第7章 综合管理制度(6)

第四十八条经费的认可

在申请各项销售经费的支出时，各负责人员应备齐相关资料，并于规定的期限内提交给所属的主管，取得其认可。

第四十九条经费的运作

各负责经理对于预算及各项销售经费的运用须负起责任。

公司销售管理制度（例7）

1.销售

（1）营业科的外务负责人员在访问或开拓新客户时，应留意下列事项：

①透彻观察对方在买卖上的需求及判定对方在买卖上的立场。

②观察对方进货及销售的意愿。

③利用谈话、对应技术来引导对方购买的意愿。

④针对对方的买卖意识及对商品的知识程度，检查其与我方计划合适与否。

⑤检查对方的销售政策与营业预算是否与本商品合适。

（2）营业科的外务负责人员应致力于商品知识、销售方法及市场知识的研究，同时须勤于调查销售客户的状况，随时以预算、效率为基准，冷静且勤奋地致力于销售活动。

（3）对客户提出的重要事项表达意向，须取得经理的认可后方可施行。

（4）交易的开始有的是基于对方的申请，有的是出自本公司的诱导，不管是何种方式，除了交易一开始即以现金往来的情况之外，都须事前对交易客户的资产、销售能力、负债、信用及其他评核事项进行调查，并向部长提出报告。

（5）对于各客户须订明例月性的访问预定及收款预定。对于客户新开拓的商品也须拟定每个月的大概预定额，并据此来开拓新交易。

（6）不论老客户、新交易或预估的交易，都须私下迅速打听清楚，有了充分的调查，才能尽早与对方进行交涉。

（7）对于同业者的预估内容及交货实绩，须经常调查探听清楚，如此才能检查自己在接受订货上的难易，另外，对于自己在预估及交货上的疏忽，应究明原因，以便修正制造技术及营业方面的缺陷。

（8）营业科应针对各方面的订货情况，进行广泛的调查，使销售活动的资料备齐，并传给各相关人员参考。

①从经济新闻上做剪报整理；

⑦参考经济杂志及其调查记录：

③将业界的信息记录下来。

（9）将老客户及预定客户等的订货资料整理成卡片，并将以下事项记录下来经常做修正：

①资产、负债及损益；

②产品的种类、人员、设备、能力；

③销售状况及需求者状况；

④应收账款回收的实绩、信用状况；

⑤与过去客户的关系；

⑥电话、往来银行、代表者、负责人员；

⑦公司内部的订单发出手续、过程；

⑧付款的手续、过程；

⑨在业界的地位；

⑩组织、薪资。

（10）与老客户应经常保持密切的联系，除了对订货情况及其他需求应探听清楚之外，尚须设法斡旋，使对方下单订货。为达成上述目的，可在必要时邀请对方举行研究会或是恳谈会。

（11）在与对方进行交易之际，应适当地提供餐饮、茶点及香烟等等。需要外出至餐馆用餐时，应于事前提出预算，取得经理或代表（董事长）的认可。

（12）开拓新交易通常经由已交易客户之手进行，或委托其斡旋，或要求其持续过去曾经有过的交易来拓展业绩。

2.估价

（1）商品的估价须根据下游生产及采购的价格成本来估算，做成后经由经理的裁决，提给各客户作为参考。

（2）估价书的制作由营业科的内务负责，通常须先从客户处拿到正确的规格书后才着手进行。

（3）营业部平常就必须完备下列各项资料作为估价参考资料：

①主要材料价格表；

②预估成本计算表（主要材料费、副资材费、加工费）；

③一般市价表；

④标准品单价表。

（4）营业科对于定期委托制造部生产的标准品，应要求制造部提出其主要材料价格表与估价成本计算表。

（5）对于标准品以外的交易或估价委托，每次都须经由制造部经理的裁决，以估价的价格方式处理。

（6）对客户做估价时，应尽快进行状况调查，迅速提出报告。

（7）将估价书交给客户之后，必须在估价账目表中记入提交日期及契约的成立与不成立等事项。

3.受理订货

（1）营业科在确定订货已成立时，应将工厂生产及出货的必要事项记入订货受理传票中，发函给相关单位。其规定如下：

①一般订货受理传票。

本传票乃受理一般性计货时填写，通常印制成两份，一份交给本人，一份交给营业科受理科保管，在制成订货编号并做好制造委托书（复印四份）后，将其中A、B、c三联交给制造部。

②特别订货受理传票。

本传票主要为大量生产的商品或订有长期契约的商品、出口品时填写，一共制成五份，一份由本人保管，还有一份交给经理或代表（董事长）阅览后，由营业科、受理科负责保管，另外两份交给制造部，剩余的一份交给总务部的总务科。本传票必须记明品名、规格、数量、单价、金额、交货日期、裁决条件、交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。

③预估生产委托表。

营业部在委托生产标准品的预估生产或其他特定品的生产时，应填写本表。本表须记明品名、规格、数量、生产完成的希望日期及其他必要事项。填写并取得营业经理的认可后，交给制造部。

（2）所有业务电话、外部销售或来函的订货受理，不论外务或是内务，皆由受理订货的本人来填写本订货受理传票。

（3）营业科须每月制作下列资料，配发给相关的部科：

①上月底的订货受理余额；

②本月份的订货受理额；

③本月份的交货量；

④上月底预估生产委托余额；

⑤本月份的预估生产委托额：

⑥本月份的预估生产额。

（4）营业科向制造部公告预估生产委托表时，应要求提出下列的处理报告，以说明其经过：

①制造品与在制品的区分；

②制造品的交货预定。

（5）营业部为执行各项计划，使销售、订货受理活动顺利进行，应与制造部保持密切联系，并随时准备下列三项资料：

①商品库存明细表；

②主要材料的进厂预定表；

③主要材料的库存明细表。

4.交货检验、配送

（1）营业科对于客户的订货商品及委托生产的商品的交货期，须经常与制造部保持联络，以掌握其经过情况及进行状况。

（2）营业科若已于指定交货日期前确定可以交货，应主动与客户联系确实的交货时间。

（3）如果确定订货商品的交货日可能延迟时，应通知订货的客户以取得其理解。

（4）营业科在交货或配送商品时，应对照订货账单，以确定品名、质量、规格、单价、数量及其他事项是否符合。

（5）商品的交货与配送业务由营业科进出货管理科负责。

（6）在交货或配送商品时应发行送货通知单。送货通知单的内容记载要项包括：

①客户名称；

②单名、规格、数量、单价、金额；

⑧明细其他事项。

（7）关于商品交货、配送后，客户拒绝收货、要求退货及其他等的抱怨问题，应取得负责人或营业经理的认可，设法寻求处理渠道。

公司销售管理制度（例8）

第一条为保障生产部门、销售部门、代理商、电子商务商、批发商等利益，特制定本制度。

第二条本制度依据公司发展战略制定。

第三条确认具体产品价格后，全国执行统一价，各地区销售人员不能另行以他价销售。

第四条先期核心实验室成员，先作为代理商，与一般代理商一样，公平竞争。

第五条代理商通过电话、电传、传真、网站内部短信等方式下单通知销售部门，并同时将款汇至财务部门。

第六条根据汇款单时间，确认购货合同生效。以此时间作为当月购货数量的入账时间。数量根据代理商下单的数量。

第七条销售部门根据财务提供的代理商入账信息，发货。代理商收到货后，验收数量，向销售部门确认验收情况，并进行相应处理。

第八条代理商在售货前，发现产品质量问题，将产品寄回销售部门，此项费用由代理商登记，年终将有关质量管理费用报告给销售部门，处理办法另定。

第九条销售财务透明、公开。

第十条返利资金全归个人支配，凡有志于统归核心实验室管理的代理商将代理利润作为积累基金，财务部门可通过销售部门的代理商账户了解各地积累基金情况，在适当条件下，代理积累资金可分可统进行公司项目投资，公司将此基金作为股份，将代理商转化为公司股东。

第十一条销售部负责产品的序列号分配和跟踪管理。根据序列号了解产品在各地分布情况、质量状况、用户意见，依据序列号和售后服务协议落实售后服务。

第十二条制定序列号编码规则，通过序列号，可以知道产品验印合格期、出库期、知道产品生产地。

第十三条销售部根据市场需求情况，向生产部提供市场需求计划单。

第十四条产品再加工，寻找产品供应商生产，不在此规则约束内，本制度只作参照。

第十五条对于无意造成囤货的代理商，可通过销售部门调剂。具体处理另定。

工厂销售管理制度

1.制品的种类

本工厂的制品大致可分类如下：

项目规格连接装备

标准特殊控制器

标准特殊暖气设备

标准特殊给水设备

标准特殊发电设备

标准特殊蓄电池

标准其他

上述产品的生产准备工作包括：预估生产处理及订单生产处理二大类。

2.估价

（1）估价照会。

接受订货的单位从顾客处收到有关产品的规格设计、交货日期、价格等通知后，如自己无法估价时，应对工厂发调查委托书。

（2）估价的回复。

调查委托书由作业计划科负责受理。作业计划科应配合估价照会，着手准备下列四项工作，并于回复日期之前，提出回答给受理订货的单位：

①作业计划科先针对预定生产产品、简单的特殊产品及修理零（配）件的商品做估价，并提出回答。

②上项所提以外的特殊产品，应委托设计科做评估，并由作业计划科审查后，提出回答。

③回复时应在送交的调查委托书上，用红笔注明价格、工程完毕预定期限、估价有效期限及其他必要事项等，送回原发文机构。如果顾客另有要求，应连同调查委托书再附上估价成本计算书、图表等作为参考资料。

④除上述的一般性估价回答之外，作业计划科还须负责下列两项的估价工作，并作回答。

A.不管有无通知，每月应定期针对预定生产品进行估价，并将估价结果提交给总公司的设计科。

B.营业上若有特别需要时，也应提出估价评核表给总公司的设计科。

（3）估价资料。

设计科在每月月初应做好下列五点调查：

①估价费用（主要资材的采购价格、直接劳务费、工厂间接费用、其他费用）；

②各生产品的订货余量及作业余量；

③成本实际费用计算表；

④人工预估表；

⑤接受订货的行程表。

3.受理订货

（1）订货受理传票。

①接受订货的单位在受理顾客或支店的订货时，应填写订货受理传票，并注明工厂生产及出货时所需的必要事项。

②订货受理传票大致可依订货的内容分为下列四项：

A.内部贩卖订货受理传票：由总公司订货，受理订货负责者填写，内容以公司内部、工厂的设备及合并订购品为主。

B.一般订货受理传票：由总公司订货，受理订货的原单位填写后，再由总公司订货受理科经手，内容以顾客的订货为主。

C.借用传票：由总公司订货受理科填写，主要以借出物品给顾客或支店为主。

D.无偿传票：由受理订货的原单位免费为顾客的出货所制作填写，填写后由总公司订货受理科经手受理。

③订货受理传票须针对每一笔订单，注明订货编号、受理编号、交货处、品名、规格、数量、交货日期、金额等事项，必要时附上订货的规格设计书。

（2）预定生产传票与估价生产决定书。

预定生产传票由总公司的作业计划科依据总公司企划部经理的指示，于预定生产开始时，将产品品名、规格、数量、工程完毕预定及其他事项登录。

（3）预定生产月报。

本月报乃为发行预定生产传票的基础，由作业计划科每月负责制表，提交总公司的企划科。月报的内容包括各预算项目的所有机种、数量及金额，如：

①上月底的预估生产准备的余量；

②本月份预估生产传票的受理额；

③本月完成量；

④本月订货担保额；

⑤本月营业预定额；

⑥本月月底的预估生产准备余额。

（4）传票受理。

作业计划科在接到订货传票及预定生产传票时，应按以下规定处理：

①检查传票中所记载的规格设计及价格；

②将I、B、M编码记入；

③将传票内容转记到订货账本；

④制作订货受理卡；

⑤区分新产品与库存品；

⑥着手准备新产品的生产；

⑦依照订货的受理编号装订成册保管。

（5）账本登记。

作业计划科应设计下列账本及卡片，将传票中必要事项转载过去：

①订货受理账簿，依订货的受理单位分类制作；

②作业编号账簿，依机种、作业类别制作；

③生产编号账簿，主要的生产品编上生产序号；

④订货受理卡，传票中的每一机种都须做成一卡，利用它来调查各机种及规格，订货受理部门、销售部门的未收款及订货余额。

（16）准备出货的传票。

就销售政策来说，总公司企划部经理须指示各销售库存单位所必要的预定生产用品。而本传票应由总公司企划科制作、作业计划科负责受理，其目的在于指示工厂的出货。事务的处理则一概依照订货受理传票来进行。

（7）其他。

作业计划科每月应调查下列规定，并制表给各相关部、科：

①各产品类别的未付货款额月报（或以货款回收方法分类）；

②订货受理额、生产、应收账款、预算实绩对照表；

③主要产品的库存状况表；

④其他。

4.目录原稿及作业计划资料

作业计划科基于销售上的需要及顾客的希望，须制作目录稿、作业计划资料及使用说明书。