第二节 会议场所布置

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，会议管理者要根据会议的类型布置好会议的场所。

一、会议室布置功能要求

会议室的应用总的要求是以降低会议成本来提高会议室的利用率。当会议室的功能基本确定以后，应将内部的装潢、家具的配置和机器的摆设稍加设计，借以提高会议室的使用效率。现以实例分别进行说明。

1.决策室

决策室须有高级主管会议、经营会议等意见裁决的功能。因此，家具的摆置和内部的装潢必须兼顾舒适、稳重的原则。另外，它也必须拥有及时处理有关意见裁决的功能。

2.培训室

培训室的设计以培训为目的。此类会议室必须注重演示仪器、设备的高度灵活性。

3.展示室

展示室主要是接待访客或供提案、展示、说明之用。会议室必须配备能突出展示效果的机器，注重室内气氛，并拥有在短时间内达到目的的功能。

4.通信会议系统

通信会议系统的设计以克服地区时空界限为目的。如电话会议、电视会议以及网络会议，要求各有不同。因此，此类会议室必须拥有高水准的通信机器、OA机器以及OA配备家具（桌椅）的复合系统。

依据会议室的用途来决定家具的购置、摆设及室内装潢，要达到“物尽其用”的目的，完全不必要为追求“华而不实”的效果而浪费资金。

二、会场照明布置要求

要根据会议场所整体空间艺术构思，来确定照明布局形式、光源类型及灯具造型等。就光源而言，在以讨论为主的会议中，室内的气氛要求稳定，采用白炽灯效果最佳。若是为了传达指标、联络或交换意见，则以采用照明度高，且具冷静效果的荧光灯为宜。如果是对某一特定对象使用聚光灯，便需要充分运用光线的再现性，来达到理想的效果。

另外，有关照明设备方面，也有一般环境用照明和演出用照明两种。对一般环境而言，白天时，因为有自然光线可供照明，所以照明的装置只要能够弥补自然光线不足的部分即可。然而对演出用照明，一般使用下射式照明灯，如果房间要改变气氛，也可以使用白炽灯照明。

照明设计要注意如下图所示的几个问题。

三、会议视听设备的配置要求

目前，几乎所有的会议都与视听演示相结合。经验丰富的会议组织者清楚地知道需要什么设备及所需设备的特点。每一个会议服务人员至少应熟悉视听设备系统以提供这类服务或帮助筹划者适当地使用它。

1.投影机

准确地讲，投影机是电视机的特例，它可以将电视画面扩大多倍。屏幕的大小取决于房间的空间。

安放屏幕的位置和角度一定要恰到好处，使演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风便能看到屏幕。尽量避免枝形吊灯架防碍投放的图像，影响到屏幕的大小和设置的角度。

将屏幕放在伸缩杆上会给底部高度增加0.30～0.38米，尤其是房间又长又窄时这样做会更好。只有屏幕放置足够高时（放在伸缩杆上），才不至于影响后面的人看清屏幕。

放映机一般放在会议室里离观众较近的地板上。

2.影碟机

用于放映光盘，取代录像机。自身体积小，操作方便，所放的光盘小而薄，可压缩进大量图文、声像信息，而且清晰、保真，制作成本也不贵。比录像带好携带。这种设备最适用于小会场或人数较少的场合。每25～50人应该设有一台电视，具体情况依电视屏幕的大小而定。

3.电视屏幕墙

电视屏幕墙成为一种新型的会议视听设备，其高科技特点体现在其图像大且十分清晰，色彩鲜艳，声音效果好，具有质感，而且由于科技的进步，制作水平不断提高，电视屏幕墙由有缝变为无缝，体积超薄，重量减轻，外观越来越优美，其功能也逐步增加，可连接电视、录像机、摄像机、电脑、VCD机等。

与多媒体投影仪相比，电视幕墙放映的图像巨大，适合大型会议，让距离较远的与会人员看得清楚，还能同步播放现场会议情况。

4.电子书写白板

过去的白板书写一页需要擦一页才能继续，不但耽误时间，而且想看前面写了什么都不可能。而电子书写白板则利用现代科技手段，克服了传统白板的缺点。它用电脑控制，写完一页后，按动电钮，自动翻出新的一页。想看前面的内容，可以倒退回来，非常方便。

5.镭射笔

镭射笔只有一支香烟大小，是利用激光原理制成的，可以发出红色光点，投射到白板、银幕或其他对象物上，起指示作用。它光束集中，投射距离可达100米远，不阻挡视线，可以替代教鞭，让使用者在会议厅移动的范围大，灵活。

四、会场座次排列要求

布置会场座次要善于利用人的空间知觉，选择恰当的会场形式，使与会者感到和谐亲切，并能对与会者的非会议行为起到制约作用。

例如，将日常工作会议、座谈会等布置成圆形、椭圆形、方形，可使与会者环坐一起，不分主次，开起会来就和谐融洽。中型会议的会场形式，可以布置成半圆形等。

会场布置类型如下图所示。

与会人员的座次安排要按照一定的规则，以保证会议有秩序地进行。

排列座次的规则有三条，具体如下图所示。

不同的会议，要求座次排列的方法也不同，常用的有三种，具体如下。

1.横排法

这是按照公布名单或以姓氏笔画为序，从左到右依次排列座次的方法，首先排出席会议的正式委员或正式代表，然后排候补委员或列席代表。

2.竖排法

这是按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画，沿一条直线从前至后依次排列座次的方法。正式代表在前，候补代表在后。单个代表团的排列次序则是按固定顺序从左至右排列或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

3.左右排列法

这是按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次的方法。使用这种方法时要注意人数。若需排座次的人员是单数，排在第一位的居中坐；若需排座次的人员是双数，排第一位、第二位的两位居中坐，以保持两边人数的均衡。

五、会场布置的注意事项

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如，在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想，并且座位编排与会议成效的高低也具有密切的关系。

除了座位的安排之外，在布置场地时，仍须注意以下几项，具体如下图所示。