Part1 技能入门篇

从零开始——一点不懂先入门

学习导航：

如果您是Excel 2007的初学读者，或者对Excel 2007有点了解，但基础不太好的读者，请您静下心来，认真并系统地学习本篇入门内容。

通过本篇内容的学习，将会让您快速地入门，并学会Excel 2007的基本操作、工作环境的优化、表格内容的录入与编辑、表格数据的计算方法、数据的统计分析与管理操作、统计图表的应用，文档的打印输出等操作。

第1章 Excel 2007的基本操作

本章导读：

技能提要：

1.1 Excel 2007入门

Excel 2007作为Office 2007中的一个组件，主要用于数据录入与处理，它是Microsoft公司目前最新的电子表格软件。相对于以前版本的Excel，Excel 2007新增了许多新功能，操作界面也发生了很大变化。

1.1.1 认识Excel 2007新增功能

相比以前的版本，Excel 2007增加了许多新功能，主要功能如下。

1. 全新的用户界面

Excel 2007采用了如图1-1所示的全新的面向结果的用户界面，使用该界面，用户可以轻松地工作。

以前版本的Excel使用菜单命令和工具栏按钮，操作较为复杂。在Excel 2007中，用户可以在包含命令和功能逻辑组且面向任务的选项卡中轻松地找到它们。

新的用户界面利用显示可用选项的下拉库替代了以前的许多对话框，并且提供描述性的工具提示或示例预览来帮助用户选择正确的选项。无论用户在新的用户界面中执行何种操作（如格式化及分析数据），Excel 2007都会显示成功完成该任务最合适的工具。

2. 更多的行和列，以及其他新限制

首先，Excel 2007增加了更多的行和列，能够在工作表中浏览更多数据，因为Excel 2007每个工作表中最多有1048 576行和16384列。与Excel 2003的65536行和256列相比，它提供的可用行增加了1500%，可用列增加了6300%。用户可能会惊奇地发现，列现在XFD，而不是IV结束了，显示效果如图1-2所示。

其次，Excel 2007可以使用的数据类型更多，可以在同一个工作簿中使用无限多的类型，而不再仅限于以前版本的4000种。而且每个单元格的单元格引用数量从以前的8000个增长到了任意数量，唯一的限制就是用户的可用内存。

再次，Excel 2007内存管理增大。为了改进性能，内存管理已从Excel 2003中的1 GB内存增加到了2 GB。

最后，由于Excel 2007支持双处理器和多线程芯片集，所以用户将同时在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。

3. 主题共享与Excel特定样式共存

在Excel 2007中，可以通过应用主题和使用特定样式在工作表中快速设置数据格式。主题可以与其他Office 2007程序（例如Word 2007和PowerPoint 2007）共享，样式只用于Excel特定的项目（如Excel表格、图表、数据透视表及形状或图）的格式。表样式如图1-3所示。

Excel 2007内置了大量的特定样式，用户可以快速应用预定义单元格样式轻松地创建自己的单元格样式。

4. 条件格式更丰富

在Excel 2007中，用户可以使用条件格式直观地解释数据，以便分析和演示。如果要在数据中轻松地查找例外和发现重要趋势，可以实施和管理多个条件格式规则，这些规则以渐变色、数据柱线和图标集的形式将可视性极强的格式应用到符合这些规则的数据中。条件格式也很容易应用，只需单击几次，即可看到可用于分析的数据中的关系。条件格式设置选项如图1-4所示。

5. 编写公式更轻松

由于Excel 2007在编写公式方面做了以下改进，所以在Excel 2007中编写公式更为轻松。

（1）可调整的编辑栏。

Excel 2007中的编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。与早期Excel版本相比，用户可以编写的公式更长，使用的嵌套级别更多。

（2）函数记忆式键入。

使用函数记忆式键入可以快速输入正确的公式语法。它不仅可以检测到用户要使用的函数，还可以获得完成公式参数的帮助，从而使用户在第1次及今后的每次使用中都能获得正确的公式。

（3）结构化引用。

除了以前版本的单元格引用（例如A1和R1C1）外，Excel 2007还提供了在公式中引用命名区域和表格的结构化引用。

（4）轻松访问命名区域。

通过使用Excel 2007命名管理器，用户可以在一个中心位置来组织、更新和管理多个命名区域，从而帮助任何需要使用工作表的人理解其中的公式和数据。

6. 排序和筛选功能更强大

在Excel 2007中，用户可以按颜色和3个以上（最多为64个）的级别来排序数据。还可以按颜色或日期筛选数据，在“自动筛选”下拉列表中能显示1000多个选项。总之，可以使用增强了的筛选和排序功能，用户可以快速排列工作表数据以找出所需的信息。

7. 增强的表格功能

在Excel 2007中，用户可以使用新用户界面快速创建、格式化和扩展Excel表格（在Excel 2003中称为“Excel列表”）来组织工作表中的数据，以便更容易使用这些数据。表格的新功能及改进功能如表1-1所示。

8. 新的文件格式

Excel 2007使用如下全新的文件格式。

（1）基于XML的文件格式。

在Office 2007中，Microsoft为Word、Excel和PowerPoint引入了新的称为“Office Open XML格式”的文件格式。这些新文件格式便于与外部数据源结合，还减小了文件大小并改进了数据恢复功能。在Excel 2007中，工作簿的默认格式是.xlsx，启用了宏的文件格式是.xlsm，模板的文件格式是.xltx，启用了宏的模板的文件格式是.xltm。

（2）Excel 2007二进制文件格式

Excel 2007除了新的基于XML的文件格式之外，还引入了用于大型或复杂工作簿的分段压缩文件格式的二进制版本。该文件格式即Excel 2007二进制（或BIFF12）文件格式（.xls），可用于获得最佳性能和向后兼容。

新的文件格式在如图1-5所示“另存为”对话框中的“保存类型”下拉列表框中可以看到并选择。

1.1.2 启动Excel 2007

启动Excel 2007常用的方法有以下两种。

1. 通过“开始”菜单

通过“开始”菜单启动Excel 2007的操作方法如下：

单击“开始”菜单指向“所有程序”指向“Microsoft Office”单击“Microsoft Office Excel 2007”选项，操作如图1-6所示。

2. 通过桌面快捷图标

如果桌面上有Excel 2007快捷图标，只需双击该图标即可启动Excel 2007，操作如图1-7所示。

1.1.3 熟悉Excel 2007的工作界面

启动Excel 2007之后，用户就会看到其全新的如图1-8所示的工作界面。要熟练地使用Excel 2007，首先要熟悉该工作界面。Excel 2007工作界面主要包括“Office”按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑栏、工作簿窗口和状态栏。

1. “Office”按钮

“Office”按钮是Excel 2007将功能整合在用户界面中的一个入口，它像以前版本的“文件”菜单，但有了实质性的改变。单击该按钮，可打开如图1-9所示的菜单项。

可见“Office”按钮包括以下几个组成部分：

（1）菜单区。

其中列出了处理文件的常用菜单命令。

（2）最近使用的文档列表区。

其中列出了用户最近使用的文档名，单击文件名可以快速打开最近访问过的文档。

（3）两个按钮。

一个是“Word选项”按钮，单击该按钮可打开如图1-10所示的对话框，在其中可以查看并选择各种程序设置。

另一个是“退出Excel”按钮，单击该按钮可以退出Excel软件。

2. 快速访问工具栏

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，其中包含一组独立于当前显示选项卡的命令，其中默认从左至右显示“保存”、“撤销”、“恢复”和“自定义快速访问工具栏”按钮。

3. 标题栏

标题栏显示当前文档的文件名及软件名称，其右侧是3个Windows窗口控制按钮，从左至右依次为“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。

单击“最小化”按钮会将当前窗口最小化成缩略图标放到任务栏中；单击“最大化/还原”按钮可在窗口最大化和未最大化两个状态之间进行切换，也可通过双击标题栏来实现转换；单击“关闭”按钮可退出Excel 2007。

4. 功能区

Excel 2007功能区取代了传统的菜单栏和工具栏，它将经过组织的命令呈现在一组选项卡中。

功能区主要包括①功能选项卡、②功能组及③对话框启动按钮，如图1-11所示。

（1）功能选项卡。

功能选项卡是Excel 2007各项功能的分类卡，包括“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”和“视图”7大主要功能选项卡，其中列出了Excel 2007可以使用的所有功能。

（2）功能组。

一个功能选项卡中包括若干个功能组，如“开始”功能选项卡包括“剪贴板”、“字体”、“对齐方式”、“数字”、“样式”、“单元格”和“编辑”功能组，其中列出了若干命令与按钮，通过这些命令与按钮来完成特定功能操作。

（3）对话框启动按钮。

Excel 2007保留了以前版本的对话框，对于习惯了使用对话框的老用户可以通过这些对话框来操作。如单击“开始”功能选项卡的“对齐方式”功能组中的对话框启动按钮，就会打开如图1-12所示的“设置单元格格式”对话框。

5. 编辑栏

Excel 2007的编辑栏由3个部分组成，即①名称下拉列表框、②编辑栏和③公式框，如图1-13所示。

（1）名称框。

名称框用于定义单元格或区域的名称，默认情况下显示当前单元格的名称（如D5）。如果定义了单元格或区域的名称，则单击右侧的向下箭头，即可打开定义过的名称列表。

（2）编辑栏。

如果双击某个单元格，编辑栏中就会出现3个按钮，即。其中按钮称为“取消”按钮，用于取消当前在该单元格中的编辑操作，并退出编辑状态；按钮称为“确认”按钮，用于确认当前单元格中的输入数据，并且使该单元格仍处于编辑状态；按钮称为“插入函数”按钮，单击它就会打开如图1-14所示的“插入函数”对话框，在其中可以选择所需函数。

（3）公式框。

公式框用于显示当前单元格输入的数据或在其中输入的数据，并将输入的数据存入当前单元格中。

6. 工作簿窗口

启动Excel 2007之后，自动创建一个名为“Book1”的空白工作簿窗口，如图1-15所示。其中包括①标题栏、②工作表区、③滚动条、④工作表切换栏。

（1）标题栏。

标题栏左侧显示当前工作簿文件名，右侧为最小化、最大化/还原和关闭按钮。

（2）工作表区。

工作表区是工作的平台，工作表由1048 576行和16384列组成。工作表的顶行是列头，从左向右列号依次为A、B、C……X、Y、Z、AA、AB……最后一列是XFD。工作表的第1列是行头，从上向下行号依次为1、2、3……最后一行是1048 576。行与列交叉形成的小方格称为“单元格”。

（3）滚动条。

窗口右边的滚动条称为“垂直滚动条”，用于控制工作表的上下移动；窗口下边的滚动条称为“水平滚动条”，用于控制工作表的左右移动。

（4）工作表切换栏。

Excel 2007的工作表切换栏由3个部分组成，即切换当前工作表按钮、工作表标签和插入工作表按钮。

切换当前工作表按钮中的第1个按钮和第4个按钮分别用于切换到第1个工作表和最后一个工作表。第2个按钮和第3个按钮分别用于切换到前一个工作表和后一个工作表。

在默认情况下，一个新建的Excel 2007工作簿由3个工作表组成，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3。当前工作表是Sheet1，工作表标签呈白色，其他工作表的标签颜色呈现暗色。

单击“插入工作表”按钮可以快速插入新的工作表。

7. 状态栏

Excel 2007窗口最下边是如图1-16状态栏，用于显示当前工作区的状态。状态栏由3个部分组成，即①状态提示文字、②视图切换按钮和③显示比例控制。

（1）状态提示文字。

状态栏在大多数时间内左侧显示“就绪”，表示工作区已准备接收新的输入数据或命令，当输入数据时，显示为“输入”，表示工作表处于编辑状态。

（2）视图切换按钮。

Excel 2007提供了3种视图模式，即普通视图、页面布局视图和分页预览视图，普通视图是默认的视图模式。

（3）显示比例控制。

显示比例控制包括缩放和滑块。显示比例控制的操作方法如下：

单击缩放级别打开“显示比例”对话框，根据需要调整显示比例单击“确定”按钮，操作如图1-17所示。

拖动显示比例滑块可快速改变页面的显示比例。

名师点拨：

1.1.4 获取Excel 2007的帮助

Excel 2007采用了全新的用户界面，用户在使用中都有个熟悉的过程，而帮助无疑是加速这个过程的最好途径。

在使用Excel 2007的过程中，一般可通过以下3种方式来获取帮助。

1. “Microsoft Office Excel帮助”按钮

使用“Microsoft Office Excel帮助”按钮获取帮助的操作步骤如下。

01 单击功能选项卡最右边的“Microsoft Office Excel帮助”按钮，可以打开“Excel帮助”窗口，操作如图1-18所示。

02 在“Excel帮助”下拉列表框中输入关键字单击“搜索”按钮帮助系统将在所有资料中寻找相关内容，操作如1-19所示。

2. 【F1】功能键

在使用Excel 2007 的过程中，任何时候都可能通过按下【F1】功能键来打开图1-18所示的帮助窗口来获取帮助。

3. 通过“这是什么”按钮

在打开的对话框右上角，有一个“这是什么”按钮，单击该按钮用户可以知道对话框中各个部件的作用。下面以“设置单元格格式”对话框为例，操作步骤如下。

单击“设置单元格格式”对话框右上角的“这是什么”按钮打开“设置单格格式”帮助窗口单击需要帮助的项目即可查找相关资料，操作如图1-20所示。

1.1.5 退出Excel 2007

如果要退出Excel，首先应该关闭Excel 2007中的所有工作簿窗口，保存所编辑的文件，然后退出。

1. 退出前保存文件

如果用户编辑了Excel表格，当退出Excel时，系统会弹出一个提示是否保存的对话框单击“是”按钮表示退出前要保存该文件，单击“否（N）”按钮表示退出时不保存该文件，单击“取消”按钮表示重新返回Excel操作界面，操作如图1-21所示。

2. 退出Excel 2007的方法

退出Excel 2007可通过以下方法来实现：

（1）利用“Office”按钮。

双击“Office”按钮即可退出Excel 2007。

（2）利用“关闭”按钮。

单击标题栏最右侧的“关闭”按钮。

（3）利用菜单命令。

单击“Office”按钮单击“退出Excel”按钮。

（4）利用键盘快捷方式。

按【Alt+F4】组合键。

1.2 掌握基本概念

在使用Excel 2007时，用户经常要遇到工作簿、工作表及单元格之类的名词，本节介绍这几个基本概念。

1.2.1 工作簿

工作簿是Excel 2007处理和存储数据的文件，利用Excel 2007制作的文件即是工作簿。工作簿是Excel工作区中一个或多个表的集合，其扩展名为“.XLSX”。一个工作簿默认打开3个工作表，即Sheet1、Sheet2和Sheet3。

1.2.2 工作表

工作表是Excel 2007中用于存储和处理数据的主要文档，也称为“电子表格”。它由排列成行或列的单元格组成，并且总是存储在工作簿中。

一个工作簿类似于是由若干页组成的一本书，由多“页”组成。在Excel中，书称为“工作簿”，页称为“工作表”（Sheet）。一个工作簿由一个或多个工作表组成。

1.2.3 单元格

每个工作表由列和行所构成的“存储单元”组成，这些存储单元被称为“单元格”。输入的数据保存在“单元格”中，这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式、一个图形或声音文件等。

一个工作表有多达1048 576×16384个单元格，用户只能在活动单元格中输入数据。活动单元格就是选定单元格，当前只能有一个活动单元格，其四周的边框加粗显示。

1.2.4 单元格区域

单元格区域就是工作表上的两个或多个单元格，其中的单元格可以相邻或不相邻。

1.3 应用Excel 2007视图

利用Excel 2007提供的视图可以更好地查看和编辑Excel文件，用户可以根据实际的需要选择，以符合使用习惯和工作要求。

1.3.1 切换工作簿视图

在Excel 2007中，切换工作簿视图有以下两种方法。

1. 通过视图功能选项卡

通过Excel 2007“视图”功能选项卡切换工作簿视图的操作步骤如下。

打开“视图”功能选项卡单击“工作簿视图”功能组中需要的视图，操作如图1-22所示。

2. 通过状态栏视图切换按钮

通过单击状态栏上的视图切换按钮，可以快速且方便地在各种视图间切换。

1.3.2 显示/隐藏对象

用户可以根据需要来显示或隐藏Excel 2007的工作界面中的某些对象，操作步骤如下。

打开“视图”功能选项卡选择“显示/隐藏”功能组中对象的复选框，操作如图1-23所示。

可以显示/隐藏的对象如下：

（1）标尺。

标尺只显示在“页面布局”视图下，通过显示标尺，可测量文档中的对象。

（2）编辑栏。

通过编辑栏可方便地将文本和公式等内容输入至单元格中。

（3）网格线。

网格线为显示工作表行列间的框线。默认情况下不打印网格线，要打印时需要在“打印”对话框中设置。

（4）标题。

行标题是位于工作表左侧的行号，列标题是位于工作表顶端显示的字母或数字。

（5）消息栏。

打开消息栏可以帮助完成所需的文档操作。

排解疑难：

1.3.3 定义显示比例

定义显示比例的操作步骤如下。

打开“视图”功能选项卡选择“显示比例”功能组中所需的选项，操作如图1-24所示。

“显示比例”各功能组中的选项及其操作如下。

（1）显示比例。

单击“显示比例”按钮，打开“显示比例”对话框指定文档的显示级别（也可以使用状态栏上的缩放控件来快速改变文档的显示比例）单击“确定”按钮，操作如图1-25所示。

（2）100%。

单击“100%”按钮，文档缩放为正常大小的100%，操作如图1-26所示。

（3）缩放到选定区域。

通过“缩放到选定区域”命令可调整工作表的显示比例，使当前所选单元格区域充满整个窗口。这样有助于重点关注电子表格的特定区域，操作步骤如下。

选择单元格区域选择“缩放到选定区域”命令，操作如图1-27所示。

1.3.4 自定义工作簿视图

在Excel 2007中，可以将一组显示和打印设置保存为自定义视图。保存后，可在自定义视图列表中选择该视图，并将其应用于文档。

自定义工作簿视图的操作步骤如下。

01 打开“视图”功能选项卡单击“工作簿视图”功能组中的“自定义视图”按钮，操作如图1-28所示。

02 打开“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，操作如图1-29所示。

03 打开“添加视图”对话框中，在“名称”文本框中输入视图名称单击“确定”按钮，操作如图1-30所示。

本 章 小 结

本章主要讲解了Excel 2007的一些基本知识，包括Excel 2007的新增功能、启动方法、工作界面、获取帮助、几个基本概念，以及应用Excel 2007的视图。在几个基本概念里，重点介绍了工作簿、工作表、单元格和单元格区域，还介绍了工作簿与工作表的关系。在应用视图中重点介绍了视图的切换、显示/隐藏对象、定义显示比例和自定义工作簿视图等。

过 关 实 战

按要求完成以下练习题。

（1）启动Excel 2007程序，要求至少用两种方法。

（2）切换视图，要求分别应用“视图”功能选项卡中的相关命令和状态栏中的视图切换按钮。

（3）观察各种视图下工作界面的异同并记录。

（4）自定义一个名称为“小飞”的工作簿视图。