级机关之间的交往。

函的制发不受内容繁简、字数多少的限制。除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求进行写作外，其他的函较为灵活自便，除了按照公文的格式进行写作外，也可以省略文字头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

函在很多情况下都可以使用，具有很强的适应性。例如一些一般性、事务性的询问和答复，可以不使用规范性很强的请示和批复，而是使用形式简单灵活的函。

（2）单一性和务实性

函的内容必须是单一的，一份函只能写一件事项。函在撰写的时候不需要在原则、意义上进行过多的阐述，只要对询问的事项做出有针对性的陈述和要求即可。此外，函是一种十分方便的公文，有很多机关会选择用函这一文种来解决事情，因为函的制发可以省去很多正式公文的呈送、下发程序，有很强的务实性。

（3）平等性和沟通性

函主要用于不相隶属的机关、单位或团体之间相互商洽工作、询问和答复问题，要求体现双方平等沟通的关系，这是函这一文种最特别的地方，因为这些特点无论是上行文还是下行文都不具备。在向有关主管部门请求批准，但双方又不是隶属关系的时候，不能使用请示和批复，只能用函，而且函的姿态、措辞、口气也与请示和批复有着极大的不同，也要体现平等性和沟通性的特点。

（4）效力性和多样性

函作为公文的一个文种与一般书信有着本质的不同，因为其具有公文的法定效力。

函的多样性体现在多个方面。在公文的格式上，既有正式版头的公函，也有信函格式的便函；在发文形式上，又分为去函和复函两种。

3．函的格式

一份完整的函通常是由标题、主送机关、正文和结尾几个部分构成的。

（1）标题

函的标题有两种形式：

①二项式，事由+文种，例如《关于商洽委托代培涉外秘书人员的函》。

②三项式，发文机关+事由+文种，例如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》。

（2）主送机关

通常情况下，函的主送机关只有一个，在写作的时候，要顶格写出机关的全称或规范简称。有时也会出现多个主送机关的情况，这就要求文秘人员在撰写的时候一定要写得明白、具体，不能出现遗漏。

（3）正文

函的正文主要由缘由和事项两部分组成。不过，就其写作特点而言，发函与复函之间略有不同。

①发函的缘由通常是交代商洽、请求、询问或者告知事项的目的、依据、背景、原因等。发函的事项，是函的核心部分，此时应明确表述发函意图，是将有关信息告知对方，或是请对方协办有关事项，或是向对方询问有关问题。无论是什么都一定要在写作上体现清楚，同时也要向对方提出希望或要求，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方批准等。

②复函的开头先引述来函，写明回函缘由，并用“经研究，函复如下”过渡到下文。其核心部分主要是针对来函提及的事项或问题做出具体且明确的答复，回答对方的希望和要求时，要做到条理清楚。最后在结尾处可写上“特此函复”“此复”“特此回复”等。复函的用语要求朴实，不可使用便函中的“此致敬礼”或其他的祝颂语作为结语。

（4）结尾

结尾部分除了与其他公文一样需要有成文时间，加盖公章之外，如果是请求批准的函，那么应该在主题词之上、落款日期之下加上“附注”，此处常用来标注联系人的姓名和电话，以便受文机关工作人员遇到问题时方便联系。此外，函在结尾处的其他内容，如主题词、抄送机关、印发机关等，与其他公文相同。

4．函的分类

按照行文主体的主动性和被动性以及发函的目的来分，可以分为发函和复函两类。

（1）发函

发函也叫去函，是发文主体主动向对方发出的或商洽工作，或询问问题，或指导有关情况，或向有关主管部门请求批准事项等的公函。

（2）复函

复函是受文者收到来函后，就来函中的有关问题做出答复的函。对于不相隶属的机关来说，收到来函，发出的就应是复函。

对于领导机关的办公部门或职能部门来说，经常要按照领导的意旨去处理下级机关呈送的上行文，比如请示或者上行意见，并以本部门的名义复文。因为本部门与呈送上行文的下级机关之间的级别相同，在回复公文的时候要谨慎：

①如果是回复请示，那么在复文中就不可以使用批复，只能使用复函，这就是所谓的“函复请示”或“函代批复”。

②如果是回复下级机关要求批转的上行意见，而且上级机关同意并责成办公部门或职能部门转文，那么办理部门要用“转发”文件的通知而不是“批转性”通知；如果上级机关不同意转文，那么办理部门就只能以复函回复，而不能选用其他的文种，这就是所谓的“函复意见”。

由此可知，复函所对应的文种并不一定就是对方发来的函，即复函与函并非是一一对应的。

按照内容与作用主要可以分为商洽函、答询函和请批函三类。

（1）商洽函

商洽函即发文机关为商洽解决问题而使用的函，通常用于不相隶属的机关之间，主要目的为商洽工作，联系参观、学习、邀请讲学或业务指导，干部、人才调动等。

【范例】

福建省人民政府关于商请出台

支持海峡西岸经济区信息化建设的意见的函

闽政函〔2008〕12号

国务院信息化工作办公室：

福建省委、省政府立足于发挥福建优势、服务全国发展大局和祖国统一大业，于2004年提出了建设对外开放、协调发展、全面繁荣的海峡西岸经济区的战略构想。海峡西岸经济区发展战略提出后，得到了党中央、国务院和国家各有关部门的高度重视，特别是2006年初胡锦涛总书记视察福建，对海峡西岸经济区建设寄予厚望。支持海峡西岸经济发展，相继写入党的十六届五中全会《建议》、六中全会《决定》、国家“十一五”规划纲要和党的十七大报告，建设海峡西岸经济区已成为中央决策和国家战略的重要组成部分。

长期以来，国务院信息化工作办公室十分重视和关心海峡西岸经济区建设，对我省“数字福建”建设工作给予了指导和支持。此次，钧办专门研究制定支持海峡西岸经济区信息化建设的意见，是贯彻落实党中央、国务院重大战略部署，服务对台大局、促进区域经济协调发展的重要举措。日前，钧办综合组就拟定的支持海峡西岸经济区信息化建设的意见稿，发函征求我省数字福建领导小组办公室的意见。省政府高度重视，专门组织有关部门认真研究，赞同钧办拟定的支持海峡西岸经济区信息化建设的意见，特商请钧办印发实施。对此，我们对国务院信息化工作办公室给予海峡西岸经济区建设的极大关心与支持表示衷心的感谢！

福建省人民政府

二〇〇八年二月一日

（2）答询函

主要用于机关和部门之间相互询问和答复问题。就某些不明确的问题向有关部门和机关询问时，需要使用询问函；对有关部门询问的问题做出解答时，则使用答复函。此处需要注意的是，当下级机关对上级机关的询问，如涉及内容重大，那么应该使用报告文种，而不是函。

【范例】

湖北省科学技术委员会关于询问

贯彻全省科学技术工作会议情况的函

各市科协：

全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列所询问题，将你市有关情况于9月底前报我委办公室。

一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻？

二、在此半年中，有何科学发明和科技革新？

三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题？现在存在哪些问题？哪些问题需要我们帮助解决？

特此函达

湖北省科学技术委员会

××××年×月×日

（3）请批函

这是向有关主管部门请求批准和答复审批事项的函。

请批函与请示的区别在于：向上级机关请求批准时使用请示文种，向不相隶属的机关和主管部门请求批准时使用请批函。

【范例】

陕西省人民政府办公厅关于

陕西省临潼疗养院增挂陕西省临潼康复医院名称的函

陕政办函〔2006〕148号

省编办：

陕西省临潼疗养院创建于1955年，原名“中国煤矿工人临潼疗养院”，原国家煤炭部直属事业单位。1992年，经省卫生厅核准同意中国煤矿工人临潼疗养院增挂“中国煤矿工人临潼康复医院”名称（未报请编制部门核准）。

2000年9月，中国煤矿工人临潼疗养院划归地方管理。2001年4月，省机构编制委员会研究决定，中国煤矿工人临潼疗养院划归省政府办公厅管理，更名为“陕西省临潼疗养院”，为办公厅下属处级事业单位，经费实行财政差额拨款（陕编发〔2001〕17号）。但未提及“中国煤矿工人临潼康复医院”名称的确认及变更事宜。

2005年1月，省卫生厅已将“中国煤矿工人临潼康复医院”的执业证书变更为“陕西省临潼康复医院”的执业证书。

为方便工作，现申请批准陕西省临潼疗养院增挂“陕西省临潼康复医院”名称，实行一套机构，两块牌子的运作模式，单位性质、编制和隶属关系不变。

陕西省人民政府办公厅

二〇〇六年十月十一日

二、函的写作要求

1．语言简洁明了

在进行撰写的时候，一定要以最简要的文字将需要商洽、询问、答复、申请或知照的事项明确具体地交代清楚。

2．用语谦和，讲究分寸

函主要是运用于平行机关之间，用来协商、配合与互通信息的。因此，用语要讲究礼节，不要使用告诫、命令性的词语，语气应当委婉得体。对于涉外公函或者是不相隶属机关之间的公函，必要时需要考虑使用尊称与致意性词语。但是公函与私人信件有严格区别，机关之间的诚恳致意是必要的，但是要注意的是诚恳并不代表客套，尊重对方是应当的，但是千万不可过分。

3．开门见山，直接入题

函在开头的时候就直接写发函缘由，无须像私人信函一样写一些客套的话。

4．一函一事

通常而言，一份公函只陈述一件事项，切记一函多事。一函一事，内容单一集中，这样受函单位便于处理，避免因辗转传递而影响公文的处理速度。同时，要把商洽、询问、请求的事项写明确，切记模糊、笼统，以免误解或往来查询，延时误事。

5．注意公函的时效性

函这一文种也是有时效性的，因此在复函的时候应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，保证公务等活动的正常进行。

函属于正式公文的一个文种，具备正式公文的规范格式，因此在撰写时一定要注意使用印有发文机关名称的信纸，拟定标题，编制发文字号，结构完整等问题。

三、与函有关的问题

1．函是否是唯一的平行文

就函的本质来讲，在党政公文所规定的主要文种中，函可以被视为唯一的平行文。

2．因函呈不分而用错文种的表现

公文中函指公函，呈代表报告和请示两种上行文。一般来说，函和报告、请示在行文目的和主送对象以及公文内容等方面的区别是很明显的，然而，函呈不分的现象一直十分普遍。通常，错用文种的表现有以下几种：

①不相隶属的机关之间在进行商洽工作、询问和答复问题时不用函，而是选用请示或报告文种。

②向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而是错用请示或报告文种。

③在答复上级机关的询问时不使用报告，而是错用函。

④向上级机关请求指示不用请示，而是误用函。

3．因函发不分而用错文种的表现

所谓函发不分，主要表现在通知和函不分而错用。通知和函的适用范围以及各自所体现的行文关系本来是很明确的。通知的发文对象通常是自己的下级机关，不相隶属的机关之间则用函行文。但是在实际工作中，经常会出现两者错用的情况。通常，错用文种的表现有以下几种：

①某些单位出于自己工作的需要，把本属于商洽性的函错用成通知，还有一些业务主管部门会超越自己的权限范围，给不相隶属的单位滥发通知，并要求对方遵照办理和执行。这种行为明显违反了有关公文管理法规的规定。

②上级机关把向下级发送的指示性或事项性的通知错用成函。也有个别的会把通告或通报文种错用成函的。

4．函与批复使用方面的区别

函具有答复问题的功能，但不能代替批复。函与批复是两种不同的公文文种。批复适用于答复下级机关的请示事项，而函只能答复不相隶属机关所提出的问题。

5．函与请示使用方面的区别

函具有向无隶属关系的主管部门请求批准的功能，但是不能和请示互相代替。请示属于上行文，向隶属的上级机关请求指示或批准，就需要用到请示。函的请求批准的对象是不相隶属的有关主管部门。对于发函单位而言，这里的主管部门是与自己没有直接隶属关系而只有业务管理关系的某职能机构或某业务机构。换言之，主送机关为上级机关时使用请示，主送机关为不相隶属的有关主管部门时使用函。