3.2 保存文档

处理完文档后，通常需要将其保存在电脑中，以便以后打开和编辑使用。保存文档分为保存新建文档、将现有文档另存为其他文档以及设置自动保存3种方式。

3.2.1 保存新建文档

在编辑办公文档的过程中，应及时保存文档，以免丢失文档中的信息。在第一次保存文档时，系统将打开“另存为”对话框，以便用户指定文件名、文件的保存位置等信息。

保存根据“原创信函”模板创建的文档（CD:\效果\第3章\原创信函.docx）。

STEP 01. 选择命令。在上一个练习所创建的“原创信函”文档中单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“保存”命令，如图3-5所示。

STEP 02. 保存文档。在打开的“另存为”对话框的“保存位置”下拉列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”下拉列表框中输入“原创信函”，然后单击按钮，如图3-6所示，完成保存操作。

3.2.2 将现有文档另存为其他文档

在对办公文档进行编辑后，如果需要将修改后的文档以另一个名字命名，或者需要保存到另一个位置，再或者需要改变其文档类型，就可以采用文档的另一种保存方式进行保存，即将现有文档另存为其他文档。

将CD:\素材\第3章\原创信函.docx文档以“给妹妹的信”为名另存为Word 97-2003文档（CD:\效果\第3章\给妹妹的信.doc）。

STEP 01. 选择命令。打开素材文件，单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“另存为/Word 97-2003文档”命令，如图3-7所示。

STEP 02. 保存文档。在打开的“另存为”对话框的“文件名”下拉列表框中输入“给妹妹的信”，然后单击按钮，如图3-8所示。

STEP 03. 确认保存。在打开的“Microsoft Office Word兼容性检查器”对话框中单击按钮，如图3-9所示，完成文档的保存操作。

温馨小贴士

当Word 2007文档中包含Word 2003不支持的功能时，如文档中包含Smart Art图形和形状图形等，系统才会打开“Microsoft Office Word兼容性检查器”对话框。

3.2.3 设置文档的自动保存

在处理文档时，如果设置了Word文档的自动保存，Word会按照设置的时间间隔自动对当前文档进行保存，而且在遇到电脑死机、Word出现错误等意外情况时，重新启动电脑并打开Word文档后，可恢复自动保存的内容，以减小数据丢失的几率。

设置Word文档自动保存的时间间隔为5分钟。

STEP 01. 单击按钮。单击“Office”按钮，在弹出的菜单中单击按钮。

STEP 02. 设置时间。在打开的“Word选项”对话框中单击“保存”选项卡，在“保存文档”栏中选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，在其后面的数值框中输入“5”，然后单击“自动恢复文件位置”文本框后面的按钮，如图3-10所示。

STEP 03. 设置自动恢复文件的位置。在打开的“修改位置”对话框的“查找范围”下拉列表框中选择自动恢复文件的保存位置，这里选择E盘，然后单击按钮，如图3-11所示。

STEP 04. 确定设置。返回到“Word选项”对话框中，单击“默认文件位置”文本框后面的按钮，在打开的“修改位置”对话框中的“查找范围”下拉列表框中确认保存的位置，这里选择E盘，然后单击按钮，返回到“Word选项”对话框中，单击按钮完成设置。

3.2.4 办公案例——创建“书法字帖”文档

本案例将使用Word 2007制作书法字帖，然后将其另存为Word 97-2003文档（CD:\效果\第3章\书法字帖.doc），最终效果如图3-12所示。

其具体操作步骤如下。

STEP 01. 启动程序。单击按钮，在弹出的“开始”菜单中选择“所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007”命令，如图3-13所示，启动Word 2007。单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令。

STEP 02. 新建文档。在打开的“新建文档”对话框左侧的“模板”栏中单击“空白文档和最近使用的文档”选项卡，在中间的窗格中选择“书法字帖”选项，然后单击按钮，如图3-14所示。

STEP 03. 设置选项。在打开的“增减字符”对话框中选中“书法字体”单选按钮，在其右侧的下拉列表框中选择“汉仪唐隶繁”选项，然后在“排列顺序”下拉列表框中选择“根据发音”选项，如图3-15所示。

STEP 04. 添加字符。在“字符”栏的“可用字符”列表框中选择“百”选项，单击按钮，此时“已用字符”列表框中添加了“百”字。使用相同的方法再添加其他的字符，然后单击按钮，如图3-16所示，完成书法字帖的创建。

STEP 05. 保存书法字帖。单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“另存为/Word 97-2003文档”命令，在打开的“另存为”对话框中设置保存信息，然后单击按钮，完成所有的操作，最终效果参见图3-12。