第一周 环境影响心情，隔离导致拖延的外部环境

困惑1：先接个电话，又处理点杂事，怎么就到下班时间了

小熙打电话约小罗一起吃晚饭，小罗无奈地告诉小熙，距离下班还有四十分钟，但是今天要交的报告还没写，下周的工作计划也没做，自己恐怕要加班了，她让小熙别等她了，自己去吃饭吧。小熙说自己今天也是这些工作，但是早就完成了，现在已经把明天任务的准备工作都做好了。小罗向小熙求教，小熙告诉小罗，上班以后会面临很多琐事，重要的是，别被这些琐事缠身，把自己从这些琐事中摆脱出来。

小罗对照小熙的方法审视自己的工作，她发现自己一上午都在忙那些琐碎而且没有价值的事情。这些琐碎而无价值的事情一般是一些不重要且报偿低的工作，它们可能是将文件归档，清理办公桌抽屉，日常文书管理等一些任何人都可以做的工作。它消磨了我们大部分的精力和时间，让我们不能处理更为重要且当务之急的工作。

小熙告诉小罗，要解决这些问题，先在办公桌前放一大块字牌，字牌上写上“任何时候，只要可能，我必须做最有成效的事情”以此提醒自己，尽可能减少琐碎无价值的工作。当自己开始做琐碎工作，并且把这些作为拖延重要工作的借口时，看看字牌就知道自己又在浪费时间了。

小熙说，在陷入琐碎工作中时，一定要自我反省。问问自己现在所做的是否接近自己最优先考虑的事情。如果不是，就终止它们，并着手去做更重要的事项。要让自己变成时间的驾驭者，减少例行公事，并多参与困难的决策和计划。如此一来，你就会提升自身价值，增加晋升的机会。

小熙接着告诉她，在多数的情况下，要想克服被一些小事所引起的困扰，只需要把注意力转移一下就可以了—让它变成一个新的，能使自己开心一点的事。例如，同事的手机铃声此起彼伏，让我们觉得心里很烦，此时不如转换一下思路，让他们的铃声成为检测自己是不是又偏离方向了的提醒。只要我们改变了自己原有的想法，我们的思路就不会被这些琐碎的事情打乱。

攻略1：让无序电话有序化

小罗觉得，自己的工作受到的最大干扰就来自电话，每天一到单位就有各种电话打进来。对我们来说，电话铃究竟什么时候会响根本不知道，许多工作常因接转电话而被干扰中断。电话虽然是一个极为有效的“省时工具”，但也是一个“费时工具”，每天的来往电话，成了占用时间最多的一项“时间陷阱”。

当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候，最好能够一气呵成，不要中途中断，因为受到干扰而中断后，通常都要再经过相当长的一段时间才能使精神或思绪重新集中起来。

工作当中的电话不知不觉就消耗了很多我们本来可以自由支配的时间，可是来电又不能不接，那么提高通话时的沟通效率，找到准确的措辞，适时结束通话就显得特别重要了。

小罗仔细回想了自己工作中常接到的电话，她发现要打破电话的干扰就要能够按照不同的情形快速结束通话，只要有可能，就告诉对方何时打电话更方便，下次就能在方便的时候接电话了。

小罗接的电话里边好多事情都是找她也行，找别人也行的，这个时候小罗会告诉对方，把电话打给谁问题解决的更快，这样，她又减少了一部分来电。有时候来电需要解决的问题很多，小罗发现这时如果给对方一个时间期限，比如“好的，现在就告诉我吧，但不要超过10分钟，因为我马上要有个客人”，这样的方法可以缩短打电话的时间，打电话的效率会高很多。

小罗还注意到，来电里边有好多只是闲谈，或者工作聊完了就开始聊天了，这样的电话耽误了很多时间。她现在要控制闲谈所浪费的时间，在闲谈失去控制前就结束通话。如果想聊天了，她会中午吃饭的时候和同事们聊聊最近发生的事情。

最后，表明要终止谈话时可以用“最后”，“在我挂掉之前”这类的话来向打电话的人表明你想尽快结束谈话的想法。

小罗把这些方法用在工作以后，正常工作被打乱的情况少多了。她还想让通话在愉快的氛围里结束，这时应该怎么做呢？

小熙告诉小罗，如何结束通话，也是值得研究的。有时双方都不善于掌握通话的技巧，结果在电话里说个没完。这个时候，就应该把电话看成是传递信息的机器，消息传递过了就该结束。我们可以用“我们就这样办吧，再见”来结束通话。

接打电话时尽量概括要说的内容，尽管电话费没有多少钱，但是长时间的通话浪费了我们的时间。千万不要用“你最近怎么样”开始一段对话，因为这很容易把通话引向老朋友叙旧，简短地说声“你好”，然后直接说你的要求和理由。没有人愿意被长时间的通话所打扰，在电话旁边放一块表是个不错的选择，它能帮你确定这次通话到底需要多长时间。

小熙提醒小罗说，如果所有重要的事情都已经讲完了，就应该果断地结束通话。我们通常可以把通话时间控制在5分钟之内。

小罗重重地点了点头，除了电话的干扰，还有好多其他的干扰，这些她都要仔细研究对策，一个个处理掉这些消耗时间的琐事。

攻略2：只做该做的事情

小罗发现，自己的时间被很多不该做的事情“偷”走了。如果只做那些应做的事情，就会节省出很多时间。要解决这个问题，就要建立一个“没必要做”的事情名单，它可以时刻提醒你哪些是你已决定从日程中清除的事情。

现在，做一个表格，列出那些你现在在做但感觉应当由别人来做的事情。这个表格上的事情出现的原因包括：

●你不具备做这个事情的技巧、信息或者工具；

●如果做了这件事，其他更重要的事情就不能做了。

只做该做的事情，意味着你应该把那些不该自己做的事交给别人去做，如果你是领导，如何授权就相当重要了。

如果我们可以通过委托其他人来做这些事情而节约时间最好了，如果不能，也要试着把这些琐事分出去。

为了让我们交出去的事情真正不打扰我们的正常工作，当我们交给别人一件工作时，要确信接手的人知道他们应当怎样去做，然后让他们以自己的方式完成这件工作。如果他们没有在规定的时间内获得令人满意的结果，我们再去处理这件事情，但是在对方做的过程中千万不要插手。这样做的好处是我们既能节省了时间，又避免了同事因为我们的指手画脚而产生不快。

攻略3：文件分类管理，需要哪个拿哪个

小罗回家抱怨今天开会一份准备好的文件找不到了，白花了半天时间重新弄了一份。她马大哈的毛病真是不知不觉就惹麻烦了。她向小熙请教这些文件档案怎样管理才能在用的时候马上找到。小熙让小罗先去把饭做好，她俩边吃边聊。小罗很快做好了拍黄瓜和西红柿炒蛋，俩人在餐桌上聊起了文件和档案管理的问题。

小熙说，很多人都没有管理档案和文件的习惯，这让他们花了很多时间去寻找自己需要的资料。要解决这个问题，既要整理好有用的资料，也要整理好没用的资料。

很多无关紧要的资料是时间最大的杀手，如果没有整理好，会让我们在繁忙的工作中，浪费许多宝贵时间。仔细把资料整理好，就能增加资料的价值，如果只是把资料随便收起来，需要的时候会浪费很多时间和精力去寻找。

解决这个问题最好是把文件归档，方法是找来一个文件夹，在记事簿中对归档时间有规律地进行记录。归档的时间视文件的积累速度而定，每天整理一次还是每周整理一次，要由文件的数量决定。如果文件种类很多，那么把他们分出更容易管理的子目录是个很好的办法。

我们可以把文件分成“经常需要”“有时需要”“作废处理”，然后把它们放在固定的位置上，这样使用的时候就能很容易地找到了。还有一个简单易行的方法，就是可以用不同颜色标签标示各文件，以便引起自己对重要事项的关注。同样，使用彩色标签能让我们一眼就能找到某一类型文件的位置，减少花在寻找文件上的时间，从而提高工作效率。

最后值得注意的是，不论采用何种方式，都应方便自己快速寻找。

攻略4：该拒绝的时候果断说“不”

除了自己一些固有的习惯抢走了时间，我们的时间还会被别人侵占。小罗告诉小熙，每天自己一到单位，同事蓝蓝就会来她这里聊聊谁怎么没到啊，前一天晚上的电视节目啊，或者最近的一些八卦啥的。蓝蓝一来就会聊上好一会，这让小罗很苦恼。小熙告诉小罗，这种情况下，小罗就应该坚决的对蓝蓝说“不”，然后等到中午吃饭的时候或者休息的时候再去找蓝蓝聊聊天。

小罗说，她觉得对别人说“不”是一件很困难的事。即使别人提出的要求是不合理的，她也会不情愿的答应下来，而事后又会抱怨或者后悔。小熙告诉小罗，当小罗答应别人的不合理要求的时候，就是给自己的工作设置了障碍，需要她多花费时间和精力去关注别人的要求，可能会为了别人的要求而将自己的工作放到一边。这样就让别人控制了主动权，自己很容易处在被动的地位。

如果一个人不懂得拒绝，就会有可能被人“利用”，这样的话，无论做多少事都是不够的，他们会有没完没了的事给你做，而我们则会成为他们可怜的“奴隶”。懂得拒绝，学会说“不”，才能真正掌控自己的时间和生活。拒绝要讲究技巧和方式，不能让我们的拒绝被别人看作是吝啬、自私和冷漠。适当的拒绝方式是要让对方知道你现在必须做什么，而且正在这样做。

说“不”要委婉，但态度要坚定，不必道歉或者加以解释。比如，有人希望我们去帮助他做含有大量文字写作工作的事情，而写作又不是我们的强项，此时就应拒绝他，不要让求助者再做出“其实文字写作也不是太多”之类的解释。真要做起来，文字写作工作肯定会比我们想象的要多得多，最好的办法就是简单干脆地回答：“这件事我可干不了。”

无论什么时候，我们要把自己的计划放在最优先的顺序处理。说“不”拒绝时，再补充一句“我现在实在太忙了”，或者“我已经精疲力竭了”。如果这样说不奏效的话，可以更进一步表示：“我非常愿意帮助你，但是我现在手头上还有几件自己的事急着要办。”

说“不”是一种学问，也是自我保护的一种手段。要让自己的时间不被侵占，我们就必须学会拒绝。