第8章 简化你的生活(1)

将简单的事情复杂化是件很容易的事儿，而将复杂的事情简单化却不是那么容易。

—迈耶定律（Meyer’s Law）

在如今这个美妙的时代里，我们正在经历着太多令人难以置信的变化，它为我们提供了更多的机会与可能，而这一点是我们以往任何时候所不能比拟的。在更多的领域中，你可以选择的机会要大大超过以前，而你能够加以利用的机会每时每刻都在增加。

与此同时，你要比过去承担更多的任务与责任。你要完成大量的工作、阅读大量的图书报刊，对客户进行回访、计划开始或者完成的任务以及制定你要完成的目标。工作就像一条永远不会停止的生产线，它会不断地出现，并且让你难以招架。

你现在处于进退两难的境地。你希望释放你的全部潜能，并在工作中将自己的目标全部实现。你希望用最短的时间赚到最多的钱。你希望自己能够事业有成。但是你同时又不想牺牲家庭、朋友、健康或者对你个人来说非常重要的活动来实现这一目标。

你想鱼和熊掌都能兼得。一方面，你希望取得更多的成就，另一方面，你又想让自己的生活更加平衡和简单。

好消息是，通过成千上万个成功的案例，人们发现可以使用各种各样的方法、技能和策略来实现这些目标。既然别人能够做到，你也可以做到。

在我的高级培训课程上，一位单身妈妈在将我的法则应用到她的工作和生活中之前，每年收入大约为30000美元。她每周工作70～80个小时，这使得她在获得事业上的成功和利用尽可能多的时间陪伴女儿之间陷入进退两难的境地。

这位单身妈妈用了5年的时间就将她每年的收入增加到30多万美元，并且将每周的工作时间缩短到38个小时。她的方法很简单，即让自己的精力集 中到对工作贡献最大的2～3个活动中来，然后将其他所有的工作全部进行委托、外包甚至取消。现在，她的工作要比以前少得多，但是这些工作的价值却是她几年前取得的全部成绩的10倍。

要想实现简化的目标，你要做的就是减少工作和个人生活中需要做的事情的数量。你能够控制的时间的多少，取决于你停止做那些低价值事情的数量。你必须将那些多年以来形成习惯的工作马上停止，甚至是停止那些你既擅长又能为自己带来快乐的工作。

我将自己通过多年的研究和实践得出的结果称为“复杂性定律”（law of complexity）。当你把这个法则应用到时间管理和简化生活中时，你就能够马上简化你的生活，增加产出，并且充分享受每一项工作所带来的乐趣。

复杂性定律说明，任何工作的复杂程度等于该工作所需步骤的平方。我们可以把复杂性定义为增加潜在的成本、时间和错误的可能性。

例如，以你自己做的某件简单的工作为例。如果你决定要打一个私人电话，那么就只需要一个步骤。这项工作的复杂因数就是1；1的平方与1×1的结果相同，因此，你所从事的这项简单工作的复杂程度就是1，即你拿起并拨通电话，然后挂断电话。

然而，如果你请别人替你打一个电话，那么你就要增加一个步骤。因此，这项工作的复杂程度就是2的平方，也就是4。

这就意味着你出现时间、成本和错误（误解）的可能性将由1（一个步骤）上升到4（两个步骤），这对于增加时间、成本和错误的可能性来说无疑是一个巨大的跳跃。

此外，假设你通过其他人让第三方来替你打这个电话。现在，你打电话的步骤就增加到了3个。这就使你的复杂程度上升到9，即3的平方。

现在，增加时间、支出和误解（错误）的可能性已经让你打电话这件事的复杂程度由1上升到9，这是因为你自己打电话的复杂程度是1，而通过其他人让第三方打电话的复杂程度是9。

一项拥有4个步骤的工作的复杂程度就是4的平方，即16。这让大幅增加时间、成本和复杂程度成为可能。包含5个步骤的工作的复杂程度是5的平方，即25。而分为10个步骤的工作的复杂程度就是10的平方，即100。

我们需要指出的是，随着工作步骤的增加，该项工作的复杂程度会呈指数增加。当你把工作的步骤减少时，其复杂程度会呈指数递减。

复杂性定律告诉我们，通过不断寻找能够减少完成任何工作所需步骤的途径，你就可以极大地简化自己的生活。一家大型人寿保险公司遇到了一个难题。当公司收到一份人寿保险申请的时候，通常需要6个星期的时间才能对保单的批准结果做出回 复。在等待回 复的这段时间里，公司的潜在客户通常会遭受利息损失，或者干脆转投其他保险公司。

这家保险公司随即向一名顾问进行咨询，该顾问要求公司将复杂性定律这一理论应用到保单申请程序中来。他发现保单的申请过程要经过22道不同的程序。在该保单最终放在决策者的办公桌上之前，保单的每一个部分都要由一个人进行检查和批准。整个过程需要6个星期。然而，审批这份保单所需要的全部时间加起来也不过1个小时。

根据手中掌握的这些信息，保险公司简化了工作程序。他们把前21道程序交由一个人来处理，而第2个人只是对第1个人的工作进行检查。结果，公司把审批的周转时间从6个星期缩短到24个小时。最终，这家公司的保险业务增加了10亿多美元。

纽约花旗银行的住房抵押贷款部也使用了复杂性定律。最初，当该部门收到抵押贷款申请时，由于审批的程序步骤繁多，所以需要5～6个星期的时间才能最终决定是否放贷。而到了那时，其潜在的购房者已经转向其他银行寻求贷款。

通过减少审批程序的步骤，花旗银行将周转时间从6个星期缩短到了24个小时。这一让人难以置信的速度让花旗银行成为发放抵押贷款的首选金融机构，其抵押贷款资产组合业务在不降低质量的前提下，增加了数亿美元。

实现简化的7R法则

使用其中的一种或者多种法则，可以让你的工作和生活中的每一个方面都得到合理的简化。

■ 第1个“R”是重新思考（rethinking）。当你发现自己的工作太多，时间太少，难以招架的时候，你要停下来考虑一下你的工作。向后退一步并自问：“我还有其他更好的办法吗？”

特别是当你面对障碍、压力或者其他困难的时候，你要马上停下来，跳出圈子来看。假设你是评估自己当前处境的专家，并且要给自己提出如何解决问题的客观忠告。请你保持开放和乐于接受的态度。你要敢于接受自己当前的做法是错误的这种可能性。

■ 第2个“R”是重新评估（reevaluating）。当你获得新信息的时候，就让时间像足球比赛中的暂停那样，稍做停顿，然后根据今天的情况重新评估你现在的处境。通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇将其称为“现实原则”（reality principle）。

现实原则要求你对自己要绝对诚实，并且根据当天的情况处理你自己的处境。现在，你不能再按照你所希望的或者是以前那样行事了。

杰克·韦尔奇在对每一个问题进行讨论或者评估之前都要问这样一个问题：“现实情况是怎样的？”你也应当这样做。安布罗斯·比尔斯（Ａmbrose Bierce）在《魔鬼词典》（The Devil’s Dictionary）中写道：“当你的目标被遗忘之后，狂热会让你付出双倍的努力。”不要让这样的事情发生在你的身上。

■ 第3个“R”是重新安排（reorganizing）。重新安排你的生活和工作的目的在于确保同样数量和质量的投入可以获得更高水平的产出。在快速的变化和动荡中，你必须不断地重新安排自己的工作和生活。正如某位高科技管理者最近所说的那样，“在这个行当中，你不得不每3个星期就推翻你所有的假设”。

精心准备并重新安排你的工作场所。重新安排你每天的日程表。对所有的行动重新设定优先顺序。不断地寻找更好的方法，因为很有可能你现在的工作方式就会被某个更好的方法所取代。