任务3 Word文档的输入与编辑

任务目标

本任务的目标是掌握文档的输入与编辑，包括文档的输入、复制、移动、查找与替换，以及文本的选中等。

本任务的具体目标要求如下：

（1）掌握输入普通文档的方法。

（2）掌握输入特殊文档的方法。

（3）掌握编辑文档的方法。

操作1 输入文档内容

打开模块 1 素材库中的“个人简历”文档，双击鼠标使用即点即输功能定位光标插入点，根据情况输入必要的内容。

（1）输入汉字。

默认情况下，“语言栏”显示为小键盘图标，表示当前可以输入英文字符。单击“小键盘”图标，在弹出的菜单中选择中文输入法，如选择“搜狗拼音输入法”输入汉字，如图1-31所示。

在中、英文两种不同输入法之间切换，可按【Ctrl+空格】组合键。

（2）输入特殊字符。

若要在Word文档中输入箭头、方块、几何图形、希腊字母及带声调的拼音等特殊字符，可先定位插入点，然后打开“符号”对话框，选择一种符号单击“插入”按钮即可。

切换至“插入”选项卡，单击“特殊符号”组中的“符号”按钮，可在打开的面板中选择所需符号，如图1-32所示；或者选择面板中的“更多”选项，打开如图1-33所示的“插入特殊符号”对话框，从中选择所需符号。

（3）输入日期和时间。

Word 为用户输入文本提供了很多便利条件，如插入预定格式的日期与时间。可先确定要插入日期和时间的位置，选择“插入”选项卡，在“文本”功能区中单击“日期和时间”按钮，打开如图1-34所示的“日期和时间”对话框，在其中选择一种日期格式即可。

如果用户希望下次编辑该文档时，文档中插入的日期和时间可以自动更新，可选中“日期和时间”对话框右下角的“自动更新”复选项。

操作2 修改文本

1.插入文本

在Word中录入文本时，有两种编辑模式：插入和改写。默认处于“插入”编辑模式，在该模式下，用户只需确定插入点，然后输入所需内容，即可完成插入文本操作。

2.改写文本

在输入文本的过程中，如果要以新输入的内容取代原有内容，可使用“改写”模式。单击状态栏上的“插入”按钮，此时该按钮变为“改写”，然后在要输入文本的地方进行输入即可。

3.删除文本

文档中多余的内容可直接删除，下面介绍几种删除文本的方法。

◆ 如果要删除插入点左侧的内容，可按【Backspace】键。

◆ 如果要删除插入点右侧的内容，可按【Delete】键。

◆ 如果要删除的内容较多，可在选取这些内容后按【Backspace】或【Delete】键。

4.复制文本

文本的复制包括复制和粘贴两个步骤。

（1）执行以下任意操作可复制文本。

◆ 单击“开始”选项卡“剪贴板”功能区中的“复制”按钮，将选择的文本复制到剪贴板中。

◆ 在选择的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项。

◆ 按【Ctrl+C】组合键复制文本。

（2）执行以下任意操作可粘贴文本。

◆ 单击“开始”选项卡“剪贴板”功能区中的“粘贴”按钮。

◆ 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项。

◆ 按【Ctrl+V】组合键粘贴文本。

5.移动文本

文本的移动包括剪切和粘贴两个步聚。执行以下任意操作可剪切文本。

◆ 单击“开始”选项卡“剪贴板”功能区中的“剪切”按钮，将选择的文本剪切到剪贴板中。

◆ 在选择的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”选项。

◆ 按【Ctrl+X】组合键剪切文本。

掌握了以上操作后，即可输入简历内容，输入完成的效果如图1-35所示。

知识延伸

本任务主要讲解在Word文档中输入文本的方法，包括输入普通文本、输入特殊文本和修改文本。

下面介绍Word 2007文档编辑过程中还要用到的其他操作。

1.快速更改大小写

要输入一篇英文大小写方式不一的文章，用户可以在英文小写状态下输入，然后应用Word 提供的“更改大小写”功能进行快速转换。具体方法是选择要更改大小写的文本，然后在“开始”选项卡“字体”功能区中的“更改大小写”下拉列表中选择一种方式。

2.自动更正功能

Word中的“自动更正”功能可自动修改用户在输入文字或符号时的一些特定错误。

对于英文，“自动更正”功能可自动更正常见的输入错误、拼写错误和语法错误。但不要以为对于中文它就无能为力了。其实，在Word自动更正中还内置了相当多的中文词语，在选择这些词语时考虑到了常犯的各类错误，如可将“按步就班”更正为“按部就班”等。

“自动更正”功能还有另外一种用途，即简化录入。例如，用户需经常输入“Microsoft Office”，可以利用“自动更正”功能实现简化录入。打开 Word 2007 窗口，执行“Office”→“Word 选项”→“校对”→“自动更正选项”菜单命令，如图1-36所示。打开“自动更正”对话框，在“替换”和“替换为”文本框中分别进行设置，单击“添加”按钮，如图1-37所示。然后退出对话框，当在文档中输入“替换”文本框中的文本后，按空格键会自动显示为“替换为”文本框中的文本。

3.撤销、恢复与重复

（1）撤销。

在编辑文档的过程中若误删了某段文本，如果要重新输入那真是太痛苦了，可单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮，撤销最近一步操作，要撤销多步操作，可单击“撤销”按钮右侧的下拉按钮，在打开的列表框中选择要撤销的操作，如图1-38所示。

（2）恢复。

应用快速访问工具栏中的“恢复”按钮，可以恢复撤销的操作，如用户使用“撤销”按钮撤销了清除文本操作，单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮，可恢复清除，即恢复撤销的操作。

若用户要恢复撤销的多步操作，可连续单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮。

（3）重复。

“恢复”按钮是一个可变按钮，当用户撤销了某些操作时，该按钮变为“恢复”按钮，当用户进行输入文本、编辑文档等操作时，该按钮变为“重复”按钮，允许用户重复执行最近所做的操作。

按【Ctrl+Z】组合键可撤销操作，按【Ctrl+Y】组合键可恢复或重复操作。

4.选择文本的方法

在Word 中输入文本后，若要对文本进行编辑，必须先选择文本，选择文本的方法有很多，下面介绍几种常用的方法。

（1）选择任意数量的文本。当需要选择的文本不多时，可以用拖动鼠标的方法来选择，也可以将光标定位在需要选择文本的开始位置，按住【Shift】键不放，然后单击需要选择文本的结束位置。另外，用鼠标在文本中双击可选择一个句子。

（2）选择一行文本。将鼠标移到需要选择文本行左侧的空白位置，当光标变为反箭头形状时单击鼠标，即可选择整行文本。

（3）选择多行文本。将光标移动到所选连续多行文本的首行左侧空白位置，当光标变为反箭头形状时按住鼠标左键并拖动到所选连续多行的末行行首，释放鼠标即可。

（4）选择一段文本。在文档中选择一段文本的方法很简单，只需将光标移动到所需选择段落左侧空白区域，当光标变为反箭头形状时，双击鼠标即可选择鼠标所指的整个段落。另外，将鼠标光标定位在所选段落中，然后三击鼠标左键也可选中当前段落。

（5）选择整篇文本。执行以下任意一种操作都可以选中整篇文本。

◆ 将光标定位在文档中，按【Ctrl+A】组合键。

◆ 将光标移到文档左侧的空白位置，当光标变为反箭头形状时，三击鼠标左键。

◆ 按住【Ctrl】键不放，单击文本左侧的空白区域。

◆ 在“开始”选项卡“编辑”功能区中单击“选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全选”选项。

（6）选择不连续的文本。选择文本后，按住【Ctrl】键不放可以选择不连续的文本。

（7）选择一列或几列的文本。将光标插入点定位在需要选择的列前，按住【Alt】键不放并拖动鼠标，可以选择一列或几列文本。

5.“查找和替换”对话框的设置

打开“查找和替换”对话框的方法除了可以单击“开始”选项卡“编辑”功能区中的“查找”按钮外，还可以按【Ctrl+F】组合键，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。“查找和替换”对话框中各按钮的作用如下。

◆ 单击“替换”按钮，Word 自动在文本中从插入点位置开始查找，找到第一个需要查找的内容，并以蓝底黑字显示在文档中。再次单击该按钮将替换该处文本内容，并将下一个查找到的文本以蓝底黑字显示。

◆ 单击“全部替换”按钮，将文档中所有符合条件的文本替换为设定的文本。

◆ 单击“更多”按钮，将展开如图1-39所示的“搜索选项”面板，在其中可设置查找方法，如查找时区分大小写、使用通配符及查找带有某种字体格式的文本等。

◆ 单击“格式”按钮，可以查找或替换带有格式的文本。

◆ 单击“特殊格式”按钮，可以查找或替换特殊字符，如段落标记、制表符等。

◆ 单击“查找下一处”按钮，跳过查找到的这一处文本，即不对该处文本进行替换。

◆ 单击“阅读突出显示”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全部突出显示”选项，在文档中当前被查找到的所有内容会呈黄底黑字显示。

6.使用快捷键提高Word文档编辑的工作效率

在办公中利用Word编辑文档，除了本模块学习的内容外，还应该多查阅资料，反复练习文档的编辑。为方便用户的操作，提高工作效率，这里将补充一些快捷键的使用方法。

◆ 按【F1】键可打开“帮助”窗口或访问Microsoft Office的联机帮助。

◆ 按【F4】键可重复上一步操作。

◆ 按【F5】键可打开“定位”选项卡。

◆ 按【F8】键可扩展所选内容。

◆ 按【Shift+F3】组合键可更改字母大小写。

◆ 按【Shift+F4】组合键可重复“查找”或“定位”操作。

◆ 按【Shift+F5】组合键可移至文档最后一处更改位置。

◆ 按【Shift+F8】组合键可缩小所选内容。

◆ 按【Shift+F10】组合键可显示快捷菜单。

◆ 按【Shift+F12】组合键可打开“另存为”对话框。

◆ 按【Alt+F4】组合键可关闭当前Word窗口。

◆ 按【Alt+F6】组合键可从打开的对话框切换到文档（适用于支持该操作的对话框，如“查找和替换”对话框）。

◆ 按【Alt+F5】组合键可还原程序窗口大小。

◆ 按【Ctrl+F2】组合键可打开“打印预览”窗口。

◆ 按【Ctrl+F10】组合键可在文档窗口最大化和还原之间进行切换。

任务小结

通过本任务的学习，不仅要学会文字、英文、符号、日期等不同类型文本的输入，而且要熟练掌握删除、撤销、恢复、复制及移动等编辑操作。在选择文本操作中，要主动应用快捷方式，实现对一行、一段、一列，或多行、多段、多列及全文的快速选择。查找和替换功能是本节的一个难点，尤其是替换为带格式的文本、通配符等问题，需要反复练习才能掌握扎实。