第11章 把节约落实到每一个会议中

时间也是一种成本，也具有价值，是可以用金钱去量化的，提高会议效率的同时也就节约了时间，节约了成本。

任何一个正常运营的企业，为了集思广益，解决个人难以解决的问题，几乎每天都要招集大大小小的各种会议。这些会议，一方面起到推动企业实现经营目标的重要作用，另一方面也增加了企业的开支、占用了工作时间、耗费了企业的各种资源。尤其是耗时长、效率低、开支大、对企业的发展没有多少实际意义的会议，更是企业经营中的巨大浪费。

根据一项调查数据显示，有3/4的员工认为：“会议的时间，有一半以上是完全浪费的。”根据统计，企业的管理人员平均每星期花在会议上的时间多达十小时，一些企业的高层领导者甚至经常高达二十小时。所以一般管理人员每星期有五小时，也就是每天有一小时（占上班时间的八分之一）被浪费；而企业高级主管则经常每天浪费两小时（占上班时间的四分之一）。

如何让提高会议效率，尽可能地节俭会议经费，是摆在所有企业员工面前的一个迫切而现实的难题。

建设节约型企业，就必须要重视节约会议成本，提高会议效率，把节约精神落实到每一个会议中，从而为企业节省更多的资源和经费，为企业增加利润做出实际贡献。

美国人崇尚自由，但美国人对待开会却是严肃认真的，美国人是会少规矩多。说到开会的规矩，世界上恐怕没有人比得上美国人的规矩大了。他们有一本厚厚的开会规则——《罗伯特议事规则》（Roberts Rules of Order）。这在世界上是独一无二的。

罗伯特议事规则的内容非常详细，包罗万象，有专门讲主持会议的主席的规则，有针对会议秘书的规则，当然大量是有关普通与会者的规则，有针对不同意见的提出和表达的规则，有关辩论的规则，还有非常重要的、不同情况下的表决规则。

有一些细节规则后面的逻辑原则是十分有意思的。比如，有关动议、附议、反对和表决的一些规则是为了避免争执。原则上，现在在美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不允许争执的。如果一个人对某动议有不同意见，怎么办呢？他首先必须想到的是，按照规则是不是还有他的发言时间以及是什么时候。其次，当他表达自己的不同意见时，要向会议主持者说话，而不能向意见不同的对手说话。在不同意见的对手之间的你来我往的对话，是规则所禁止的。

在国会辩论的时候就是这样。说是辩论，不同意见的议员在规定的时间里，名义上是在向主持的议长或委员会主席说话，而不能向自己的对手“叫板”。自己发言的时候拖堂延时，或者强行要求发言，或者在别人发言的时候插嘴打断，都是不允许的。

在美国的法庭上也是这样，当事双方的律师是不能直接对话的，因为一对话必吵无疑，法庭就会变成吵架的场所。规则规定，律师只能和法官对话，向陪审团呈示证据；而陪审团按照规则自始至终是“哑巴”。不同观点和不同利益之间的针锋相对，就是这样在规则的约束下，间接地实现的。

像议事规则这样的技术细节，对于美国这样的多元化而又强调个人自由、人人平等的国家是非常重要的，是民主得以实现的必要条件。否则的话，如果发生分歧就互不相让，各持己见，争吵得不亦乐乎，很可能永远达不成统一的决议，什么事也办不成。即使能够得出可行的结果，效率也将十分低下。罗伯特议事规则，就像一部设计良好的机器一样，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制各自内心私利的膨胀冲动，求同存异，然后按照规则表决。这种规则及所设计的操作程序，既保障了民主，也保障了效率。

罗伯特议事规则是在洞彻人性的基础上，经过精心琢磨而设计的。正是这种对细节把握得精致完美的规则，才最大化地实现了公平与效率。

这些高效而节约的开会范例，展现的不仅仅是一种成本上的节省，更是一种理念上的转变。所以，每一位企业员工都必须了解开会效率对于企业和个人的重要意义，从自己做起，从每一个细节做起，提高开会的效率。

而企业要提高会议效率，节省会议开支，就应当注意从以下几方面抓紧抓好：

首先，绝不要出于对某些人的尊重，或者人多力量大的考虑而请过多的人参加会议，尽量以最少的的人数作出决定。

其次，要开短会，直击会议中心议题，砍掉不必要的讨论。

最后，任凭他人积习难改，只要坚持节约第一的精神，总会有收获。起步也许是艰难的，但是随着时间的变化，任何事情都会有改观。

所以，必须本着开会解决问题、开会明确方向的宗旨，在技术上、程序上采取一切必要的措施，控制会议的费用，树立一种节约、高效会议的观念，为企业营造良好的节约文化打下坚实的基础。