第6章 工作效率翻番(1)

成功的关键在于你要不知疲倦地将体力和脑力应用于同一问题。

—托马斯·爱迪生

关键点法则告诉我们如何才能将自己的收入和空闲时间同时翻番。二者对于我们来说既是令人向往的，又是必不可少的。如果你知道如何去做的话，那么同时实现这两个目标是完全可能的，甚至会比你想象的容易得多。如果你改变自己的思维方式，并且在工作和个人生活中做更多正确的工作，那么你同样可以实现这两个目标。

让你实现工作效率翻番的法则是很容易解释的，但是这需要你的努力和决心。简单来说就是：从事那些具有更高价值的工作，并把低价值的工作进行委托、推迟、外包或者取消。

你现在首先要做的就是在开始工作之前，要把工作仔细考虑清楚。作为知识工作者的首要责任，你要确定自己将要完成的任务。你对要“做什么”制定得越详细，那么当你开始进行“如何做”和“什么时候做”的时候，你的工作就越有成效。

关于获得优秀业绩的5个问题

如果你想以最佳状态做事，那么你就要经常问自己5个问题。

（1）我要尽力去做的工作是什么？在做事之前，你要确定自己理想的奋斗目标或者结果。如果你与他人一起合作，那么你就要确保每一个人在行动之前都清楚他们所希望得到的结果。

（2）我应该如何去做？你要确定这是最佳的行动方案。还要问问自己是否还有其他的解决方案。你一定要对可能出现的错误情况持开放的态度。仔细思考并分析你的方案，因为这是实现你的目标的最佳途径。

（3）我做了哪些假设？对于市场、其他人的行动或者表现、关键人物的潜在动机以及未来事件可能出现的结果，你有做过任何的假设吗？请记住一点，正如时间管理专家亚历克·麦肯齐（Alec Mackenzie）所写的那样：“大多数的失败都来源于错误的假设。”

（4）如果我的假设是错误的怎么办？如果你最初坚信是正确的假设最终被证明是错误的，那你该怎么办呢？也许有些正在和你讨价还价的人只是想利用这次机会获得更好的筹码，或者与其他的人进行交易。你一定要对自己寄予厚望的假设经常提出质疑。

（5）如果我的关键性假设是错误的，那么我要采取哪些额外的补救措施呢？如果这种方法完全失败了，你该怎么办呢？你的补救措施是什么呢？如果没有按照这种方法去做，你还要重新再做一次吗？你一定要经常地问自己：

“我还能用其他的方法达到同样的效果吗？”

明确目标是关键

明确目标就是一切。为了以最佳状态工作并且让自己的工作效率翻番，你必须先明确自己将要完成的目标，再确认并寻找实现这一目标的最佳途径。你必须广泛吸收新的信息，乐于接受反馈并进行自我修正，如果条件允许，你还要准备放弃当前的工作方法，然后另外寻找一条新的途径。你必须让自己反应得更加迅速。

堪萨斯城曼宁格研究所公布的一些报告显示，灵活性是21世纪人类生存和发展的最重要的一项个人素质。灵活性需要你具有开放的、愿意尝试并接受新技术和方法的心态。灵活性意味着你要不断进行从零开始的思考。

让自己更具有灵活性的一个途径就是不要受到自我意识的束缚。要让自己从这个困境当中解脱出来。将自己的注意力更多地集中在“什么是正确的”，而不是“谁是正确的”上面。你所面对的唯一一个问题就是：“它会起作用吗？”

在你进行一项特殊行动的时候，无论你遇到什么障碍或者压力，首先后退一步，然后自问：“运用其他方法能够实现这个目标吗？”你要对所有的可能性持开放的态度，即使需要对现行的方法全盘否定。

提高你的工作效率

实现更高工作效率的第1个关键点在于清晰的目标。为了让一个目标能够有效地指导自己的行为，该目标就必须是具体且可行的、必须是让人可信而又能够实现的、必须是能够进行记载并具有时限性的。你制定的目标越清楚，你所能够做到的工作就越多，完成的时间也就越短。

实现更高工作效率的第2个关键点在于，制订一个清楚且成文的行动计划。你在制订计划时所花费的每一分钟，都能够让你在实际行动中节省10分钟的时间。

在你开始行动之前，把你的计划或者日常生活中的每一个步骤都列在清单上，并且按照清单上的顺序进行工作。首先对纸面上的计划进行思考，然后再有步骤地进行工作，这样你对自己完成工作的情况就会得到一份生动形象的记录。将自己的行动列成清单并且经常以此作为参考，可以让你的工作效率至少增加25％。

实现更高工作效率的第3个关键点是：对自己清单上的内容进行优化排列。在你开始工作之前，先对整个计划进行通盘的考虑。你要不断地使用80/20法则，用来确认在清单上那些用20％的行动创造80％价值的行动。在你做其他的工作之前，首先要完成那些排列在前20％的工作。

对任何工作的重要性或者价值做出的评估值之所以非常重要，是因为它代表了你能够完成或者不能够完成这些工作的潜在结果。一项重要的工作或者行动所产生的结果是有重大意义的。毕竟，不重要的工作不会产生多少或者根本不会产生有意义的结果。

为你的老板或者主要客户完成一件重要的任务就是你要优先去做的工作。这是因为如果你不能完成这项任务，后果是非常严重的。与同事一起吃午餐之所以是低价值的工作，是因为不论你做与不做，结果都不重要。

每天使用ABCDE法则

将工作按照ABCDE的优先顺序进行排列。在你开始工作之前，将ABCDE这些字母标注在你每一项工作的前面。

■字母“A”是指那些你必须要做的重要工作。它意味着不论你成功与否，都会产生严重的后果。如果你有很多“A”级的工作要做，那就按照重要程度将它们标注为A-1、A-2、A-3等。

■字母“B”是指那些你应该做的工作。因为这些工作的完成与否，会产生不同的后果，但是其重要性略低于“A”级的工作。你一定要先完成“A”级的工作，再去处理“B”级的工作。当你需要处理更重要的工作的时候，就要先把次要的工作放一放。

■字母“C”是指那些让人感到愉快，但是结果并不重要的工作。例如，读报纸、与同事一起喝咖啡、给家里打电话问一下晚餐吃什么等。这些工作对你取得事业上的成功来说没有任何意义。当你要处理“B”级工作的时候，就不要着手处理“C”级的工作。

■字母“D”是指那些你可以委托给别人处理的工作。对此，我们要遵循的法则是：把那些能够让其他人做的工作全部委托出去，从而拥有更多的时间去做那些只有自己才能处理的少数工作。

现在问问你自己：“如果通过自己的努力能够为公司带来不一样的结果，那么我能干什么呢？又有哪些工作只能由我去做呢？”

■字母“E”是指那些你完全可以不用去做的工作。因为做与不做的结果都是一样的。有些事情也许在过去对你来说很重要，但是随着时间的推移，你今天就没有必要再去做，因为它对你的事业和未来不会产生任何实际的影响。

区分紧急的事情和重要的事情

另外一种在工作之前设定优先顺序的途径就是将紧急的事情和重要的事情进行区分。紧急的事情是指那些时间紧迫的事情，例如，打电话或者其他紧急的事情。重要的事情是指那些无论你完成与否，都会产生严重后果的事情。

■我们把那些既紧急又重要的事情称为“迫在眉睫”的事情。这些就是你应当马上去做的事情。你的工作成功与否与它们密切相关。如果你无法完成一件既紧急又重要的工作，那么后果将是非常严重的。这种类型的工作通常会与外部需求和其他人联系在一起。很多人的时间都会花费在这些既紧急又重要的工作当中。

■通常情况下，你可以把那些重要且不紧急的工作稍微搁置一下。从长远来看，这些工作非常有可能产生严重的后果，它们有可能是积极的，也有可能是消极的。

例如，起草一份重要的报告、进行某一学科的学习、多花一些时间陪伴自己的孩子以及进行塑身锻炼等，都属于重要但不紧急的事情。你可以把这些工作暂时放一放，并且要经常这么做。从长期来看，这些工作会产生重要的积极影响或者重要的消极影响。

这些任务和工作会让你充分地利用杠杆作用，并且让你取得的成就实现多倍增长。从长远来看，你花费在那些重要且不紧急的工作上面的时间越多，你的工作就越有效率。